27 de idei unice de gală pentru cel mai bun eveniment de strângere de fonduri

Când vă gândiți la o gală, probabil că vă imaginați un eveniment formal, regal. Acest lucru ar putea însemna un cod vestimentar de cravată neagră, o cină cu catering, o formație live și discursuri sau prezentări despre invitatul (sau cauza) de onoare.

Câteodată, însă, galele pot descrie și o ieșire socială informală sau un festival cu o listă mare de invitați.

În ambele cazuri, evenimentele de gală pot crește cu adevărat reputația mărcii dvs., mai ales dacă este o funcție corporativă concepută pentru a impresiona potențialii investitori, donatori sau clienți de lux.

Iată câteva sfaturi și trucuri pentru a vă ajuta să dați startul unei gale fastuoase care să vă prezinte compania sau organizația într-o lumină pozitivă.

1. Idei de gale de strângere de fonduri
2. Cum să planificați o gală de strângere de fonduri

Explorați cele mai bune idei de planificare a evenimentelor de gală de strângere de fonduri

Acum, explorați sfaturi inspirate de planificare a galei pentru a impresiona participanții & pentru a impulsiona strângerea de fonduri.

Formați un comitet de designeri, manageri de localuri și furnizori de catering care sunt, de asemenea, afectați personal sau emoțional de obiectivul evenimentului dvs.

Pentru că au experimentat aceste probleme la nivel personal, ei vor fi mai dispuși să se implice cu totul în eveniment. Dacă nu aveți deja pe cineva în minte, postați pe rețelele de socializare sau trimiteți un e-mail listei dvs. de rețele despre această oportunitate și vedeți cine răspunde cu cel mai mare entuziasm. Puteți, de asemenea, să aruncați o privire pe listele de participanți la evenimente anterioare și să vedeți dacă unii dintre acești invitați sunt, de asemenea, profesioniști în domeniul evenimentelor.

Livestream evenimentul online.

Dacă gala dvs. are o semnificație specială pentru un grup mare de potențiali participanți de la distanță sau implică orice dezvăluiri/anunțuri importante, atunci ar trebui să luați în considerare cel puțin posibilitatea de a o transmite în direct. Dacă o faceți, asigurați-vă că transmiteți în direct doar acțiunile interesante (cum ar fi prezentările și ghișeele de strângere de fonduri) și verificați de două ori dacă vorbitorii sau invitații se simt confortabil cu prezența în fața camerei.

Invitați persoanele care au beneficiat de organizația dvs. să se amestece și să se amestece cu donatorii.

Această tactică este deosebit de eficientă dacă plănuiți să strângeți fonduri în cadrul galei dumneavoastră. Dacă povestea lor este deosebit de emoționantă sau memorabilă, invitați-i să țină un scurt discurs.

Însoțițiți o activitate axată pe partea financiară cu una care este doar pentru distracție.

De exemplu, dacă faceți o licitație tăcută, asigurați-vă că includeți ceva distractiv, cum ar fi un spectacol de stand up comedy, astfel încât donatorii să nu simtă că fiecare parte a acestui eveniment îi costă din ce în ce mai mulți bani.

Adaugați un decor elegant pentru eveniment care să contribuie la brandul dvs.

Accesele de aur, argint și cupru ridică orice schemă de culori sau element de decor al galei și pot fi folosite pentru afișarea logo-ului, materiale de marketing specifice evenimentului și cadouri de marcă pentru a fi luate acasă. Asigurați-vă că includeți, de asemenea, o mulțime de lumânări, flori proaspete și veselă de lux în culori care se potrivesc cu cele ale companiei dvs.

Utilizați datele evenimentelor anterioare pentru a vă ajuta să determinați tema galei.

Au fost anumite evenimente mai bine frecventate decât altele? Ce au avut în comun cele mai populare evenimente ale dumneavoastră? Găsiți și exploatați aceste asemănări în designul galei dumneavoastră. De asemenea, puteți extrage feedback-ul din sondajele participanților din trecut și puteți aplica notele acestora direct la noul dvs. eveniment.

Considerați asocierea cu un sponsor corporativ.

Nu numai că acest lucru vă va permite să economisiți bani, dar puteți, de asemenea, să alegeți în mod strategic cu cine să vă aliniați propriul brand. Și dacă nu ați mai ajuns niciodată la potențiali sponsori corporativi, asigurați-vă că urmați acest ghid excelent.

