27 unika galatidéer för det ultimata insamlingsevenemanget

När du tänker på en gala föreställer du dig förmodligen en formell, kunglig tillställning. Det kan innebära en svart klädkod, middag med catering, liveband och tal eller presentationer om hedersgästen (eller orsaken).

Ibland kan galor dock också beskriva en avslappnad social utflykt eller festival med en stor gästlista.

Hursomhelst kan galor verkligen öka ditt varumärkes rykte, särskilt om det är ett företagsarrangemang som är utformat för att imponera på potentiella investerare, donatorer eller högklassiga kunder.

Här är några tips och tricks som hjälper dig att starta en påkostad gala som visar upp ditt företag eller din organisation i ett positivt ljus.

1. Idéer för insamlingsgalor
2. Hur man planerar en insamlingsgala

Utforska de bästa idéerna för planering av insamlingsgalor

Utforska nu inspirerande tips för planering av galor för att imponera på deltagarna & driva på insamlingen.

Skapa en kommitté bestående av designers, lokalansvariga och cateringföretag som också personligen eller känslomässigt påverkas av evenemangets fokus.

Då de har upplevt dessa frågor på ett personligt plan kommer de att vara mer villiga att satsa allt på evenemanget. Om du inte redan har någon i åtanke, publicera på dina sociala medier eller skicka e-post till din nätverkslista om möjligheten och se vem som reagerar med störst entusiasm. Du kan också ta en titt på tidigare deltagarlistor för evenemang och se om någon av gästerna också är evenemangsproffs.

Livestreama evenemanget online.

Om din gala har en särskild betydelse för en stor grupp potentiella deltagare på distans eller om den innehåller några stora avslöjanden eller tillkännagivanden bör du åtminstone överväga att livestreama den. Om du gör det, se till att bara livestreama intressanta händelser (som presentationer och insamlingsräkningar) och dubbelkolla att talare eller gäster är bekväma med att vara med i kameran.

Inbjud personer som har haft nytta av din organisation att blanda sig med donatorer.

Denna taktik är särskilt effektiv om du planerar att samla in pengar på din gala. Om deras berättelse är särskilt känslomässig eller minnesvärd kan du bjuda in dem att hålla ett kort tal.

Packa en finansiellt inriktad aktivitet med en aktivitet som bara är för skojs skull.

Om du till exempel gör en tyst auktion, se till att inkludera något underhållande som en stand up comedy-föreställning så att givarna inte behöver känna att varje del av evenemanget kostar dem mer och mer pengar.

Att lägga till en stilfull inredning för evenemanget som bidrar till ditt varumärke.

Guld-, silver- och kopparaccenter höjer alla galafärgskalor eller inredningsdetaljer och kan användas för logotypdisplayer, evenemangsspecifikt marknadsföringsmaterial och märkesvaror att ta med sig hem. Se till att även inkludera gott om ljus, färska blommor och exklusivt porslin i färger som matchar ditt företag.

Använd uppgifter om tidigare evenemang för att bestämma temat för din gala.

Var vissa evenemang mer välbesökta än andra? Vad hade de mest populära evenemangen gemensamt? Hitta och utnyttja dessa likheter i din galas utformning. Du kan också hämta feedback från tidigare deltagarundersökningar och tillämpa deras anteckningar direkt på ditt nya evenemang.

Överväg att samarbeta med en företagssponsor.

Detta sparar inte bara pengar, du kan också strategiskt välja vem du vill anpassa ditt eget varumärke till. Och om du aldrig har nått ut till potentiella företagssponsorer tidigare, se till att följa den här utmärkta guiden.

Streamline din incheckningsprocess.

Listor med papper och penna kan göra evenemangspersonalen upprörd eftersom folkmassorna tenderar att anlända i vågor. Använd evenemangsprogram som gör det enkelt för de anställda att uppdatera deltagarinformationen med detaljer som ytterligare partimedlemmar, nya donationer och tagna foton av VIP-gäster för framtida evenemangspromotion.

Gåvor, priser och goodiebags bör alla stödja huvudtemat och innebörden bakom din gala.

Exempel på välgjorda presentpåsar är märkesvaror i kombination med lyxiga filtar, ljus eller böcker (fotoböcker med anknytning till din primära välgörenhet eller evenemangstema är alltid en succé). Om du har budgeten kan du försöka hitta dessa artiklar på högklassiga varuhus som Neiman Marcus eller Saks Fifth. Eller så kan du göra dem (på webbplatser som Shutterfly kan du skapa dina egna fotoalbum med hårda pärmar med hjälp av färdiga mallar).

