Ingen kan lide forandringer, men efterhånden som din virksomhed vokser, har du ikke andet valg end at tage dem til dig. Du skal overveje at indføre effektive løsninger som EDI for at strømline transaktioner med handelspartnere. Men i betragtning af det store udvalg af EDI-software og -tjenester på markedet i dag kan det være svært at finde den løsning, der passer bedst til din virksomheds behov. Uanset om du er ny med EDI eller er en mangeårig bruger, vil denne købsguide hjælpe dig med at forstå dine valgmuligheder bedre, så du kan finde den EDI-løsning, der er bedst egnet til at give din virksomhed en strategisk fordel.
Specifikt vil denne guide give dig oplysninger om følgende emner:
Hvad er EDI-software?
Electronic Data Interchange (EDI)-software er en robust teknologi, der letter udvekslingen af forretningsdokumenter fra en computer til en anden i et elektronisk standardformat mellem handelspartnere, så de kan arbejde effektivt sammen. Tusindvis af standard forretningsdokumenter kan sendes automatisk via EDI-softwaren. Nogle almindelige eksempler omfatter forsendelsesstatus, fakturaer, indkøbsordrer, lagerdokumenter og toldoplysninger.
EDI-teknologi eliminerer manuel B2B-kommunikation, hvilket giver virksomhederne mulighed for at spare tid og penge i hele forsyningskæden, øge behandlingshastigheden, reducere fejl, forbedre samarbejdet mellem handelspartnere og øge kundetilfredsheden og loyaliteten. Da EDI er fuldstændig papirløs og kun kræver få eller ingen menneskelige indgreb, strømmer forretningsdokumenter direkte fra afsenderens computersystem (f.eks. et logistiksystem eller et ERP-software) til modtagerens computersystem (f.eks, et ordrestyringssystem).
Funktioner af EDI-software
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
| EDI-oversættelse | Identificerer de data, der er nødvendige for at skrive, hente de nødvendige oplysninger fra et eventuelt tilsvarende system (ERP eller f.eks. en salgsordre), arrangerer dataene i en struktur, som leverandøren kan forstå (opfylder formatet i deres system eller en på forhånd aftalt ordrestruktur), og sender anmodningen til leverandøren |
| EDI-mapping | Oversætter oplysninger til et format, der er lettere at bruge i nye miljøer. Dette omfatter flat-file, XML og andre. |
| Sikre transaktioner | Brug af protokoller som Secured FTP og HTTPS for at sikre kommunikationen og holde dine transaktioner mellem de involverede parter. |
Fordele ved EDI-software
EDI har eksisteret siden slutningen af 1960’erne, og fordelene har altid vist sig at være dramatiske. Her er et kig på nogle af fordelene ved EDI-software:
| Fordel | Beskrivelse |
|---|---|
| Forbedret hastighed | Accelerer forretningscyklussen med ca. 61 procent. EDI-meddelelser kan sendes automatisk ved hjælp af forudkonfigurerede arbejdsgange, så transaktioner mellem handelspartnere kan gennemføres på få minutter i stedet for dage eller uger. |
| Øget nøjagtighed | Behandling af transaktioner manuelt har en større risiko for menneskelige fejl, hvilket kan påvirke din virksomhed i høj grad. Eksperter anslår, at problemer med datakvalitet koster amerikanske virksomheder ca. 3 billioner dollars om året. EDI kan give en reduktion på omkring 30 til 40 procent i transaktioner med fejl. |
| Reducerede transaktionsomkostninger | Sænk dine transaktionsomkostninger med omkring 35 procent. For købere, der håndterer mange transaktioner, giver EDI-software mulighed for besparelser på op til millioner af dollars årligt på grund af rabatter på tidlig betaling. |
| Bedre kundeoplevelse | Sikre synkronisering af forventninger mellem sælger og køber, hvilket reducerer tvetydighed mellem parterne og opnår højere grad af kundetilfredshed. Nogle skøn tyder på, at EDI kan reducere ordre-til-kasse-cyklustiden med ca. 20 procent, hvilket forbedrer forretningspartnertransaktioner og -relationer. |
| Bedre lagerstyring | Lagerstyring er afgørende, da den påvirker alle områder af din virksomhed – fra lageret til kundeservice. Ved at automatisere processen med at udveksle forretningsdokumenter kan du nemt øge din forsyningskædes synlighed. EDI har en sporingsfunktion, der gør det nemt for dig at fastslå, hvilket lager du har, og hvor det befinder sig. Og fordi EDI giver opdateringer i realtid, kan du effektivt allokere dine ressourcer, forebygge mangel og stort set eliminere overskydende lagerbeholdning. |
Hvad har din virksomhed brug for?
