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Taxes et lois sur les salaires de Pennsylvanie

Si vous êtes un employeur en Pennsylvanie, il y a beaucoup de taxes sur les salaires et de lois que vous devez connaître. Les impôts locaux sur le revenu, les charges sociales fédérales et les lois sur les congés de maladie ne sont que quelques-unes des choses dont vous devrez assurer le suivi.

Cela vous semble beaucoup ? L’utilisation d’un système de paie automatisé ou l’embauche d’un comptable de paie expérimenté peut aider à faciliter la courbe d’apprentissage en ce qui concerne les taxes sur les salaires et les lois de la Pennsylvanie.

Les taxes sur les salaires de la Pennsylvanie

La Pennsylvanie a plusieurs couches de taxes sur les salaires de l’État. L’une est payée à la fois par les employés et les employeurs, et le reste est payé par les employés.

Les taxes payées par les employés et les employeurs

L’indemnisation du chômage en Pennsylvanie

En Pennsylvanie, vous et vos employés payez une taxe d’indemnisation du chômage (UC).

La partie employeur de la taxe UC est payée sur les premiers 10 000 $ des gains de chaque employé chaque année. Le taux d’imposition est spécifique à votre entreprise, et vous recevrez unFormulaire UC-657à la fin de chaque année civile qui indique votre taux pour l’année suivante. Les taux de 2019 varient entre 2,3905 % et 11,0333 %.

Les nouveaux employeurs de Pennsylvanie paient le taux UC du nouvel employeur pendant les deux ou trois premières années avant que leur taux puisse être ajusté. Ceux du domaine de la construction paient un taux d’UC de 10,2238 % en 2019, tandis que les nouveaux employeurs hors construction paient un taux de 3,6890 %.

Pour la partie employé de l’impôt UC, vous devez retenir 0,06 % sur les salaires des employés. Contrairement à la partie employeur, il n’y a pas de limite de salaire pour la partie employé. Chaque dollar gagné par l’employé est soumis à l’impôt sur les UC.

Impôts payés par les employés

Impôt sur le revenu de l’État

De même, il n’y a pas de limite de salaire en ce qui concerne l’impôt sur le revenu de l’État. Le montant que vous retenez sur les revenus de vos employés peut toutefois dépendre de leur lieu de résidence.

Pour la plupart des employés qui travaillent en Pennsylvanie, vous devez retenir 3,07 % de leurs revenus pour l’impôt sur le revenu de l’État. Il s’agit du taux de 2019, quel que soit le revenu ou le statut fiscal de l’employé.

En revanche, si un employé réside dans l’Indiana, le Maryland, le New Jersey, l’Ohio, la Virginie ou la Virginie-Occidentale, vous ne retenez pas l’impôt sur le revenu de Pennsylvanie. Au lieu de cela, vous devez retenir l’impôt sur le revenu de l’autre État et payer cet impôt à l’autre État.

Pour vous aider à déterminer quel impôt sur le revenu de l’État vous devez retenir, demandez à tous les nouveaux employés de remplir le certificat de demande de non retenue de l’employé (formulaire REV-419 EX). Les employés actuels doivent également remplir à nouveau ce formulaire lorsqu’ils déménagent.

Gardez une copie pour vos dossiers. Vous pouvez également être tenu de soumettre une copie au Pennsylvania Department of Revenue dans certaines situations (voirResponsabilités de l’employeur).

Les impôts locaux de Pennsylvanie

En plus de l’impôt sur le revenu de l’État, les employés qui vivent ou travaillent en Pennsylvanie peuvent également devoir payer des impôts locaux sur les salaires.

Les impôts locaux de Pennsylvanie peuvent être déroutants, mais faire remplir à vos employés le formulaire de certification de résidence vous aidera. Il vous donnera les informations dont vous avez besoin pour déterminer le montant correct de l’impôt à retenir.

Philadelphia Wage Tax

Par exemple, à partir du 1er juillet 2019, vous devez retenir 3,8712 % des gains pour les employés qui vivent à Philadelphie. Cette Philadelphia Wage Tax est exigée de tous les résidents de Philadelphie, quel que soit leur lieu de travail.

À l’inverse, si vos employés travaillent à Philadelphie mais résident ailleurs, vous devez retenir le taux de non-résident de 3,4481 %.

L’impôt local sur le revenu gagné (EIT)

Les entreprises dont les employés travaillent en Pennsylvanie sont également tenues de retenir le montant de l’impôt local sur le revenu gagné applicable sur les salaires des employés et de remettre l’impôt au collecteur d’impôts local approprié.

Comparez le taux d’EIT de l’adresse résidentielle de votre employé au taux d’EIT de son lieu de travail pour déterminer son taux de retenue d’EIT. Le plus élevé des deux taux est collecté, mais la retenue est toujours versée au collecteur d’impôts du lieu de travail.

Cela vous semble un peu compliqué ? Utilisez cet outil gouvernemental pour trouver le taux d’impôt local sur le revenu gagné approprié pour chacun de vos employés.

Taxe sur les services locaux

Puis il y a laLocal Services Tax (LST).

C’est une taxe forfaitaire, ce qui signifie que tout le monde paie le même montant, quel que soit son revenu. Le montant annuel est généralement calculé au prorata du nombre de périodes de paie dans l’année et payé trimestriellement au percepteur approprié. (L’exception concerne les LST de 10 dollars ou moins. Ces petits montants peuvent être retenus et versés en un seul paiement au début de l’année ou lorsqu’un nouvel employé commence à travailler).

