HOP 3.1.2 Verificação de antecedentes criminais

Sec. 1 Declaração de propósito e política

A University of Texas System Administration está empenhada em promover a segurança e proteção do pessoal e da propriedade do Sistema U. T. consistente com os requisitos da lei. Para esse fim, é política da U. T. System Administration exigir que seja feita uma verificação de antecedentes criminais para emprego, para voluntários e estagiários, e empregados contratados que são designados para realizar trabalho nas instalações do complexo U. T. System Administration em Austin.

Seg. 2 Verificação de antecedentes criminais exigida

U. T. System Administration requer que uma verificação de antecedentes criminais seja obtida nas seguintes categorias:

2.1 Candidatos a emprego. Uma verificação de antecedentes deve ser realizada em qualquer candidato, interno ou externo, que esteja sob consideração final, após processos normais de triagem e seleção, para qualquer posição de emprego na U. T. System Administration. U. T. System Administration pode confiar numa verificação de antecedentes criminais realizada na U.T. System Administration nos últimos doze (12) meses, se não houver uma interrupção de serviço de mais de seis (6) meses e se a verificação de antecedentes criminais em que se baseia for apropriada para o cargo procurado.

Ainda ou todas as seguintes fontes de verificação de antecedentes podem ser usadas, conforme apropriado, em candidatos a emprego:

a) O Serviço de Registos Criminais do Departamento de Segurança Pública do Texas (TxDPS) – Site Seguro.

b) Um fornecedor privado que oferece serviços de verificação de antecedentes criminais nacionais.

c) Outros sites estaduais, nacionais e internacionais.

A verificação de antecedentes criminais deve incluir uma verificação de registo de infractor sexual.

2.2 Empregados actuais. Uma verificação de antecedentes deve ser realizada em:

a) um empregado atual que se inscreveu e é finalista para um novo cargo (uma nova verificação de antecedentes não é necessária para uma promoção como parte da progressão normal da carreira sob a responsabilidade do mesmo Diretor Executivo;

b) todos os empregados atuais, voluntários e estagiários, se U. T. System Administration não tiver obtido anteriormente uma verificação de antecedentes criminais; e

c) um empregado atual quando o Chanceler, ou o seu designado, determinar que é necessário para promover os objetivos da U. T. System Administration.

A verificação de antecedentes criminais deve incluir uma verificação de registro de criminosos.

Any ou todas as seguintes fontes de verificação de antecedentes criminais podem ser usadas, conforme apropriado, em funcionários atuais:

a) O TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Outros sites públicos estaduais, nacionais e internacionais.

c) Um fornecedor privado, sujeito ao cumprimento do Fair Credit Reporting Act.

2.3 Statutorily Required Criminal Background Check. Onde a lei estadual ou federal exige que uma posição seja sujeita a uma verificação de antecedentes criminais usando uma fonte específica de informações de verificação de antecedentes criminais e/ou certos procedimentos, a U. T. System Administration cumprirá tais leis.

2.4 Empreiteiros e seus funcionários. U. T. System Administration exige que uma verificação de antecedentes criminais seja realizada em indivíduos ou funcionários de empresas ou entidades contratadas pela U. T. System Administration, quando esses indivíduos ou funcionários executarão tarefas ou serviços nas instalações do Complexo de Administração de Sistemas da Universidade do Texas em Austin. Além disso, uma disposição exigindo verificação de antecedentes criminais será incluída nos contratos da U. T. System Administration, a menos que o funcionário da U. T. System Administration sobre o escritório que solicita o contrato, em consulta com o Office of General Counsel, determine que ela não é necessária após levar em conta a natureza dos serviços a serem prestados pelo contratante (ou seja, acesso a recursos de informação universitária; acesso a informações confidenciais; acesso a moeda; acesso a populações vulneráveis).

U. T. A Administração do Sistema geralmente requer que o contratante execute a checagem de antecedentes criminais.

Sec. 3. Descrições de Emprego, Anúncios e Lançamentos

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) irá assegurar que todos os anúncios de emprego e lançamentos para U. T. System Administration incluem uma declaração de que a posição é sensível à segurança e o empregador está autorizado a obter uma verificação de antecedentes criminais, incluindo informações de histórico criminal.

