Distincția cea mai de bază între entitățile private și cele publice este proprietatea. Sectorul public este controlat de guvern – atât la nivel de stat, cât și federal – în timp ce sectorul privat este condus de persoane care conduc și gestionează corporații. Sectorul privat cuprinde toate companiile cu scop lucrativ care nu sunt deținute sau gestionate de către guvern. Din cauza acestei distincții de proprietate, apar multe practici și politici diferite în ceea ce privește procesul de achiziții publice.
Transparență
Organizațiile din sectorul public sunt conduse de o entitate guvernamentală superioară. Tot ceea ce fac acestea trebuie să fie ușor vizibil pentru ochii publicului. Trebuie să existe o pistă de audit distinctă, cu toate informațiile clare și accesibile.
Informațiile, cum ar fi oportunitatea unui contract, atribuirea contractului, prețurile și calendarul, sunt toate incluse în rapoartele întocmite la intervale regulate. Trebuie să existe o șansă egală oferită de guvern fiecărei entități care dorește să facă afaceri cu el și care îndeplinește cerințele. Deschiderile de oferte sunt, prin urmare, evenimente publice.
Transparența sectorului privat nu este la fel de clară. În timp ce entităților private li se impun cerințe complete de vizibilitate, entitățile private nu trebuie să ofere șanse egale și adesea vor ascunde informații care nu sunt necesare furnizorilor care participă la licitație. Acestea nu ajung la fiecare companie și nu trebuie să își publice contractele atribuite în același mod în care o fac entitățile publice.
Practicile de achiziții publice
Pentru că entitățile publice sunt deținute de guvern, principala lor finanțare provine din venituri fiscale, amenzi, tarife etc. Finanțarea este generată de public, iar principala lor preocupare este alocarea corectă a banilor pentru interesele publice.
Aceasta înseamnă că organizațiile publice nu au atât de mult control asupra procesului de achiziții publice. Ele trebuie să aștepte până când instituția finanțatoare colectează veniturile necesare și apoi le distribuie în mod corespunzător înainte de a se angaja în activități de achiziții publice. Dacă plata întârzie, atunci organizația poate fi nevoită să amâne plata sau continuarea practicilor de achiziție.
Alte întârzieri comune în proces includ utilizarea verificărilor de antecedente ale potențialilor furnizori, practici mai stricte de negociere a contractelor și diverse alte investigații și cercetări, care adaugă cel puțin 30 de zile la procesul de achiziție.
Pe lângă toate acestea, organizațiile publice pot aparține mai multor jurisdicții, iar practicile lor de achiziție trebuie să fie aprobate de mai multe entități guvernamentale (de exemplu, oraș și stat, stat și federal etc.).
Există totuși câteva metode pentru a economisi timp în sfera publică. Entităților publice li se permite să folosească „furnizori preferați”, sau furnizori care au o anumită reputație în raport cu guvernul. Acești furnizori pot costa mai mult la suprafață, dar economisesc timp în partea de investigare a procesului de achiziție. Economisirea timpului și a banilor pentru verificarea antecedentelor și a altor etape poate contrabalansa costul suplimentar al furnizorului.
Contractele de tip backdrop sunt, de asemenea, o modalitate obișnuită de a economisi timp și bani. Un contract de backdrop este un contract prenegociat sau unul în curs de reînnoire. Acest lucru se întâmplă adesea în același context în care ar fi utilizat un furnizor preferat.
Practici de achiziție privată
Organizațiile private își obțin veniturile din vânzări, investiții și alte domenii legate de afaceri. Banii lor sunt mai centralizați, ceea ce accelerează procesul de achiziții. Întreprinderile private pot căuta diferiți furnizori pentru a găsi cea mai bună ofertă, deoarece au mai mult timp și resurse pentru a face acest lucru. Ele se concentrează mai mult pe economisirea celor mai mulți bani și pe realizarea rapidă a lucrurilor.
Organizațiile private vor folosi în continuare adesea furnizori privilegiați, din motive similare celor utilizate de organizațiile publice. În timp ce entitățile private nu alocă nici pe departe la fel de mult timp cercetării, acestea fac o treabă temeinică pentru a-și cunoaște furnizorii înainte de a semna un contract (de exemplu, prin efectuarea unor verificări simple ale referințelor și creditului, vizite la fața locului și examinarea mostrelor). Utilizarea furnizorilor preferați și simpla reînnoire a contractelor este o modalitate ușoară de a reduce timpul petrecut în procesul de achiziții publice.
Alte practici din sectorul privat includ gestionarea lanțului de aprovizionare, gestionarea relațiilor cu furnizorii, gestionarea stocurilor, segmentarea furnizorilor și altele. Aceste practici ajută sectorul privat să fie mai auto-motivat, dar este, de asemenea, un loc mai instabil. Din cauza naturii „risc ridicat, randament ridicat” a practicilor de achiziții private, ar trebui să se facă mai multe analize de risc. Entitățile publice pot fi mai sigure și mai stabile din punct de vedere economic, dar organizațiile private generează adesea mai multă creștere decât cele publice.
Atât pentru organizațiile private, cât și pentru cele publice, o bună gestionare a procesului de achiziții este esențială pentru succes. Automatizarea și eficientizarea pot ajuta la optimizarea procesului, chiar și cu mulți pași pe parcurs. O platformă de gestionare a ciclului de viață al contractelor va ajuta achizițiile publice să gestioneze în mod holistic procesul de la un capăt la altul pentru a asigura timpi de execuție mai rapizi atât pentru sectorul public, cât și pentru cel privat.
Solicitare demo