Les lois sur le congé familial et médical du Wisconsin et du fédéral

Date d’émission originale : 1er juillet 2015
Dernière date de révision:

Objectif de la politique

Cette politique décrit les dispositions des lois fédérales et du Wisconsin sur les congés familiaux et médicaux et les droits et obligations des employés et de l’employeur en vertu de ces deux lois.

L’information fournie dans cette politique ne doit pas servir d’unique ressource en matière de congés familiaux et médicaux. Comme les lois peuvent changer, vérifiez toujours les informations avec les règlements, les statuts, etc. correspondants pour confirmer qu’elles sont toujours d’actualité avant de prendre des décisions relatives à la loi sur le congé familial et médical.

Contexte de la politique

La loi fédérale sur le congé familial et médical est entrée en vigueur pour la plupart des employeurs le 5 août 1993. La loi sur le congé familial et médical du Wisconsin est entrée en vigueur le 26 avril 1988.

Les dispositions de la loi sur le congé familial et médical du Wisconsin (WFMLA) sont énoncées dans le Wis. Stat. § 103.10 et Wis. Admin. Code § DWD 225.

Les dispositions de la loi fédérale sur le congé familial et médical (FMLA) sont énoncées dans 29 U.S.C. 2601, et seq. et 29 CFR Part 825

Définitions de la politique

Veuillez consulter le SYS 1225, Termes généraux et définitions, pour une liste de termes généraux et de définitions.

Définitions spécifiques à cette politique:

L’enfant comprend toutes les personnes englobées à la fois par la définition de la WFMLA décrite dans Wis. Stat §103.10(1)(a) et la définition fédérale de la FMLA décrite dans 29 C.F.R. § 825.122, (Voir « Fils ou fille »). Voir l’interprétation de l’administrateur du Département du travail des États-Unis (n° 2013-1) concernant le congé FMLA pour s’occuper d’un enfant adulte (âgé de 18 ans ou plus).

En vertu de cette politique, tout employé qui se tient in loco parentis, tel que défini par 29 C.F.R. § 825.122 et la fiche d’information n° 28C de la Division du salaire et des heures du Département du travail des États-Unis, à l’égard d’un enfant se verra accorder les mêmes droits en vertu du FMLA et du WFMLA qu’un parent biologique, adoptif ou par alliance.

Les congés familiaux et médicaux fédéraux (FMLA) désignent toutes les dispositions énoncées dans la loi sur les congés familiaux et médicaux en vertu de 29 U.S.C. 2601, et seq. et 29 C.F.R. partie 825.

Les congés payés désignent les congés de maladie, les vacances, le report de vacances, les vacances personnelles, les vacances légales, le temps compensatoire et les congés dans une banque de congés payés.

L’état de santé grave est défini dans Wis. Stat. § 103.10(1)(g) aux fins de la WFMLA et défini dans 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119, et 825.113 aux fins du FMLA.

Le congé familial et médical du Wisconsin (WFMLA) désigne toutes les dispositions énoncées dans la loi sur le congé familial du Wisconsin en vertu du Wis. Stat. § 103.10 et Wis. Admin. Code § DWD 225.

Politique

La loi du Wisconsin et la loi fédérale sur les congés familiaux et médicaux (W/FMLA) accordent aux employés éligibles le droit à un congé protégé par l’emploi en raison de la maladie grave d’un employé ou d’un membre de sa famille et de la naissance, de l’adoption ou du placement d’un enfant. Le FMLA prévoit également un congé protégé par l’emploi en raison d’une exigence qualifiante qui résulte lorsqu’un membre de la famille est un membre du service actuel ou un vétéran couvert qui est gravement malade ou blessé et nécessite des soins.

Les institutions du système de l’Université du Wisconsin doivent se conformer à toutes les lois d’État et fédérales applicables en matière de congé familial et médical, et ne doivent pas discriminer ou interférer avec le droit d’un employé à prendre un tel congé. L’application de ces lois doit être coordonnée avec les autres prestations de congé de l’UW System. La loi sur les Américains handicapés (ADA) et la loi sur l’emploi équitable du Wisconsin peuvent également s’appliquer dans une situation particulière.

Les employés qui utilisent les prestations de congé prévues par le W/FMLA utiliseront simultanément les prestations de congé prévues par les politiques de congé de l’UW System. Tous les congés admissibles courent simultanément et peuvent être pris en une seule fois de façon continue, par intermittence ou selon un horaire de travail réduit pour certaines situations. Il incombe à l’institution de l’UW System de désigner le congé admissible comme un congé W/FMLA. L’institution ne peut PAS, à la demande d’un employé, s’abstenir de désigner un congé qualifiant comme un congé W/FMLA.

Si un employé répond aux exigences d’admissibilité à la fois pour la WFMLA et la FMLA, l’employeur doit se conformer aux deux lois simultanément. La disposition de la WFMLA, de la FMLA ou de la politique de congé de l’Université du Wisconsin qui offre l’avantage le plus généreux à l’employé doit être appliquée. Si un employé n’est admissible qu’en vertu d’une seule loi, l’employeur ne doit se conformer qu’à cette seule loi.

