HOP 3.1.2 Criminal Background Checks

Sec. 1 Purpose and Policy Statement

The University of Texas System Administration is committed to promote the safety and security of staff and U. T. System property consistent with the requirements of law. Za tímto účelem je politikou správy systému U. T. vyžadovat, aby byla provedena prověrka trestní minulosti pro zaměstnance, dobrovolníky a stážisty a zaměstnance dodavatelů, kteří jsou přiděleni k výkonu práce v prostorách komplexu správy systému U. T. v Austinu.

Sec. 2 Criminal Background Check Required

U. T. System Administration vyžaduje prověření trestní minulosti u následujících kategorií:

2.1 Uchazeči o zaměstnání. Prověrka minulosti musí být provedena u každého interního nebo externího uchazeče, který je po běžném prověřování a výběrovém řízení finálně zvažován pro jakoukoli pracovní pozici ve správě U. T. System Administration. Správa systému U. T. může vycházet z prověrky trestní minulosti provedené ve správě systému U. T. v posledních dvanácti (12) měsících, pokud nedošlo k přerušení služby delšímu než šest (6) měsíců a pokud je prověrka trestní minulosti, o kterou se opírá, vhodná pro hledanou pozici.

U uchazečů o zaměstnání lze podle potřeby použít kterýkoli nebo všechny následující zdroje prověřování minulosti:

a) Služba záznamů o trestné činnosti texaského ministerstva veřejné bezpečnosti (TxDPS) – zabezpečená stránka.

b) Soukromý dodavatel, který nabízí národní služby prověřování trestní minulosti.

c) Jiné státní, národní a mezinárodní stránky.

Prověřování trestní minulosti musí zahrnovat kontrolu registrace sexuálních delikventů.

2.2 Stávající zaměstnanci. Prověrka musí být provedena u:

a) současného zaměstnance, který se uchází o novou pozici a je jejím finalistou (nová prověrka se nevyžaduje v případě povýšení v rámci běžného kariérního postupu v rámci odpovědnosti téhož výkonného pracovníka;

b) všech současných zaměstnanců, dobrovolníků a stážistů, pokud U.S.A. T. System Administration dříve nezískala prověrku trestní minulosti; a

c) současného zaměstnance, pokud kancléř nebo jím pověřená osoba rozhodne, že je to nezbytné k dosažení cílů U. T. System Administration. T. System Administration.

Prověření trestní minulosti musí zahrnovat prověření registrace sexuálních delikventů.

U stávajících zaměstnanců lze podle potřeby použít kterýkoli nebo všechny následující zdroje prověření:

a) TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Jiné veřejné státní, národní a mezinárodní stránky.

c) Soukromý prodejce za podmínky dodržení zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství.

2.3 Zákonem vyžadovaná kontrola trestní minulosti. Pokud státní nebo federální zákony vyžadují, aby byla pracovní pozice podrobena prověrce trestní minulosti s využitím konkrétního zdroje informací o trestní minulosti a/nebo určitých postupů, správa systému U. T. bude tyto zákony dodržovat.

2.4 Dodavatelé a jejich zaměstnanci. Správa systému U. T. vyžaduje, aby bylo provedeno prověření trestní minulosti osob nebo zaměstnanců společností nebo subjektů, s nimiž správa systému U. T. uzavřela smlouvu, pokud tyto osoby nebo zaměstnanci budou vykonávat povinnosti nebo služby v prostorách administrativního komplexu Texaské univerzity v Austinu. Kromě toho bude do smluv uzavíraných se správou U. T. System Administration zahrnuto ustanovení vyžadující prověrku trestní minulosti, pokud úředník správy U. T. System Administration, který je nadřízen úřadu žádajícímu o uzavření smlouvy, po konzultaci s úřadem generálního právního poradce nerozhodne, že není vyžadována, a to po zohlednění povahy služeb, které má dodavatel poskytovat (tj. přístup k univerzitním informačním zdrojům; přístup k důvěrným informacím; přístup k měně; přístup ke zranitelným skupinám obyvatelstva).