Hvad enten din virksomhed er en lille virksomhed, en nonprofitorganisation eller en multinational koncern, skal du have en præcis, effektiv og rettidig måde at udveksle forretningsdokumenter med dine handelspartnere på. Dette betyder integration af EDI-løsning i dit nuværende B2B-kommunikationssystem. Uden et EDI-baseret system er det dyrt, tidskrævende og fejlbehæftet at videregive ordrer og andre dokumenter til handelspartnere.
Der findes mange forskellige typer EDI, herunder direkte EDI (også kendt som punkt-til-punkt), webbaseret EDI, et EDI-netværk og fuld B2B-integration. Hver type EDI har sine fordele og ulemper, afhængigt af din virksomheds størrelse og behov.
- Startups og andre små virksomheder: Startups og andre små virksomheder, der ønsker at købe en EDI-løsning, kan normalt klare sig med en webbaseret EDI, som kan tilgås og bruges via webbrowsere som Google Chrome og Firefox. Ved hjælp af webbrowsere kan du blot udfylde standardiserede formularer med de virksomhedsdata, du ønsker at dele. Webbaseret EDI er ofte den nemmeste og mest overkommelige måde for små og mellemstore virksomheder at begynde at udveksle forretningsdata med deres handelspartnere ved hjælp af EDI. Da mange webbaserede EDI-løsninger også samarbejder med store detailhandlere som Target og Walmart, reduceres de kompleksiteter, der følger med en typisk EDI-opsætning.
- Eksisterende EDI-brugere, der søger yderligere funktionaliteter: Efterhånden som din virksomhed vokser, og du får forbindelse til flere kunder, bør din EDI-software kunne skaleres uden at du behøver at ansætte dedikeret personale til at administrere dine EDI-funktioner. Hvis du har uklare vækstplaner, kan du overveje at anskaffe dig en cloud-baseret EDI for at sikre ubegrænset skalerbarhed allieret med håndterbare og fleksible prisstrukturer.
- Store virksomheder: Større virksomheder håndterer typisk en stor mængde transaktioner, så de følger sandsynligvis en hybrid tilgang, hvor de kombinerer forskellige typer EDI for at sikre, at de er i stand til at arbejde effektivt med alle deres handelspartnere. Store virksomheder søger i stigende grad at samarbejde med velrenommerede EDI-udbydere, der kan håndtere den daglige forvaltning af deres EDI-system.
Bedste EDI-software
Det er ret svært at vælge den rigtige EDI-løsning til din virksomhed, da der findes en lang række valgmuligheder på markedet. Mens nogle organisationer foretrækker at administrere deres eget interne EDI-system, søger mange at arbejde sammen med en EDI-leverandør. Uanset hvilken vej du vælger, er her nogle af de populære EDI-løsninger, du bør overveje:
- TrueCommerce er et EDI- og e-handelssystem, der giver små og mellemstore virksomheder en enkelt platform, hvorfra de kan administrere alle deres EDI-transaktioner. TrueCommerce er designet til at fremskynde supply chain-processer og forbinder virksomheder til en robust handelsplatform med adgang til over 10.000 detailhandlere verden over.
- B2BGateway er en prisbillig og fuldt administreret EDI-løsning, der giver dig mulighed for at tilføje handelspartnere, der ikke er EDI-kompatible. Det er meget nemt at tilføje dine handelspartnere til systemet, da de kun skal betale et engangsgebyr plus et lille månedligt vedligeholdelsesgebyr. Hvis du også ønsker at få dine EDI- og regnskabsprogrammer til at fungere sammen, er B2BGateway fuldt integreret med Microsoft SBA, QuickBooks og Sage 50c.
Almindelige smertepunkter ved EDI
Selv om EDI er meget lovende, er der også nogle udfordringer. Her er nogle af de mest almindelige EDI-problemer:
- Sikkerhedsproblemer. Selv om EDI er veletableret og anvendes på tværs af mange brancher og organisationer, er der stadig problemer med hensyn til informationsdeling med EDI-partnere eller tredjeparts EDI-organisationer. Sådanne problemer omfatter manglende tillid, risikoen for, at fortrolige oplysninger bliver afsløret på grund af sikkerhedsbrud, og potentielle juridiske problemer på grund af statslige eller organisatoriske bestemmelser.