A. Couverture de l’employeur

Chaque institution du système UW est un employeur au sens de la loi du Wisconsin et de la loi fédérale sur le congé familial et médical.

B. Admissibilité des employés

Lorsqu’une institution détermine si un employé a travaillé à la fois le nombre d’heures et le temps requis pour être admissible à la WFMLA ou à la FMLA, toutes les institutions du système UW ainsi que toutes les agences de l’État du Wisconsin sont considérées comme un seul employeur. Toutes les heures et tous les temps travaillés pour toutes les institutions ou agences de l’État doivent être combinés pour établir l’admissibilité.

L’admissibilité au WFMLA et au FMLA est déterminée à partir du premier jour du congé demandé.

1. FMLA du Wisconsin : conformément à la Wis. Stat. § 103.10(2)(c), un employé est admissible à un congé WFMLA si l’employé :
   • a été employé par une institution du système UW ou une agence de l’État du Wisconsin pendant plus de 52 semaines consécutives ; et
   • a travaillé pour une institution du système UW ou une agence de l’État du Wisconsin pendant au moins 1 000 heures (les congés payés utilisés comptent pour les 1 000 heures travaillées) au cours de la période précédente de 52 semaines.
   • L’employé est toujours considéré comme « employé » même si un employé est en congé autorisé, en congé militaire, en indemnisation des travailleurs, en invalidité temporaire, en mise à pied temporaire ou en mise à pied permanente si l’employé est réintégré.
2. FMLA fédéral : Conformément à 29 C.F.R. §825.110, un employé est admissible à un congé FMLA si l’employé :
   • a été employé par une institution du système UW ou une agence de l’État du Wisconsin pendant au moins 12 mois (les 12 mois n’ont pas besoin d’être consécutifs et les mois d’été comptent pour les employés de l’année universitaire) ; et
   • a travaillé pour une institution du système UW ou une agence de l’État du Wisconsin au moins 1 250 heures (les congés payés utilisés ne comptent pas dans les 1 250 heures travaillées) au cours des 12 mois précédant immédiatement le début du congé demandé.
     • Les employés à temps plein de l’année universitaire sont supposés satisfaire à la norme des 1 250 heures, sauf preuve du contraire.
     • Si un employé est en congé militaire de l’UW couvert par la loi sur les droits à l’emploi et au réemploi des services en uniforme (USERRA), cette période comptera à la fois dans le temps travaillé pour un employeur et dans les exigences relatives au nombre d’heures travaillées.

C. Motifs de congé et durée des congés couverts

1. Wisconsin FMLA : Les employés éligibles ont le droit d’utiliser les congés couverts par le WFMLA au cours de chaque année civile pour les raisons et les durées prévues dans le Wis. Stat. §§ 103.10(3) et (4). Pour plus d’informations, voir le Département du développement de la main-d’œuvre de l’État du Wisconsin Division des droits égaux (ERD) Comparaison des lois fédérales et du Wisconsin sur le congé familial et médical et la publication ERD-7983-P, une affiche qui doit être affichée par toutes les institutions du système UW.
2. FMLA fédéral : Les employés éligibles ont le droit d’utiliser jusqu’à un total de 12 semaines de congé non rémunéré couvert par le FMLA au cours de chaque année civile pour les raisons prévues dans 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a), et 29 C.F.R. § 825.200. Pour plus d’informations sur les raisons du congé couvert, voir la fiche d’information 28F.
3. de la Division du travail et des heures du ministère du Travail. Note concernant le congé pour naissance et adoption : Un employé ne peut utiliser plus de six semaines de congé WFMLA et plus de douze semaines de congé FMLA pour la naissance ou l’adoption d’un seul enfant, même si l’admissibilité au congé se prolonge sur une autre année civile. La naissance ou l’adoption de plus d’un enfant en même temps est considérée comme un événement unique. Dans ce cas, l’employé ne bénéficie pas de douze semaines de congé supplémentaires pour chaque enfant supplémentaire. Le WFMLA ne comprend pas le congé lié au placement d’un enfant dans une famille d’accueil.

