HOP 3.1.2 Kontroller av brottslig bakgrund

Sec. 1 Syfte och policyuttalande

University of Texas System Administration har åtagit sig att främja personalens och U. T. Systemets säkerhet och trygghet i enlighet med lagens krav. I detta syfte är det U. T. System Administration policy att kräva att en kontroll av brottslig bakgrund utförs vid anställning, för volontärer och praktikanter samt för anställda hos entreprenörer som har i uppdrag att utföra arbete i lokalerna i U. T. System Administration-komplexet i Austin.

Sek. 2 Kontroll av brottslig bakgrund som krävs

U. T. System Administration kräver att en kontroll av brottslig bakgrund görs för följande kategorier:

2.1 Sökande till anställning. En bakgrundskontroll måste utföras på alla sökande, interna eller externa, som är under slutlig prövning, efter normala gransknings- och urvalsprocesser, för en anställning hos U. T. System Administration. U.T. System Administration kan förlita sig på en kontroll av brottslig bakgrund som utförts vid U.T. System Administration inom de senaste tolv (12) månaderna, om det inte finns ett avbrott i tjänstgöringen på mer än sex (6) månader och den kontroll av brottslig bakgrund som åberopas är lämplig för den sökta befattningen.

Varje eller alla följande källor för bakgrundskontroll får användas, i förekommande fall, för sökande till en anställning:

a) Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) En privat leverantör som erbjuder nationella tjänster för kontroll av brottslig bakgrund.

c) Andra statliga, nationella och internationella webbplatser.

Kontrollen av brottslig bakgrund måste inkludera en kontroll av registrering av sexualförbrytare.

2.2 Nuvarande anställda. En bakgrundskontroll måste utföras på:

a) en nuvarande anställd som har ansökt om och är finalist för en ny tjänst (en ny bakgrundskontroll krävs inte för en befordran som en del av den normala karriärutvecklingen under samma verkställande direktörs ansvar;

b) alla nuvarande anställda, volontärer och praktikanter om U. T. System Administration inte tidigare har inhämtat en kontroll av brottslig bakgrund, och

c) en nuvarande anställd när kanslern, eller den som han/hon utsett, anser att det är nödvändigt för att främja U. T. System Administrations mål. T. System Administration.

Kontrollen av brottslig bakgrund måste omfatta en kontroll av registrering av sexualförbrytare.

Varje eller alla följande källor för bakgrundskontroll kan användas, i förekommande fall, för nuvarande anställda:

a) TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Andra offentliga statliga, nationella och internationella webbplatser.

c) En privat leverantör, under förutsättning att Fair Credit Reporting Act följs.

2.3 Lagstadgade krav på kontroll av brottslig bakgrund. Om delstatlig eller federal lag kräver att en tjänst ska genomgå en kontroll av brottslig bakgrund med hjälp av en specifik källa för information om brottslig bakgrund och/eller vissa förfaranden, kommer U. T. System Administration att följa sådana lagar.

2.4 Entreprenörer och deras anställda. U. T. System Administration kräver att en kontroll av brottslig bakgrund utförs på personer eller anställda i företag eller enheter som kontrakterats av U. T. System Administration, när dessa personer eller anställda kommer att utföra arbetsuppgifter eller tjänster i lokaler i University of Texas System Administration Complex i Austin. Dessutom kommer en bestämmelse om krav på kontroll av brottslig bakgrund att ingå i kontrakt med U. T. System Administration om inte U. T. System Administration-tjänstemannen på det kontor som begär kontraktet, i samråd med Office of General Counsel, fastställer att det inte krävs efter att ha tagit hänsyn till arten av de tjänster som ska tillhandahållas av entreprenören (dvs. tillgång till universitetets informationsresurser, tillgång till konfidentiell information, tillgång till pengar, tillgång till utsatta befolkningsgrupper).

U. T. System Administration kräver i allmänhet att entreprenören utför kontrollen av brottslig bakgrund.

Sec. 3. Arbetsbeskrivningar, annonser och anslag

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) kommer att se till att alla platsannonser och utannonseringar för U. T. System Administration innehåller en förklaring om att tjänsten är säkerhetskänslig och att arbetsgivaren har rätt att inhämta en kontroll av brottslig bakgrund, inklusive uppgifter om brottslig bakgrund.

Sec. 4. Genomförande av en kontroll av brottslig bakgrund för sökande

4.1 En kontroll av brottslig bakgrund kommer inte att genomföras förrän OES har mottagit och vidarebefordrat ett ifyllt och undertecknat formulär för kontroll av brottslig bakgrund (se Formulär) till Office of the Director of Police (ODOP). Den anställande tjänstemannen ansvarar för att beordra personen att fylla i, underteckna och lämna in blanketten till OES. En sökande som underlåter att fylla i, underteckna och lämna in formuläret kommer att uteslutas från vidare övervägande av tjänsten. Om den sökande är en nuvarande anställd är en sådan vägran dessutom en grund för disciplinära åtgärder.