U. T. System Administration je povinna prověřovat trestní minulost zaměstnanců, kteří vykonávají činnosti nebo služby na univerzitě. Správa systému T. obecně požaduje, aby dodavatel provedl prověrku trestní minulosti.

Odstavec 3. Popisy pracovních míst, inzeráty a jejich zveřejňování

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) zajistí, aby všechny inzeráty a oznámení o pracovních místech pro U. T. System Administration obsahovaly prohlášení, že pozice je bezpečnostně citlivá a zaměstnavatel je oprávněn získat prověrku trestní minulosti včetně informací z rejstříku trestů.

Sec. 4. Zaměstnavatel je povinen provést prověrku trestní minulosti. Provedení prověrky trestní minulosti uchazečů

4.1 Prověrka trestní minulosti bude provedena až poté, co OES obdrží a předá Úřadu policejního ředitele (ODOP) vyplněný a podepsaný formulář o prověrce trestní minulosti (viz formuláře). Zaměstnavatel je odpovědný za to, že jednotlivce nasměruje k vyplnění, podepsání a doručení formuláře na OES. Uchazeč, který formulář nevyplní, nepodepíše a nedoručí, bude z dalšího posuzování pozice vyřazen. Kromě toho, pokud je uchazeč současným zaměstnancem, je takové odmítnutí důvodem k disciplinárnímu opatření.

4.2 OES zašle vyplněný formulář pro prověření trestní minulosti a případně kopii žádosti finalisty o zaměstnání na ODOP.

4.3 Prověření trestní minulosti by mělo zahrnovat státy, ve kterých uchazeč pobýval a/nebo byl zaměstnán v období nejméně sedmi let bezprostředně předcházejících dni, kdy jednotlivec podepsal formulář pro prověření trestní minulosti.

4.4 ODOP neprodleně získá a přezkoumá informace o trestní minulosti a o výsledcích šetření informuje přijímajícího úředníka a příslušného zástupce OES.

4.5 ODOP provede prověrku trestní minulosti předtím, než přijímající úředník rozhodne o přijetí do zaměstnání. Pokud však okolnosti vyžadují, aby byla nabídka zaměstnání učiněna před dokončením prověřování trestní minulosti, musí být nabídka učiněna písemně a musí obsahovat prohlášení, že nabídka je podmíněna dokončením uspokojivého prověřování trestní minulosti

Sec.5 Provádění prověrky trestní minulosti stávajících zaměstnanců

5.1 Správa systému U. T. bude k provádění těchto prověrek využívat službu TxDPS Crime Records Service – Public Site a/nebo jiné veřejně dostupné místní, státní nebo federální zdroje trestních záznamů, aby získala informace o odsouzeních a další veřejně dostupné informace. Zabezpečené stránky TxDPS nebudou pro tyto kontroly využívány.

5.2. OES stanoví postup pro identifikaci současných zaměstnanců správy systému U. T., u nichž dosud nebyla získána prověrka trestní minulosti, a poskytne tyto informace ODOP.

5.3 Správa systému U. T. může provádět vyhledávání na veřejných stránkách bez souhlasu zaměstnance. Před provedením vyhledávání ve veřejných rejstřících, včetně vyhledávání na veřejných stránkách TxDPS, nemusí zaměstnanec vyplnit žádný formulář. OES však může požadovat, aby zaměstnanec vyplnil, podepsal a doručil OES formulář pro prověření trestní minulosti. Odmítnutí zaměstnance vyhovět je důvodem k disciplinárnímu opatření.

