Wat is IRS-formulier 940?

Vanaf de dag dat u uw eerste W-2-werknemer in dienst neemt en de loonlijst voor uw bedrijf gaat bijhouden, komen er een heleboel nieuwe verantwoordelijkheden en complexiteiten bij kijken. Van loonlijstformulieren tot arbeidsbelastingen, er is veel uit te zoeken – en als u op de website van de Internal Revenue Service (IRS) hebt gekeken voor duidelijkheid, bent u waarschijnlijk nog steeds in de war en onzeker

Daarom zijn wij hier om u wegwijs te maken in alles wat komt kijken bij het runnen van een loonlijst en de belastingen en formulieren die daarbij komen kijken.

Hier leggen we uit IRS Form 940, de werkgever jaarlijkse Federal Unemployment (FUTA) belastingaangifte, met inbegrip van:

• Wat formulier 940 is
• Waarom de IRS eist dat werkgevers het indienen
• Hoe u erachter kunt komen of u formulier 940 moet indienen
• Wanneer en hoe u formulier 940 moet invullen en indienen

Wat is formulier 940?

Als u haast heeft, hier is de essentie:

• Wat wordt er gerapporteerd op formulier 940: Federale werkloosheidsbelasting (FUTA)
• Wanneer het wordt ingediend: Jaarlijks
• Wie moet het indienen: De meeste werkgevers in de VS

Simpel gezegd is formulier 940 een document dat de IRS jaarlijks van werkgevers verzamelt. Het formulier is ontworpen om zowel kleine bedrijven als de IRS te helpen op één lijn te komen over de verschuldigde federale werkloosheidsbelasting (FUTA).

Op het formulier geven werkgevers de lonen op die zij in de loop van het jaar aan voltijdse en deeltijdse (W-2) werknemers hebben betaald – tot $ 7.000 per werknemer. Vervolgens wordt de bijbehorende FUTA-belasting berekend om erachter te komen hoeveel het bedrijf aan de IRS verschuldigd is.

Hoe is formulier 940 anders dan formulier 941?

Als je denkt: “Goh, dat klinkt veel als formulier 941,” je hebt gelijk. De twee IRS-formulieren zijn vergelijkbaar. Formulier 940 wordt echter jaarlijks ingediend en het rapporteert alleen de FUTA-belastingen van een werkgever. Formulier 941, aan de andere kant, rapporteert federale inkomstenbelastinginhouding en federale verzekeringsbelastingen (FICA) – en het wordt elk kwartaal ingediend.

Het belangrijkste verschil hier is dat formulier 941 is hoe u inhoudingen en gedeelde belastingen rapporteert (die die 50/50 worden verdeeld tussen de werknemer en de werkgever). Formulier 940 meldt FUTA-belasting, die volledig door de werkgever wordt betaald.

Hoe is formulier 940 anders dan formulier 944?

Ook formulier 944 is een alternatief voor formulier 941. Het wordt gebruikt in plaats van Form 941, door kleine werkgevers waarvan de jaarlijkse FICA en bronbelasting aansprakelijkheid is minder dan $ 1.000. Net als Form 940, wordt het slechts één keer per jaar ingediend, maar het rapporteert FICA en bronbelasting-niet FUTA.

Waarom de IRS vereist dat werkgevers Form 940 indienen

Werkgevers in de Verenigde Staten zijn verplicht om te betalen aan federale werkloosheidsuitkeringen voor hun werknemers. Dit fonds stelt werknemers in staat om een werkloosheidsuitkering te innen als ze worden ontslagen of ontslagen om redenen die geen verband houden met hun prestaties.

Om te berekenen hoeveel FUTA-belasting een werkgever verschuldigd is, gebruikt de IRS formulier 940 en vereist de meerderheid van de werkgevers om het elk jaar in te dienen. Het formulier helpt zowel de IRS als individuele werkgevers om de FUTA-belasting te begrijpen en bij te houden die in de loop van het jaar verschuldigd en betaald is.

Wacht-wat is FUTA-belasting eigenlijk?

Laten we even een stapje terug doen. Je vraagt je misschien af wat deze “FUTA belasting” eigenlijk betekent. Als het gaat om loon- en arbeidsbelastingen, zijn er drie hoofdtypen belastingen:

• Bronbelastingen: Dit zijn belastingen die uw werknemers betalen over hun inkomen, maar u bent verantwoordelijk voor de inhouding ervan op de loonstrookjes van de werknemers en voor de storting ervan aan de juiste belastingdienst.
• Werkgeversbelastingen: Zoals de naam al aangeeft, bent u als werkgever verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen.
• Gedeelde belastingen: Deze belastingen worden verdeeld tussen u en uw werknemers. Ook hier is het uw verantwoordelijkheid om het deel van de werknemer in te houden en het volledige bedrag (uw deel en dat van hen) bij de juiste belastingdienst te storten.

