Modèle Excel de bulletin de paie

Si tous les employés apprécient de recevoir leur chèque de paie, le bulletin de paie qui accompagne cet argent est également essentiel. Ce modèle Excel de bulletin de paie fournit les détails de leur rémunération de la période de paie. Et bien que les talons de paie ne soient pas imposés par les réglementations fédérales, plus de la moitié des États exigent l’enregistrement des talons de paie. Parmi ceux-ci, onze États exigent que les employeurs fournissent une copie physique du bulletin de paie, au lieu d’une copie numérique.

Mais, même si vous n’exploitez pas votre entreprise dans l’un de ces États, le Fair Labor Standards Act vous oblige à tenir des registres précis des heures travaillées et des paiements effectués. En fait, la loi énumère quatorze registres de base différents que l’employeur doit tenir pour chaque travailleur non exempté.

Ces registres sont les informations généralement contenues dans un bulletin de salaire. Donc, même si vous ne remettez pas à vos employés une copie de ceux-ci, vous devez quand même tenir un registre. Cela signifie que vous avez besoin d’un système pour suivre la rémunération de l’employeur, les déductions et les heures travaillées.

Cette calculatrice de paie Excel peut vous aider à rationaliser le processus de tenue des dossiers avec une simple base de données. Et, si vous voulez créer des bulletins de paie pour les imprimer et les remettre à vos employés, il existe une méthode directe pour le faire.

Bien qu’Excel soit principalement un tableur, il a également la capacité d’être utilisé comme une simple base de données. La clé pour faire fonctionner correctement ce modèle excel de base de données des employés réside dans ces fonctionnalités de base de données. Ensuite, le bulletin de paie utilise VLOOKUP pour tirer les données de la base de données.

Contenu du modèle

Lorsque vous téléchargez le fichier ZIP pour ce modèle excel de base de données des employés, vous recevrez deux feuilles de calcul différentes :

• Modèle Excel de bulletin de paie avec base de données par nom d’employé
• Modèle Excel de bulletin de paie avec base de données par ID d’employé

Les deux feuilles de calcul contiennent plusieurs feuilles de calcul. Dans chaque téléchargement de modèle de bulletin de paie, vous trouverez :

• Des instructions d’utilisation,
• Une feuille de configuration pour personnaliser votre modèle,
• Une base de données des salaires des employés pour saisir les enregistrements des employés, et
• Un modèle de bulletin de paie pour que vous puissiez imprimer les bulletins de paie de chaque employé

La seule différence entre les deux fichiers se situe sur le modèle de bulletin de paie. Ils sont presque identiques dans leur utilisation, mais une différence clé les distingue.

Dans le modèle de fiche de paie Excel avec base de données par nom d’employé, vous créez les fiches de salaire des employés en fonction du nom de l’employé.

Dans le modèle de fiche de paie Excel avec base de données par ID d’employé, vous les créez en utilisant le numéro d’identification de l’employé.

Vous devrez décider lequel est le plus logique pour votre système de gestion de base de données des employés. Une fois que vous avez décidé, vous pouvez commencer à personnaliser le modèle et à le mettre en œuvre.

Directions

A l’arrière de chaque modèle, vous trouverez une feuille de travail avec des instructions d’utilisation. Ces feuilles de travail contiennent une version simplifiée de ces directives écrites.

Il y a de brèves directives pour la feuille de travail d’installation, le cahier des fiches de salaire et la feuille de travail de la base de données. Vous trouverez également quelques notes utiles sur les trois, afin que vous puissiez utiliser les feuilles de travail plus efficacement.

Le modèle de fiche de paie est livré avec des données types pour vous permettre de voir plus facilement comment le modèle fonctionne et comment vous pouvez créer des fiches de paie en utilisant vos propres données. Il suffit de supprimer les données d’exemple pour créer un formulaire vierge.

Après avoir téléchargé et décompressé le modèle, vous pouvez rapidement parcourir ces instructions. De cette façon, vous aurez une meilleure idée de ce que vous ferez pour préparer les talons de paie de vos employés.

Configuration du modèle

Une fois que vous avez lu la feuille de calcul du mode d’emploi, vous pouvez naviguer vers la page de configuration. C’est là que vous personnalisez vos dates, vos titres et vos catégories.

Le modèle de bulletin de paie couvre une période de douze mois, avec un chèque de paie par mois. Vous pouvez ajuster les noms de mois et les dates de transfert pour répondre aux besoins de votre entreprise. La date de transfert est la date à laquelle votre entreprise envoie l’argent à vos employés. Ce sera généralement un à trois jours ouvrables avant que l’argent soit ajouté aux comptes bancaires de vos employés avec un dépôt direct.

