Co to jest formularz IRS 940?

Od dnia, w którym zatrudniasz swojego pierwszego pracownika W-2 i prowadzisz listę płac dla swojej firmy, pojawia się wiele nowych obowiązków i zawiłości. Od formularzy płacowych do podatków od zatrudnienia, jest wiele do rozgryzienia – a jeśli spojrzałeś na stronę internetową Internal Revenue Service (IRS) dla jasności, prawdopodobnie nadal czujesz się zdezorientowany i niepewny.

Dlatego jesteśmy tutaj, aby wyjaśnić wszystko, co idzie do prowadzenia listy płac i podatków i formularzy, które przychodzą wraz z nim.

Tutaj wyjaśniamy IRS Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, w tym:

• Czym jest Formularz 940
• Dlaczego IRS wymaga, aby pracodawcy go złożyli
• Jak dowiedzieć się, czy musisz złożyć Formularz 940
• Kiedy i jak wypełnić i złożyć Formularz 940

Co to jest Formularz 940?

Jeśli się spieszysz, oto sedno sprawy:

• Co jest zgłaszane na formularzu 940: Federalny podatek od bezrobocia (FUTA)
• Kiedy jest składany: Corocznie
• Kto musi złożyć: Większość pracodawców w USA

Najprościej mówiąc, Formularz 940 jest dokumentem, który IRS zbiera corocznie od pracodawców. Formularz ten ma na celu pomóc zarówno małym firmom jak i IRS w ustaleniu wysokości należnego federalnego podatku od bezrobocia (FUTA).

Na formularzu pracodawcy zgłaszają płace, które wypłacili pracownikom pełnoetatowym i niepełnoetatowym (W-2) w ciągu całego roku – do $7,000 na pracownika. Następnie, odpowiedni podatek FUTA jest obliczany, aby dowiedzieć się ile firma jest winna IRS.

Jak Formularz 940 różni się od Formularza 941?

Jeśli myślisz, „Jejku, to brzmi bardzo podobnie do Formularza 941,” to masz rację. Te dwa formularze IRS są podobne. Jednakże, Formularz 940 jest składany corocznie i raportuje tylko podatki FUTA pracodawcy. Formularz 941, z drugiej strony, raportuje federalny podatek dochodowy u źródła oraz federalne podatki ubezpieczeniowe (FICA) – i jest on składany co kwartał.

Kluczową różnicą jest to, że Formularz 941 raportuje podatek u źródła oraz podatki dzielone (te, które są dzielone 50/50 pomiędzy pracownika i pracodawcę). Formularz 940 zgłasza podatek FUTA, który jest płacony w całości przez pracodawcę.

Czym różni się Formularz 940 od Formularza 944?

Podobnie, Formularz 944 jest alternatywą dla Formularza 941. Jest on używany zamiast Formularza 941 przez małych pracodawców, których roczne zobowiązania podatkowe z tytułu FICA i potrąceń u źródła wynoszą mniej niż $1,000. Podobnie jak Formularz 940, jest on składany tylko raz w roku, ale raportuje on podatki FICA i potrącenia – nie FUTA.

Dlaczego IRS wymaga od pracodawców składania Formularza 940

Pracodawcy w Stanach Zjednoczonych są zobowiązani do płacenia na federalne zasiłki dla bezrobotnych dla swoich pracowników. Fundusz ten umożliwia pracownikom pobieranie odszkodowania w przypadku zwolnienia lub odejścia z pracy z powodów niezwiązanych z ich wydajnością.

Aby obliczyć ile pracodawca jest winien podatku FUTA, IRS używa formularza 940 i wymaga od większości pracodawców składania go każdego roku. Formularz ten pomaga zarówno IRS jak i poszczególnym pracodawcom zrozumieć i śledzić wysokość podatku FUTA należnego i zapłaconego w ciągu roku.

Cześć – co to w ogóle jest podatek FUTA?

Wróćmy na chwilę. Być może zastanawiasz się, co właściwie oznacza ten „podatek FUTA”. Jeśli chodzi o podatki od wynagrodzeń i zatrudnienia, istnieją trzy główne rodzaje podatków:

• Podatki u źródła: Są to podatki, które twój pracownik płaci od swoich dochodów – ale to ty jesteś odpowiedzialny za potrącanie ich z wypłat pracowników i wpłacanie ich do właściwego urzędu skarbowego.
• Podatki pracodawcy: Jak sama nazwa wskazuje, Ty, pracodawca, jesteś odpowiedzialny za płacenie całości tych podatków.
• Podatki dzielone: Te podatki są dzielone pomiędzy Ciebie i Twoich pracowników. Ponownie, twoim obowiązkiem jest potrącenie części należnej pracownikowi i wpłacenie pełnej kwoty (twojej i jego części) do odpowiedniego urzędu podatkowego.