Streamlinează-ți procesul de check-in.

Listele de hârtie și creion pot agita personalul evenimentului, deoarece mulțimile au tendința de a sosi în valuri. Utilizați un software pentru evenimente care facilitează angajaților actualizarea informațiilor despre participanți cu detalii precum membri suplimentari ai petrecerii, noi donații și fotografii capturate ale invitaților VIP pentru promovarea viitoare a evenimentului.

Cadourile, premiile și pungile cu bunătăți ar trebui să sprijine tema principală și semnificația din spatele galei dvs.

Exemple de pungi de cadouri bine realizate includ mărfuri de marcă asociate cu pături de lux, lumânări sau cărți (cărțile de fotografie de masă de cafea legate de tema principală de caritate sau de evenimentul dvs. sunt întotdeauna un succes). Dacă dispuneți de buget, încercați să găsiți aceste articole la magazine de lux precum Neiman Marcus sau Saks Fifth. Sau le puteți crea (site-uri precum Shutterfly vă permit să vă creați propriile albume foto cu copertă tare cu ajutorul unor șabloane prefabricate).

Alegeți un loc de desfășurare a evenimentului neconvențional.

Galeriile de artă, teatrele și chiar arcadele pot fi următoarea locație a galei dumneavoastră. Atâta timp cât se potrivește cu tema, caritatea sau brandul, cerul este limita.

Furnizați pachete de bilete pentru grupuri.

Iată câteva sfaturi pentru a maximiza vânzările de bilete pentru orice tip de eveniment, inclusiv pentru cele în care biletele sunt cumpărate în vrac.

Permiteți invitaților să doneze prin intermediul telefoanelor lor.

Aplicațiile de ultimă generație pentru donații (precum cele din această listă) oferă branding personalizat și securitate digitală.

Integrați reprezentări fizice ale cauzei principale a asociației dvs. în designul evenimentului dvs.

De exemplu, dacă organizația dvs. non-profit sau afacerea dvs. lucrează cu copiii, creați un fundal foto alcătuit în întregime din desene și cărți de mulțumire realizate de beneficiarii de caritate.

Utilizați un software pentru evenimente pentru a aduna, evalua și analiza succesul evenimentului dumneavoastră.

Dar nu vă bazați doar pe o sumă de dolari. Galele sunt, de asemenea, utile pentru a vă construi brandul, a răspândi conștientizarea și a construi relații pe termen lung. Toate aceste beneficii pot fi măsurate prin intermediul sondajelor de opinie ale invitaților, a datelor de înregistrare a participanților și a analizei vânzărilor de bilete.

Treceți-vă timp pentru a recunoaște cât de departe a ajuns organizația dvs.

Această gală ar putea fi prima dată când unii dintre participanții dvs. au interacționat vreodată cu organizația dvs., astfel încât reamintirea lor de unde ați venit (și, în consecință, unde vă îndreptați potențial) va contribui la furnizarea de dovezi că investiția lor de timp și/sau bani a fost bine plasată.

Considerați modul în care iluminatul evenimentului dvs. va da tonul serii.

Furnizorii experți în iluminat pentru evenimente recomandă atenuarea sau eliminarea iluminatului de deasupra capului. Apoi adăugați câteva stropi de culoare sau evidențiați piese de decor interesante cu LED-uri. Adăugați niște lumini de șir, GOBO-uri sau cartografiere 3D dacă doriți cu adevărat să fiți fantezist.

Utilizați un șablon cronologic de planificare a galei pentru a vă perfecționa procesul.

Acest set de instrumente vă va ajuta să începeți. În general, totuși, ar trebui să vă așteptați să începeți să vă planificați gala cu cel puțin 18 luni înainte.

Surprindeți invitații cu vorbitori celebri, decoruri uluitoare sau o experiență emoționantă.

Ubuntu Pathways a folosit în mod faimos portrete gigantice ale copiilor pe care i-a ajutat (îmbrăcați în ceea ce vor să fie când vor crește mari) la una dintre galele lor. Atingerile grijulii și ieșite din comun ca acestea fac ca evenimentul dvs. să fie și mai memorabil.

Tematizați-vă meniul de catering cu cocktailuri pentru evenimente speciale și considerații specifice publicului.