Välj en okonventionell plats för evenemanget.

Konstgallerier, teatrar och till och med arkader kan vara nästa plats för din gala. Så länge det passar temat, välgörenhetsorganisationen eller varumärket är himlen gränslös.

Förmedla paket med gruppbiljetter.

Här är några tips för att maximera biljettförsäljningen för alla typer av evenemang, även sådana där biljetter köps i bulk.

Låt gästerna donera via sina telefoner.

Spetsiga donationsappar (som de som finns på den här listan) erbjuder anpassat varumärke och digital säkerhet.

Integrera fysiska representationer av din förenings huvudsyfte i evenemangets utformning.

Om din ideella förening eller ditt företag till exempel arbetar med barn kan du skapa en fotobakgrund som helt och hållet består av teckningar och tackkort som gjorts av välgörenhetsmottagare.

Använd evenemangsprogramvara för att samla in, bedöma och analysera evenemangets framgång.

Baser inte bara på ett dollarbelopp. Galor är också användbara för att bygga upp ditt varumärke, sprida medvetenhet och bygga långsiktiga relationer. Alla dessa fördelar kan mätas genom gästundersökningar, inmatning av deltagarregistreringar och analyser av biljettförsäljning.

Ta tid att erkänna hur långt din organisation har kommit.

Denna gala kan vara första gången som vissa av dina deltagare någonsin har interagerat med din organisation, så att påminna dem om varifrån du kom (och följaktligen vart du potentiellt är på väg) hjälper till att bevisa att deras investering av tid och/eller pengar var välplacerad.

Tänk på hur din evenemangsbelysning kommer att sätta tonen för kvällen.

Experta leverantörer av evenemangsbelysning rekommenderar att man dämpar eller eliminerar överliggande belysning. Lägg sedan till några färgstänk eller framhäv intressanta inredningsdetaljer med lysdioder. Lägg till stränglampor, GOBOs eller 3D-mappning om du verkligen vill ha det extravagant.

Använd en mall för tidsplanering av en gala för att förbättra din process.

Denna verktygslåda hjälper dig att komma igång. I allmänhet bör du dock räkna med att börja planera din gala minst 18 månader framåt i tiden.

Överraska gästerna med kändisföreläsare, en häpnadsväckande inredning eller en rörande upplevelse.

Ubuntu Pathways använde sig som bekant av gigantiska porträtt av de barn som de har hjälpt (utklädda till vad de vill bli när de växer upp) vid en av sina galor. Sådana genomtänkta och annorlunda detaljer gör ditt evenemang ännu mer minnesvärt.

Tema din cateringmeny med cocktails för speciella evenemang och specifika publikhänsyn.

Om din gala till exempel firar rättvis behandling av djur bör du förmodligen fokusera på att erbjuda en veganmeny. Du kan också skapa några hantverksdrinkar med unika sugrör eller glasdekorationer. Och om du går den vägen, se till att de har några stolt visade roliga namn.

Välj ett datum för evenemanget strax före en nationell helgdag eller ett kulturellt evenemang.

Några av de bästa galorna äger rum under Halloween eller Super Bowl. Om du väljer detta tillvägagångssätt kan du basera majoriteten av dina designval på den tiden på året.

Använd videomarknadsföring för att engagera potentiella deltagare på sociala medier.

Alla galor bör inkludera följande typer av videor i sitt marknadsföringsinnehåll:

• En kort och fin introduktion till ditt företag som helhet.
• En berättelse som symboliserar innebörden bakom din gala och varför den är så viktig.
• En video om medvetenhet som lyfter fram din huvudsyssla.

Låt gästerna veta att om de inte kan komma kommer du att donera deras biljett till en annan värdig deltagare.

Gästerna kan fortfarande känna sig nöjda med att ha donerat till saken eller ditt företag samtidigt som de ger någon annan (som normalt sett inte skulle ha haft råd) chansen att njuta av evenemanget själva. Tävla ut de extra biljetterna på sociala medier eller presentera dem offentligt till värdiga deltagare och tagga eller ropa ut den person som gjorde allt möjligt.

Sänd handskrivna inbjudningar via snigelpost.

Det är en riktigt omtänksam gest som fångar mottagarens uppmärksamhet bättre än ett e-postmeddelande. Om din gala kommer att ha en mycket stor gästlista kan du alltid lägga ut en del av brevskrivandet på webbplatser som Fiverr eller Upwork.

Skapa en överraskande jakt på en fälla.

