Orientation des nouveaux employés plus une liste de contrôle pour vous garder sur la bonne voie

L’orientation des nouveaux employés est la première expérience officielle que les nouveaux employés ont avec leur employeur après avoir rejoint l’équipe. Elle doit permettre une bonne introduction à la culture de l’entreprise, aux tâches de l’employé et être l’occasion de remplir tous les documents requis. Nous recommandons d’utiliser une liste de contrôle pour vous assurer de fournir la meilleure expérience possible.

Nous avons fourni une liste de contrôle de l’orientation des nouvelles recrues pour vous aider à vous souvenir des tâches de base comme la paie et les documents de conformité, l’installation du bureau et les badges de sécurité, et la tâche la plus importante – faire en sorte que la nouvelle recrue se sente la bienvenue.

Téléchargez la liste de contrôle de l’accueil des nouveaux embauchés au format PDF ou DOC

Une liste de contrôle de l’accueil des nouveaux embauchés aide votre entreprise à rester en tête des tâches d’accueil des nouveaux employés pour vous assurer que vos nouveaux embauchés prennent un bon départ. Elle inclut les formalités administratives des nouveaux embauchés, comme les formulaires I-9 et W-4 qui doivent être remplis. Il comprend également des tâches comme la mise en place des systèmes informatiques et la préparation de l’espace de travail de l’employé.

Au minimum, vous devriez inclure les éléments suivants dans votre processus d’orientation des nouveaux embauchés :

• Présentations employé-manager
• Séance d’information sur l’entreprise (contexte, mission, valeurs)
• Formation en cours d’emploi
• Temps pour signer les documents du nouvel employé
• Examen des procédures de sécurité
• Formulaire d’avantages sociaux
• Visite de l’espace de travail (le cas échéant)

Notre liste de contrôle de l’orientation des nouveaux employés est téléchargeable et vous pouvez la modifier pour l’adapter aux besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à vous assurer que vous n’oubliez aucun des documents importants requis pour les nouvelles recrues au cours du processus d’orientation. Il comprend toutes les tâches de base de l’orientation des nouveaux employés, telles que les présentations qui doivent être faites, les documents à remplir et les délais.

Vous devrez modifier le modèle pour inclure des éléments pertinents pour votre entreprise, tels que les visites de bureaux, les cartes de stationnement, la commande d’uniformes ou les étapes pour obtenir des photos pour un badge d’employé ou un communiqué de presse. Le téléchargement de notre modèle vous évite d’avoir à créer votre propre liste de contrôle à partir de zéro.

Internat et orientation pendant le processus de nouvelle embauche

Une fois que vous avez terminé le processus d’embauche des employés, alors vous passerez aux étapes suivantes : l’orientation et l’internat. Le processus de nouvelle embauche commence bien avant le premier jour de l’employé. Il commence dès que l’employé a accepté votre offre et se poursuit tout au long de la première année avec l’intégration et la formation. Il faut généralement à un nouvel employé environ huit mois de travail avant qu’il ne soit pleinement productif.

S’assurer d’une solide intégration dans le cadre de votre processus d’orientation des nouveaux employés permet de ne pas perdre de temps et de faire en sorte que l’employé soit susceptible de rester. Voir l’image ci-dessous pour les étapes de base du processus de nouvelle embauche, et remarquez que l’orientation commence le premier jour de l’employé.

Le processus de nouvelle embauche illustré en cinq étapes

Toutes ces étapes sont incluses dans la liste de contrôle de nouvelle embauche ci-dessus. Nous allons détailler certaines des tâches ci-dessous afin que vous ayez une bonne idée de ce qu’il faut faire et quand le faire.

Jour un : accueil et orientation

Le jour un est celui où vous devez faire deux choses importantes avec chaque nouvelle embauche. La première tâche – la paperasse des nouvelles recrues – est la plus urgente mais pas la plus importante. Le plus important est de faire en sorte que la nouvelle recrue se sente la bienvenue. À la fin du premier jour, vous voudrez que votre nouvelle embauche soit convaincue qu’elle a pris une excellente décision en rejoignant votre entreprise.

Votre travail le premier jour est de l’inspirer et de la motiver à revenir le deuxième jour. Vous pouvez le faire en vous assurant que toute la paperasse est faite correctement (le plus urgent) et en vous assurant qu’ils se sentent bienvenus dans votre entreprise (le plus important).