De exemplu, dacă gala dvs. sărbătorește tratamentul corect al animalelor, ar trebui probabil să vă concentrați pe oferirea unui meniu vegan. De asemenea, puteți crea unele băuturi artizanale cu paie sau decoruri de sticlă unice. Și dacă mergeți pe această cale, asigurați-vă că au niște nume de jocuri de cuvinte afișate cu mândrie.

Alegeți o dată a evenimentului chiar înainte de o sărbătoare națională sau de un eveniment cultural.

Câteva dintre cele mai bune gale au loc de Halloween sau în timpul Super Bowl. Dacă adoptați această abordare, puteți să vă bazați majoritatea alegerilor de design pe acea perioadă a anului.

Utilizați marketingul video pentru a atrage potențialii participanți pe rețelele sociale.

Care gală ar trebui să includă următoarele tipuri de videoclipuri în conținutul lor de marketing:

• O scurtă și dulce prezentare a companiei dvs. în ansamblu.
• O poveste care simbolizează semnificația din spatele galei dvs. și de ce este atât de importantă.
• Un videoclip de sensibilizare care evidențiază cauza dvs. principală.

Anunțați-i pe invitați că, dacă nu pot ajunge, veți dona biletul lor unui alt participant merituos.

Oaspeții se pot simți în continuare bine că au donat pentru cauza sau afacerea dvs. în timp ce oferă altcuiva (care, în mod normal, nu și-ar putea permite) șansa de a se bucura ei înșiși de eveniment. Organizați o tombolă a biletelor suplimentare pe rețelele de socializare sau prezentați-le public participanților merituoși și etichetați sau strigați persoana care a făcut totul posibil.

Înviați invitații scrise de mână prin poștă.

Este un gest cu adevărat grijuliu care va capta atenția destinatarului mai bine decât un e-mail. Dacă gala dvs. va avea o listă foarte mare de invitați, puteți întotdeauna să externalizați o parte din scrierea scrisorilor folosind site-uri precum Fiverr sau Upwork.

Creați o vânătoare de comori surpriză.

Să călcați pe urmele lui Disney’s Hidden Mickey și ascundeți niște „ouă de Paște” în tot locul de desfășurare a evenimentului dvs. Participanții pot să le vâneze, să împărtășească imagini cu hashtag-uri pe rețelele de socializare și să colecteze suficiente imagini pentru a fi înscriși în tragerea la sorți a unui mare premiu la sfârșitul serii. Folosiți plușuri de mascote de marcă sau simboluri de logo pentru obiecte.

Faceți din desert o oportunitate de networking.

Experiențele interactive de desert sunt o modalitate excelentă de a-i ajuta pe invitați să se amestece și să se întâlnească după ce se simt confortabil și se instalează în cadrul galei. Instalați stații de prăjituri DIY, ciocolată caldă sau chiar mini plăcinte. Sau puneți patiserii să pregătească deserturi demne de împărțit pe mese înguste, în stil bufet.

Adaugați un premiu pentru ușă.

Încântați invitații cu un cadou special în momentul în care sosesc. Umpleți-l cu ceva care îi va entuziasma sau îi va face foarte fericiți. Dă tonul pentru o seară plină de distracție și îi poate încuraja să fie și mai generoși. Dacă plănuiți, de asemenea, să împărțiți mai târziu pungi swag, asigurați-vă că obiectul premiului de la ușă se potrivește bine și cu ceea ce se află în cadourile mai mari.

Hrăniți oaspeții imediat ce începe evenimentul.

Nimeni, în istoria evenimentelor, nu s-a bucurat vreodată să aștepte să îi fie servită mâncarea. Oaspeții fericiți și bine hrăniți sunt mai predispuși să doneze bani decât cei „flămânzi”. Așa că țineți aperitivele să curgă sau începeți bufetul imediat pentru a vă asigura că toată lumea are șansa de a ronțăi oricând dorește.

Acum, iată cum să vă planificați uimitorul eveniment de gală, de la început până la sfârșit, în câțiva pași simpli:

Stabilește-ți obiectivul evenimentului tău de gală.

Care este scopul evenimentului tău? Încercați să recrutați noi clienți? Plănuiți să vă dezvăluiți cel mai nou produs? Poate că acesta este un eveniment caritabil și încercați să strângeți fonduri pentru o cauză nobilă.