5.4 ODOP neprodleně získá a přezkoumá informace o trestní minulosti a informuje vedoucího oddělení a příslušného zástupce OES o případném záznamu v rejstříku trestů.

odst. 6 Žádné automatické vyloučení z důvodu trestní minulosti

6.1 S výjimkou případů uvedených v odstavci 6.2 nebude osoba se záznamem v rejstříku trestů automaticky vyloučena ze zaměstnání, povýšení nebo jmenování. V případě, že šetření odhalí informace z trestního rejstříku, rozhodne přijímající úředník po konzultaci s OES a ODOP případ od případu, zda je osoba způsobilá na základě faktorů, jako jsou např:

a) konkrétní povinnosti dané pozice;

b) počet trestných činů;

c) povaha každého trestného činu;

d) doba, která uplynula mezi trestným činem a rozhodnutím o přijetí do zaměstnání;

e) historie zaměstnání;

f) snaha o nápravu a

g) přesnost informací, které osoba uvedla v žádosti o přijetí do zaměstnání.

6.2 U. T. Systém nepřijme, nepokračuje v zaměstnávání, nejmenuje ani nepřidělí jednotlivce, pokud získá informace, že byl odsouzen nebo mu byl odložen trest za trestný čin, který by vyžadoval:

a) jednotlivec se musí registrovat jako sexuální delikvent podle kapitoly 62 trestního zákoníku, což zahrnuje mimo jiné takové trestné činy, jako je pokračující sexuální zneužívání malého dítěte; sexuální útok; těžký sexuální útok; nebo

b) trestný čin podle zákonů jiného státu nebo federálních zákonů, který je rovnocenný trestnému činu vyžadujícímu takovou registraci, pokud přijímající/jmenující úředník případně nevyjádří závažné odůvodnění, ředitel OES a ředitel policie s tím souhlasí, kancléř s tím souhlasí a osoba nemá vyšší než první (nízký) stupeň rizika podle screeningového nástroje pro hodnocení rizik zavedeného podle kapitoly 62, Code of Criminal Procedure. Pokud takový stupeň rizika není přidělen, pak stupeň rizika nesmí být vyšší než nízké riziko stanovené ředitelem policie.

odst. 7 Falšování nebo zamlčování informací z rejstříku trestů

Falšování žádosti nebo zamlčování informací z rejstříku trestů, které musí být oznámeny, je důvodem k odmítnutí žadatele nebo k disciplinárnímu řízení/ukončení pracovního poměru zaměstnance.

odst. 8 Požadavek na oznámení

8.1 Pokud správa systému U. T. obdrží zprávu, která naznačuje, že uchazeč nebo stávající zaměstnanec má záznam v rejstříku trestů, bude tato osoba vyrozuměna, bude jí poskytnuta kopie zprávy, s výjimkou případů stanovených zákonem nebo zásadami či postupy DPS, bude informována o právu napadnout přesnost a úplnost zprávy u orgánu, který zprávu poskytl, a bude informována, že má možnost předložit další informace týkající se záznamu v rejstříku trestů a důvody, proč by neměly mít vliv na rozhodnutí o zaměstnání.

8.2 Pokud správa systému U. T. využila k prověření záznamů v trestním rejstříku agenturu poskytující úvěrové informace třetí straně, je výsledná zpráva považována za „zprávu pro spotřebitele“ podle zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA). Pokud je taková zpráva použita k odmítnutí zaměstnání, odmítnutí povýšení, přeřazení nebo ukončení pracovního poměru zaměstnance, bude jednotlivci poskytnuto zvláštní sdělení před přijetím opatření, které zahrnuje kopii spotřebitelské zprávy o jednotlivci a kopii dokumentu „A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act“ (Souhrn vašich práv podle zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství), který je předepsán Federální obchodní komisí. Agentura pro úvěrové zpravodajství, která poskytuje zprávu o jednotlivci, je povinna předat U. T. System Administration shrnutí práv spotřebitele (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

