Avez-vous déjà fait partie d’un projet qui ne s’est pas déroulé comme prévu ?
Ce n’est pas agréable.
Du temps perdu, des ressources gaspillées. C’est assez frustrant pour toutes les personnes impliquées.
C’est pourquoi il est si important de créer un plan de gestion de projet complet avant que votre projet ne démarre.
Dans ce guide, nous allons explorer comment créer et concevoir un plan de gestion de projet réussi.
Nous présenterons également des modèles faciles à personnaliser que vous pouvez créer aujourd’hui dans notre créateur de plan de gestion de projet.
- Qu’est-ce qu’un plan de gestion de projet ?
- Quelles sont les parties d’un plan de gestion de projet ?
- Un plan de gestion de projet doit inclure les sections suivantes :
- Comment rédiger un plan de projet ?
- 1. Mettez en évidence les éléments clés de votre plan de projet dans un résumé exécutif
- Placer visuellement le calendrier de votre projet avec un diagramme de Gantt
- Clarifiez la structure de votre équipe de projet avec un organigramme d’équipe
- Créez un organigramme avec notre créateur d’organigrammes.
- Organisez les facteurs de risque du projet dans une structure de répartition des risques
- Rationalisez votre flux de travail avec un logiciel de gestion des processus d’affaires.
- Planifiez : créez des rapports d’état de projet pour communiquer les progrès aux parties prenantes
- Modèles de plan de gestion de projet
- Modèle de proposition de soumission de construction
- Modèle de plan de gestion de projet simple
- Modèle de plan de communication de gestion de projet simple
- Modèle de plan de projet de développement commercial
- La leçon à retenir : Les meilleures pratiques du plan de projet
Qu’est-ce qu’un plan de gestion de projet ?
Un plan de gestion de projet est un document formel qui définit comment un projet va être réalisé. Il décrit la portée, les objectifs, le budget, le calendrier et les livrables d’un projet, et il est essentiel pour garder un projet sur la bonne voie.
Vous écrivez un plan de projet pendant l’étape de planification du cycle de vie du projet, et il doit être approuvé par les parties prenantes avant qu’un projet puisse passer à l’étape d’exécution.
Si certains de ces termes sont nouveaux pour vous, vous pouvez vous mettre à niveau avec ce post sur les termes de gestion de projet.
Cela signifie que votre plan de projet doit être suffisamment engageant, organisé et approfondi pour obtenir le soutien de vos parties prenantes.
Lecture complémentaire : Vous êtes nouveau dans la gestion de projet ? Lisez notre article de blog sur les 4 étapes du cycle de vie du projet.
Quelles sont les parties d’un plan de gestion de projet ?
Avant de commencer à assembler votre propre plan, vous devez vous familiariser avec les principaux composants d’un plan de projet typique.
Un plan de gestion de projet doit inclure les sections suivantes :
- Résumé exécutif : Une brève description du contenu du rapport
- Portée du projet & Livrables : Un aperçu des limites du projet, et une description de la façon dont le projet sera décomposé en livrables mesurables
- Calendrier du projet : Une vue de haut niveau des tâches et des jalons du projet (les diagrammes de Gantt sont pratiques pour cela)
- Ressources du projet : Le budget, le personnel et les autres ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet
- Plan de gestion des risques et des problèmes : Une liste des facteurs qui pourraient faire dérailler le projet et un plan pour savoir comment les problèmes seront identifiés, traités et contrôlés
- Plan de gestion de la communication : Un plan pour la façon dont la communication de l’équipe et des parties prenantes sera gérée au cours du projet
Basiquement, un plan de projet doit indiquer aux parties prenantes ce qui doit être fait, comment cela sera fait et quand cela sera fait.
Cela dit, une taille unique ne convient pas à tous. Chaque plan de gestion de projet doit être adapté à l’industrie spécifique et aux circonstances du projet.
Par exemple, ce plan de marketing semble orienté vers le client. Il est conçu pour vendre au client l’agence :
Alors que ce plan de développement commercial se concentre sur des objectifs spécifiques et un calendrier détaillé :
Avec ces bases en poche, passons à quelques conseils pour créer un plan de gestion de projet aussi engageant que professionnel.
Lectures complémentaires : Si vous cherchez à créer une proposition, lisez notre guide approfondi sur les propositions commerciales. Essayez ensuite nos modèles de proposition d’emploi ou nos modèles de proposition d’entreprise.
Comment rédiger un plan de projet ?
1. Mettez en évidence les éléments clés de votre plan de projet dans un résumé exécutif
Un résumé exécutif est une brève description du contenu clé d’un plan de projet.
C’est généralement la première chose que les parties prenantes liront, et il devrait agir comme une version Cliff’s-notes de l’ensemble du plan.
Il peut aborder la proposition de valeur d’un projet, les objectifs, les livrables et les jalons importants, mais il doit être concis (c’est un résumé, après tout). Tout d’abord, assurez-vous de développer une preuve de concept.