Sec. 4. Realização de uma Verificação de antecedentes criminais para candidatos

4.1 Uma verificação de antecedentes criminais não será realizada até que o OES receba e encaminhe ao Gabinete do Director da Polícia (ODOP) um Formulário de Verificação de antecedentes criminais preenchido e assinado (ver Formulários). O funcionário contratado é responsável por orientar o indivíduo a preencher, assinar e entregar o formulário ao OES. Um candidato que não preencha, assine e envie o formulário será retirado da consideração para o cargo. Além disso, se o candidato for um empregado atual, tal recusa é motivo para ação disciplinar.

4.2 O OES enviará o Formulário de Verificação de Antecedentes Criminais preenchido e, se aplicável, uma cópia do pedido de emprego do finalista para ODOP.

4.3 A verificação de antecedentes criminais deve incluir os estados onde o candidato residiu e/ou foi empregado durante o período de não menos de sete anos imediatamente anterior à data em que o indivíduo assinou o Formulário de Verificação de antecedentes criminais.

4.4 A ODOP obterá e analisará imediatamente a informação de antecedentes criminais e notificará o funcionário que contrata e o representante do OES apropriado dos resultados da investigação.

4.5 A ODOP conduzirá a verificação de antecedentes criminais antes do funcionário que contrata tomar a decisão de emprego. Contudo, se as circunstâncias exigirem que uma oferta de emprego seja feita antes da conclusão da verificação dos antecedentes criminais, a oferta deve ser feita por escrito e conter uma declaração de que a oferta está dependente da conclusão de uma investigação satisfatória dos antecedentes criminais

Sec.5 Realização de uma Verificação de antecedentes criminais em funcionários atuais

5.1 U. T. System Administration utilizará o TxDPS Crime Records Service – Public Site e/ou outras fontes de registros criminais locais, estaduais ou federais disponíveis publicamente para realizar estas verificações para obter informações de registros de condenações criminais e outras informações disponíveis publicamente. O site seguro do TxDPS não será utilizado para estas verificações.

5.2. OES determinará um procedimento para identificar os funcionários da Administração do Sistema U. T. para os quais não foi obtida anteriormente uma verificação de antecedentes criminais e fornecerá essa informação ao ODOP.

5.3 U. T. System Administration pode conduzir uma busca pública no site sem o consentimento de um funcionário. Nenhum formulário é necessário ser preenchido por um empregado antes de realizar uma busca de registros públicos, incluindo uma busca pública no site público do TxDPS. No entanto, o OES pode exigir que um funcionário preencha, assine e entregue um formulário de verificação de antecedentes criminais ao OES. A recusa de um empregado em cumprir é motivo para acção disciplinar.

5.4 O ODOP obterá e analisará imediatamente a informação de antecedentes criminais e notificará o chefe do departamento e o representante apropriado do OES de um registo criminal, se existir.

Sec. 6 Sem Desqualificação Automática para Antecedentes Criminais

6.1 Excepto como previsto em 6.2, um indivíduo com registo criminal não será automaticamente desqualificado do emprego, promoção ou nomeação. No caso da investigação revelar informação de registo criminal, o funcionário que contrata, em consulta com o OES e ODOP, determinará caso a caso se o indivíduo é qualificado com base em factores tais como:

a) funções específicas do cargo;

b) número de delitos;

c) natureza de cada delito;

d) tempo de intervenção entre o delito e a decisão de emprego;

e) histórico de emprego;

f) esforços de reabilitação; e

g) precisão da informação que o indivíduo forneceu na solicitação de emprego.

6.2 U. T. O sistema não irá contratar, continuar a empregar, nomear ou designar um indivíduo se for obtida a informação de que o indivíduo foi condenado ou colocado em julgamento diferido por um delito que exigiria:

a) o indivíduo a registar como agressor sexual ao abrigo do Capítulo 62, Código de Processo Penal, que inclui, mas não está limitado a, delitos como o Abuso Sexual Contínuo de Crianças Pequenas; Agressão Sexual; Agressão Sexual Agravada; ou

b) um delito segundo as leis de outro estado ou lei federal que seja equivalente a um delito que exija tal registo, a menos que o funcionário que contrata/apontos, conforme apropriado, articule uma justificação convincente, o Director do OES e o Director da Polícia concordam, o Chanceler concorda e o indivíduo não tem um risco superior a um nível um (baixo), conforme determinado pela ferramenta de avaliação de risco implementada nos termos do Capítulo 62, Código de Processo Penal. Se esse nível de risco não for atribuído, então o nível de risco não pode exceder um risco baixo, conforme determinado pelo Diretor de Polícia.