Dans l’autre section, vous pouvez suivre les gains et les déductions. Cette base de données peut suivre jusqu’à huit d’entre eux.

Dans la colonne « Titres de salaire », vous pouvez documenter quels gains et déductions doivent être comptabilisés. Ensuite, dans la colonne « Catégorie de salaire », utilisez le menu déroulant pour indiquer si chaque titre de salaire particulier est un gain ou une déduction.

Toutes les modifications que vous faites dans le formulaire de configuration seront reflétées dans la base de données Excel et dans le générateur de talon de paie des employés.

Base de données des salaires des employés

Une fois que vous avez les bons mois, les dates de transfert, les titres de salaire et les catégories de salaire, vous avez terminé le processus de configuration initiale. Vous pouvez maintenant commencer à travailler sur la base de données du personnel.

Un aperçu

Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, elle peut être un peu écrasante. Comme ce formulaire est destiné à suivre la rémunération des employés pendant une année complète, il y a douze sections mensuelles différentes pour enregistrer la rémunération. Il existe également une section permettant d’ajouter des informations de base sur chaque employé. Voici une image agrandie d’une partie de cette base de données massive.

Ce modèle a de l’espace pour 50 employés. Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires, mais vous devrez le faire avant la dernière ligne de la base de données. De cette façon, les formules sont automatiquement ajoutées également.

Si vous n’avez pas besoin de 50 lignes, vous pouvez également supprimer des lignes de la base de données. Suivez les instructions de ce post pour insérer ou supprimer des lignes:

Insérer ou supprimer des lignes et des colonnes

Geler les volets pour toujours voir les en-têtes des colonnes et des lignes

Comme cette feuille de calcul est si grande, vous pouvez trouver avantageux de geler les volets. Cela verrouille les lignes et les colonnes que vous sélectionnez, afin qu’elles soient toujours visibles, même lorsque vous faites défiler la feuille. Le gel des volets peut aider à accélérer votre saisie de données, puisque vous n’essayerez pas de vous rappeler à quoi sert chaque cellule ou n’aurez pas à refaire défiler les en-têtes.

Pour verrouiller les volets, veuillez suivre les instructions de cet article :

Geler les volets pour verrouiller les rangées et les colonnes

En-têtes colorés

Pour vous aider à rester organisé et à distinguer chaque section de la base de données, il y a des couleurs sur la ligne d’en-tête. La section en violet sert à enregistrer les informations sur les employés. Ensuite, chaque mois alterne entre le sarcelle et le brun, pour vous aider à voir facilement où chacun se termine et où le suivant commence.

Minimiser et maximiser les groupes de mois

Pour rendre la feuille de calcul Excel plus accessible, vous pouvez également minimiser les mois que vous n’utilisez pas. Au-dessus de chaque section mensuelle, dans la ligne d’en-tête de colonne, il y a des signes plus (+) et moins (-). Vous cliquez sur ceux-ci pour développer ou minimiser chaque groupe.

Comment utiliser

Une fois que vous avez gelé les volets et minimisé tous les mois que vous n’utilisez pas, vous êtes prêt à commencer à entrer des informations dans la section violette du formulaire.

Pour chaque employé, vous enregistrez ses :

• Identifiant de l’employé
• Nom
• Titre
• Département
• Direction/Gestionnaire
• Nom de la banque
• Nom du compte bancaire
• Numéro du compte bancaire

Vous voudrez faire attention en entrant cette information, pour assurer une saisie précise des données.

Puis, vous pouvez naviguer vers le groupe de mois pour le mois en cours. Ici, vous saisirez tous les chiffres relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux de vos employés. Il y a une colonne pour chacun des gains et des déductions que vous avez inclus sur la page de configuration. Si vous devez modifier les intitulés de ces colonnes, modifiez-les dans la page de configuration. De cette façon, les changements sont reflétés sur l’ensemble de la base de données et pas seulement sur le mois en cours.

Une fois que vous avez saisi toutes les données pour la période de paie, vous pouvez commencer à générer les fiches de paie des employés.

Fiche de paie

La feuille de calcul de la fiche de paie est conçue pour être utilisée comme modèle de fiche de paie et vous permet d’imprimer une fiche de paie personnalisée pour chaque membre de votre équipe.

Voici à quoi ressemble le modèle de talon de paie :

Vous voudrez mettre à jour la cellule qui indique « La page de la feuille de calcul » dans le coin supérieur gauche pour indiquer le nom de votre entreprise. Vous pouvez le taper directement, ou télécharger un logo.

