27 jedinečných nápadů na galavečer pro dokonalou fundraisingovou akci

Když si představíte galavečer, pravděpodobně si představíte formální, královskou událost. To může znamenat černý dress code, večeři s občerstvením, živou kapelu a projevy nebo prezentace čestného hosta (nebo příčiny).

Někdy však galavečer může také označovat neformální společenský výlet nebo festival s velkým počtem hostů.

Ať tak či onak, galavečer může skutečně zvýšit reputaci vaší značky, zejména pokud se jedná o firemní akci, která má zapůsobit na potenciální investory, dárce nebo špičkové klienty.

Předkládáme vám několik tipů a triků, které vám pomohou odstartovat honosný galavečer, který vaši společnost nebo organizaci představí v pozitivním světle.

1. Nápady na fundraisingový galavečer
2. Jak naplánovat fundraisingový galavečer

Prozkoumejte nejlepší nápady na plánování fundraisingového galavečera

Nyní prozkoumejte inspirativní tipy na plánování galavečera, které zapůsobí na účastníky &řídit fundraising.

Vytvořte výbor složený z designérů, správců prostor a dodavatelů jídla, kterých se zaměření vaší akce také osobně nebo citově dotýká.

Protože se s těmito problémy setkali na osobní úrovni, budou ochotnější věnovat akci všechno. Pokud ještě nemáte nikoho na mysli, zveřejněte na sociálních sítích nebo pošlete e-mail o této příležitosti svému seznamu v síti a uvidíte, kdo zareaguje s největším nadšením. Můžete také nahlédnout do seznamů účastníků minulých akcí a zjistit, zda některý z těchto hostů není také profesionálem v oblasti pořádání akcí.

Přenášejte událost živě online.

Pokud má váš galavečer zvláštní význam pro velkou skupinu potenciálních vzdálených účastníků nebo zahrnuje nějaké velké odhalení/oznámení, pak byste měli přinejmenším zvážit jeho živé vysílání. Pokud tak učiníte, ujistěte se, že živě přenášíte pouze zajímavé akce (jako jsou prezentace a sčítání finančních prostředků), a dvakrát si ověřte, zda řečníkům nebo hostům nevadí být před kamerou.

Pozvěte lidi, kteří měli z vaší organizace prospěch, aby se promíchali s dárci.

Tato taktika je obzvláště účinná, pokud plánujete získat finanční prostředky na slavnostním večeru. Pokud je jejich příběh obzvláště emotivní nebo nezapomenutelný, pozvěte je ke krátkému projevu.

Spojte finančně zaměřenou aktivitu s aktivitou, která je jen pro zábavu.

Pokud například pořádáte tichou aukci, ujistěte se, že jste do ní zařadili něco zábavného, například vystoupení stand up komedie, aby dárci neměli pocit, že je každá část této akce stojí další a další peníze.

Přidejte stylovou výzdobu akce, která doplní vaši značku.

Zlaté, stříbrné a měděné akcenty pozvednou jakékoliv barevné schéma galavečera nebo dekorační předmět a lze je použít pro zobrazení loga, marketingové materiály specifické pro danou událost a značkové dárky s sebou domů. Nezapomeňte také na dostatek svíček, čerstvých květin a luxusního nádobí v barvách, které odpovídají vaší společnosti.

Při určování tématu galavečera využijte údaje z minulých akcí.

Měly některé akce větší návštěvnost než jiné? Co měly všechny vaše nejoblíbenější akce společného? Najděte a využijte tyto podobnosti ve svém návrhu galavečera. Můžete také vytáhnout zpětnou vazbu z minulých průzkumů mezi účastníky a použít jejich poznámky přímo na novou akci.

Zvažte spolupráci s firemním sponzorem.

Nejenže tím ušetříte peníze, ale můžete si také strategicky vybrat, s kým spojíte svou vlastní značku. A pokud jste potenciální firemní sponzory ještě nikdy neoslovili, určitě se řiďte tímto skvělým průvodcem.

