A distinção mais básica entre entidades privadas e públicas é a propriedade. O setor público é controlado pelo governo – tanto estadual quanto federal – enquanto o setor privado é chefiado por indivíduos que lideram e gerenciam corporações. O setor privado engloba todas as empresas com fins lucrativos que não são detidas ou operadas pelo governo. Devido a esta distinção de propriedade, há muitas práticas e políticas diferentes em relação ao processo de compras.
Transparência
As organizações do setor público são dirigidas por uma entidade governamental superior. Tudo o que elas fazem deve ser facilmente visível aos olhos do público. Deve haver uma trilha de auditoria distinta, com todas as informações claras e acessíveis.
Informações como oportunidade de contrato, adjudicação de contrato, preços e prazos estão todas incluídas nos relatórios feitos em intervalos regulares. Deve haver uma oportunidade igual fornecida pelo governo a cada entidade que deseje fazer negócios com elas que satisfaçam os requisitos. As aberturas de concursos são, portanto, eventos públicos.
A transparência do sector privado não é tão clara. Enquanto as entidades privadas têm requisitos completos de visibilidade colocados, as entidades privadas não precisam fornecer oportunidades iguais, e muitas vezes reterão informações que não são necessárias para os fornecedores licitantes. Elas não chegam a todas as empresas e não precisam publicar suas adjudicações de contratos da mesma forma que as entidades públicas.
Prática de Compras Públicas
Porque as entidades públicas são de propriedade do governo, seu principal financiamento vem de receitas fiscais, multas, tarifas, etc. O financiamento é gerado pelo público, e sua principal preocupação é alocar o dinheiro adequadamente aos interesses públicos.
Isso significa que as organizações públicas não têm tanto controle sobre o processo de compras. Elas têm que esperar até que a instituição financiadora recolha as receitas necessárias e depois as desembolse adequadamente antes de se envolverem em actividades de aquisição. Se o desembolso for tardio, então a organização pode precisar atrasar o pagamento ou outras práticas de compras.
Outros atrasos comuns no processo incluem o uso de verificações de antecedentes de potenciais fornecedores, práticas mais rígidas de negociação de contratos, e várias outras investigações e pesquisas, que acrescentam um mínimo de 30 dias ao processo de compras.
Acima de tudo, as organizações públicas podem pertencer a múltiplas jurisdições, e suas práticas de compras devem ser aprovadas por múltiplas entidades governamentais (por exemplo, municipais e estaduais, estaduais e federais, etc.).
Existem, entretanto, alguns métodos para economizar tempo na esfera pública. As entidades públicas estão autorizadas a utilizar “fornecedores preferenciais” ou fornecedores que tenham uma reputação particular junto ao governo. Esses fornecedores podem custar mais dinheiro na superfície, mas poupam tempo na parte de investigação do processo de aquisição. Poupar tempo e dinheiro em verificações de antecedentes e outros passos pode contrabalançar o custo extra do fornecedor.
Contratos de retrocesso também são uma forma comum de poupar tempo e dinheiro. Um contrato de pano de fundo é um contrato pré-negociado ou um contrato em renovação. Isto ocorre frequentemente no mesmo contexto em que um fornecedor preferencial seria utilizado.
Prática de Compras Privadas
As organizações privadas retiram suas receitas das vendas, investimentos e outras áreas relacionadas aos negócios. Seu dinheiro é mais centralizado, o que acelera o processo de compras ao longo do processo. As empresas privadas podem procurar diferentes fornecedores para encontrar o melhor negócio porque têm mais tempo e recursos para o fazer. Seu foco é mais em economizar mais dinheiro e fazer as coisas rapidamente.
As organizações privadas ainda usarão freqüentemente os fornecedores preferidos, por razões similares às utilizadas pelas organizações públicas. Embora as entidades privadas não levem quase tanto tempo em pesquisa, elas fazem um trabalho minucioso de compreensão de seus fornecedores antes de assinar um contrato (realizando simples checagens de referência e de crédito, visitas ao local e revisões de amostra, por exemplo). Usar fornecedores preferenciais e simplesmente renovar contratos é uma maneira fácil de diminuir o tempo gasto no processo de aquisição.
Outras práticas do setor privado incluem gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de relacionamento com fornecedores, gerenciamento de estoque, segmentação de fornecedores, entre outras. Essas práticas ajudam o setor privado a ser mais auto-motivado, mas também é um lugar mais instável. Devido à natureza de “alto risco, alto retorno” das práticas de compras privadas, há mais análise de risco que deve ser feita. As entidades públicas podem ser mais seguras e estáveis economicamente, mas as organizações privadas geralmente geram mais crescimento do que as públicas.
Tanto para as organizações privadas quanto para as públicas, gerenciar bem o processo de compras é fundamental para o sucesso. A automação e a racionalização podem ajudar a otimizar o processo mesmo com muitas etapas ao longo do caminho. Uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato ajudará a gerenciar holisticamente o processo de compras de ponta a ponta para garantir tempos de entrega mais rápidos tanto para o setor privado quanto para o público.
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