Följ i fotspåren av Disneys Hidden Mickey och göm några ”påskägg” i hela evenemangslokalen. Deltagarna kan leta efter dem, dela hashtaggade bilder på sociala medier och samla in tillräckligt många bilder för att delta i en utlottning av ett stort pris i slutet av kvällen. Använd maskotplyschor eller logosymboler för föremålen.

Gör efterrätten till en möjlighet till nätverkande.

Interaktiva dessertupplevelser är ett utmärkt sätt att hjälpa gästerna att mingla och träffas när de väl har satt sig till rätta på galan. Sätt upp självgjorda cupcake-, varm choklad- eller till och med mini-tårtstationer. Eller låt konditorer förbereda efterrätter som är värda att dela med sig av på smala buffébord.

Lägg till ett dörrpris.

Begå gästerna med en speciell gåva så fort de anländer. Fyll den med något som kommer att entusiasmera dem eller göra dem riktigt glada. Det sätter tonen för en rolig kväll och kan uppmuntra dem att vara ännu mer generösa. Om du också planerar att dela ut swag bags senare, se till att dörrpriset passar bra ihop med det som finns i de större gåvorna också.

Förse gästerna så snart evenemanget börjar.

Ingen i evenemangshistorien har någonsin tyckt om att vänta på att maten ska serveras. Glada, välmatade gäster är mer benägna att donera pengar än ”hungriga” gäster. Så låt aptitretarna flöda eller starta buffén direkt för att se till att alla har en chans att knapra när de vill.

Nu får du veta hur du planerar ditt fantastiska galakväll från början till slut i några enkla steg:

Sätt ditt mål för ditt galakväll.

Vad är syftet med ditt evenemang? Försöker du rekrytera nya kunder? Planerar du att avslöja din senaste produkt? Kanske är det ett välgörenhetsevenemang och du försöker samla in pengar till en ädel sak.

Gör det tydligt vad ditt mål är för alla som hjälper dig med planeringen, och utformar en strategi för att nå detta mål. Ditt mål bör vara tydligt och mer specifikt än att bara uppnå ett visst antal biljettförsäljningar.

Målen bör innehålla flera mål, till exempel:

• Insamla X dollar till den valda orsaken
• Förvärva X antal försäljningskontakter inom Y antal veckor efter evenemanget
• Uppnå ett nytt riktmärke för avkastningen på investerat kapital
• Att uppnå ett visst antal andelar i sociala medier (i.t.ex. att få evenemangets hashtag att bli en trend)

Men mål är viktiga, men fokusera inte alla dina ansträngningar på att nå ett godtyckligt antal. Det som är mer värdefullt är att du fortfarande har en inverkan på ditt företag eller din välgörenhetsorganisation genom denna gala. Om du missade dina mål något, dra lärdom av det så att du kan göra det ännu bättre nästa gång.

Val av plats är avgörande för att din gala ska bli en succé.

Om du ska anordna ett formellt evenemang är en gymnastiksal på en högstadieskola troligen inte lämplig som mötesplats. Lyckligtvis finns det ingen brist på högklassiga lokaler, särskilt inte i större städer i USA – oavsett om du vill ha en historisk atmosfär eller en modern stil.

Du måste också välja mellan en plats som är ”tom” eller en plats som redan är byggd för att passa din stil och ditt evenemang. Den förstnämnda är en tom (och ”tema-klar”) anläggning som du fritt kan dekorera för att passa galan.

New Yorks Madison Square Garden, till exempel, är en toppanläggning som kan betraktas som en modern blank canvas-anläggning. The Red Rocks Amphitheatre i Denver är däremot en utomhuslokal som utformats särskilt för musikkonserter eller evenemang med musiktema.

Galor kan också anta en festivalliknande struktur, vilket innebär att en del av evenemanget kan äga rum utomhus. Överväg en plats som är känd för sina utomhusutrymmen om du vill att dina gäster ska kunna njuta av naturen utöver dina inomhusutrymmen. Här är några sätt att komma igång med att hitta en plats online.

Välj kompletterande underhållning för din gala.

En gala är inte komplett utan någon form av underhållning. Om du håller en formell tillställning är en ravedans förmodligen inte lämplig. Mer passande skulle däremot vara något i stil med en stråkorkester.

Du kan para ihop musiker av alla slag med dans för en rolig tillställning – särskilt med teman som lämpar sig väl för ett dansgolvspar (som en maskeradbal!).

