De 20 bedste gruppeskemalægningsværktøjer i 2021

Det kan være en udfordring at finde tid i en overfyldt kalender, især når du forsøger at finde fritid i din egen kalender og for ti andre personer.

Den bedste måde at minimere uvedkommende tid brugt på enkle opgaver er at outsource arbejdet til en tredjepart – i dette tilfælde en gruppeskemalægger. Med en gruppeplanlægger kan du mindske unødvendige e-mails frem og tilbage og i sidste ende reducere friktionen i din arbejdsgang.

Her vil vi undersøge nogle af de bedste gruppeplanlægningsværktøjer, som du kan bruge til at skabe en mere effektiv planlægningsproces.

Hvad skal du kigge efter i et gruppeplanlægningsværktøj

Hvor du begynder at sammenligne, hjælper det at vide, hvad der gør et gruppeplanlægningsværktøj godt. Det er ikke nok blot at have integration med dine kalenderapps.

I dag har et godt planlægningsværktøj stærke salgsintegrationer. Dit værktøj skal kunne integrere med:

De fleste gruppeplanlægningsapps er i stand til at finde fælles tidspunkter at mødes på, men nogle har yderligere funktioner som f.eks. at være optimeret til mobile funktioner, privatliv, hastighed og gennemsigtighed.

Næste punkt, lad os udforske vores foretrukne 19 planlægningsværktøjer. Beskrivelserne nedenfor vil give dig en idé om mulighederne og omfanget af vores yndlingsapps.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings forenkler og automatiserer det, der tidligere var en meget besværlig og ofte manuel proces.

Fuldt integreret med HubSpot’s gratis CRM, giver Meetings-funktionen dig mulighed for at:

1. Skærer e-mails om planlægning af møder væk
2. Giver dit team eller potentielle kunder gennemsigtighed og fleksibilitet til at planlægge møder med dig, når de kan se, at du er ledig
3. Gør lead-capture-processen smidigere ved at stille vigtige spørgsmål til kunden, før mødet overhovedet finder sted

Værktøjet kan integreres på dit websted og indstilles til at afspejle dit branding i kommunikationen med kunder og i teamet. Når en klient indtaster sine oplysninger for at oprette et nyt møde, indsamles deres data i en database, som du kan bruge til fremtidig kontakt med dem og til at udvide din kundekreds, efterhånden som du får flere forbindelser.

HubSpot Meetings giver også mulighed for links til gruppemøder. Du kan ændre indstillingerne, så du modtager meddelelser, når der oprettes nye møder, og inkludere vigtige mødeoplysninger i linket, f.eks. mødets længde, emne osv.

Kalender

Kalender er et af de mest intuitive planlægningsværktøjer, der findes. Calendar er kompatibel med pc’er og Mac-computere samt iOS- og Android-enheder og udnytter maskinlæring til at levere intelligent planlægning.

Med Calendar kan du tagge så mange personer, som du vil, og Calendar viser kun det tidspunkt, hvor alle er tilgængelige. Hvis du har brug for at ændre tidsplanen, kan du med et enkelt klik se, hvilke tidspunkter der fungerer for alle på dit team.

Den gratis plan tilbyder ubegrænset planlægning, kalendertilslutning (Gmail, Office 365, Outlook og iCloud) og meddelelser via e-mail og SMS om planlægning og planlægningsændringer. Andre planer omfatter yderligere adgang for teammedlemmer, teamanalyser, CRM-integration og meget mere.

Billedkilde

Doodle er uden tvivl den bedste scheduler til smartphones på markedet. Doodle er i øjeblikket kompatibel med iOS og Android og er i høj grad afhængig af afstemningsfunktionen til at finde tilgængelige mødedatoer i mængden.

Doodle lader dig først oprette en MeetMe-side, hvor du kan vise dine ledige tider og vælge din udpegede branding. Du kan oprette en afstemning om dine ledige datoer og tidspunkter og lade folk stemme om de tidsrum, der passer dem, ved at sende dem et link via e-mail eller henvise dem til en URL.

