par Leigh Geraghty
Lorsqu’on leur demande quels sont leurs défis en matière de rédaction commerciale, beaucoup de participants à nos ateliers disent avoir des problèmes avec le ton de leur message. Le ton est la façon dont on décrit la qualité émotionnelle d’un écrit. Il reflète l’attitude de l’écrivain à l’égard du lecteur, et affecte la façon dont le lecteur va réagir. Les écrivains ont tendance à faire beaucoup d’efforts pour paraître compétents et professionnels, mais ne savent pas toujours comment créer un ton positif.
Trois choix pour le ton
Lorsqu’il s’agit du ton, vous avez trois choix : positif, négatif ou neutre.
Ton positif : Le ton positif est toujours votre meilleur choix. Il ne s’agit pas seulement d’être gentil – le ton positif est plus clair et nous aide à faire les choses parce que sa formulation est plus simple et qu’il utilise moins de mots. En formulant les messages de manière positive, vous encouragez les gens à adhérer à vos idées et à établir de bonnes relations pour l’avenir. Le ton positif est un bâtisseur de crédibilité.
Ton négatif : Le ton négatif a tendance à mettre le lecteur en colère et sur la défensive, et peut nuire à votre image professionnelle. Si les phrases contenant des expressions négatives peuvent conduire à la conformité, elles aboutissent rarement à une coopération heureuse. Le ton négatif peut également rendre votre message difficile à comprendre et à retenir.
Ton neutre : Le ton neutre est l’absence de langage positif ou négatif. Le ton neutre n’a pas de sentiment – juste les faits. Si cela peut sembler assez innocent, le ton neutre comporte un risque d’être interprété négativement, selon l’humeur du lecteur. En fait, le ton neutre peut être perçu comme froid, voire glacial.
Dans les écrits d’affaires, le ton positif est toujours votre meilleur choix – même lorsque le message est négatif. Écrivez toujours en essayant d’aider le lecteur et de construire la relation, même si vous êtes agacé.
Comment créer un ton positif
Le ton est transmis par votre choix de mots et de phrases, votre point de vue, et la façon dont vous mettez les mots et les phrases ensemble. Voici quelques conseils pour écrire sur un ton positif :
- Évitez d’utiliser des mots déclencheurs négatifs tels que :
| argumenter
mauvais mais insouciant plaindre dangereux dette défaut |
Délai
difficile doute effort erreur échec défaut malgré |
responsabilité
erreur . marqué doit non jamais évident problème |
rejeter
malencontreusement doit . arrêter terrible malheureusement gâcher faux |
- Utilisez plutôt ces mots positifs :
| bénéfice
bonus bright clear |
easy
effective energy ensure |
rapide
focalisée maintenant s’il vous plaît |
puissante
simple forte |
- Utiliser la forme positive de la phrase. Au lieu de « N’oubliez pas de réserver une salle de réunion », délivrez le message de manière positive : « N’oublie pas de réserver une salle de réunion. »
- Plutôt que de vous concentrer sur le problème, concentrez-vous sur la solution ou l’action. Par exemple, changez « Je suis désolé que nous ne puissions pas discuter d’un plafond sur les prix de vente parce que le décideur clé n’est pas disponible avant lundi » en « Nous pouvons discuter d’un plafond sur les prix de vente lundi, lorsque le décideur clé sera disponible. »
- Évitez les longues explications, et concentrez-vous sur la solution. Au lieu de « Je serai en déplacement du 13 au 18 février et ne pourrai vous rencontrer qu’après », dites simplement « Je pourrai vous rencontrer après le 18 février. »
- Utilisez des antonymes pour supprimer le mot « pas ». Par exemple:
| Au lieu de
Il n’a pas accepté d’aide. Le bureau ne sera pas ouvert. Ils n’étaient pas présents. |
Utilisez
Il a refusé de l’aide. Le bureau sera fermé. Ils étaient absents. |
Le ton est présent dans toute communication écrite, que ce soit un choix ou un accident. En choisissant un ton positif, vous établirez et maintiendrez des relations positives, vous projetterez une image professionnelle et vous atteindrez plus facilement vos objectifs.
Le 9 janvier 2017 / Career Coaching, Email Writing, Meeting Skills, Presentation Skills, Writing Skills
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