Den mest grundläggande skillnaden mellan privata och offentliga enheter är ägandet. Den offentliga sektorn kontrolleras av regeringen – både statlig och federal – medan den privata sektorn leds av individer som leder och förvaltar företag. Den privata sektorn omfattar alla vinstdrivande företag som inte ägs eller drivs av staten. På grund av denna distinktion av ägande kommer det många olika metoder och policyer när det gäller upphandlingsprocessen.
Transparens
Organisationer inom den offentliga sektorn drivs av en högre statlig enhet. Allt som de gör måste vara lätt synligt för allmänheten. Det måste finnas en tydlig verifieringskedja där all information är tydlig och tillgänglig.
Information som kontraktsmöjlighet, kontraktstilldelning, prissättning och tidsplanering ingår alla i rapporter som görs med jämna mellanrum. Det måste finnas en lika möjlighet som tillhandahålls av regeringen för varje enhet som vill göra affärer med dem och som uppfyller kraven. Anbudsöppningar är därför offentliga evenemang.
Öppenheten inom den privata sektorn är inte lika tydlig. Även om privata enheter har krav på fullständig insyn som ställs på dem, behöver privata enheter inte ge lika möjligheter och kommer ofta att undanhålla information som inte är nödvändig för de anbudsgivande leverantörerna. De når inte ut till alla företag och behöver inte offentliggöra sina kontraktstilldelningar på samma sätt som offentliga enheter gör.
Politisk upphandlingspraxis
Då offentliga enheter ägs av staten kommer deras huvudsakliga finansiering från skatteintäkter, böter, tullar osv. Finansieringen genereras av allmänheten, och deras huvudintresse är att fördela pengarna på rätt sätt till allmänna intressen.
Detta innebär att offentliga organisationer inte har lika mycket kontroll över upphandlingsprocessen. De måste vänta tills finansieringsinstitutionen samlar in de nödvändiga intäkterna och sedan betalar ut dem på rätt sätt innan de ägnar sig åt upphandlingsverksamhet. Om utbetalningen dröjer kan organisationen behöva skjuta upp betalningen eller ytterligare upphandlingsförfaranden.
Andra vanliga fördröjningar i processen är bland annat användning av bakgrundskontroller av potentiella leverantörer, strängare metoder för kontraktsförhandlingar och olika andra utredningar och undersökningar, som lägger till minst 30 dagar till upphandlingsförfarandet.
Ovanpå allt detta kan offentliga organisationer tillhöra flera jurisdiktioner, och deras upphandlingsmetoder måste godkännas av flera statliga enheter (t.ex. stad och delstat, delstat och federal osv.).
Det finns dock några metoder för att spara tid i den offentliga sfären. Offentliga enheter får använda ”föredragna leverantörer”, eller leverantörer som har ett särskilt rykte hos regeringen. Dessa leverantörer kan kosta mer pengar på ytan, men de sparar tid i utredningsdelen av upphandlingsprocessen. Att spara tid och pengar på bakgrundskontroller och andra steg kan uppväga den extra kostnaden för leverantören.
Bakgrundskontrakt är också ett vanligt sätt att spara tid och pengar. Ett backdropkontrakt är ett förhandlat kontrakt eller ett kontrakt som håller på att förnyas. Detta sker ofta i samma sammanhang som en föredragen leverantör skulle utnyttjas.
Privata upphandlingsmetoder
Privata organisationer hämtar sina intäkter från försäljning, investeringar och andra affärsrelaterade områden. Deras pengar är mer centraliserade, vilket påskyndar upphandlingsprocessen. Privatägda företag kan söka upp olika leverantörer för att hitta det bästa avtalet eftersom de har mer tid och resurser att göra det. Deras fokus ligger mer på att spara mest pengar och få saker och ting gjorda snabbt.
Privata organisationer kommer fortfarande ofta att använda sig av föredragna leverantörer, av liknande skäl som de som används av de offentliga organisationerna. Även om privata organisationer inte tar nästan lika mycket tid på forskning, gör de ett grundligt arbete för att förstå sina leverantörer innan de undertecknar ett kontrakt (genom att till exempel utföra enkla referens- och kreditkontroller, besök på plats och granskning av prover). Att använda föredragna leverantörer och helt enkelt förnya kontrakt är ett enkelt sätt att minska den tid som läggs ner på upphandlingsprocessen.
Andra metoder inom den privata sektorn är bland annat hantering av försörjningskedjan, hantering av leverantörsrelationer, lagerhantering, segmentering av leverantörer och annat. Dessa metoder hjälper den privata sektorn att bli mer självmotiverad, men den är också en mer instabil plats. På grund av den privata upphandlingsförfarandets karaktär av ”hög risk, hög avkastning” är det mer riskanalys som bör göras. Offentliga enheter kan vara mer säkra och stabila ekonomiskt sett, men privata organisationer genererar ofta mer tillväxt än vad offentliga organisationer gör.
För både privata och offentliga organisationer är det avgörande för framgång att hantera upphandlingsprocessen på ett bra sätt. Automatisering och effektivisering kan bidra till att optimera processen även med många steg på vägen. En plattform för hantering av kontraktslivscykel hjälper upphandlingar att hantera processen helhetsmässigt från början till slut för att säkerställa snabbare handläggningstider för både den privata och offentliga sektorn.
Demoförfrågan