Doodle tilbyder flere svarmuligheder – ikke kun det binære ja/nej – og giver vælgerne mulighed for at rangordne eller forklare svarene. Du kan se, hvem der har svaret, og hvem der ikke har svaret, og du kan om nødvendigt begrænse antallet af svar til et begrænset antal. Den er kompatibel med de mest almindeligt anvendte kalendere.

Billedkilde

Boomerang Calendar

Boomerang Calendar er en Google-udvidelse, der forbindes med din Firefox- eller Chrome-browser. Når den er installeret, tilsluttes den til din Google Kalender og Gmail, så hvis du ikke bruger disse e-mail-tjenester, er dette måske ikke det rette valg for dig.

Bibi Lauri Raven, grundlægger af BibiBuzz, beskriver Boomerang Calendar således:

“Det er problemfrit og bidrager ikke til ‘app-clutter’. Den tager også højde for de forskellige tidszoner og er integreret i Gmail, Chrome og min Google Kalender. Mens jeg sender e-mails, kan jeg nemt trække min kalender frem, så folk kan vælge det bedste tidspunkt for en samtale. De ser kun de tidspunkter, hvor jeg er ledig, og ikke mine andre aftaler og aktiviteter.”

Som hun nævnte, er det et værktøj, der er meget velintegreret med din e-mail og kalender. Når du skriver en e-mail, kan du indlejre din tidsplan i brødteksten. Der er også et par andre metoder, men dets største appel er, at det er centraliseret og fungerer udelukkende inden for din e-mail-side. Arrangementet oprettes, når en inviteret person vælger et tidspunkt, og dette tidspunkt registreres automatisk i din kalender.

Plug-in’et er imidlertid lidt af en selvmodsigelse – det er privatlivsorienteret, idet det beskytter detaljerne i din tidsplan mod at blive vist, men for at kunne bruge tjenesten skal du give den adgang til nogle af dine private oplysninger, herunder din kalender, dine kontakter og din e-mail.

Dette er måske ikke den tjeneste, du skal vælge, hvis du eller dine inviterede foretrækker en vis grad af online anonymitet.

Billedkilde

Mixmax

Mixmax er en planlægger, der er indbygget i din e-mail. Denne platform er specielt kompatibel med Gmail og er især god til dem, der arbejder inden for salg. Nogle af de salgsfunktioner, den indeholder, er:

• LinkedIn Sales Navigator-integrationer
• Salesforce auto-create-funktioner
• Sales dialer
• Beast mode

Mixmax gør det nemt at planlægge e-mail. Du kan bruge tilpassede skabeloner til at sende e-mails, spore åbninger og klik, sende notifikationer og bruge skråstregskommandoer til at få dine kunder planlagt. Du kan endda indlejre links og andre medier i e-mailen ved hjælp af Mixmax.

Her er, hvordan Yura Riphyak, stifter og Chief Product Officer hos YouTeam, udtrykker det:

“Dette planlægningsværktøj skiller sig ud af én simpel grund: Det giver dig mulighed for at planlægge møder direkte i kroppen af din e-mail. Det letter ikke kun konverteringen i outbound outreach-kampagner, men det reducerer også overskydende friktion i alle kommunikationspunkter, der fører til et møde.”

Austin Mullins, stifter af Conversion Creatives, bruger også Mixmax. Han sætter pris på muligheden for at smide links direkte ind i dine e-mails – “Da potentielle kunder ikke behøver at klikke sig igennem for at se tilgængelige tider, øger det sandsynligheden for, at de rent faktisk vælger en tid,” siger han.

Billedkilde

WhenIsGood

WhenIsGood er en meget simpel mulighed, men den er effektiv til gruppeplanlægning. Selv om andre muligheder måske er bedre for dem, der har brug for en funktionsintensiv tjeneste, er dette en god mulighed for dine grundlæggende behov.