Pour localiser quelles LST s’appliquent à vos employés et où les taxes doivent être remises, vous pouvez entrer leur adresse de travail et de résidence ici.

Taxes de district scolaire

Ok, une autre taxe locale à passer en revue.

Certains districts scolaires de Pennsylvanie ont promulgué une taxe sur le revenu gagné de leurs résidents. Vous pouvez utiliser le samelocal tax rate finderpour trouver quelles taxes de district scolaire s’appliquent à vos employés.

Dans certains cas, une ville et un district scolaire peuvent tous deux imposer un impôt sur le revenu gagné au même employé. Dans ces cas, utilisez le chercheur de taux d’imposition locaux pour déterminer le montant de l’impôt à payer à la ville et le montant à payer au district scolaire.

Taxes salariales fédérales à inclure

Tout comme les taxes salariales de Pennsylvanie, les paiements de taxes salariales fédérales sont répartis entre les employeurs et les employés.

Les employeurs et les employés paient tous les deux : FICA

La taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) comprend à la fois la taxe Medicare et la taxe de sécurité sociale. En 2019, la taxe totale est de 15,3 %.

Voici comment elle se décompose :

• Pour la taxe de sécurité sociale, les employeurs et les employés contribuent chacun 6,2 % des salaires jusqu’à 132 900 $.
• Pour la taxe Medicare, ils contribuent chacun 1,45 % des revenus. Il n’y a pas de plafond salarial sur la taxe Medicare.

Les employeurs paient : FUTA

En 2019, l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) est de 6 % sur les premiers 7 000 $ du salaire de chaque employé chaque année.

Cependant, la plupart des employeurs peuvent bénéficier d’un taux beaucoup plus faible de 0,6 %. Si vous payez vos impôts d’État sur le chômage à temps, vous obtiendrez probablement un crédit d’impôt fédéral de 5,4 %. Cela rend votre taux FUTA effectif de 0,6 % et fait baisser votre paiement maximum par employé.

Les employés paient : l’impôt fédéral sur le revenu et la taxe Medicare supplémentaire

L’impôt fédéral sur le revenu est retenu sur les chèques de paie des employés en fonction de leur sélection de retenue sur leurForm W-4. Veillez à ce que chaque employé remplisse un W-4 lors de son embauche.

Enfin, l’impôt supplémentaire Medicare est imposé aux employés qui gagnent plus d’un certain montant (varie selon le statut de déclaration). Le taux d’imposition de 2019 est de 0,9% et est retenu sur les revenus des employés qui dépassent 200 000 $ par an.

Règles de paie de la Pennsylvanie à connaître

Prestation de talons de paie

Tous les employeurs doivent fournir des talons de paie qui détaillent :

• Le nombre d’heures travaillées par l’employé,
• Le taux de rémunération,
• Le salaire brut gagné,
• Les déductions fiscales éventuelles,
• Les autres déductions autorisées (le cas échéant), et
• Les dates de début et de fin de la période de paie à laquelle correspond le bulletin de paie.

Paie de maladie

A l’échelle de l’État:Il n’y a pas de loi de Pennsylvanie obligeant les employeurs à fournir une paie de maladie, sauf si l’employeur a une politique ou un contrat pour payer ces prestations.

Philadelphie:En vertu de l’ordonnance de la ville de Philadelphie sur la promotion des familles et des lieux de travail sains, les employeurs dont les employés travaillent à Philadelphie doivent fournir une heure de congé de maladie pour chaque 40 heures travaillées.

Si vous avez dix employés ou plus, il doit s’agir d’un congé de maladie payé. Les employeurs ayant moins de dix employés doivent fournir du temps de maladie non payé au même taux.

Rémunération des heures supplémentaires

Vous devez payer les employés non exemptés 1,5 fois leur taux horaire pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine.

Et les heures supplémentaires doivent être payées en salaire – vous ne pouvez pas offrir un congé compensatoire (« comp time ») au lieu de payer les heures supplémentaires.

Règles de paie supplémentaires de la Pennsylvanie à connaître

Veuillez garder à l’esprit les règles importantes suivantes :

• Déclaration des nouvelles embauches :Les employeurs doivent déclarer les nouvelles embauches au système de développement de la main-d’œuvre du Commonwealth de Pennsylvanie dans les 20 jours suivant l’embauche ou le réembauchage.
• Notifier les nouveaux employés:Lorsqu’un nouvel employé est embauché, vous devez l’informer de l’heure et du lieu où il récupère son chèque de paie. Vous devez également lui indiquer son taux de rémunération et le montant des avantages sociaux ou des suppléments de salaire qui seront payés en son nom (par exemple, les cotisations syndicales).
• Payer le temps de garde : Selon la situation, vous pouvez être amené à payer les employés pour le temps de « garde ». Consultez le site Web du département du travail de la Pennsylvanie & Industry swebsite pour plus de détails.
• Payer les entrepreneurs indépendants:Si vous payez un entrepreneur qui ne vit pas en Pennsylvanie au moins 5 000 $ par an, vous devez retenir l’impôt sur le revenu de l’État de 3,07 % sur leurs paiements.
• Envoi des derniers chèques de paie:Lorsqu’un employé démissionne, est licencié ou est mis à pied, vous avez jusqu’à la prochaine date de paie régulière pour lui fournir son dernier chèque de paie.