De federale werkloosheidsbelasting (FUTA) valt in die middelste categorie – werkgeversbelastingen – wat betekent dat u het volledige belastingbedrag betaalt. De FUTA-belasting wordt berekend op basis van een percentage (vastgesteld door de federale overheid) van het loon dat u aan elke werknemer betaalt. De afgelopen jaren bedroeg het standaard FUTA-belastingtarief 6%.

U betaalt echter alleen FUTA-belasting over de eerste $ 7.000 die aan elke werknemer wordt betaald. Als hun loon die drempel overschrijdt, bent u geen extra FUTA verschuldigd. Met andere woorden, de maximale FUTA-belasting die u verschuldigd kunt zijn, is $ 420 (6% van $ 7.000) per werknemer.

Moet ik formulier 940 indienen?

Nu u beter weet wat formulier 940 is en waarom het wordt gebruikt, vraagt u zich misschien af of u het moet indienen. Het is belangrijk op te merken dat niet alle werkgevers in de VS verplicht zijn om Formulier 940 in te dienen… maar de meeste wel.

Als u:

• Lonen van $ 1.500 of meer hebt betaald aan een W-2-werknemer (geen aannemer) OF
• Een of meer W-2-werknemers (fulltime of parttime) had gedurende ten minste 20 weken van het afgelopen jaar

Dan bent u verplicht om FUTA-belasting te betalen en formulier 940 in te dienen.

De Amerikaanse Kamer van Koophandel wijst op de weinige uitzonderingen op deze regel, waarbij wordt opgemerkt dat “non-profits, religieuze organisaties en andere 501 (c) (3) geaccrediteerde bedrijven zijn vrijgesteld van het betalen van deze belasting.” De andere vrijstelling is voor bedrijven die uitsluitend werken met onafhankelijke contractanten en niet met W-2-werknemers.

Als u zich onzeker voelt over de vraag of u al dan niet FUTA-belasting moet betalen of Formulier 940 moet indienen, is het het beste om met een belastingprofessional te praten over uw kleine bedrijf en de vereisten ervan.

Hoe formulier 940 in te vullen

Ervan uitgaande dat u niet een van de weinige bedrijven bent die zijn vrijgesteld van het indienen van formulier 940, laten we het hebben over hoe u dat precies moet doen. Om te beginnen moet u een paar belangrijke stukjes informatie bij de hand hebben:

• Het huidige FUTA-belastingtarief: Voor 2019 (en de laatste paar jaar) is het FUTA-belastingtarief 6%.
• De maximale FUTA-drempel: U betaalt die 6% FUTA-belasting alleen over de eerste $ 7.000 die aan elke werknemer wordt betaald.
• Het aantal werknemers dat u in de loop van het jaar in dienst had
• Het totale salaris dat aan elke werknemer is betaald
• Hoeveel u aan staatsbelasting op werkloosheid (SUTA) voor het jaar hebt betaald

Berekening van hoeveel FUTA-belasting u verschuldigd bent

In de praktijk is dit waar Formulier 940 om draait: de berekening van het juiste bedrag aan FUTA-belasting dat u aan de IRS moet betalen.

Op zijn meest elementaire, de formule ziet er als volgt uit:

x x

Dus laten we zeggen dat uw kleine bedrijf 20 mensen in dienst had in de loop van het jaar en ze verdienden elk $ 30.000. Uw FUTA-schuld zou als volgt uitpakken:

6% x 20 werknemers x $ 7.000 = $ 8.400 verschuldigd

In het voorgaande jaar was u verantwoordelijk voor het betalen van $ 8.400 aan FUTA-belasting. Vanaf dat punt trekt u eenvoudig alle FUTA-betalingen af die u al in de loop van het jaar hebt gedaan (de meeste kleine bedrijven zijn verplicht om elk kwartaal stortingen te doen) om te vinden wat u nog verschuldigd bent.

Krediet voor betaalde SUTA-belasting

Naast de FUTA-belasting zijn de meeste werkgevers ook verantwoordelijk voor het betalen van staatswerkloosheidsbelasting (SUTA). Voordat u overweldigd raakt, weet dit: U kunt normaal gesproken alle betaalde SUTA-belasting claimen als een verrekening met uw FUTA-belastingfactuur.

Bijvoorbeeld, het FUTA-belastingtarief is 6%. Als u 4% SUTA-belasting aan uw staat betaalt, hoeft u slechts de resterende 2% aan de federale overheid te betalen. De meeste werkgevers komen in aanmerking voor een korting van maximaal 5,4% op de SUTA-belasting, wat betekent dat uw FUTA-belasting zo laag kan zijn als 0,6%.