Først opretter du en konto og opretter en kalender, der dækker de dage, du er tilgængelig. Du kan vælge tidsrum baseret på dine krav til mødelængden og vælge det tidsvindue, du er tilgængelig. Når du har valgt et tidsvindue, kan du tilføje dine oplysninger og oprette begivenheden.

Den oprettende begivenhed genererer tre links. Hvert link har et formål:

• Et er til at foretage ændringer i din kalender
• Et er til at sende ud sammen med mødeinvitationer
• Et er til at håndtere til afstemningsresultater

Når du sender linket ud, så folk kan vælge mellem dine ledige tider, vælger de de tidspunkter, der passer dem, og det synkroniseres med dit link til afstemningsresultater. Derfra kan du beslutte de ideelle mødetider for alle involverede. Det har ikke de fleste integrationer, men det gør tricket.

Kaleigh Moore, ekstraordinær tekstforfatter for SaaS- og e-handelsvirksomheder, bruger værktøjet og beskriver, hvad hun kan lide ved det her: “Min foretrukne mødeplanlægger er et værktøj uden dikkedarer, der hedder WhenIsGood. Basisversionen er gratis og gør alt, hvad jeg har brug for – plus at den er ekstremt enkel at bruge. Ingen uddannelse eller downloading eller noget som helst, der kræves af nogen part. Bare en simpel måde at crowdsource det optimale mødetidspunkt for to eller flere personer.”

Billedkilde

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me er et andet populært gruppeplanlægningsværktøj for teams. Det er et simpelt, men effektivt værktøj. Systemet integreres med GCal, Office 365 og iCal. Derudover er værktøjet godt til store organisationer, fordi du kan bruge kalenderen til at booke flere personer, tjenester eller steder.

Det er optimeret til mobil og kan tilpasses – du kan skræddersy dine farver og meddelelser, så de passer til dine behov. Dens kundebookingssystem gør det muligt for dine kunder at vælge deres angivne tidspunkter i den korrekte tidszone. Du kan tilføje buffere mellem aftaler og justere aftalelængden.

Ryan Farley, medstifter af LawnStarter, beskriver, hvorfor han elsker YouCanBook.Me: “Jeg er helt vild med at bruge YouCanBook.Me til kalenderplanlægning. Planlægning af møder uden det kan tage et halvt dusin e-mails frem og tilbage ad gangen. I stedet sender jeg bare nogen mit bookinglink og siger: “For at gøre det nemt, vil du gerne finde et tidsrum, der passer dig her?” Derudover kan jeg blokere tidspunkter i min kalender og administrere længden af de tidsrum, jeg ønsker at have til rådighed.”

Jeroen Corthout, medstifter af Salesflare, tilslutter sig denne holdning, selv om han bemærker, at “designet ikke er så moderne som nogle andre værktøjer, men det kan tilpasses i høj grad og kan passe til enhver arbejdsgang, du ønsker at opbygge.”

Overordnet set er det et fantastisk værktøj for teams og grupper, der ønsker at barbere et par timer om ugen af på e-mails frem og tilbage.

Billedkilde

24Sessions

24Sessions er et funktionsrigt gruppeskemalægningsværktøj, som er en favorit blandt velfungerende salgsteams. Det omfatter også video- og skærmdeling, hvilket gør det til et fantastisk værktøj til at betjene de fleste salgsmøders funktionalitet.

Kunderne kan booke deres møder baseret på din tilgængelighed. Kalenderen tager højde for forskelle i tidszoner og giver mulighed for datasporing. Den synkroniseres med GCal og Office 365.

Keller Tiemann, grundlægger af Leadsurance, beskriver, hvorfor han elsker værktøjet:

“Det dækker de vigtigste ting som f.eks. at integrere en kalender på vores websted eller en selvstændig landingsside, så vores potentielle kunder og klienter kan planlægge møder. Det opretter også automatisk kalenderaftaler og påmindelser for alle og sender links til videochat-møderummet. 24Sessions tilbyder opkaldsfunktioner, mødeoptagelser, mulighed for at være vært for flere deltagere og en masse andre funktioner, der gør det muligt for os at bruge det til alt fra planlægning af demoer til support til vores mest komplekse kunder. Det har gjort det helt problemfrit for os at planlægge og afholde effektive og rettidige møder.”