Zjednodušte svůj proces odbavování.

Papírové a tužkové seznamy mohou zaměstnance akce rozladit, protože davy lidí mají tendenci přicházet ve vlnách. Používejte software pro pořádání akcí, který zaměstnancům usnadňuje aktualizaci informací o účastnících s podrobnostmi, jako jsou další členové party, nové dary a pořízené fotografie VIP hostů pro budoucí propagaci akce.

Dárky, ceny a tašky s dobrotami by měly podporovat hlavní téma a smysl vaší slavnosti.

Příkladem dobře provedených dárkových tašek je značkové zboží v kombinaci s luxusními dekami, svíčkami nebo knihami (hitem jsou vždy stolní fotografické knihy související s vaší hlavní charitou nebo tématem akce). Pokud máte dostatečný rozpočet, zkuste tyto předměty najít ve špičkových obchodních domech, jako je Neiman Marcus nebo Saks Fifth. Nebo si je můžete vyrobit (stránky jako Shutterfly umožňují vytvořit vlastní fotoalba v tvrdých deskách pomocí předem připravených šablon).

Vyberte si netradiční místo konání akce.

Dalším místem vaší slavnostní akce mohou být umělecké galerie, divadla, a dokonce i herny. Pokud se hodí k tématu, charitě nebo značce, je nebe limitováno.

Zajistěte skupinové balíčky vstupenek.

Nabízíme několik tipů, jak maximalizovat prodej vstupenek na jakýkoli typ akce, včetně těch, kde se vstupenky kupují hromadně.

Umožněte hostům přispívat prostřednictvím svých telefonů.

Moderní dárcovské aplikace (jako jsou ty v tomto seznamu) nabízejí vlastní značku a digitální zabezpečení.

Zapojte do designu akce fyzická vyobrazení hlavního účelu vašeho sdružení.

Pokud například vaše nezisková organizace nebo firma pracuje s dětmi, vytvořte fotopozadí celé z kreseb a děkovných kartiček vytvořených příjemci charitativní pomoci.

Pomocí softwaru pro pořádání akcí můžete shromažďovat, vyhodnocovat a analyzovat úspěšnost akce.

Jenom nezakládejte pouze na jedné dolarové částce. Galavečery jsou také užitečné pro budování vaší značky, šíření povědomí a budování dlouhodobých vztahů. Všechny tyto přínosy lze měřit prostřednictvím průzkumu mezi hosty, vstupních údajů z registrací účastníků a analýzy prodeje vstupenek.

Udělejte si čas na to, abyste ocenili, jak daleko se vaše organizace dostala.

Tento galavečer může být pro některé účastníky vůbec prvním kontaktem s vaší organizací, takže připomenutí toho, odkud jste přišli (a následně kam potenciálně směřujete), jim pomůže poskytnout důkaz, že jejich investice času a/nebo peněz byla správná.

Zvažte, jak osvětlení vaší akce udá tón večera.

Experti z řad dodavatelů osvětlení akcí doporučují ztlumit nebo eliminovat stropní osvětlení. Pak přidejte několik barevných stříkanců nebo zvýrazněte zajímavé dekorační prvky pomocí LED diod. Pokud se chcete opravdu vyřádit, přidejte několik světelných řetězů, GOBO nebo 3D mapping.

Použijte šablonu časové osy plánování galavečera, abyste svůj postup zdokonalili.

Tato sada nástrojů vám pomůže začít. Obecně byste však měli počítat s tím, že s plánováním galavečera začnete nejméně 18 měsíců dopředu.

Překvapte hosty slavnými řečníky, dechberoucí výzdobou nebo dojemným zážitkem.

Ubuntu Pathways se proslavila tím, že na jednom ze svých galavečerů použila obří portréty dětí, kterým pomohla (převlečené za to, čím chtějí být, až vyrostou). Promyšlené a netradiční prvky, jako jsou tyto, učiní vaši akci ještě nezapomenutelnější.

Tematizujte nabídku cateringu s koktejly pro speciální událost a s ohledem na specifické publikum.