4.2 OES skickar det ifyllda formuläret för kontroll av brottslig bakgrund och, i förekommande fall, en kopia av finalistens anställningsansökan till ODOP.

4.3 Kontrollen av den brottsliga bakgrunden bör omfatta de stater där den sökande har varit bosatt och/eller anställd under en period av minst sju år omedelbart före det datum då individen undertecknade formuläret för kontroll av brottslig bakgrund.

4.4 ODOP ska omgående inhämta och granska informationen om brottslig bakgrund och meddela den anställande tjänstemannen och lämplig OES-representant resultatet av utredningen.

4.5 ODOP ska genomföra kontrollen av den brottsliga bakgrunden innan den anställande tjänstemannen fattar anställningsbeslutet. Om omständigheterna emellertid kräver att ett anställningserbjudande lämnas innan kontrollen av den brottsliga bakgrunden har slutförts, måste erbjudandet vara skriftligt och innehålla en förklaring om att erbjudandet är beroende av att en tillfredsställande kontroll av den brottsliga bakgrunden har slutförts

Sec.5. Genomförande av en kriminell bakgrundskontroll av nuvarande anställda

5.1 U. T. System Administration kommer att använda TxDPS Crime Records Service – Public Site och/eller andra offentligt tillgängliga lokala, delstatliga eller federala kriminalregisterkällor för att utföra dessa kontroller för att få information om brottsdomar och annan offentligt tillgänglig information. TxDPS säkra webbplats kommer inte att användas för dessa kontroller.

5.2. OES kommer att fastställa ett förfarande för att identifiera de nuvarande anställda vid U. T. System Administration för vilka en kontroll av brottslig bakgrund inte tidigare har erhållits och tillhandahålla sådan information till ODOP.

5.3 U. T. System Administration kan genomföra en sökning på en offentlig webbplats utan en anställds samtycke. Ingen blankett behöver fyllas i av en anställd innan en sökning i offentliga register utförs, inklusive en offentlig sökning på TxDPS offentliga webbplats. OES kan dock kräva att en anställd fyller i, undertecknar och överlämnar en blankett för kontroll av brottslig bakgrund till OES. En anställds vägran att följa detta är en grund för disciplinära åtgärder.

5.4 ODOP ska omgående inhämta och granska informationen om brottslig bakgrund och meddela avdelningschefen och lämplig OES-representant om ett eventuellt brottsregister.

Sec. 6 Ingen automatisk diskvalificering på grund av brottslig bakgrund

6.1 Med undantag för vad som anges i 6.2 kommer en person med brottslig bakgrund inte automatiskt att diskvalificeras från anställning, befordran eller utnämning. Om utredningen avslöjar uppgifter ur kriminalregistret kommer den anställande tjänstemannen, i samråd med OES och ODOP, att avgöra från fall till fall om personen är kvalificerad på grundval av faktorer som t.ex:

a) befattningens specifika arbetsuppgifter;

b) antalet brott;

c) arten av varje brott;

d) den tid som förflutit mellan brottet och anställningsbeslutet;

e) anställningshistorik;

f) rehabiliteringsansträngningar; och

g) riktigheten i den information som individen lämnade i anställningsansökan.

6.2 U. T. Systemet kommer inte att anställa, fortsätta att anställa, utnämna eller tilldela en person om information erhålls om att personen har dömts eller fått en uppskjuten dom för ett brott som skulle kräva:

a) individen måste registrera sig som sexualförbrytare enligt kapitel 62 i brottsbalken, vilket inkluderar, men inte är begränsat till, sådana brott som fortlöpande sexuella övergrepp mot ett litet barn, sexuellt övergrepp och grovt sexuellt övergrepp; eller

b) ett brott enligt lagstiftningen i en annan delstat eller federal lag som är likvärdigt med ett brott som kräver sådan registrering, såvida inte den anställande/utnämnande tjänstemannen i förekommande fall anger en tvingande motivering, direktören för OES och polisdirektören samtycker, kanslern samtycker och personen inte har högre än en nivå ett (låg) risk enligt det verktyg för riskbedömning som används i enlighet med kapitel 62 i brottsbalken. Om ingen sådan risknivå har tilldelats kan risknivån inte överstiga en låg risk enligt polisdirektörens bedömning.