Les activités à envisager de faire pendant la première semaine d’orientation sont :

• Prévoir des rencontres individuelles avec les membres clés du personnel avec lesquels la nouvelle recrue travaillera
• Offrir des antisèches, comme la liste des téléphones de l’entreprise, le plan du bureau, ou les instructions de la messagerie vocale
• Fournir une liste de qui fait quoi dans leur département au cas où ils auraient des questions
• Donner une copie de l’organigramme et expliquer comment l’entreprise est structurée
• Démontrer où se trouvent les affiches du droit du travail et proposer de répondre aux questions
• Fournir une visite du bâtiment afin qu’ils sachent où se trouvent les salles de conférence, les photocopieuses et les sorties de secours
• Décrire la formation qu’ils recevront, et quand / où elle aura lieu
• S’assurer qu’ils savent où trouver les manuels d’utilisation, les documents et le matériel de référence
• Leur faire suivre un pair, afin qu’ils voient à quoi ressemble une journée dans la vie d’un collègue
• S’assurer qu’ils ont tous les outils dont ils ont besoin pour leur travail : un ordinateur, un VPN, des badges, des clés, des URL de sites Web et des identifiants
• Les orienter vers la mission, la vision, les valeurs et le plan stratégique de l’entreprise
• Prévoir du temps avec leur superviseur pour passer en revue leur description de poste et répondre à leurs questions

Assigner différents membres de l’équipe, responsables et pairs pour les aider dans les tâches ci-dessus. Même si vous n’avez pas de programme de mentorat formel, choisissez un pair pour faire le point avec le nouvel embauché chaque jour pendant les premières semaines. Cette personne peut être une ressource vers laquelle le nouvel embauché peut se tourner pour poser des questions – sur des sujets liés ou non au travail, comme comment envoyer un fax et où aller déjeuner.

RH Conseil : Pour aider l’employé à se sentir bien accueilli et s’assurer qu’il n’a pas froid aux yeux, envisagez de demander à un pair de l’inviter à déjeuner chaque jour de la première semaine. Le premier jour, vous pourriez même couvrir le coût du déjeuner en demandant à son superviseur ou à son mentor de l’inviter. Utilisez cette première semaine pour aider votre nouvelle recrue à établir des relations avec ses collègues, afin qu’elle commence à ressentir de la loyauté envers votre entreprise et son équipe.

Préparation des documents de la nouvelle recrue

La préparation des documents de la nouvelle recrue est la partie des RH qui est la plus intimidante pour les nouveaux propriétaires d’entreprise. Avoir une liste de contrôle aide à ne pas oublier quelque chose de crucial. Voici une liste de tous les documents et formulaires que vous pourriez avoir besoin que l’employé remplisse, examine et/ou signe. En utilisant les liens ci-dessous, vous trouverez des articles, des modèles ou des instructions pour chacun de ces documents afin de faciliter la gestion de l’onboarding.

• I-9 : à utiliser pour vérifier l’éligibilité à l’emploi. Demandez à l’employé d’apporter une pièce d’identité lors de son premier jour.
• W-4 : Utilisez pour recueillir les retenues d’impôt des employés. Il peut y avoir une version de l’impôt d’État du W-4 qui doit également être remplie.
• Manuel de l’employé : Demandez à l’employé de lire et de signer le manuel de l’employé.
• Autres politiques de l’entreprise : Politiques propres à votre entreprise qui ne sont pas couvertes par le manuel de l’employé ; par exemple, les politiques en matière de harcèlement sexuel, de congé de maternité et de congés.
• Emploi à volonté : Assurez-vous que l’employé comprend votre politique d’emploi à volonté.
• Formulaire de dépôt direct : Utilisez-le pour recueillir les informations bancaires pour la paie des employés si vous offrez le dépôt direct.
• Fiche de données de l’employé avec les coordonnées d’urgence : En cas d’urgence.
• Lettre d’offre signée : Demandez une copie signée si vous ne l’avez pas encore reçue.

Conseil RH : Envisagez de répartir l’examen de la paperasse tout au long des premiers jours au lieu de remettre au nouvel employé une pile de documents et de partir. Envisagez de passer en revue chaque élément avec le nouvel embauché pour éviter qu’il ne soit submergé. Par exemple, vous pourriez remplir les documents relatifs à la paie et à l’I-9 le premier jour, les documents relatifs aux avantages sociaux le deuxième jour, les politiques le troisième jour, le manuel le quatrième jour, etc.