Hvis du leder efter en one-stop-shop med mange funktioner til salgsteams og gruppeplanlægning, er dette en god løsning for dig.

Billedkilde

TimeTrade

TimeTrade er et solidt værktøj til gruppeplanlægning. Det er mobiloptimeret, og du kan matche kunder til medarbejdere og tjenester. Derudover giver værktøjet dig mulighed for at aktivere videoopkald til aftaler, og du kan forbinde TimeTrade med dit CRM for at lette et nemt procesflow.

Paul Granger, grundlægger af Website Promoter, elsker TimeTrade’s mobilfokus – “Med 80 % af brugerne af mobile enheder, der hævder, at de aldrig forlader hjemmet uden deres telefon, kan du roligt sige, at en af de bedste måder at automatisere gruppeplanlægning på ville være gennem deres yndlingsenhed.”

Meddelelser er nemt aktiveret for både dig og dine kunder. Du kan indstille dine egne regler for mødedesign og tilgængelighed og endda tjekke dine analyser ved hjælp af dette værktøj.

Billedkilde

Cogsworth

Cogsworth er en planlægningstjeneste med fokus på en smidig kundeoplevelse, der integreres med Office 365 og GCal. Den kan tilpasses på baggrund af placering, tilgængelighed og leverede tjenester.

Gennem en trinvis spørgsmålsproces kan du planlægge dine aftaler. Du skal indtaste:

• Hvilken type møde du ønsker (og hvor længe)
• Med hvem du ønsker at mødes
• En tidszone, dato, og klokkeslæt
• Dit navn
• Dit telefonnummer
• Din e-mail
• Bekræft dit møde

Du kan orkestrere aftalebuffere og tidszoner i din kalender, sende notifikationer, oversætte tekst og sørge for, at din kalender integreres på dit websted.

Billedkilde

Skedify

Skedify er et solidt valg, hvis du har en stor organisation med omfattende, komplicerede planlægningsbehov. Det er ret godt for hold eller franchises, fordi du kan tilføje et bestemt holds tilgængelige tid og synkronisere individuelle kalendere inden for hovedkalenderen.

Det giver dig mulighed for at vælge:

• Lokaliteten for dit møde
• Tiden
• De personer, der skal deltage

Skedify tilbyder masser af integrationer – det giver dig mulighed for at tildele opgaver og spore kundeoplevelser, samtidig med at du overholder de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.

Johan Vandecasteele, medstifter hos LeadStreet, bruger Skedify med et par af sine kunder. Som han udtrykker det: “Det fungerer godt med komplekse situationer. En kunde har mere end 100 franchisetagere, og man kan planlægge et møde med en hvilken som helst af dem direkte fra hjemmesiden. Vi bygger en brugerdefineret synkronisering med HubSpot, som fungerer super smidigt.”

Billedkilde

MeetingBird

MeetingBird er en Chrome-udvidelse skabt af opfinderne af Front, som fungerer som en gruppemail for flere personer. Din kalender vises sammen med din e-mail. For at kunne bruge dette værktøj skal du have Office 365 eller Gmail.

Den tilbyder mange af de samme funktioner som mange andre apps på denne liste – den viser din kalender til respondenterne, opretter begivenheder og notifikationer, tilbyder mødeskabeloner og skaber afstemninger.

Den skiller sig dog ud på én måde – den giver dig mulighed for at spare tid til dig selv. Og det er jo egentlig alligevel meningen med alle disse ting, ikke sandt?

Baptiste Debever, vækstchef hos Feedier, siger: “Det er et meget alsidigt og integreret værktøj. Det spiller fint sammen med G Suite-værktøjet og kan også integreres med Zoom. Alt i alt kan jeg godt lide værktøjet, og det driver de fleste af de funktioner, jeg har brug for, og det er gratis.”