DJ:s passar också bra, om det passar bättre för ditt tema eller din publik. Det finns en missuppfattning om att DJ:s endast uppträder vid mer informella evenemang, men så är absolut inte fallet. DJ:s är mångsidiga och kan spela en rad klassiska beats som passar för svartklädda evenemang eller elektrisk/funk/hiphop-musik för en mer groovig publik.

Vänta gästerna med mat och dryck på din gala.

Det säger sig självt att du bör servera minnesvärd mat på din gala. Cheeseburgare och varmkorv räcker inte till för formella galor.

Sök efter cateringföretag som är kända för att servera formella evenemang, till exempel bröllop och företagsevenemang. Du måste också bestämma dig för om du vill ha en middag i bufféstil eller en platta måltid, beroende på om du vill att gästerna ska blanda sig eller lära känna sina bordsgrannar.

Du kan också servera lätta förfriskningar under mottagningen om evenemanget sträcker sig över ett par timmar – och om du vill försäkra dig om att gästerna har tillräckligt med bränsle för att kunna dansa hela natten. Typiska fingermaträtter som grisar i en filt och mini-ostbitar, som alla serveras av en formellt klädd servitör som bär aptitretarna i en silverbricka, är ett roligt par som gästerna kommer att älska sent på kvällen.

När det gäller dryckerna kommer du att lämna ett bestående intryck genom att sätta åt sidan en martini-bar, en gör-dig-själv-margarita-station eller en annan variant av den traditionella barservicen. Eller anlita en mixolog som kan skapa skräddarsydda cocktails på plats.

Planera din PR och maximera marknadsföringen för galan.

Galor måste marknadsföras precis som alla andra evenemang. Även om du måste vara aktiv på sociala medier bör du inte heller helt undvika offline-metoder.

För sociala medier kan du prova följande:

• Använd en hashtag för evenemanget som visar upp din sak och ditt tema
• Skapa en officiell evenemangssida på sociala medier för att få en organisk räckvidd och nya deltagare
• Använd flera sociala nätverk som Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat och så vidare, för att matcha din målgrupp. Prova LinkedIn för företagsevenemang som riktar sig till vissa företag eller relevanta yrken.

Din marknadsföring i sociala medier bör också inkludera hjälp från varumärkesförespråkare, affiliates, sponsorer och influencers som kan utnyttja sina egna följare för att hjälpa dig att packa din lokal med entusiastiska deltagare.

För offline-metoder är en bra strategi att skicka ut traditionella flygblad i form av en inbjudan. Bjud in gästen hjärtligt till din gala i ett tematiskt utskick som känns speciellt och spännande. Och se till att den ger all nödvändig information om hur man registrerar sig online, köper biljetter med mera.

Hitta det perfekta temat för din gala.

Galateman förtjänar ett helt eget avsnitt! Galor blir så mycket mer levande när det finns ett tema som dina gäster kan bli glada över.

Detta ger dig också mer utrymme för lite kreativitet som evenemangsplanerare och hjälper dig att navigera i detaljer som matval, musikval och inredning. Teman kan vara specifika för en säsong, till exempel ett vinterlandskap för ett evenemang i december. Du kan också välja ett tema som kompletterar en viss bransch, till exempel ett resetema för en internationell organisation eller sak.

Temat kommer också att diktera vilken typ av aktiviteter du kan erbjuda gästerna för att hålla dem sysselsatta hela kvällen. För en kasinokväll behöver du bord för kortspel och roulette, och kanske till och med priser för kvällens största vinnare.

Brainstorming av galatidéer handlar om att skapa en bra tid för gästerna och se till att du erbjuder en rolig flykt från vanliga evenemang eller fester. Med ett noggrant planerat evenemang kan du inte bara uppnå dina mål för insamling av medel eller varumärkeskännedom, utan du kommer också att lyfta upp ditt varumärkes image och driva en större följarskara i efterdyningarna.

Galor för insamling av medel är en av de mest lukrativa och effektiva evenemangstyperna, som i genomsnitt inbringar 275 000 dollar i vinst för till och med de minsta versionerna med låg budget. De tips och tricks för planering av galor som finns nedan hjälper dig att maximera din investering och skapa en fantastisk upplevelse för deltagarna som gästerna kommer att prata om resten av året.

Nu är du redo att förverkliga en fantastisk gala!

Här är några sätt att överträffa dina KPI:er för evenemanget och några bästa metoder för evenemangsplanering för att göra din gala till en stor framgång.

Söker du en hjälpande hand med planeringen av din gala? Få det bästa av schemaläggning, incheckning, gästhantering och lokalsökning – allt i en app för evenemangsplanering.

Söker du mer information om galor?