Regler fra National Archives and Records Administration krævede dengang, at alle e-mails, der blev sendt eller modtaget fra personlige konti, skulle opbevares som en del af agenturets optegnelser.
Men fru Clinton og hendes medarbejdere undlod at gøre det.
Hvor mange e-mails der var på fru Clintons konto er ikke klart, og det er heller ikke den proces, hendes rådgivere brugte til at afgøre, hvilke der vedrørte hendes arbejde i udenrigsministeriet, før de udleverede dem.
“Det er en skam, at det ikke skete automatisk, da hun var udenrigsminister, som det burde have været,” sagde Thomas S. Blanton, direktør for National Security Archive, en gruppe med base på George Washington University, der går ind for gennemsigtighed i regeringen. “Nogen i udenrigsministeriet fortjener ros for at tage initiativ til at bede om at få dokumenterne tilbage. For det meste kræver det truslen om retssager og forlegenhed.”
Mr. Blanton sagde, at højtstående embedsmænd bør fungere som præsident Obama gør, idet de sender e-mails fra en sikker regeringskonto, hvor alle optegnelser bevares til historiske formål.
“Personlige e-mails er ikke sikre,” sagde han. “Højtstående embedsmænd bør ikke bruge dem.”
Sanktioner for ikke at overholde de føderale krav om opbevaring af optegnelser er sjældne, fordi National Archives kun har få muligheder for at håndhæve dem.
Mr. Merrill, talsmand for fru Clinton, afviste at give detaljer om, hvorfor hun havde valgt at udføre udenrigsministeriets forretninger fra sin personlige konto. Han sagde, at fordi fru Clinton havde sendt e-mails til andre embedsmænd i Udenrigsministeriet på deres regeringskonti, havde hun “enhver forventning om, at de ville blive opbevaret”. Han kom ikke ind på e-mails, som fru Clinton kan have sendt til udenlandske ledere, folk i den private sektor eller embedsmænd uden for udenrigsministeriet.
Offentliggørelsen om den private e-mail-konto er et ekko af den kritik, der længe har været rettet mod både den tidligere minister og hendes mand, tidligere præsident Bill Clinton, for manglende gennemsigtighed og tilbøjelighed til hemmelighedskræmmeri.