Si plusieurs nouveaux employés commencent le même jour, vous pouvez prévoir du temps avec eux ensemble pour passer en revue les politiques importantes, comme éviter le harcèlement sexuel ou passer en revue l’ensemble du manuel de l’employé, en leur permettant de poser des questions. Les éléments qui ne sont pas utilisés immédiatement, comme le formulaire de dépenses de l’employé, peuvent attendre et être revus une fois que l’employé programme son premier voyage d’affaires.

Aider votre nouvel employé à se sentir bienvenu

Comme mentionné, c’est la partie la plus précieuse de l’expérience d’orientation du nouvel employé, car elle aide l’employé à se sentir bienvenu. Il peut rencontrer son équipe, apprendre les priorités de son superviseur, comprendre la mission de l’entreprise et sentir qu’il fait partie de l’entreprise.

Un nouvel employé peut également se sentir perdu quant à sa place dans la vision globale de l’entreprise. Pingboard vous permet de créer un organigramme que vous pouvez partager avec tous vos employés pour voir où leur travail s’inscrit dans l’entreprise. Il est gratuit jusqu’à 50 employés, se met à jour automatiquement en s’intégrant à ADP, BambooHR, Google G Suite et d’autres logiciels RH, et transforme votre organigramme en une base de données d’employés consultable accessible via l’appli Pingboard.

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Onboarding-Première semaine de travail

La première semaine de travail est éprouvante pour la plupart des nouvelles recrues. C’est votre travail de les faire se sentir les bienvenus, de les encourager à apprendre vos processus, votre système et votre culture, et de vous assurer qu’ils ont une personne de référence pour les aider à répondre à leurs questions pendant ces premiers jours.

Qui doit faire l’onboarding est une question que de nombreux employeurs se posent. Bien que les RH aient un rôle important, il s’avère que les nouvelles recrues veulent un mélange de personnes impliquées. La direction est la plus importante. Il n’est pas surprenant que les employés veuillent savoir ce que les dirigeants de l’entreprise attendent d’eux dans leur nouvel emploi. Alors les chefs d’entreprise, pensez à prévoir du temps avec vos nouvelles recrues.

33% des nouvelles recrues préfèrent que l’équipe de direction conduise leur orientation. Source : BambooHR

Questions fréquemment posées (FAQ) sur l’orientation des nouveaux employés

Quelle est la différence entre orientation et onboarding ?

L’orientation des employés et l’onboarding sont tous deux très similaires ; cependant, l’orientation a lieu lorsque l’employé commence le travail – pour certaines entreprises, elle dure une journée et pour d’autres, une semaine ou plus. Elle est généralement structurée – elle se déroule parfois sous la forme d’une classe – et consiste à les accueillir et à les présenter à l’entreprise, ainsi qu’à remplir les documents nécessaires,comme pour la paie ou les avantages sociaux.

L’intégration est davantage un processus continu qui consiste à mettre l’employé au courant des processus et à l’aider à s’engager davantage ; elle se poursuit généralement jusqu’à ce que le travailleur soit plus établi au sein de l’entreprise.

Puis-je mener plusieurs orientations d’employés en même temps ?

Vous pouvez mener plusieurs orientations en même temps ; en fait, vous devriez vous efforcer de le faire chaque fois que possible. Cela vous permet de gagner du temps en évitant de mener la même session plusieurs fois et donne également aux nouveaux embauchés l’occasion de se connecter avec des personnes comme eux qui sont nouvelles dans l’entreprise. Tant que vous suivez un format structuré qui fonctionne pour tous les postes (vous pouvez toujours mettre en place des mini-sessions séparées pour une formation spécifique), cela devrait bien fonctionner.

Quels sujets doivent être abordés dans un programme d’orientation des employés ?

Vous devez fournir un accueil chaleureux en plus de passer en revue les informations sur les procédures de l’entreprise (tâches liées à la sécurité et non liées à la sécurité), les avantages et la rémunération, les papiers du nouvel employé, les congés payés, la formation, la disposition du bâtiment, etc. Vous devrez personnaliser le programme pour votre entreprise, mais ce sont des informations générales qui peuvent s’appliquer à n’importe quelle entreprise.

Bottom Line

Les employés sont un atout pour votre entreprise s’ils sont capables d’effectuer le travail pour lequel vous les avez embauchés. Pour cela, assurez-vous que vos nouvelles recrues prennent un bon départ. Notre liste de contrôle pour l’orientation des nouveaux employés fait plus que vous assurer que vous gérez tous les documents relatifs aux nouveaux employés. Si vous l’utilisez, elle contribuera à réduire le taux de rotation, à engager vos nouvelles recrues et à réduire le temps nécessaire pour que vos nouveaux employés soient productifs.