Dans cet exemple, un résumé exécutif peut être divisé en colonnes pour contraster le problème existant avec la solution du projet :
Le format à deux colonnes avec des en-têtes clairs aide à briser l’information, ce qui la rend extrêmement facile à lire en un coup d’œil.
Voici un autre exemple de résumé exécutif de plan de gestion de projet. Celui-ci met visuellement en évidence les points essentiels à retenir avec de grandes polices de caractères et des icônes utiles :
Dans ce cas, les faits et les chiffres mis en évidence sont particulièrement faciles à balayer (ce qui ne manquera pas de faire plaisir à vos parties prenantes).
Mais votre résumé exécutif ne sera pas toujours aussi simple.
Pour les projets plus importants, votre résumé exécutif sera plus long et plus détaillé.
Ce modèle de plan de gestion de projet a un résumé exécutif lourd en texte, bien que les en-têtes en gras et les différentes couleurs de fond l’empêchent de paraître écrasant :
C’est aussi une bonne idée de le diviser en sections, avec un en-tête dédié pour chaque section :
Quoi que vous organisiez votre résumé exécutif, il doit donner à vos parties prenantes un aperçu de ce qui est à venir dans le reste du plan de gestion du projet.
Placer visuellement le calendrier de votre projet avec un diagramme de Gantt
Un calendrier de projet soigneusement planifié est la clé du succès de tout projet. Sans lui, votre projet risque de s’effondrer dans un fouillis de délais non respectés, de mauvaise gestion d’équipe et de dérapage de la portée.
Heureusement, les outils de planification de projet tels que les diagrammes de Gantt et les calendriers de projet facilitent la création de votre calendrier de projet. Vous pouvez tracer visuellement chaque tâche du projet, ajouter les principaux jalons, puis rechercher les dépendances ou les conflits que vous n’avez pas pris en compte.
Par exemple, ce modèle de diagramme de Gantt décrit les activités de haut niveau du projet au cours d’un trimestre entier, avec des tâches codées par couleur par équipe :
Une feuille de route de haut niveau comme celle ci-dessus est probablement suffisante pour votre plan de gestion de projet. Chaque équipe pourra se référer à cette chronologie tout au long du projet pour s’assurer qu’elle est sur la bonne voie.
Mais avant le coup d’envoi du projet, vous devrez creuser et ventiler les responsabilités du projet par membre individuel de l’équipe, comme dans cet exemple de diagramme de Gantt :
Dans les phases ultérieures d’exécution et de suivi du projet, vous vous remercierez d’avoir créé une feuille de route visuelle détaillée que vous pourrez suivre et ajuster à mesure que les choses changent.
Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projet pour garder votre équipe organisée.
Lecture complémentaire : Notre post présentant des exemples de diagrammes de Gantt et plus de conseils sur la façon de les utiliser pour la gestion de projet.
Clarifiez la structure de votre équipe de projet avec un organigramme d’équipe
L’un des aspects les plus difficiles de la planification de projet est de rassembler une équipe et de l’aligner sur la vision du projet.
Et aligner votre équipe est une question de communication – communiquer les objectifs du projet, communiquer les demandes des parties prenantes, communiquer le raisonnement derrière les grandes décisions…la liste est longue.
C’est là qu’une bonne documentation de projet est cruciale ! Vous devez créer des documents auxquels votre équipe et vos parties prenantes peuvent accéder lorsqu’elles ont des questions ou ont besoin de conseils.
Une chose facile à documenter visuellement est la structure de votre équipe, avec un organigramme comme celui-ci :
Dans un organigramme, vous devriez inclure certaines informations de base comme la hiérarchie de l’équipe et les coordonnées des membres de l’équipe. De cette façon, vos parties prenantes ont toutes les informations dont elles ont besoin au bout des doigts.
Mais en plus de cela, vous pouvez indiquer les responsabilités de haut niveau de chaque membre de l’équipe et les canaux de communication au sein de l’équipe (afin que votre équipe sache exactement de quoi elle est responsable).
Voici un autre modèle de structure organisationnelle simple que vous pouvez utiliser comme point de départ :
Créez un organigramme avec notre créateur d’organigrammes.
Organisez les facteurs de risque du projet dans une structure de répartition des risques
Une grande partie de la planification du projet consiste à identifier les facteurs qui sont susceptibles de faire dérailler votre projet, et à proposer des plans et des processus pour faire face à ces facteurs. C’est ce qu’on appelle généralement la gestion des risques.
La première étape de l’élaboration d’un plan de gestion des risques consiste à dresser la liste de tous les facteurs en jeu, et c’est là qu’une structure de répartition des risques s’avère utile. Une structure de répartition des risques est une représentation hiérarchique des risques du projet, organisée par catégorie.
Ce modèle de structure de ventilation des risques, par exemple, montre le risque du projet ventilé en risque technique, risque de gestion et risque externe:
Une fois que vous aurez construit votre structure de ventilation des risques, vous serez prêt à faire une plongée en profondeur dans chaque risque (pour évaluer et planifier tous les déclencheurs et résultats).