Seg.7 Falsificação ou omissão de informações de registro criminal

Falsificação de uma solicitação ou omissão de informações de registro criminal exigida para ser relatada é motivo para rejeitar um solicitante ou disciplina/terminato de um funcionário.

Seg.8 Notificação Requerida

8.1 Se a U. T. System Administration receber um relatório indicando que um candidato ou um empregado atual tem antecedentes criminais, o indivíduo será notificado, fornecido com uma cópia do relatório, exceto como previsto por lei ou política ou procedimento DPS, informado do direito de contestar a exatidão e integridade do relatório com a agência que forneceu o relatório, e informado que ele/ela tem a oportunidade de apresentar informações adicionais relacionadas ao registro criminal e por que não deve afetar uma decisão de emprego.

8.2 Se a U. T. System Administration tiver usado uma agência de relatórios de crédito de fornecedor terceirizado para conduzir verificações de registro criminal, o relatório resultante é considerado um “relatório de consumidor” sob o Fair Credit Reporting Act (FCRA). Se tal relatório for confiável para negar emprego, negar uma promoção, re-designar ou demitir um empregado, o indivíduo receberá uma divulgação de ação pré-adversa específica que inclui uma cópia do relatório do consumidor do indivíduo e uma cópia do “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”, um documento prescrito pela Comissão Federal de Comércio. A agência de informação de crédito que fornece o relatório do indivíduo é obrigada a dar à U. T. System Administration o resumo dos direitos do consumidor (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Oportunidade de resposta

9.1 Dentro de cinco dias úteis após o recebimento do relatório, como previsto na Seção 8.1, o indivíduo pode submeter informações adicionais ao funcionário/supervisor contratado relacionadas ao registro criminal e por que não deve afetar a decisão de emprego. Antes de o funcionário/supervisor contratado tomar uma decisão final de emprego, ele/ela irá rever toda a informação que lhe for fornecida com o OES e ODOP e consultar sobre se deve proceder com uma oferta de emprego ou acção laboral adversa. Se o OES ou ODOP for da opinião que os resultados da verificação de antecedentes criminais indicam que o indivíduo pode ser inaceitável para o cargo a ser preenchido ou para a continuação do emprego, então o funcionário que contrata não pode estender uma oferta ou continuar o emprego do indivíduo sem a aprovação prévia por escrito do funcionário executivo aplicável ou do seu designado. Se os resultados indicarem que o indivíduo tem uma ofensa descrita em 6.2(a) ou (b), o indivíduo não é qualificado para emprego ou nomeação, a menos que as condições em 6.2 sejam cumpridas e a aprovação dos funcionários em 6.2 sejam obtidas.

9.2 Candidatos externos para emprego. A decisão da U. T. System Administration é final e não pode ser apelada.

9.3 Empregados actuais. Se o indivíduo for um empregado atual sujeito a uma verificação de antecedentes criminais, os procedimentos padrão de reclamação do empregado estão disponíveis para contestar a decisão. Se o registro criminal levar à demissão, será usado o procedimento aplicável de disciplina e dispensa do funcionário.

9.4 Divulgação Pós-Decisão Quando Serviços de Fornecedores Privados são Usados para Conduzir a Verificação de Antecedentes Criminais. Se um relatório de consumidor tiver sido confiado para negar emprego, negar uma promoção, re-designar ou demitir um funcionário após a instituição ter tomado uma ação adversa, o indivíduo deve ser notificado de que a ação foi tomada. Deve incluir:

a) o nome, endereço e telefone da agência que forneceu o relatório;

b) uma declaração de que a agência que forneceu o relatório não tomou a decisão de tomar a ação adversa e não pode dar razões específicas para isso; e

c) uma notificação do direito do indivíduo de contestar a precisão ou a integridade de qualquer informação que a agência forneceu, e seu direito a um relatório de consumo adicional gratuito da agência, mediante solicitação no prazo de 60 dias.

Sec. 10 Auto-Relato

10.1 Candidatos a emprego. Os candidatos devem comunicar por escrito qualquer queixa criminal, informação, acusação, nenhuma contestação, confissão de culpa, julgamento adiado, ou condenações (e se estiver registado como agressor sexual ou será exigido o registo como agressor sexual), excluindo infracções de trânsito puníveis apenas com multa, que ocorram após a data de candidatura dentro de cinco dias úteis.