Billedkilde

Calendly

Calendly er et meget almindeligt valg for tech-iværksættere. Det har en meget enkel og æstetisk tiltalende grænseflade. Det er brugervenligt og tilbyder kompatibilitet på tværs af software, hvilket gør det til et populært valg for eksterne kunder. Den kan forbindes med Outlook, Microsoft Office 365, iCal og Google Calendar.

For at bruge værktøjet skal du blot indtaste din tilgængelighed i Calendly, som derefter giver dig et link til din kalender. Når du kommunikerer med folk, som du skal arrangere et møde med, skal du blot sende dem dit link, og det viser dem de tidspunkter, hvor du er ledig.

De kan derefter vælge et mødes navn, tid, længde og sted. Dette vil generere et møde i din kalender, og der vil blive sendt en meddelelse for at minde dig og dine inviterede om det, inden mødet begynder.

Billedkilde

ScheduleOnce

ScheduleOnce er et godt værktøj for salgsteams. Det prioriterer nem forbindelse mellem dine virksomheders kundeemner og salgsteam for at fodre direkte ind i tragten.

Det er nemt at indlejre i dit websted, markedsføring og e-mailmarketingkampagner, så i stedet for blot at give mulighed for lead capture kan din kundeemne straks planlægge fra deres første kontaktpunkt.

Det distribuerer derefter automatisk mødeoplysningerne til de relevante teammedlemmer. Disse begivenheder vil blive synkroniseret på tværs af alle deltagernes kalendere.

Billedkilde

Acuity Scheduling

Funktionaliteten i Acuity Scheduling er omfattende, men jo mere du betaler, jo mere får du ud af tjenesten.

Alle betalte abonnementer er kompatible med Google Apps, Office 365, Exchange og Outlook. Der lægges også vægt på videokonferencer, så Zoom, GoToMeeting og Join.me er integreret.

Værktøjet er ikke blot til at indlejre en scheduler på dit websted, selv om det giver dig mulighed for at gøre det. Det giver dig også mulighed for at styre fakturering, regnskab, betalinger og masseemailing. Dine kunder kan se din tidsplan og selv booke tid til at se dig. Den nemme adgang gør det enklere at ændre tidsplanlægning og betale dig online.

På nogle måder er det den schweiziske hærkniv af schedulere.

Sådan beskriver John Doherty, grundlægger af Credo, deres beslutning om at skifte til Acuity: “Vi har prøvet de fleste af de planlægningsværktøjer, der findes, og besluttede for nylig, at vi vil flytte al vores planlægning til Acuity Scheduling, fordi det giver os API-mulighed for at lave brugerdefinerede integrationer til vores platform, stadig giver mulighed for brugerdefinerede omdirigeringer til målsporing, og lader os tilføje flere brugere til flere mødetyper efter behov.”

Billedkilde

Rallly (Web)

I modsætning til Boomerang Calendar-funktionen, der er nævnt tidligere på denne liste, er Rallly den bedste løsning for dem, der er bekymrede for, at deres private oplysninger bliver eksponeret.

Den har dog også ulemper – såsom manglende udbredt e-mail-integration, manglende mulighed for at vælge tidspunkter og en generel mangel på dybe tilpasningsmuligheder.

Den er afstemningsbaseret ligesom mange af de andre apps og plugins på denne liste, men i modsætning til de andre giver Rallly sine afstemningsdeltagere mulighed for at bevare deres anonymitet, selv om de beslutter sig for at deltage i diskussionsdelen. Når du har oprettet din afstemning, kan du invitere folk ved at dele linket eller sende dem en e-mail.

Billedkilde

FreeBusy

FreeBusy er ofte en favoritmulighed for B2B-virksomheder, især fordi den kan integreres med så mange forskellige tjenester. Det fungerer som en Chrome-udvidelse eller plugin til Outlook e-mail.

Her er de kalendere, den understøtter:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Salesforce
• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (til videoopkald)

Når du tilmelder dig, får du en unik URL, som er vært for din kalender. Du kan sende dette link til folk, der ønsker at planlægge med dig, og de kan tilmelde sig på din side, eller du kan tilføje deltagere til et møde, du opretter, og tilbyde et af dine tilgængelige tidspunkter.