Rationalisez votre flux de travail avec un logiciel de gestion des processus d’affaires.
Planifiez : créez des rapports d’état de projet pour communiquer les progrès aux parties prenantes
Comme je l’ai mentionné précédemment, la communication est fondamentale dans tout projet.
Mais même ainsi, quelque chose qui est souvent négligé par les gestionnaires de projet est un plan de gestion de la communication – un plan pour la façon dont l’équipe de projet va communiquer avec les parties prenantes du projet. Trop souvent, la communication du projet se résume à des courriels ad hoc ou à des réunions de dernière minute.
Vous pouvez éviter cela en planifiant à l’avance. Commencez par une réunion de lancement du projet et incluez un modèle de rapport d’état de projet dans votre plan de communication.
Voici un exemple de rapport d’état de projet simple que vous pourriez envoyer aux parties prenantes sur une base hebdomadaire :
Ce type de rapport est inestimable pour communiquer des mises à jour sur l’avancement du projet. Il montre ce que vous avez accompli dans un format clair et cohérent, ce qui peut aider à signaler les problèmes avant qu’ils ne surviennent, à renforcer la confiance avec vos parties prenantes et à faciliter la réflexion sur la performance du projet une fois que vous avez atteint vos objectifs.
Vous pouvez également inclure un rapport d’état plus large pour les mises à jour plus importantes sur une base mensuelle ou trimestrielle, comme celui-ci :
Le modèle ci-dessus vous permet d’informer les parties prenantes de mises à jour plus importantes, comme les nouvelles exigences budgétaires, les dates d’achèvement révisées et les évaluations de performance du projet.
Vous pouvez même inclure une visualisation des jalons actualisés du projet, comme cet exemple ci-dessous :
Vous voulez plus de conseils sur la création de visuels pour améliorer vos communications ? Lisez notre guide de communication visuelle pour les entreprises.
Modèles de plan de gestion de projet
Un plan de gestion de projet est probablement le livrable le plus important que vos parties prenantes recevront de vous (outre le projet lui-même).
Il contient toutes les informations que les parties prenantes utiliseront pour déterminer si votre projet va de l’avant ou est mis au rancart.
C’est pourquoi c’est une bonne idée de commencer avec un modèle de plan de gestion de projet. L’utilisation d’un modèle peut vous aider à organiser vos informations de manière logique et à vous assurer qu’elles sont suffisamment engageantes pour retenir l’attention de vos parties prenantes.
Modèle de proposition de soumission de construction
Votre proposition de soumission de construction est probablement en concurrence avec plusieurs autres soumissionnaires. Il est donc important de bien faire les choses.
Débutez par un aperçu méticuleux du projet, comme sur la deuxième page de ce modèle :
Bien que vous puissiez penser que ce projet sera similaire à d’autres que vous avez réalisés dans le passé, il est important de soigner les détails.
Cela vous aidera également à comprendre l’étendue des travaux afin d’estimer correctement les coûts et d’arriver à un devis qui ne soit ni trop élevé ni trop bas. Ontario Construction News donne d’excellents conseils sur ce processus.
Modèle de plan de gestion de projet simple
Ce modèle de plan de gestion de projet simple qui expose clairement toutes les informations dont vos parties prenantes auront besoin :
Modèle de plan de communication de gestion de projet simple
Un élément clé de la gestion de projet est de s’assurer que tout le monde est dans la boucle. Un plan de communication de projet garantit que tout le monde sait comment, où, qui et quand l’équipe communiquera au cours du projet.
La clé est de déterminer quel type de communication est précieux pour les parties prenantes et ce qui est simplement accablant et ne conduira pas à de meilleures décisions.
Ce modèle décrit clairement tous ces facteurs pour aider à gérer les attentes et à éliminer la confusion sur ce qui sera communiqué et à quel moment :
Modèle de plan de projet de développement commercial
Le modèle de plan de gestion de projet ci-dessous est simple et minimal, mais utilise toujours une mise en page unique et des visuels simples pour créer une vue d’ensemble du projet facile à lire et à scanner.
Ce modèle est parfait pour la gestion du bâtiment ou de la construction, ou tout projet technique :
Lorsque vous choisissez un modèle de plan de projet, recherchez-en un qui soit suffisamment flexible pour s’adapter aux changements que vos parties prenantes pourraient demander avant d’approuver le projet. Vous ne savez jamais ce qui peut changer dans les premières étapes de planification du projet !
La leçon à retenir : Les meilleures pratiques du plan de projet
- Utilisez des en-têtes, des colonnes, et des points saillants pour rendre votre résumé facile à lire
- Placer votre calendrier de projet avec un diagramme de Gantt (avec des tâches codées en couleur par département ou membre de l’équipe)
- Utiliser des visuels comme des organigrammes et des structures de ventilation des risques pour communiquer au sein de votre équipe et avec les parties prenantes
- Choisir un modèle flexible que vous pouvez mettre à jour pour vous aligner sur les demandes des parties prenantes