Federalny podatek od bezrobocia (FUTA) należy do tej środkowej kategorii – podatki pracodawcy – co oznacza, że płacisz pełną kwotę podatku. Podatek FUTA jest obliczany na podstawie procentu (ustalonego przez rząd federalny) od wynagrodzenia, które płacisz każdemu pracownikowi. Przez ostatnie kilka lat, standardowa stawka podatku FUTA wynosiła 6%.

Płacisz jednak podatek FUTA tylko od pierwszych $7,000 wypłaconych każdemu pracownikowi. Po przekroczeniu tego progu, nie ponosisz żadnych dodatkowych zobowiązań z tytułu FUTA. Innymi słowy, maksymalny podatek FUTA, za który możesz być odpowiedzialny to $420 (6% z $7,000) na pracownika.

Czy muszę składać Formularz 940?

Teraz, gdy lepiej rozumiesz czym jest Formularz 940 i dlaczego jest używany, możesz się zastanawiać czy musisz go składać. Ważne jest, aby pamiętać, że nie wszyscy pracodawcy w USA są zobowiązani do wypełnienia Formularza 940… ale większość z nich jest.

Jeśli:

• Wypłaciłeś $1,500 lub więcej wynagrodzenia jakiemukolwiek pracownikowi W-2 (nie zleceniobiorcy) LUB
• Miałeś jednego lub więcej pracowników W-2 (w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin) przez co najmniej 20 tygodni w ciągu ostatniego roku

to musisz zapłacić podatek FUTA i złożyć formularz 940.

Jeśli czujesz się niepewnie co do tego, czy jesteś zobowiązany do zapłaty podatku FUTA lub złożenia formularza 940, najlepiej jest porozmawiać z profesjonalistą podatkowym o swojej małej firmie i jej wymaganiach.

Jak wypełnić Formularz 940

Zakładając, że nie jesteś jednym z niewielu biznesów zwolnionych z wypełniania Formularza 940, porozmawiajmy o tym jak to zrobić. Aby zacząć, będziesz musiał mieć kilka kluczowych informacji w gotowości:

• Aktualna stawka podatku FUTA: W roku 2019 (i kilku ostatnich latach) stawka podatkowa FUTA wynosi 6%.
• Maksymalny próg FUTA: Zapłacisz tylko ten 6% podatek FUTA od pierwszych $7,000 wypłaconych każdemu pracownikowi.
• Liczba pracowników zatrudnionych w ciągu roku
• Całkowita pensja wypłacona każdemu pracownikowi
• Ile zapłaciłeś stanowego podatku od bezrobocia (SUTA) za ten rok

Obliczenie ile podatku FUTA jesteś winien

Gdy to wszystko sprowadza się do Formularza 940 – obliczenia prawidłowej kwoty podatku FUTA, którą musisz zapłacić IRS.

Najbardziej podstawowy wzór wygląda tak:

x x

Więc powiedzmy, że twoja mała firma zatrudniała 20 osób w ciągu roku i każda z nich zarobiła $30,000. Twoje zobowiązanie FUTA będzie wyglądało następująco:

6% x 20 pracowników x $7,000 = $8,400 należne

Przez cały poprzedni rok, byłeś odpowiedzialny za zapłacenie $8,400 podatku FUTA. Stąd wystarczy odjąć wszystkie płatności FUTA dokonane w ciągu roku (większość małych firm jest zobowiązana do dokonywania kwartalnych wpłat) aby znaleźć kwotę, którą wciąż jesteś winien.

Kredyt za zapłacony podatek SUTA

Oprócz podatku FUTA, większość pracodawców jest również odpowiedzialna za płacenie stanowego podatku od bezrobocia (SUTA). Zanim zostaniesz przytłoczony, wiedz o tym: Zazwyczaj możesz ubiegać się o każdy zapłacony podatek SUTA jako odliczenie od swojego rachunku podatkowego FUTA.

Na przykład, stawka podatkowa FUTA wynosi 6%. Jeśli zapłacisz 4% podatku SUTA na rzecz swojego stanu, będziesz musiał zapłacić tylko pozostałe 2% na rzecz rządu federalnego. Większość pracodawców kwalifikuje się do otrzymania ulgi w wysokości do 5.4% podatku SUTA, co oznacza, że twój podatek FUTA może wynosić zaledwie 0.6%.

Podając nasz powyższy przykład, twoje całkowite zarobki podlegające opodatkowaniu FUTA wynosiły:

$7,000 x 20 pracowników = $140,000

Przy stawce 0.6%, skorygowanej o ulgę podatkową SUTA, twoje zobowiązanie podatkowe FUTA wynosi $840 zamiast $8,400. Znacznie lepiej, prawda?

