Den 5-trins proces for strategisk planlægning

Strategiplaner hjælper med at identificere, hvad en organisation stræber efter at opnå, og kortlægger de nødvendige skridt, der er nødvendige for at få succes.

Det plejede at være sådan, at strategiske planer strakte sig over ti år, men organisationer i dag ser typisk 2-3 år frem i tiden – nogle brancher planlægger bare år for år.

Udarbejdelsen af en strategiplan er en proces i flere trin, og det ene trin bygger på det andet.

For at starte processen skal organisationen have en passion for det, den gør, og en klar idé om, hvad den håber at opnå.

Denne klarhed er det, der gør udviklingen af strategien mulig.

5-trins proces til udvikling af en strategiplan

Stræk 1: Skriv en visionserklæring

En visionserklæring er en erklæring (typisk 2-3 sætninger), der giver læseren (og endnu vigtigere, organisationen) et mentalt billede af, hvad organisationen håber at blive eller hvad organisationen håber at opnå.

Det er vigtigt at forstå, hvor en organisation er på vej hen, før den kan udvikle en strategisk plan for, hvordan den skal nå dertil.

Værdien af en visionserklæring er, at den giver ledelsen og medarbejderne et fælles mål.

For at facilitere en visionssession:

Saml de visionære i et rum.

Forlang dem om at lukke øjnene og beskrive det mentale billede, de ser, når organisationen har nået sin optimale tilstand.

Dokumenter de tanker, der beskriver billedet, på et flipover.

Samarbejd om alt det, der er beskrevet.

Tag dig tid til at formulere eller lege med ordlyden, indtil den beskriver tankerne præcist.

Eksempel på visionserklæring

“ABC Dry Cleaners vil være det førende professionelle vaskeri
i hovedstadsområdet ved at levere uovertruffen kunde
service og rengøringsservice, der overgår konkurrenterne”.

Strin 2: Skriv en missionserklæring

En missionserklæring er en forklaring på, hvorfor en organisation eksisterer, og hvilken vej den vil gå for at nå sin vision.

Missionserklæringer er typisk kortere end en visionserklæring, men ikke altid, og de er organisationsspecifikke.

Dette er en erklæring, der beskriver, hvad organisationen brænder for, og hvorfor den eksisterer.

For at lette processen med missionserklæringen:

Lad gruppen kigge på visionserklæringen og begynde processen med at brainstorme en missionserklæring.

Gå rundt i lokalet og få alle til at give en kort beskrivelse (5-7 ord), der beskriver deres tanker, og dokumentér deres svar på et flip-over.

Når alle har skrevet deres idéer ned, skal du kigge efter ligheder, og som regel vil et naturligt udsagn skylle sig selv frem.

Formuler og forfine udsagnet, indtil alle er enige om, at det afspejler organisationens mission.

Eksempel på missionserklæring

“Vi eksisterer for at “hjælpe vores kunder med at passe på
og forlænge levetiden af deres tøjinvestering”.

Strin 3: Udfør en gapanalyse

En gapanalyse er en proces, som en organisation gennemgår for at identificere hullerne mellem dens nuværende tilstand og det, den håber at opnå – dens vision.

For at foretage en gapanalyse skal du blot se på, hvor organisationen er, og sammenligne det med det, den håber at være.

Denne proces omfatter typisk et trin med research af data uden for organisationen samt et grundigt kig på data inden for organisationen.

Eksempler på huller, som en organisation kan se på, er f.eks:

• Markedsandel

• Finansielle forhold

• Interne processer/systemer

• Public Relations

• Kundetilfredshed og kvaliteten af produkter/service (disse betragtes også som kritiske succesfaktorer).

Eksempel på organisationens nuværende tilstand:

1. Kundetilfredshedsscore på 65;
2. Vedtægtsmargin 1 %
3. 10 % af markedsandel
4. 10 % afkast på rengøringer af dårlig kvalitet

Stræk 4: Skriv SMART-mål

Skriv SMART-mål for 2-3 år frem i tiden (nogle organisationer vælger at gå kortere eller længere tid, afhængigt af organisationen).

Eksempel på organisatoriske mål:

1. I 20xx vil ABC Dry Cleaner have en kundetilfredshedsscore på 85
2. I 20xx vil ABC Dry Cleaner have en overskudsmargin på 5 %
3. I 20xx vil ABC Dry Cleaner have en markedsandel på 25 %
4. I 20xx vil ABC Dry Cleaner have mindre end 2 % tilbagebetaling for rengøringer af dårlig kvalitet

Nu er det her, hvor gummiet møder vejen.

Mål er en vidunderlig ting at have, men medmindre de gennemføres, og nogen holdes ansvarlige gennem en struktureret resultatstyringsproces, er de ikke andet end ord på et stykke papir.

For at give målene nogle tænder, skal de tages ned på afdelingsniveau og i sidste ende på medarbejderniveau. Det betyder, at man skal identificere, hvem der skal få det gjort.

Eksempel på måldokument

Stræk 5: Overvåg fremskridt

Målene bør overvåges mindst hvert kvartal.

Dette kan være så simpelt som at bede den ansvarlige person om at give en statusopdatering om sine mål for kvartalet.

Det er meget vigtigt, at dette gøres, fordi alle organisationer har så travlt i dag, at det daglige ansvar nogle gange kan komme i vejen for at fuldføre de langsigtede mål.

En gang om året bør den strategiske plan og målene gennemgås og opdateres for at afspejle de aktuelle markedsforhold og ændringer for at sikre, at målene er fokuseret på organisationens aktuelle tilstand.

Brug måldokumentet til at holde styr på status for målopfyldelse.

Tal om målene på hvert personalemøde for at sikre, at alle forstår dens prioritet.

Mange organisationer opretter ikke en strategisk plan, fordi processen skræmmer dem.