Gebaseerd op ons voorbeeld hierboven, waren uw totale belastbare FUTA-loon:

$7.000 x 20 werknemers = $140.000

Met het tarief van 0,6%, gecorrigeerd voor SUTA-belastingkorting, wordt uw FUTA-belastingverplichting $840 in plaats van $8.400. Veel beter, toch?

U claimt SUTA-belasting via regels 1a en 1b op formulier 940, door de afkorting van alle staten in te voeren waaraan u SUTA-belasting hebt betaald.

Op regel 8 ziet u dat uw totale belastbare FUTA-loon met 0,6% wordt vermenigvuldigd, waardoor u tot 5,4% aan SUTA-belasting terugkrijgt.

Wanneer moet u formulier 940 indienen

IRS-formulier 940 wordt jaarlijks ingediend, wat betekent dat u het maar één keer per jaar hoeft in te vullen en in te dienen. Voor de meeste kleine bedrijven moet het formulier voor het voorgaande jaar op 31 januari van elk jaar worden ingediend.

Het is echter belangrijk om te onthouden dat Form 940-belastingen elk kwartaal moeten worden betaald als u $ 500 of meer aan FUTA-belasting voor dat kwartaal (of cumulatief voor het jaar) verschuldigd bent.

Als uw kwartaalverplichting minder dan $ 500 bedraagt, kunt u dat saldo naar het volgende kwartaal overdragen – totdat de totale verplichting de drempel van $ 500 overschrijdt. Zodra dat gebeurt, moet u het volledige saldo in dat kwartaal betalen.

De kwartaalbetalingstermijnen vallen op de laatste dag van de maand na elk kwartaal – dus 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.

Hoe u formulier 940 indient en uw FUTA-belastingbetalingen verricht

Wanneer het gaat om het indienen van formulier 940 en het doen van uw FUTA-belastingbetalingen, hebben kleine bedrijven een paar opties om uit te kiezen. U kunt:

• E-bestand en online betalen
• Mail in uw formulier en betalingen
• Werken met een account om het bestand voor u in te dienen
• Een combinatie van het bovenstaande

E-bestand en online betalen

Zoals de IRS het uitlegt, zijn de belangrijkste voordelen van e-filing:

• snelheid
• veiligheid en nauwkeurigheid
• bevestiging van aanvaarding van belastingformulier binnen 24 uur

Om formulier 940 (of een ander IRS-formulier) online in te dienen, moet u ofwel een belastingsoftware gebruiken of samenwerken met een erkende e-file-belastingprofessional. De IRS biedt een lijst met hun goedgekeurde software en een database met geautoriseerde e-file providers waaruit u kunt kiezen.

Om uw volledige FUTA-belastingssaldo te betalen of online kwartaalstortingen te doen, gebruikt u het Electronic Federal Tax Payment System (of EFTPS).

Als u met een fiscale software of professional werkt, kunt u er ook voor kiezen om uw betalingen via Electronic Funds Withdrawal (of EFW) te doen. Met deze optie kunt u zowel e-file als autorisatie van betaling in één stap.

Mail in uw formulier en betaling

Kleine bedrijven hebben ook de optie om Formulier 940 en hun FUTA-belastingbetalingen per post in te sturen. Als uw FUTA-saldo in het vierde kwartaal echter meer dan $ 500 bedraagt, moet u elektronisch betalen.

Om uw formulier en betaling per post in te dienen, drukt u zowel formulier 940 als formulier 940-V, de betalingsvoucher, af. Mail deze, samen met uw betaling, naar het voor uw staat vermelde adres. U vindt het juiste postadres op pagina 4 en 5 van de instructies voor formulier 940.

Werk samen met een accountant om het formulier voor u in te dienen

Uw laatste optie voor het indienen van formulier 940 en het doen van bijbehorende betalingen of stortingen is om samen te werken met een accountant of andere belastingdeskundige die zowel het formulier als de betaling voor u kan indienen. Typisch, dit wordt gedaan via de Electronic Funds Withdrawal (EFW) systeem dat we hierboven vermeld.

Wrapping up

Om hier af te ronden, zijn dit de basisprincipes en de belangrijkste takeaways die de gemiddelde eigenaar van een klein bedrijf en werkgever moet weten over IRS-formulier 940:

• Form 940 rapporteert het bedrag van de federale werkloosheidsbelasting (FUTA) dat een werkgever moet betalen
• Werkgevers die $ 1.500 of meer hebben betaald aan een W-2 werknemer OF ten minste 1 werknemer gedurende 20 of meer weken van het jaar hebben gehad, moeten formulier 940 indienen