Takket være teknologiens fremkomst er det længe siden, at folk brugte blæk til at underskrive på hårdt papir. Vi har nu elektroniske signaturer, også kendt som e-signaturer eller maskinskrevne signaturer. Det faktum, at disse signaturer bliver tidsstemplet, er sikre, sporbare og sparer både tid og penge, har gjort dem til en favorit blandt erhvervslivet.
Ifølge statistikker er transaktioner, der udføres ved hjælp af elektroniske signaturer, steget voldsomt til 754 millioner dollars inden for de sidste fem år fra 89 millioner dollars.
Selv om maskinskrevne signaturer har været med til at fremskynde og forbedre forretninger i omkring 20 år nu, er der ikke mange, der forstår dem. Denne artikel vil give indsigt i betydningen af maskinskrevne signaturer, og om de er lovlige.
Men hvis man går med den juridiske definition, betyder en maskinskrevet signatur en elektronisk proces, et symbol eller en lyd, der bliver forbundet eller knyttet logisk til et dokument en kontrakt. Baseret på betydningen fra den juridiske ordbog er det en måde at aftale elektronisk uden brug af papirer.
Men ikke enhver maskinskrevet underskrift er lovlig. Den skal opfylde nogle kvalifikationer for at blive betragtet som lovlig, hvilket betyder, at den beviser legitimiteten af din kontrakt. Som mange andre mennesker kæmper du måske med at finde ud af, om maskinskrevne underskrifter er juridisk bindende eller ej. Det er de heldigvis, men loven om deres lovlighed er forskellig fra land til land.
Lovligheden af maskinskrevne signaturer
I henhold til USA’s Electronic Signature and Records Association Act bliver en elektronisk signatur først fuldt ud lovlig, når alle parter er enige om at bruge den. Derudover bør hver enkelt stat på baggrund af Uniform Electronic Transactions Act have en oversigt over, hvordan de elektroniske signaturer skal anvendes. Dette gælder også for Den Europæiske Union.
Men selv om der findes lovgivning i forskellige stater og lande, er det klogt at lave detaljeret research online og undersøge yderligere. Alternativt kan du søge tjenester af juridiske rådgivere for at få nærmere detaljer og afklaringer. I USA anvendes maskinskrevne underskrifter til at skabe lov. Du kan også fremlægge en e-signatur i retten som bevismateriale.
I Storbritannien blev maskinskrevne signaturer accepteret under landets lov ved Electronic Signatures Regulations i år 2002. I henhold til denne lov er det ikke et krav, at en kontrakt skal bestå af en skriftlig underskrift. For at en aftale kan være gyldig, er det tilstrækkeligt, at alle parter er enige og forstår kontrakten grundigt. Derfor udgør en maskinskrevet underskrift et bevis for, at alle involverede parter er enige om vilkårene.
I EU blev maskinskrevne underskrifter accepteret som juridisk bindende gennem et fællesskabsrammedirektiv om elektroniske signaturer. Ifølge dette direktiv kan en elektronisk underskrift ikke afvises alene af den grund, at den er blevet oprettet elektronisk.
Sådan gør du dine maskinskrevne underskrifter juridisk gyldige
Det er lovligt og accepteret at bruge maskinskrevne underskrifter i din virksomhed. Men for at den er juridisk gyldig, skal du overholde følgende regler:
- Bevis, at underskriveren ønskede at underskrive ved at give muligheder som “Annuller.”
- Bevis, at underskriveren ønskede at udføre sin forretning elektronisk. Sørg for at få samtykke fra underskriveren, inden du underskriver, at vedkommende accepterer at bruge en maskinskrevet underskrift i dine forretningstransaktioner eller kontrakter. Den bedste måde er også at give mulighed for at underskrive på papir og lade underskriveren vælge.
- Giv en bestemt egenskab af underskriverens maskinskrevne underskrift. Registrer et e-mail-spor, et mobiltelefonnummer, et tidsstempel og en IP-adresse. Der kan anvendes et identifikationssystem som f.eks. totrinsidentifikation for underskrivere. Underskriveren vil måske se det som et ekstra skridt, men det er med til at forbedre din underskrivers standard for tilskrivning.
- Sørg for at forbinde eller associere underskriften med det underskrevne dokument.
Hvis du opfylder alle de ovennævnte krav, bliver alle dine maskinskrevne underskrifter betegnet som juridisk bindende. Men der er tilfælde, hvor maskinskrevne underskrifter ikke tæller. Undrer du dig over hvorfor? Overvej følgende.
Hvornår opfattes maskinskrevne underskrifter som uhensigtsmæssige?
I tilfælde af vigtige ceremonier og dokumenter som f.eks. døds- eller fødselsattester, skilsmisse- og adoptionsattester tages maskinskrevne underskrifter ikke i betragtning. En notar eller flere vidner bliver påkrævet. Typiserede underskrifter bliver også afvist, hvis underskriverne ikke er computerkyndige.
Forståelse af maskinskrevne underskrifter
Det er ingen tvivl om, at maskinskrevne underskrifter har forbedret virksomheder og hjulpet med at fremskynde forretningstransaktioner. For at din e-signatur kan blive anerkendt som juridisk bindende, skal du opfylde de betingelser, der er forklaret ovenfor. Men for nogle særlige dokumenter og lejligheder tæller maskinskrevne underskrifter ikke.