Hvis det ikke virker, kan de henvise til din URL. Du kan også inkludere buffertider omkring dine møder, så du ikke har travlt. Derudover kan du begrænse visse personer fra at anmode om mødetider.

Billedkilde

Vyte.in

Vyte.in er en scheduler, der fungerer bedst med iOS. Det er et afstemningsbaseret system, der lader brugerne stemme om foreslåede mødetider og datoer, når de modtager en e-mail fra dig med oplysningerne.

Vyte.in husker respondentens tilgængelighed og foreslår derefter mødetider til dig. Den registrerer mødetidspunktet i din kalender, når alle er blevet enige om detaljerne. Selvfølgelig kan respondenterne også bare se din kalender med den brugerdefinerede URL, som Vyte.in genererer.

Det er i Pro-funktionen, at den virkelig skinner – Pro giver dig mulighed for at bygge buffere (ligesom FreeBusy) mellem møderne og forhindrer dig i at overbooke dig selv ved at give dig mulighed for at skrive datoer ned, selv om de er foreløbige.

Billedkilde

Meetin.gs

Meetin.gs er en personlig scheduler, der er kompatibel med Google-programmer og Office 365. Den fungerer bedst via mobile enheder, der fungerer på Android og iOS. Ligesom mange andre applikationer giver den dig mulighed for at lave din egen side – med en unik URL, som du kan sende ud – dedikeret til din kalender. Du kan tilpasse længden, stedet og stilen af det ønskede møde og derefter sende invitationer ud.

Denne app giver brugeren mulighed for at se alle sine møder på en tidslinje og tager dagsorden- eller mødenoter i programmet, så alle kan få adgang til dem. Crowd-sourcing- og delingsfunktionen gør det nemt at videregive noter eller dagsordener til dine arbejdsgivere eller medarbejdere.

Billedkilde

X.ai

X.ai er uden tvivl en af de mest unikke apps på denne liste, da den udelukkende drives af kunstig intelligens. Igen, hvis privatlivets fred er din bekymring, er dette måske ikke tjenesten for dig, men hvis du foretrækker effektivitet, er dette en god mulighed.

Det er kompatibelt med Google-apps, Okta og Outlook. Når du registrerer din konto, giver du adgang til alle dine relevante oplysninger – kalender, kontakter, e-mail, ID’er osv.

Når du opretter en begivenhed, skal du sende en e-mail til den inviterede og CC din bot’s e-mailadresse, som du får, når du opretter den. I e-mailen skriver du botens navn og derefter instruktionerne til begivenheden. Hvis der er behov for yderligere præciseringer, kan robotten sende en e-mail til den inviterede med din tilgængelige tidsplan, hvorefter du kan finde ud af detaljerne derfra. Når der er aftalt et møde, sendes en invitation til alle involverede parter.

Max Benz, grundlægger af EasyContent, forklarer, hvorfor værktøjet er særligt nyttigt: “Du synes måske, at begrebet “AI” bruges for ofte, og det har du måske ret i, men dette værktøj har helt sikkert løst mit problem. Værktøjet gør det muligt for mig at arrangere møder via e-mail eller Slack. X.ai lader mig direkte oprette møder, men det overtager også samtalen for at finde en passende dato og et passende tidspunkt for et møde, hvis det er nødvendigt. Dybest set fungerer det som min personlige “AI”-assistent … hvilket var lidt underligt i starten (men resultaterne taler for sig selv).”

Billedkilde

I sidste ende er mulighederne uendelige for værktøjer til gruppeplanlægning. Det er op til dig at vælge, hvilket der passer til din personlige arbejdsgang. Uanset om du lægger vægt på privatliv, effektivitet eller gennemsigtighed, vil enhver af disse tjenester være værd at undersøge for din virksomhed.

Hvis du leder efter en hurtig og nem måde at planlægge møder eller aftaler på, kan du tjekke HubSpot Meetings.