Ubiegasz się o podatek SUTA poprzez linie 1a i 1b na formularzu 940, wpisując skróty wszystkich stanów, do których płaciłeś podatek SUTA.

W linii 8, zauważysz, że Twoje całkowite opodatkowane wynagrodzenie FUTA jest pomnożone przez 0.6% – co daje Ci prawo do 5.4% podatku SUTA.

Kiedy złożyć Formularz 940

Formularz 940IRS jest formularzem rocznym, co oznacza, że musisz go wypełnić i złożyć tylko raz w roku. Dla większości małych firm, formularz za poprzedni rok jest wymagany 31 stycznia każdego roku.

Jednakże: Ważne jest, aby pamiętać, że podatki na Formularzu 940 muszą być płacone kwartalnie, jeśli jesteś winien $500 lub więcej w podatku FUTA za dany kwartał (lub narastająco za rok).

Jeśli Twoje kwartalne zobowiązanie jest mniejsze niż $500, możesz przenieść to saldo na następny kwartał – aż do momentu, gdy całkowite zobowiązanie przekroczy próg $500. Kiedy to nastąpi, będziesz musiał zapłacić pełne saldo w tym kwartale.

Kwartalne terminy płatności przypadają na ostatni dzień miesiąca następującego po każdym kwartale, czyli 31 stycznia, 30 kwietnia, 31 lipca i 31 października.

Jak złożyć Formularz 940 i dokonać płatności podatku FUTA

Jeśli chodzi o złożenie Formularza 940 i dokonanie płatności podatku FUTA, małe firmy mają kilka opcji do wyboru. Możesz:

• E-file and pay online
• Wysłać formularz i płatności pocztą
• Pracować z kontem, które złoży za Ciebie
• Każda kombinacja powyższych

E-file and pay online

Jak wyjaśnia IRS, główne korzyści z e-filing to:

• Szybkość
• Bezpieczeństwo i dokładność
• Potwierdzenie przyjęcia formularza podatkowego w ciągu 24 godzin

Aby złożyć Formularz 940 (lub jakikolwiek inny formularz IRS) online, musisz albo użyć oprogramowania podatkowego, albo współpracować z autoryzowanym profesjonalistą podatkowym e-file. IRS udostępnia listę zatwierdzonych programów oraz bazę autoryzowanych dostawców e-file do wyboru.

Aby zapłacić pełne saldo podatku FUTA lub dokonać kwartalnych wpłat online, skorzystaj z Electronic Federal Tax Payment System (lub EFTPS).

Jeśli pracujesz z oprogramowaniem podatkowym lub profesjonalistą, możesz również wybrać opcję dokonywania płatności poprzez Electronic Funds Withdrawal (lub EFW). Dzięki tej opcji, możesz zarówno złożyć e-file jak i autoryzować płatność w jednym kroku.

Wyślij pocztą swój formularz i płatność

Małe firmy mają również możliwość wysłania pocztą Formularza 940 i swoich płatności z tytułu podatku FUTA. Jednakże, jeśli Twoje saldo FUTA wynosi więcej niż $500 w czwartym kwartale, będziesz musiał zapłacić elektronicznie.

Aby wysłać pocztą formularz i płatność, wydrukuj zarówno Formularz 940 jak i Formularz 940-V, kupon płatniczy. Wyślij je wraz z opłatą na adres podany dla Twojego stanu. Prawidłowy adres korespondencyjny znajdziesz na stronie 4 i 5 Instrukcji do Formularza 940.

Współpraca z księgowym, który złoży formularz za Ciebie

Twoją ostatnią opcją wypełnienia Formularza 940 i dokonania odpowiednich płatności lub wpłat jest współpraca z księgowym lub innym specjalistą podatkowym, który może złożyć zarówno formularz jak i płatność za Ciebie. Zazwyczaj odbywa się to poprzez system Electronic Funds Withdrawal (EFW), o którym wspomnieliśmy powyżej.

Podsumowanie

Aby podsumować, to są podstawy i główne wnioski, które przeciętny właściciel małej firmy i pracodawca musi wiedzieć o formularzu IRS 940:

• Formularz 940 podaje kwotę Federalnego Podatku od Bezrobocia (FUTA), którą pracodawca musi zapłacić
• Pracodawcy, którzy zapłacili $1,500 lub więcej jakiemukolwiek pracownikowi W-2 LUB mieli co najmniej 1 pracownika przez 20 lub więcej tygodni w roku muszą złożyć Formularz 940

.