Hvad er en indkøbsanmodning?

I indkøb er der udtryk, der ligner hinanden, men som er forskellige nok til at skabe forvirring. En almindelig kilde til forvirring er forskellen mellem en indkøbsanmodning og en indkøbsordre. Det er vigtigt at forstå forskellen mellem disse to vigtige dokumenter for at sikre en smidig arbejdsgang i din virksomhed.

Hvad er en indkøbsanmodning?

En indkøbsanmodning er et formelt dokument, der bruges, når en medarbejder har brug for at købe eller bestille noget på vegne af sin organisation. Dette dokument informerer afdelingslederne eller indkøbspersonalet om beslutningen, så indkøbsafdelingen kan starte processen med at købe de ønskede produkter eller tjenester. Økonomiafdelingen vil også bruge indkøbsanmodningen til at koordinere rapporteringen med regnskabsafdelingen.

Hvordan en indkøbsanmodning adskiller sig fra en indkøbsordre

Købsordrer (PO’er) udstedes på den anden side, når en indkøbsanmodning er blevet godkendt. PO’en fungerer som det juridisk bindende dokument, der sendes til leverandøren med en anmodning om varer eller tjenester.

“Når der opstår et indkøbsbehov, opretter den person eller afdeling, der har brug for det, en indkøbsanmodning og sender den til det relevante team til godkendelse. Når den er godkendt, kan rekvisitionen konverteres til et PO.”

Hvorfor din organisation skal bruge indkøbsanmodninger i indkøbsprocessen

I enhver virksomhed er der altid et forretningsmæssigt behov for noget, hvad enten det er basale kontorartikler eller forbrugsvarer, udstyr, råmaterialer eller tjenester.

Hvis afdelingsledere får lov til at afgive ordrer direkte til leverandører, er der en øget risiko for svindel. For at forhindre dette problem opererer mange virksomheder med en indkøbsafdeling, der er ansvarlig for at finde og kontrollere leverandører og føre tilsyn med hele bestillingsprocessen, fra indkøbsanmodning til ordre, til modtagelse af varer og derefter aflevere det hele til kreditorbogholderiet til betaling af fakturaen. Indkøbsafdelingen skaber en arbejdsgang for at sikre forebyggelse af svindel, hvilket sparer virksomheden penge i det lange løb og gør, at indkøb fortsat tilføjer værdi til virksomheden.

Inkøbsanmodningsformularen er et internt dokument. Med dette dokument bestiller indkøb ikke varer direkte fra leverandørerne, men igangsætter i stedet en formel proces. Rekvisitionen kommer fra den afdeling, hvor varerne eller tjenesterne skal bruges, og gennemgår derefter en godkendelsesproces – baseret på behov, tilgængeligt budget osv. Denne proces er det, der giver virksomheden intern kontrol over indkøbsprocessen. Hvis godkendelsesprocessen følges korrekt, og indkøbsrekvisitionen godkendes, fortsætter processen med at konvertere rekvisitionen til en officiel indkøbsordre, der sendes til leverandøren. Hvis den bliver afvist af en eller anden grund, bliver rekvisitionen ikke til en officiel ordre, og ingen penge skifter hænder.

For eksempel kan it-afdelingen være interesseret i at købe nyt serverudstyr for at forbedre sikkerheden og gøre deres arbejde en smule lettere. Enten lederen af it-afdelingen eller den udpegede indkøbsmedarbejder vil bruge indkøbsrekvisitionsformularen til at fremsætte en formel anmodning om serverne. Derefter vil den blive sendt til de nødvendige medarbejdere til godkendelse. Når det er godkendt, vil indkøbsafdelingen placere en ordre hos serverleverandøren.

Det samme gælder, når basismaterialerne er ved at løbe tør. En afdelingsleder udfylder en indkøbsanmodning for at angive, hvilke materialer der er brug for og i hvilken mængde. De kan endda foreslå den leverandør, hvor materialerne skal købes. Den vil blive sendt til indkøbsafdelingen, som derefter gennemgår anmodningen og godkender den, ændrer den eller afviser den. Hvis anmodningen ændres eller afvises, skal de begrunde, hvorfor denne beslutning blev truffet. Hvis det godkendes, får afdelingen grønt lys til at oprette en indkøbsordre og formelt anmode om varerne fra leverandøren.

Købsanmodninger starter indkøbsprocessen

Afdelinger i en organisation har fra tid til anden brug for ting, og dette dokument starter processen. Indkøbsteamet vil handle på baggrund af dokumentet for at træffe deres beslutninger. Hvis der opstår problemer, tjener dokumentet som bevis for kommunikationen.

Papirspor holder alle ansvarlige

Selv om der ikke er et ordentligt kontrolsystem på plads, har enhver medarbejder mulighed for at begå svindel – bestille ting på virksomhedens regning til personligt brug. Den formelle indkøbsproces forhindrer dette i at ske og sikrer både nøjagtighed og behov. Afdelingsledere vil se på det, før de sender det til indkøbsafdelingen for at formalisere ordren med leverandøren.

Dette er vigtigt af hensyn til revisionen, fordi du kan se, hvem der anmoder om hvad, hvem der godkender hvad og hvornår, så du kan sikre dig, at der ikke er problemer med overskudslagre eller unødvendige varer. Der kan altid henvises til dokumenterne for at fastslå fakta, hvis der nogensinde opstår et problem.

Forretningen er beskyttet

Gennem brug af indkøbsrekvisitioner er der mindre potentiale for svindel. Der er ikke sandsynligt, at der opstår en situation, hvor medarbejdere samarbejder med leverandører for at stjæle fra virksomheden. Virksomhedens aktiver er også beskyttet, fordi rekvisitionen er bevis for, at aktiverne blev bestilt. Der kan følges op på dokumentet for at sikre, at leveringen blev foretaget. Ved at bruge en indkøbsrekvisition er det lettere at spore aktiverne, hvis der nogensinde opstår et problem.

Gennem at tage sig tid til at centralisere dit indkøbssystem og kræve, at alle medarbejdere skal bruge formelle rekvisitionsdokumenter til at anmode om de ting, de har brug for, bliver arbejdsgangen mere effektiv og er lettere at styre effektivt. Indkøbere har også fordele, fordi de kan samle indkøb sammen og udnytte mere favorable vilkår med leverandører.

PLANERGY gør det nemmere for alle i dit team at oprette en rekvisition og sende den gennem godkendelse. Når rekvisitionen er godkendt, konverteres den til en PO og får et indkøbsordrenummer, der er knyttet til den oprindelige indkøbsanmodning, som derefter nemt kan overføres til en faktura med henblik på betaling. Alle dokumenter er forbundet, så du kan se en vares udvikling gennem arbejdsgangen, og revisionssporet viser, hvem der har foretaget hvilke handlinger og hvornår.

Men selv om en indkøbsanmodning kan virke som “bare et dokument”, har den en vigtig plads i en organisations indkøbsproces. Den fungerer som et kontrolværktøj, hjælper med at forebygge svig og sikrer, at alle indkøb er autoriseret.