Příklad pokud váš galavečer oslavuje spravedlivé zacházení se zvířaty, měli byste se pravděpodobně zaměřit na nabídku veganského menu. Můžete také vytvořit některé řemeslné nápoje s jedinečnými brčky nebo skleněným dekorem. A pokud se vydáte touto cestou, ujistěte se, že mají hrdě vyvedené slovní hříčky.

Vyberte si termín akce těsně před státním svátkem nebo kulturní událostí.

Některé z nejlepších galavečerů se konají přes Halloween nebo Super Bowl. Pokud zvolíte tento přístup, můžete většinu svých návrhů založit na tomto ročním období.

Použijte videomarketing k zapojení potenciálních účastníků na sociálních sítích.

Každý galavečer by měl do svého marketingového obsahu zahrnout následující typy videí:

• Krátké a milé představení vaší společnosti jako celku.
• Příběh, který symbolizuje význam vašeho gala a proč je tak důležité.
• Video s osvětou, které upozorňuje na váš hlavní cíl.

Dejte hostům vědět, že pokud se nemohou dostavit, věnujete jejich vstupenku jinému hodnému účastníkovi.

Hosté mohou mít stále skvělý pocit z toho, že přispěli na dobrou věc nebo na vaši firmu, a zároveň dají šanci někomu jinému (kdo by si to normálně nemohl dovolit), aby si akci užil sám. Rozdejte lístky navíc do tomboly na sociálních sítích nebo je veřejně předejte hodným účastníkům a označte nebo vykřičte osobu, která to všechno umožnila.

Posílejte ručně psané pozvánky klasickou poštou.

Je to opravdu promyšlené gesto, které příjemce zaujme lépe než e-mail. Pokud bude mít vaše slavnostní akce velmi rozsáhlý seznam hostů, můžete vždy část psaní dopisů zadat externě pomocí stránek, jako je Fiverr nebo Upwork.

Vytvořte hon na překvapení.

Nejděte ve stopách Disneyho filmu Hidden Mickey a ukryjte několik „velikonočních vajíček“ po celém místě konání vaší akce. Účastníci je mohou hledat, sdílet obrázky s hashtagy na sociálních sítích a nasbírat dostatečný počet obrázků, aby se na konci večera mohli zúčastnit losování o hlavní cenu. Pro předměty použijte plyšáky s maskotem značky nebo symboly loga.

Udělejte z dezertu příležitost k navázání kontaktů.

Interaktivní zážitky s dezertem jsou skvělým způsobem, jak pomoci hostům k propojení a seznámení, jakmile se všichni pohodlně usadí na galavečeru. Zřiďte stanice s DIY dortíky, horkou čokoládou nebo dokonce mini koláči. Nebo nechte cukráře připravit dezerty hodné sdílení na úzkých stolech ve stylu bufetu.

Přidejte cenu u dveří.

Potěšte hosty speciálním dárkem hned při příchodu. Naplňte je něčím, co je nadchne nebo jim udělá opravdovou radost. Nastaví to tón večera plného zábavy a může je to povzbudit k ještě větší štědrosti. Pokud máte v plánu později rozdávat i balíčky s věcnými cenami, ujistěte se, že se předmět, který je cenou u dveří, hodí i k tomu, co je ve větších dárcích.

Nakrmte hosty hned po zahájení akce.

Nikoho v historii akcí nikdy nebavilo čekat na servírování jídla. Spokojení, dobře najedení hosté častěji přispějí penězi než ti „vysedávající“. Proto udržujte předkrmy v chodu nebo začněte s bufetem hned, aby měl každý možnost zakousnout se, kdykoli bude chtít.

Nyní vám poradíme, jak v několika jednoduchých krocích naplánovat úžasnou slavnostní akci od začátku do konce:

Vytyčte si cíl své slavnostní akce.

Jaký je účel vaší akce? Snažíte se získat nové klienty? Plánujete představit svůj nejnovější produkt? Možná se jedná o charitativní akci a snažíte se získat finanční prostředky na ušlechtilý účel.