Une fois que vous avez modifié cette cellule, le bulletin de paie est prêt à être utilisé. Il tire toutes les informations de rémunération que vous avez saisies pour cet employé et crée un bulletin de salaire confidentiel.

Cela comprend :

• Gains (salaire, repas, transport, allocation santé, etc.),
• Déductions (assurances, impôts, etc.),
• Salaire brut (le modèle utilise un salaire fixe, et non un salaire horaire),
• Salaire net,
• Période de paie (le défaut est mensuel, mais vous pouvez personnaliser le modèle pour l’adapter à une période de paie bihebdomadaire si nécessaire),
• Date de transfert (la date à laquelle le dépôt direct de la paie a été effectué),
• Détails bancaires, et
• Détails du poste (leur titre, le département et le gestionnaire).

Vous devrez générer un bulletin de paie distinct pour chaque employé, et les imprimer un par un. C’est un processus simple, qui ne nécessite qu’une seule saisie manuelle.

Pour commencer à imprimer les talons de paie, vous devez savoir quelle version du classeur de traitement de la paie vous utilisez.

Générer un bulletin de paie par nom d’employé

Si vous utilisez le modèle Excel de bulletin de paie avec base de données par nom d’employé, vous verrez une flèche déroulante à côté du champ Nom d’employé :

Il vous suffit de sélectionner le bon employé dans les options déroulantes, et toutes les autres informations de cette personne se rempliront automatiquement. Ensuite, ce formulaire est prêt à être imprimé.

Puis, sélectionnez un nouveau nom et imprimez le prochain bulletin de paie. Vous répéterez ce processus de sélection et d’impression pour chaque employé de l’entreprise.

Générer un bulletin de paie par numéro d’identification de l’employé

Si vous utilisez le modèle Excel de bulletin de paie avec base de données par numéro d’identification de l’employé, vous verrez une flèche déroulante à côté du champ d’identification de l’employé :

Il vous suffit de sélectionner le numéro d’identification de l’employé que vous voulez visualiser, puis d’imprimer le formulaire. Vous pouvez faire cela pour chaque employé.

Ajouter l’information sur la paie des employés chaque mois

Une fois que vous avez terminé d’imprimer les talons de paie pour chaque employé, vous pouvez minimiser le mois que vous venez de compléter. Ensuite, lorsqu’il est temps d’exécuter à nouveau le modèle de paie, vous pouvez maximiser le mois suivant.

Pour préparer la paie chaque mois, vous devez :

• Mettre à jour toute information personnelle ou de paiement des employés,
• Mettre à jour la période de paie,
• Ajouter tout nouvel employé,
• Entrer toutes les déductions et dépenses,
• Générer un talon de paie pour chaque employé, et
• Imprimer un talon de paie pour chaque employé.

En conservant une année complète d’enregistrements dans cette seule base de données, vous pouvez facilement revenir en arrière et répondre à toutes les questions concernant la rémunération des employés. Vous aurez l’information dont vous avez besoin facilement disponible.

Gardez le formulaire confidentiel

Comme il s’agit d’un enregistrement officiel du salaire des employés, vous devez garder votre base de données sécurisée. Ce n’est pas quelque chose que vous voulez que n’importe qui apporte des modifications.

Pour vous assurer qu’aucune modification non autorisée n’est apportée, vous pouvez envisager de protéger le document avec un mot de passe et d’accorder uniquement l’accès à votre personnel de paie. Pour créer une feuille de calcul protégée, suivez les instructions de ce post:

Protéger une feuille de calcul

La protection d’une feuille de calcul empêchera les gens d’apporter des modifications. Mais ils pourront toujours ouvrir le fichier et voir les informations confidentielles. Pour empêcher le personnel non autorisé d’ouvrir la feuille, vous pouvez protéger le document Excel au niveau du fichier.

Selon le système technologique que vous avez mis en place, vous pouvez envisager :

• De chiffrer le fichier,
• D’exiger un mot de passe pour ouvrir le fichier, ou
• De restreindre l’accès au fichier avec des autorisations de gestion des droits d’information.

Pour plus de détails sur la sécurité des feuilles de calcul Excel, vous pouvez lire ce billet :

Protection et sécurité dans Excel

Suivre la paie de vos employés

Une fois vos protections mises en place, vous disposerez d’un moyen confidentiel de suivre la paie de vos employés. Cela vous aidera à respecter les lois sur l’emploi de l’État et locales, et à enregistrer les détails de la paie pour chaque employé.

Chaque année, vous pouvez commencer un nouveau modèle, et donner aux employés une chance de mettre à jour leurs informations de paiement. Ensuite, vous pouvez commencer à utiliser le modèle pour générer des talons de paie pour chaque personne sur la paie.