§ 7 Förfalskning eller utelämnande av uppgifter ur kriminalregistret

Förfalskning av en ansökan eller utelämnande av uppgifter ur kriminalregistret som ska rapporteras är en grund för att avvisa en sökande eller vidta disciplinära åtgärder mot eller säga upp en anställd.

§8 Krav på meddelande

8.1 Om U. T. System Administration mottar en rapport som visar att en sökande eller en nuvarande anställd har ett brottsregister, kommer personen att underrättas, få en kopia av rapporten, utom i de fall som anges i lag eller i DPS policy eller förfarande, informeras om rätten att ifrågasätta rapportens riktighet och fullständighet hos det organ som tillhandahöll rapporten, och informeras om att han/hon har möjlighet att lämna in ytterligare information om brottsregistret och om varför det inte bör påverka ett anställningsbeslut.

8.2 Om U. T. System Administration har använt en tredjepartsleverantörs kreditupplysningsbyrå för att utföra kontroller av brottsregister, betraktas den resulterande rapporten som en ”konsumentrapport” enligt Fair Credit Reporting Act (FCRA). Om en sådan rapport används för att neka en anställning, neka en befordran, omplacera eller säga upp en anställd, kommer individen att få en särskild information före negativa åtgärder som innehåller en kopia av individens konsumentrapport och en kopia av ”A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (en sammanfattning av dina rättigheter enligt Fair Credit Reporting Act), ett dokument som föreskrivs av Federal Trade Commission. Det kreditupplysningsföretag som tillhandahåller individens rapport är skyldigt att ge U.T. System Administration sammanfattningen av konsumenträttigheterna (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

§ 9 Möjlighet att svara

9.1 Inom fem arbetsdagar efter mottagandet av rapporten enligt avsnitt 8.1 får individen lämna ytterligare information till den anställande tjänstemannen/handledaren om brottsregistret och varför det inte bör påverka anställningsbeslutet. Innan den anställande tjänstemannen/chefen fattar ett slutgiltigt anställningsbeslut ska han/hon gå igenom all information som han/hon fått tillsammans med OES och ODOP och samråda om huruvida han/hon ska gå vidare med ett erbjudande eller en negativ anställningsåtgärd. Om antingen OES eller ODOP anser att resultaten av kontrollen av brottslig bakgrund visar att personen kan vara oacceptabel för den tjänst som ska tillsättas eller för fortsatt anställning, får den anställande tjänstemannen inte ge ett erbjudande till eller fortsätta att anställa personen utan skriftligt förhandsgodkännande från den berörda verkställande tjänstemannen eller hans eller hennes utsedda företrädare. Om resultaten visar att personen har ett brott som beskrivs i 6.2 a eller b är personen inte kvalificerad för anställning eller utnämning om inte villkoren i 6.2 är uppfyllda och godkännande från tjänstemännen i 6.2 erhållits.

9.2 Externa sökande till anställning. Beslutet från U. T. System Administration är slutgiltigt och kan inte överklagas.

9.3 Nuvarande anställda. Om personen är en nuvarande anställd som omfattas av en kontroll av brottslig bakgrund finns vanliga klagomålsförfaranden för anställda tillgängliga för att ifrågasätta beslutet. Om brottsregistret leder till uppsägning kommer det tillämpliga förfarandet för disciplinering och avskedande av anställda att användas.

9.4 Information efter beslutet när privata leverantörstjänster används för att genomföra en kontroll av brottslig bakgrund. Om en konsumentrapport har använts för att neka anställning, neka en befordran, omplacera eller säga upp en anställd efter det att institutionen har vidtagit en negativ åtgärd, måste personen underrättas om att åtgärden har vidtagits. Meddelandet måste innehålla:

a) namn, adress och telefonnummer till det kreditupplysningsföretag som tillhandahållit rapporten;

b) ett uttalande om att det kreditupplysningsföretag som tillhandahållit rapporten inte har fattat beslutet om att vidta den negativa åtgärden och inte kan ange specifika skäl för detta; och

c) ett meddelande om individens rätt att bestrida riktigheten eller fullständigheten av den information som företaget tillhandahållit, och om hans eller hennes rätt till ytterligare en gratis konsumentrapport från företaget på begäran inom 60 dagar.

Sec. 10 Självrapportering

10.1 Arbetssökande. Sökande måste skriftligen rapportera alla brottsanklagelser, upplysningar, åtal, åtal utan invändningar, åtal med skuld, uppskjutna domar eller fällande domar (och om de är registrerade som sexförbrytare eller kommer att behöva registrera sig som sexförbrytare), med undantag för trafikförseelser som endast kan bestraffas med böter, som inträffat efter ansökningsdatumet inom fem arbetsdagar.