Ujasněte si, jaký je váš cíl pro každého, kdo vám pomáhá s plánováním, a vypracujte strategii, jak tohoto cíle dosáhnout. Váš cíl by měl být jasný a konkrétnější než jen dosažení určitého počtu prodaných vstupenek.

Cíle by měly zahrnovat více cílů, například:

• Zvýšení částky X dolarů pro vámi zvolenou věc
• Získání X prodejních kontaktů do Y týdnů od konání akce
• Dosažení nové referenční hodnoty návratnosti investic
• Dosažení určitého počtu sdílení v sociálních médiích (tj.Tj. aby se váš hashtag na akci stal trendem)

Ačkoli jsou cíle důležité, nesoustřeďte veškeré své úsilí na dosažení libovolného čísla. Cennější je, že díky tomuto galavečeru stále ovlivňujete svou firmu nebo charitativní organizaci. Pokud jste se mírně minuli se svými cíli, vytěžte z toho jakékoliv poučení, abyste to příště udělali ještě lépe.

Výběr místa konání je klíčový pro to, aby byl váš galavečer úspěšný.

Pokud pořádáte formální akci, tělocvična střední školy vám pravděpodobně nebude vyhovovat jako místo konání. Naštěstí není nouze o špičkové prostory, zejména ve velkých amerických metropolích – ať už se snažíte o historickou atmosféru, nebo o moderní styl.

Musíte se také rozhodnout mezi prostorem „na prázdno“ nebo prostorem již postaveným tak, aby vyhovoval vašemu stylu a akci. V prvním případě jde o holé (a „tematicky připravené“) zařízení, které můžete libovolně vyzdobit tak, aby vyhovovalo slavnostnímu večeru.

Například newyorská Madison Square Garden je špičkové zařízení, které lze považovat za moderní zařízení s prázdným plátnem. Naproti tomu The Red Rocks Amphitheatre v Denveru je místo pod širým nebem určené speciálně pro hudební koncerty nebo akce s hudební tematikou.

Gala může mít také podobu festivalu, což znamená, že část akce se může konat venku. Pokud chcete, aby se vaši hosté mohli kromě vnitřních prostor ponořit do přírody, zvažte místo konání známé svým venkovním prostorem. Zde je několik způsobů, jak začít s hledáním místa konání online.

Vyberte si doplňkovou zábavu pro svůj galavečer.

Galavečer není úplný bez nějaké formy zábavy. Pokud pořádáte formální akci, bujarý tanec se k ní pravděpodobně nebude hodit. Vhodnější by však bylo něco na způsob smyčcového orchestru.

Pro zábavnou záležitost můžete spojit hudebníky jakéhokoli typu s tancem – zejména u témat, která se dobře hodí ke spojení s tanečním parketem (například maškarní ples!).

Vhodní jsou i DJové, pokud se to lépe hodí k vašemu tématu nebo publiku. Panuje mylná představa, že DJové vystupují pouze na neformálnějších akcích, ale to rozhodně není pravda. DJové jsou všestranní a mohou hrát řadu klasických rytmů vhodných pro akce s černou kravatou nebo elektrickou/funk/hip-hopovou hudbu pro více groovy publikum.

Odměňte hosty jídlem a pitím na své slavnostní akci.

Samozřejmostí je, že byste na své slavnostní akci měli podávat nezapomenutelné jídlo. Cheeseburgery a hotdogy na slavnostní galavečer stačit nebudou.

Pohlédněte se po cateringových společnostech, které jsou známé obsluhou slavnostních akcí, jako jsou svatby a firemní akce. Budete se také muset rozhodnout mezi večeří formou bufetu nebo jídlem na talíři v závislosti na tom, zda chcete, aby se hosté mísili, nebo aby se seznámili se svými sousedy u stolu.