Să fie clar care este scopul dvs. pentru oricine vă ajută în procesul de planificare și elaborați o strategie pentru a ajunge la acest scop. Obiectivul dvs. ar trebui să fie clar și să fie mai specific decât atingerea unui anumit număr de vânzări de bilete.

Obiectivele ar trebui să includă mai multe obiective, cum ar fi:

• Încasarea a X$ pentru cauza aleasă
• Accesarea unui număr X de lead-uri de vânzări în decurs de Y săptămâni de la eveniment
• Atingerea unui nou ROI de referință
• Atingerea unui anumit număr de distribuiri în social media (i.de exemplu, să faceți ca hashtagul evenimentului dvs. să fie în trend)

În timp ce obiectivele sunt importante, nu vă concentrați toate eforturile pentru a atinge un număr arbitrar. Ceea ce este mai valoros este că, prin intermediul acestei gale, aveți totuși un impact asupra afacerii sau carității dumneavoastră. Dacă v-ați ratat ușor obiectivele, extrageți orice lecție care trebuie învățată din acest lucru, astfel încât să o faceți și mai bine data viitoare.

Selecția locației este esențială pentru ca gala dvs. să fie un succes.

Dacă organizați un eveniment formal, probabil că o sală de sport de liceu nu va fi potrivită pentru locul de desfășurare. Din fericire, nu ducem lipsă de locații de înaltă clasă, în special în marile metropole americane – indiferent dacă doriți o atmosferă istorică sau un aer modern.

De asemenea, trebuie să vă decideți între o locație „pânză albă” sau o locație deja construită pentru a se potrivi stilului și evenimentului dumneavoastră. Primul o instalație goală (și „pregătită pentru o temă”) pe care o puteți decora liber pentru a se potrivi galei.

New York’s Madison Square Garden, de exemplu, este un loc de top care poate fi considerat o instalație contemporană de pânză albă. În schimb, The Red Rocks Amphitheatre din Denver este o locație în aer liber concepută special pentru concerte de muzică sau evenimente cu tematică muzicală.

Galele pot avea, de asemenea, o structură asemănătoare unui festival, ceea ce înseamnă că o parte din eveniment poate avea loc în aer liber. Luați în considerare un loc de desfășurare cunoscut pentru spațiul său exterior dacă doriți ca invitații dvs. să se poată impregna de natură pe lângă spațiile interioare. Iată câteva modalități de a începe să găsiți un loc de desfășurare online.

Alegeți divertismentul complementar pentru gala dumneavoastră.

O gală nu este completă fără o anumită formă de divertisment. Dacă organizați un eveniment formal, un dans rave probabil că nu va fi o alegere potrivită. Mai potrivit, totuși, ar fi ceva în genul unei orchestre de coarde.

Puteți asocia muzicieni de orice tip cu dansul pentru o afacere distractivă – în special cu teme care se pretează bine la o asociere cu un ring de dans (cum ar fi un bal mascat!).

DJ-urile sunt potrivite, de asemenea, dacă se potrivește mai bine pentru tema sau publicul dumneavoastră. Există o concepție greșită conform căreia DJ-urile cântă doar pentru evenimente mai informale, dar acest lucru nu este absolut deloc așa. DJ-ii sunt versatili și pot reda o gamă de ritmuri clasice potrivite pentru evenimente de cravată neagră sau muzică electrică/funk/hip-hop pentru o mulțime mai groovy.

Mulțumiți invitații cu mâncare și băuturi la evenimentul dumneavoastră de gală.

Este de la sine înțeles că ar trebui să serviți mâncare memorabilă la gala dumneavoastră. Cheeseburgeri și hotdogi nu vor fi suficienți pentru gale formale.

Cercă companii de catering cunoscute pentru servirea evenimentelor formale, cum ar fi nunțile și funcțiile corporative. De asemenea, va trebui să vă decideți între o cină în stil bufet sau o masă pe platou, în funcție de faptul dacă doriți ca oaspeții să se amestece sau să își cunoască vecinii de masă.

De asemenea, puteți servi băuturi răcoritoare ușoare în timpul recepției dacă evenimentul dvs. se întinde pe câteva ore – și dacă doriți să vă asigurați că oaspeții au suficient combustibil pentru a dansa toată noaptea. Mâncărurile tipice cu degetul, cum ar fi porcii într-o pătură și mini mușcăturile de brânză, toate servite de un servitor îmbrăcat formal care transportă aperitivele într-o tavă de argint, sunt o asociere amuzantă pe care oaspeții o vor adora la ceas de seară.