odst. 9 Možnost reagovat

9.1 Do pěti pracovních dnů od obdržení zprávy podle oddílu 8.1 může jednotlivec předložit přijímajícímu úředníkovi/nadřízenému další informace týkající se záznamu v rejstříku trestů a důvody, proč by neměly mít vliv na rozhodnutí o přijetí do zaměstnání. Než přijímající úředník/nadřízený přijme konečné rozhodnutí o přijetí do zaměstnání, přezkoumá všechny informace, které mu byly poskytnuty, s OES a ODOP a poradí se o tom, zda má pokračovat v nabídce nebo v nepříznivém pracovním opatření. Pokud OES nebo ODOP dospěje k názoru, že výsledky prověrky trestní minulosti naznačují, že daná osoba může být pro obsazovanou pozici nebo pro další zaměstnávání nepřijatelná, nesmí přijímající úředník bez předchozího písemného souhlasu příslušného vedoucího pracovníka nebo jím pověřené osoby nabídku dané osobě učinit nebo ji dále zaměstnávat. Pokud výsledky naznačují, že se u jednotlivce vyskytl trestný čin popsaný v bodě 6.2 písm. a) nebo b), není jednotlivec způsobilý pro přijetí do zaměstnání nebo jmenování, pokud nejsou splněny podmínky uvedené v bodě 6.2 a není získán souhlas úředníků uvedených v bodě 6.2.

9.2 Externí uchazeči o zaměstnání. Rozhodnutí správy systému U. T. je konečné a nelze se proti němu odvolat.

9.3 Stávající zaměstnanci. Pokud je osoba současným zaměstnancem, který podléhá prověrce trestní bezúhonnosti, jsou k dispozici standardní postupy pro podávání stížností zaměstnanců, kterými lze rozhodnutí napadnout. Pokud záznam v rejstříku trestů vede k ukončení pracovního poměru, použije se příslušný postup pro ukládání kázeňských trestů a propouštění zaměstnanců.

9.4 Zveřejnění informací po vydání rozhodnutí, pokud jsou k provedení prověrky trestní minulosti použity služby soukromého dodavatele. Pokud bylo na základě zprávy spotřebitele zamítnuto přijetí do zaměstnání, odmítnuto povýšení, přeřazení nebo propuštění zaměstnance poté, co orgán přijal nepříznivé opatření, musí být jednotlivci oznámeno, že toto opatření bylo přijato. Musí obsahovat:

a) název, adresu a telefonní číslo agentury pro úvěrové zpravodajství, která zprávu poskytla;

b) prohlášení, že agentura pro úvěrové zpravodajství, která zprávu poskytla, nepřijala rozhodnutí o přijetí nepříznivého opatření a nemůže uvést konkrétní důvody; a

c) oznámení o právu jednotlivce zpochybnit přesnost nebo úplnost všech informací, které agentura poskytla, a o jeho právu na další bezplatnou spotřebitelskou zprávu od agentury na základě žádosti do 60 dnů.

Sekce 10 Podávání vlastních zpráv

10.1 Uchazeči o zaměstnání. Uchazeči o zaměstnání musí do pěti pracovních dnů písemně nahlásit jakékoli trestní oznámení, informaci, obžalobu, nepřiznání viny, přiznání viny, odložení trestu nebo odsouzení (a zda jsou registrováni jako sexuální delikventi nebo budou muset být registrováni jako sexuální delikventi), s výjimkou dopravních přestupků, za které lze uložit pouze pokutu, ke kterým došlo po datu podání žádosti.

10.2 Současní zaměstnanci. Zaměstnanci správy systému U. T. jsou povinni do pěti pracovních dnů písemně oznámit vedoucímu svého oddělení každé trestní oznámení, informaci, obvinění, nesouhlas s trestným činem, přiznání viny, odložení trestu nebo odsouzení za trestný čin (a zda jsou registrováni jako sexuální delikventi nebo budou muset být registrováni jako sexuální delikventi), s výjimkou těch, které se týkají přestupků postižitelných pouze pokutou. Pokud tak neučiníte, jedná se o porušení zásad a může to vést k příslušným disciplinárním opatřením. (Odkaz na formulář pro sebeodhalení je uveden v těchto zásadách.)