10.2 Nuvarande anställda. Anställda vid U. T. System Administration är skyldiga att inom fem arbetsdagar skriftligen rapportera till sin avdelningschef om alla brottsanklagelser, upplysningar, åtal, åtal utan invändningar, åtal med skuld, uppskjutna domar eller brottsdomar (och om de är registrerade som sexualförbrytare eller kommer att behöva registrera sig som sexualförbrytare), med undantag för brott för förseelser som endast kan bestraffas med böter. Underlåtenhet att göra detta är en överträdelse av policyn och kan leda till disciplinära åtgärder. (En länk till ett formulär för självdeklaration finns i denna policy.)

10.3 Avdelningschefens skyldighet. Den avdelningschef för U. T. System Administration som tar emot en självdeklaration enligt detta avsnitt måste tillhandahålla informationen till OES och ODOP och samråda om personens lämplighet för tjänsten.

10.4 Förfalskning eller utelämnande av uppgifter ur kriminalregistret. Med förbehåll för tillämpliga standardförfaranden för klagomål och disciplinära åtgärder är förfalskning eller utelämnande av uppgifter eller underlåtenhet att rapportera i enlighet med denna policy eller lag en överträdelse av policyn och kommer att leda till disciplinära åtgärder.

§ 11 Lagring av uppgifter om brottsutredningar

11.1 Konfidentiella uppgifter. Uppgifter som erhållits från en databas för kontroll av brottslig bakgrund kommer att betraktas som konfidentiella i enlighet med lagens krav och kommer inte att ingå i den sökandes akt eller i den anställdes personalakt. Informationen kommer att förvaras i en separat säker fil och kommer inte att kommuniceras till någon obehörig person.

11.2 Information från kriminalregistret. Enligt Texas Government Code Section 411.085 är obehörigt utlämnande av kriminalregisterinformation, information som erhållits från TxDPS säkra webbplats och som består av identifierbara beskrivningar och noteringar av arresteringar, häktningar, åtal, information och andra formella brottsanklagelser och deras avgöranden, en brottslig gärning, och följaktligen ska tjänstemän vid U. T. System Administration som innehar sådan information söka juridisk rådgivning med avseende på begärd utlämning av sådan information.

11.3 Förstörelse av uppgifter från en databas för kontroll av kriminalbakgrund. ODOP ska förstöra alla uppgifter om individen som erhållits från en databas för kontroll av brottslig bakgrund sex månader efter det att de erhållits.

11.4 Självrapporter. Självrapporter om anklagelser eller fällande domar som krävs enligt denna policy ska bevaras tillsammans med den anställdes personalakter i OES i enlighet med U. T. System Administrations schema för bevarande av handlingar.

Sec. 12 Andra bakgrundskontroller

Denna policy och procedur behandlar endast kontroller av brottslig bakgrund och begränsar inte U. T. System Administrations befogenhet att utföra andra bakgrundskontroller som tillåts enligt lag.

Definitioner

Sökande – en person som ansöker om en tjänst hos U. T. System Administration, oavsett om personen är en extern kandidat eller en nuvarande anställd.

Ansvarig – användning av en eller flera databaser som är auktoriserade, tar hänsyn till befattningens art, information som erhållits från USA:s regering i samband med viseringsprocessen samt en databas som innehåller uppgifter om permanenta, tillfälliga och utbildningsmässiga bostäder för alla som har bott utanför delstaten Texas sedan de fyllt 17 år.

Criminal Conviction Record Information – offentlig information som upprätthålls av Department of Public Safety, i enlighet med Texas Government Code Section 411.135.

Criminal History Record Information – information som samlats in om en person av ett kriminalvårdsorgan och som består av identifierbara beskrivningar och anteckningar om gripanden, häktningar, åtal, information och andra formella brottsmisstankar och deras avgöranden, i enlighet med den mer fullständiga beskrivningen i Texas Government Code Section 411.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – en kontroll av kriminalregistret som erhålls från både Texas Department of Public Safety och Federal Bureau of Investigation på grundval av identifieringsinformation om fingeravtryck, eller en kontroll av kriminalregistret som erhålls från en privat leverantör på grundval av nationella kriminalregister.

Ställning – både heltids- och deltidstjänster, oavsett om tjänsten är besatt eller ska besättas av en fast anställd eller en tillfälligt anställd eller om det krävs studentstatus som ett villkor för att inneha tjänsten, men inte en tjänst som besätts av en tillfälligt anställd som tillhandahålls av ett bemanningsföretag; bemanningsföretaget bör förväntas genomföra och hållas ansvarigt för att genomföra brottsutredningen.