În ceea ce privește băuturile, punerea deoparte a unui bar de martini, a unei stații de preparare a margaritei proprii sau a unei alte variante a serviciului de bar tradițional va lăsa o impresie de durată. Sau, angajați un mixolog care poate crea cocktailuri personalizate la fața locului.

Planificați-vă PR-ul și maximizați-vă marketingul pentru gală.

Galele trebuie să fie comercializate la fel ca orice alt eveniment. În timp ce trebuie să fiți activ în social media, nu ar trebui să evitați complet nici metodele offline.

Pentru social media, încercați toate cele de mai jos:

• Utilizarea unui hashtag de eveniment care prezintă cauza și tema dumneavoastră
• Crearea unei pagini oficiale de eveniment pe social media pentru a obține o acoperire organică și noi participanți
• Utilizarea mai multor rețele sociale, cum ar fi Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat și așa mai departe, pentru a se potrivi cu participanții țintă. Încercați LinkedIn pentru evenimente corporative care vizează anumite companii sau profesii relevante.

Marketingul dvs. pe rețelele de socializare ar trebui să includă, de asemenea, asistență din partea susținătorilor mărcii, afiliați, sponsori și influenceri care pot valorifica proprii adepți pentru a vă ajuta să vă umpleți locul cu participanți entuziaști.

Pentru metodele offline, o strategie bună este să trimiteți pliante tradiționale sub formă de invitație. Invitați cordial oaspetele la gala dvs. într-un pliant tematic care se simte special și incitant. Și asigurați-vă că oferă toate detaliile necesare cu privire la înregistrarea online, cumpărarea biletelor și multe altele.

Găsește tema perfectă pentru gala ta.

Temele de gală merită o secțiune numai a lor! Galele sunt mult mai vibrante atunci când există o temă de care invitații dvs. se pot entuziasma.

Aceasta vă oferă, de asemenea, mai mult spațiu pentru puțină creativitate în calitate de planificator de evenimente și vă ajută să navigați prin detalii precum selecția alimentelor, alegerea muzicii și decorul. Temele pot fi specifice unui anotimp, cum ar fi o țară a minunilor de iarnă pentru un eveniment din decembrie. De asemenea, puteți opta pentru o temă care să completeze o anumită industrie, cum ar fi o temă de călătorie pentru o organizație sau o cauză internațională.

Tema va dicta, de asemenea, tipul de activități pe care le puteți oferi invitaților pentru a-i ține ocupați toată noaptea. Pentru o seară de cazinou, veți avea nevoie de mese pentru jocuri de cărți și ruletă și poate chiar de premii pentru cei mai mari câștigători ai serii.

Brainstorming-ul ideilor de gală are ca scop crearea unui moment plăcut pentru invitați și asigurarea faptului că oferiți o evadare distractivă de la evenimentele sau petrecerile obișnuite. Cu un eveniment planificat cu atenție, nu numai că vă puteți atinge obiectivele de strângere de fonduri sau de conștientizare a brandului, dar veți ridica imaginea brandului dvs. și veți atrage un număr mai mare de urmăritori în urma acestuia.

Galele de strângere de fonduri sunt unul dintre cele mai profitabile și eficiente tipuri de evenimente, aducând în medie 275.000 de dolari în profituri chiar și pentru cele mai mici versiuni, cu buget redus. Sfaturile și trucurile de planificare a galei de mai jos vă vor ajuta să vă maximizați investiția și să creați o experiență extraordinară pentru participanți, despre care invitații vor vorbi tot restul anului.

Acum sunteți gata să dați viață unei gale uimitoare!

Iată câteva modalități de a vă depăși KPI-urile evenimentului și câteva bune practici de planificare a evenimentului pentru a face din evenimentul dvs. de gală un succes uriaș.

Căutați o mână de ajutor pentru planificarea evenimentului dvs. de gală? Beneficiați de cele mai bune servicii de diagramare, check-in, gestionare a invitaților și căutare de locații – toate într-o singură aplicație de planificare a evenimentelor.

Cercați mai multe informații despre gale?