Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Dans le domaine de l’approvisionnement, il existe des termes qui sont similaires mais suffisamment différents pour causer de la confusion. Une source fréquente de confusion est la différence entre une demande d’achat et un bon de commande. Comprendre la différence entre ces deux documents importants est essentiel au bon déroulement des opérations au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat?

Une demande d’achat est un document officiel utilisé lorsqu’un employé doit acheter ou commander quelque chose au nom de son organisation. Ce document informe les responsables du service ou le personnel chargé des achats de la décision afin que le service des achats puisse lancer le processus d’achat des produits ou services demandés. Le service financier utilisera également la demande d’achat pour coordonner les rapports avec le service comptable.

Comment une demande d’achat est différente d’un bon de commande

Les bons de commande (BC), quant à eux, sont émis une fois qu’une demande d’achat a été approuvée. Le PO sert de document juridiquement contraignant qui est envoyé au fournisseur avec une demande de biens ou de services.

« Lorsqu’un besoin d’achat se présente, la personne ou le service qui en a besoin crée une demande d’achat et l’envoie à l’équipe appropriée pour approbation. Une fois approuvée, cette demande d’achat peut être convertie en commande. »

Pourquoi votre organisation doit utiliser les demandes d’achat dans votre processus d’approvisionnement

Dans toute entreprise, il y a toujours un besoin commercial pour quelque chose, qu’il s’agisse de fournitures de bureau de base ou de consommables, d’équipements, de matières premières ou de services.

Si les responsables de département sont autorisés à passer des commandes directement auprès des fournisseurs, il y a un risque accru de fraude. Pour éviter ce problème, de nombreuses entreprises fonctionnent avec un service d’approvisionnement qui est chargé de trouver et de vérifier les fournisseurs et de superviser l’ensemble du processus de commande, de la demande d’achat à la commande, à la réception des marchandises, puis de tout remettre aux comptes fournisseurs pour le paiement des factures. Le service des achats crée un flux de travail pour assurer la prévention des fraudes, ce qui permet à l’entreprise d’économiser de l’argent à long terme et de continuer à faire en sorte que les achats apportent une valeur ajoutée à l’entreprise.

Le formulaire de demande d’achat est un document interne. Avec ce document, les achats ne commandent pas directement les marchandises aux fournisseurs, mais initient un processus formel. La demande d’achat provient du service où les biens ou les services seront utilisés, puis passe par un processus d’approbation – en fonction du besoin, du budget disponible, etc. C’est ce processus qui permet à l’entreprise d’exercer un contrôle interne sur le processus d’achat. Si le processus d’approbation est suivi correctement et que la demande d’achat est approuvée, le processus se poursuit en convertissant la demande en un bon de commande officiel qui est envoyé au fournisseur. Si elle est refusée pour une raison quelconque, la demande d’achat ne devient pas une commande officielle et aucun argent ne change de mains.

Par exemple, le département informatique peut être intéressé par l’achat de nouveaux équipements de serveur pour améliorer la sécurité et faciliter un peu leur travail. Le chef du département informatique ou le membre désigné du personnel chargé des achats utilisera le formulaire de demande d’achat pour faire une demande officielle pour les serveurs. Celle-ci sera ensuite envoyée au personnel concerné pour approbation. Une fois approuvée, le service des achats passera une commande auprès du fournisseur de serveurs.

Il en va de même lorsque les matériaux de base viennent à manquer. Un responsable de service remplira une demande d’achat pour indiquer quels matériaux sont nécessaires et en quelle quantité. Il peut même suggérer le fournisseur où les matériaux devraient être achetés. La demande sera envoyée au service des achats, qui l’examinera et l’approuvera, la modifiera ou la refusera. Si la demande est modifiée ou refusée, il doit fournir les raisons pour lesquelles cette décision a été prise. Si elle est approuvée, le service reçoit le feu vert pour créer un bon de commande et demander officiellement les articles au fournisseur.

Les demandes d’achat lancent le processus d’achat

Les services d’une organisation auront besoin de choses de temps en temps, et ce document lancera le processus. L’équipe d’achat agira sur la base de ce document pour prendre ses décisions. Si des problèmes surviennent, le document sert de preuve de la communication.

Les traces écrites permettent de garder tout le monde responsable

Sans un système de contrôle et d’équilibre approprié en place, tout membre du personnel a le potentiel de se livrer à la fraude – commander des choses sur le compte de l’entreprise pour un usage personnel. Le processus d’achat formel empêche cela de se produire et garantit à la fois l’exactitude et le besoin. Les responsables de département l’examineront avant de l’envoyer au service des achats pour formaliser la commande auprès du fournisseur.

C’est important à des fins d’audit car vous pouvez voir qui demande quoi, qui approuve quoi et quand, pour vous assurer qu’il n’y a pas de problèmes de surstock ou d’articles inutiles. Les documents peuvent toujours être référencés pour déterminer les faits si un problème survient.

L’entreprise est protégée

En utilisant des demandes d’achat, il y a moins de potentiel de fraude. Il est peu probable qu’il y ait une situation où les membres du personnel travaillent avec les fournisseurs pour voler l’entreprise. Les actifs de l’entreprise sont également protégés car la demande d’achat est la preuve que les actifs ont été commandés. Le document peut faire l’objet d’un suivi pour s’assurer que la livraison a bien été effectuée. L’utilisation d’une demande d’achat facilite la traçabilité des actifs si un problème survient un jour.

En prenant le temps de centraliser votre système d’approvisionnement et en exigeant que tous les employés utilisent des documents de demande officiels pour demander les choses dont ils ont besoin, le flux de travail devient plus efficace et est plus facile à gérer efficacement. Les acheteurs en profitent également car ils peuvent regrouper les achats et obtenir des conditions plus favorables auprès des fournisseurs.

PLANERGY facilite la création d’une demande d’achat et son envoi pour approbation par n’importe quel membre de votre équipe. Une fois approuvée, la demande d’achat se convertit en commande et reçoit un numéro de commande lié à la demande d’achat originale, qui est ensuite facilement transférée à une facture pour le paiement. Tous les documents sont liés afin que vous puissiez voir la progression d’un élément dans le flux de travail, et la piste d’audit montre qui a pris quelles actions et quand.

Bien qu’une demande d’achat puisse sembler être « juste un document », elle a une place importante dans le processus d’approvisionnement d’une organisation. Elle sert d’outil de contrôle, contribue à la prévention des fraudes et garantit que tous les achats sont autorisés.

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