- Applikationsopdateringer kan medføre dataforstyrrelser. Visse virksomhedsprogrammer kan forstyrre EDI-forbindelser, selv dem, der tidligere har fungeret godt. Software til forvaltning af kunderelationer, enterprise resource planning-programmer, regnskabssoftware og mange andre avancerede systemer kan få regelmæssige opdateringer eller forbedringer, som gør dem inkompatible med den software, der anvendes af dine handelspartnere.
- Problemer med softwareintegration. EDI-løsninger kan lægge dine it-ressourcer øde eller påføre virksomheden et stort uddannelsesmæssigt overhead. Uden ordentlig uddannelse og streng overholdelse af den nye protokol kan overgangen fra manuel dokumentudveksling til EDI blive rodet. Da der er flere standarder involveret ved implementering af EDI, kan det også være svært for små virksomheder at udveksle data med større virksomheder, der benytter sig af den nyeste version af en dokumentstandard.
- Omkostninger til implementering og vedligeholdelse. Selv om EDI giver store besparelsesfordele, kan det være ret dyrt at redesigne og implementere softwareapplikationer for at indpasse EDI i det nuværende system, især for små og mellemstore virksomheder. Det kan også være dyrt at vedligeholde et EDI-system, især hvis den datamængde, du håndterer, vokser hurtigt.
Markedstendenser for EDI-software
- Øget brug af cloud-baseret EDI. Efterhånden som cloud computing vinder indpas i et bredere spektrum af virksomhedens aktiviteter, forventes cloud-baseret EDI-system at blive mere udbredt, især blandt små og mellemstore virksomheder. Flere og flere virksomheder søger i dag at migrere forbindelser, applikationer, data og integration til skyen. Cloud computing er ved at ændre reglerne for implementering af EDI-teknologi og forbrugsmodeller for tjenester.
- Mobile EDI. Mobile enheder som f.eks. smartphones og tablets ændrer den måde, hvorpå virksomheder interagerer med deres handelspartnere. Nogle virksomheder er begyndt at udvikle applikationer til at hjælpe med at mobilisere deres forsyningskæde. Da virksomhedsapps nu er ved at blive populære, er det kun et spørgsmål om tid, før du kan downloade en EDI-relateret mobilapplikation fra app-butikkerne.
Valg af EDI-tjenester og -software
Forståelse af EDI-dokumentflowet er nøglen til at overveje de forskellige service- og softwaretilbud, der er tilgængelige for dig på markedet:
- Et forretningsdokument oprettes i dit regnskabs- eller ERP-system.
- Forretningsdokumentet oversættes fra sit oprindelige, regnskabssystemformat til en EDI-dokumentfil.
- Det nye EDI-dokument sendes til EDI VAN-leverandøren (value-added network).
- Den EDI VAN-leverandør leverer elektronisk dokumentet til den tiltænkte modtagers EDI-postkasse
- Dokumentmodtageren oversætter EDI-dokumentet tilbage til et læsbart forretningsdokument og behandler det.
Givet antallet af trin i EDI-dokumentflowet er det ikke overraskende, at der findes udbydere, der fokuserer på hvert enkelt trin. Der findes også udbydere af end-to-end-løsninger. Faktisk indeholder nogle ERP-systemer EDI som et integreret modul, der er en del af det underliggende system.
Det første trin i EDI-dokumentflowet er konvertering af et forretningsdokument til en EDI-fil. Mange softwareløsninger på markedet tilbyder EDI-oversættelse. En vigtig overvejelse, når du gennemgår EDI-oversættelsessoftware, er kompatibilitet med din regnskabs-/ERP-software. Interoperabilitet er det vigtigste, når man evaluerer EDI-oversættelsestilbud.
EDI VAN-udbydere håndterer leveringen af EDI-dokumentet. VAN-udbyderen kortlægger dokumentet til modtagerens standarder, leverer testtjenester og sikrer korrekt levering af filen.
En af de vigtigste overvejelser ved køb af en EDI-løsning er bredden af tjenesten. Uanset om du er på udkig efter oversættelsessoftware, en VAN-leverandør at samarbejde med eller en komplet ERP-løsning, der indeholder EDI-funktioner, er der et stort antal muligheder, som din virksomhed kan overveje. Hvis du ønsker at afdække dem, der passer til din virksomhed, kan du overveje at benytte vores gratis softwaresøgetjeneste.