Pokud vaše akce trvá několik hodin, můžete během recepce podávat také lehké občerstvení – a pokud chcete zajistit, aby hosté měli dostatek energie na protancování celé noci. Typické pokrmy z prstů, jako jsou prasátka v dece a mini sýrové kousky, které podává formálně oblečený servírka nesoucí předkrmy na stříbrném podnosu, jsou zábavným spojením, které si hosté v pozdních nočních hodinách zamilují.

Co se týče nápojů, vyhrazení martini baru, stanice pro výrobu vlastní margarity nebo jiné variace na tradiční barový servis zanechá trvalý dojem. Nebo si najměte mixologa, který vám na místě vytvoří koktejly na míru.

Naplánujte si PR a maximalizujte marketing galavečera.

Galavečer je třeba propagovat stejně jako každou jinou akci. I když musíte být aktivní na sociálních sítích, neměli byste se zcela vyhýbat ani offline metodám.

Pro sociální média vyzkoušejte všechny následující možnosti:

• Použití hashtagu události, který prezentuje vaši věc a téma
• Vytvoření oficiální stránky události na sociálních médiích, abyste získali organický dosah a nové účastníky
• Použití více sociálních sítí, jako je Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat atd. tak, aby odpovídaly vaší cílové skupině účastníků. V případě firemních akcí zaměřených na určité společnosti nebo příslušné profese vyzkoušejte LinkedIn.

Marketing na sociálních sítích by měl zahrnovat také pomoc zastánců značky, partnerů, sponzorů a influencerů, kteří mohou využít své vlastní příznivce, aby vám pomohli zaplnit místo konání nadšenými účastníky.

Pro offline metody je jednou z dobrých strategií rozesílání tradičních letáků ve formě pozvánky. Srdečně pozvěte hosta na svůj galavečer v tematickém letáku, který působí výjimečně a vzrušujícím dojmem. A ujistěte se, že obsahuje všechny potřebné údaje o registraci online, nákupu vstupenek a další informace.

Najděte pro svůj galavečer dokonalé téma.

Témata galavečera si zaslouží samostatnou sekci! Galavečery jsou mnohem živější, když existuje téma, které vaše hosty nadchne.

To vám jako organizátorovi akce také dává větší prostor pro určitou kreativitu a pomůže vám orientovat se v detailech, jako je výběr jídla, výběr hudby a výzdoba. Témata mohou být specifická pro určité roční období, například zimní říše divů pro prosincovou akci. Můžete se také rozhodnout pro téma, které doplňuje určité odvětví, například téma cestování pro mezinárodní organizaci nebo kauzu.

Téma bude také diktovat typ aktivit, které můžete hostům poskytnout, aby se zabavili po celý večer. Pro večer v kasinu budete potřebovat stoly pro karetní hry a ruletu a možná i ceny pro největší vítěze večera.

Při vymýšlení nápadů na galavečer jde především o to, aby se hosté dobře bavili a abyste jim poskytli zábavný únik od běžných akcí nebo večírků. Díky pečlivě naplánované akci můžete nejen dosáhnout svých cílů v oblasti fundraisingu nebo zvyšování povědomí o značce, ale také pozvednete image své značky a následně si získáte větší počet příznivců.

Fundraisingové galavečery jsou jedním z nejlukrativnějších a nejefektivnějších typů akcí, které i v případě těch nejmenších nízkorozpočtových verzí přinášejí v průměru 275 000 dolarů zisku. Níže uvedené tipy a triky pro plánování galavečera vám pomohou maximalizovat vaši investici a vytvořit zabijácký zážitek pro účastníky, o kterém budou hosté mluvit po zbytek roku.

Teď jste připraveni uvést do života úžasný galavečer!“

Níže uvádíme několik způsobů, jak překonat klíčové ukazatele výkonnosti, a několik osvědčených postupů pro plánování akce, díky nimž bude váš galavečer velmi úspěšný.

Hledáte pomocnou ruku při plánování vaší slavnostní akce? Získejte to nejlepší z plánování diagramů, odbavování, správy hostů a hledání místa konání – to vše v jedné aplikaci pro plánování akcí.

Hledáte další informace o galavečerech?

.