10.2 Empregados actuais. Os funcionários da U. T. System Administration devem comunicar por escrito ao chefe do seu departamento, no prazo de cinco dias úteis, qualquer queixa criminal, informação, acusação, nenhuma contestação, confissão de culpa, julgamento diferido ou condenação criminal (e quer esteja registado como agressor sexual ou será exigido o registo como agressor sexual), excluindo os delitos de contra-ordenação puníveis apenas com multa. Não o fazer é uma violação da política e pode levar a uma acção disciplinar, conforme apropriado. (Um link para o formulário de auto-divulgação é fornecido nesta política.)

10.3 Obrigação do Chefe de Departamento. O chefe do departamento de Administração do Sistema U. T. que receba um auto-relatório, conforme requerido nesta seção, deve fornecer a informação ao OES e ODOP e consultar sobre a adequação do indivíduo ao cargo.

10.4 Falsificação ou Omissão de Informação de Registro Criminal. Sujeito a queixas e procedimentos disciplinares padrão, conforme aplicável, a falsificação ou omissão de registos ou a não comunicação, conforme exigido por esta política ou lei, constitui uma violação da política e conduzirá a uma acção disciplinar.

Sec. 11 Retenção de Registros de Verificação de Histórico Criminal

11.1 Registros Confidenciais. Registros obtidos de uma base de dados de verificação de antecedentes criminais serão considerados confidenciais como exigido por lei e não farão parte do arquivo do candidato ou do arquivo pessoal do empregado. As informações serão mantidas em um arquivo seguro separado e não serão comunicadas a nenhuma pessoa não autorizada.

11.2 Informações do Registro de antecedentes criminais. De acordo com a Seção 411.085 do Código do Governo do Texas, a divulgação não autorizada de informações de registros de antecedentes criminais, informações obtidas do site seguro do TxDPS que consiste em descrições identificáveis e notações de prisões, detenções, acusações, informações e outras acusações criminais formais e suas disposições, é um delito criminal e, consequentemente, os funcionários da Administração do Sistema U.T. em posse de tais informações devem procurar aconselhamento jurídico com relação a qualquer solicitação de divulgação de tais informações.

11.3 Destruição de Registros Obtidos de um Banco de Dados de Verificação de Antecedentes Criminais. O ODOP deve destruir todos os registos obtidos a partir de uma base de dados de verificação de antecedentes criminais sobre o indivíduo seis meses após a sua obtenção.

11.4 Auto-Relatórios. Os auto-relatórios de acusações ou condenações, conforme exigido por esta política, serão mantidos com o ficheiro do pessoal do funcionário no OES de acordo com o calendário de retenção de registos da U. T. System Administration.

Sec. 12 Outras verificações de antecedentes

Esta política e procedimento trata apenas de verificações de antecedentes criminais e não limita a autoridade da Administração do Sistema U. T. para conduzir outras verificações de antecedentes, conforme permitido por lei.

Definições

Candidato – um indivíduo que se candidata a um cargo na U. T. System Administration, seja ele um candidato externo ou um funcionário atual.

Apropriado – usando um banco de dados que é autorizado, leva em consideração a natureza do cargo, informações obtidas do governo dos EUA em conexão com o processo de vistos, bem como um que inclui dados para residências permanentes, temporárias e educacionais para qualquer pessoa que tenha morado fora do Estado do Texas desde os 17 anos de idade.

Informações de registros de condenação criminal – informações públicas mantidas pelo Departamento de Segurança Pública, conforme previsto na Seção 411.135.

Informações de registros de história criminal – informações coletadas sobre uma pessoa por uma agência de justiça criminal que consistem em descrições identificáveis e notações de prisões, detenções, acusações, informações e outras acusações criminais formais e suas disposições, conforme descrito mais detalhadamente na Seção 411 do Código do Governo do Texas.082.

Verificação do Registo Nacional de História Criminal (NCHRC) – uma verificação do registo criminal obtida tanto do Departamento de Segurança Pública do Texas como do Federal Bureau of Investigation com base em informações de identificação de impressões digitais, ou uma verificação do registo criminal obtida de um fornecedor privado com base nos registos criminais nacionais.

Posição – tanto em tempo integral como em tempo parcial, quer a posição seja preenchida ou a ser preenchida por um trabalhador regular ou temporário ou requer o estatuto de estudante como condição para ocupar a posição, mas não incluindo uma posição preenchida por um trabalhador temporário fornecido por uma agência de emprego temporário; espera-se que a agência de emprego conduza e seja responsabilizada por conduzir a verificação dos antecedentes criminais.