10.3 Povinnost vedoucího oddělení. Vedoucí oddělení správy systému U. T., který obdrží sebeoznámení podle tohoto oddílu, musí informace poskytnout OES a ODOP a konzultovat vhodnost osoby pro danou pozici.

10.4 Falšování nebo zamlčení informací z rejstříku trestů. S výhradou standardních stížnostních a disciplinárních postupů je falšování nebo opomenutí záznamů nebo neoznámení v souladu s těmito zásadami nebo zákonem porušením zásad a vede k disciplinárnímu řízení.

Odst. 11 Uchovávání záznamů o prověřování trestné činnosti

11.1 Důvěrné záznamy. Záznamy získané z databáze prověřování trestné činnosti budou považovány za důvěrné v souladu se zákonem a nebudou součástí spisu žadatele ani osobního spisu zaměstnance. Informace budou uchovávány v samostatném zabezpečeném souboru a nebudou sdělovány žádné neoprávněné osobě.

11.2 Informace z rejstříku trestů. Podle oddílu 411.085 texaského vládního zákoníku je neoprávněné zveřejnění informací z rejstříku trestů, tedy informací získaných ze zabezpečených stránek TxDPS, které se skládají z identifikovatelných popisů a záznamů o zatčeních, zadrženích, obviněních, informacích a jiných formálních obviněních z trestných činů a jejich vyřízení, trestným činem, a proto si úředníci správy systému U. T., kteří mají takové informace k dispozici, vyžádají právní radu ohledně jakéhokoli požadovaného zveřejnění takových informací.

11.3 Zničení záznamů získaných z databáze prověřování trestní minulosti. ODOP zničí všechny záznamy získané z databáze prověřování trestné činnosti týkající se dané osoby šest měsíců po jejich získání.

11.4 Vlastní hlášení. Vlastní zprávy o obviněních nebo odsouzeních podle požadavků této politiky budou uchovávány spolu s osobním spisem zaměstnance v OES v souladu s harmonogramem uchovávání záznamů správy systému U. T..

Odst. 12 Jiné prověrky

Tato politika a postup se týkají pouze prověrek trestní minulosti a neomezují oprávnění správy systému U. T. provádět jiné prověrky povolené zákonem.

Definice

Uchazeč – fyzická osoba, která se uchází o pracovní pozici ve Správě systému U. T., ať už se jedná o externího kandidáta nebo stávajícího zaměstnance.

Vhodné – použití databáze (databází), která je schválená, zohledňuje povahu pozice, informace získané od vlády USA v souvislosti s vízovým procesem a také takovou, která zahrnuje údaje o trvalém, přechodném a vzdělávacím pobytu pro všechny, kteří žijí mimo stát Texas od svých 17 let.

Informace z rejstříku trestů – veřejné informace vedené ministerstvem veřejné bezpečnosti, jak je stanoveno v oddíle 411.135 texaského vládního zákoníku.

Informace z rejstříku trestů – informace shromážděné o osobě orgánem trestního soudnictví, které se skládají z identifikovatelných popisů a poznámek o zatčeních, zadrženích, obviněních, informacích a jiných formálních trestních obviněních a jejich vyřízeních, jak je podrobněji popsáno v oddíle 411 texaského vládního zákoníku.082.

Národní prověrka trestní minulosti (NCHRC) – prověrka trestní minulosti získaná jak od texaského ministerstva veřejné bezpečnosti, tak od Federálního úřadu pro vyšetřování na základě identifikačních informací o otiscích prstů nebo prověrka trestní minulosti získaná od soukromého prodejce na základě národních trestních rejstříků.

Pozice – pozice na plný i částečný úvazek, bez ohledu na to, zda je pozice obsazena nebo má být obsazena stálým nebo dočasným pracovníkem nebo zda je podmínkou pro zastávání pozice status studenta, avšak bez zahrnutí pozice obsazené dočasným pracovníkem, kterou zajišťuje agentura dočasného zaměstnávání; mělo by se očekávat, že agentura dočasného zaměstnávání provede prověrku trestní minulosti a ponese za ni odpovědnost.