D. Congé intermittent/partiel

1. Un employé peut prendre un congé familial ou médical par incréments non continus (c’est-à-dire une absence partielle de l’emploi). Une absence partielle doit se faire par tranches égales à la plus courte tranche permise par l’institution pour tout autre congé non urgent, à condition que ce congé ne perturbe pas indûment les activités de l’employeur.Lorsqu’un employé prend un congé intermittent ou un horaire de congé réduit, l’institution doit comptabiliser le congé en utilisant une tranche ne dépassant pas la plus courte période de temps que l’employeur utilise pour comptabiliser l’utilisation d’autres formes de congé, à condition qu’elle ne soit pas supérieure à une heure. L’institution ne peut pas exiger de l’employé qu’il prenne plus de congé que nécessaire pour faire face aux circonstances qui ont précipité le besoin de congé, et que le congé FMLA ne peut être comptabilisé dans le droit de l’employé au FMLA que pour le congé pris et non pour le temps travaillé pour l’employeur.Les congés intermittents de tous les employés du système UW seront comptabilisés par tranches de 15 minutes.
2. Le congé sans solde pour tout nombre d’heures prises en tant que congé intermittent pour des raisons documentées de qualification FMLA n’affectera pas le statut d’exemption FLSA d’un employé admissible.
3. Seul le montant du congé réellement pris (avec ou sans solde) peut être compté dans l’allocation annuelle WFMLA ou FMLA. Par exemple, si un employé qui travaille normalement cinq jours de huit heures par semaine prend un jour de congé, il utilisera huit heures de droit W/FMLA.
4. Pour les employés qui ne sont pas à temps plein, la quantité de congé à laquelle ils ont droit est déterminée sur une base proportionnelle en comparant le nouvel horaire avec l’horaire normal de l’employé. Par exemple, si un employé qui travaille normalement 30 heures par semaine travaille maintenant 20 heures par semaine dans le cadre d’un horaire de travail réduit, l’employé utilisera dix heures de congé FMLA par semaine. La semaine normale de travail d’un employé dont l’horaire varie est basée sur une moyenne hebdomadaire des heures prévues, y compris les heures de congé, au cours des 12 mois précédant le début de la période de congé.
5. Lorsqu’il est physiquement impossible pour un employé utilisant un congé intermittent ou travaillant selon un horaire réduit de commencer ou de terminer son travail au milieu d’un quart de travail, toute la période pendant laquelle l’employé est forcé de s’absenter est désignée comme un congé FMLA et compte dans le droit de l’employé à la FMLA.

E. Utilisation et remplacement des congés payés

Tout congé admissible, avec ou sans solde, doit être désigné par l’institution comme un congé en vertu de la W/FMLA et il sera comptabilisé dans le droit de l’employé à la W/FMLA. Les employés ont le droit d’utiliser tout congé payé disponible pendant un congé W/FMLA admissible. Toutefois, les institutions de l’UW doivent désigner tous les congés payés admissibles comme des congés W/FMLA. Les employés peuvent également choisir d’utiliser un congé non rémunéré s’ils prennent un congé W/FMLA, plutôt que d’utiliser leurs congés payés.

Pendant un congé qui n’est qualifié que de congé WFMLA ou qui est qualifié de congé WFMLA et FMLA simultané, les employés peuvent remplacer tous les congés payés disponibles, y compris les congés de maladie, quelles que soient les politiques de l’UW System et de l’institution concernant ce congé payé. Toutefois, si un congé payé n’est pas admissible comme congé de la WFMLA, l’employé doit se conformer à toutes les politiques de l’UW System et de l’institution de l’UW concernant ce congé payé. Si un employé a le droit de prendre un congé FMLA mais pas un congé WFMLA et que l’employé n’a pas de congé payé admissible disponible, l’employé ne peut prendre qu’un congé non payé.

F. Maintien des avantages des employés

Tous les avantages des employés peuvent être maintenus pendant un congé non payé ou payé WFMLA et/ou FMLA. L’employé doit continuer à payer toute prime exigée par l’employé en temps opportun pour maintenir les avantages.

La couverture de l’assurance maladie collective de l’État doit être maintenue dans les conditions qui s’appliquaient immédiatement avant le début du congé W/FMLA. L’employé doit continuer à payer la contribution de l’employé et a droit à la contribution de l’employeur à la prime pendant la durée du congé couvert par le W/FMLA.

G. Processus administratif de la WFMLA et de la FMLA

Il incombe à l’institution de l’UW System de s’assurer que les employés soumettent et reçoivent les formulaires appropriés de la WFMLA et/ou de la FMLA en temps opportun.

(1) Demande de congé de l’employé

1. Les employés doivent fournir un préavis de 30 jours de la nécessité de prendre un congé W/FMLA lorsque le besoin est prévisible. Lorsque le préavis de 30 jours n’est pas possible, l’employé doit fournir un préavis dès que possible et doit généralement se conformer aux exigences habituelles et coutumières de l’institution UW en matière de préavis et de procédure de demande de congé. Si un employé ne se conforme pas aux exigences habituelles en matière de préavis et de procédure, et qu’aucune circonstance inhabituelle ne justifie ce manquement, le congé protégé par la FMLA peut être retardé ou refusé.
2. Les employés sont encouragés à utiliser le formulaire de demande de congé familial et/ou médical de l’employé (UWS 80) pour demander à l’institution un congé couvert par la W/FMLA. Un employé qui demande un congé WFMLA pour s’occuper d’un partenaire domestique ou du parent d’un partenaire domestique doit remplir ce formulaire afin de certifier le partenariat domestique aux fins du WFMLA.

(2) Formulaires de certification de l’employé

1. Tout formulaire de certification du fournisseur de soins de santé doit être conforme aux exigences de confidentialité de la loi de 2008 sur la non-discrimination en matière d’information génétique (GINA). Voir l’annexe A pour les informations qui doivent être incluses dans toutes les demandes de renseignements médicaux adressées aux prestataires de soins de santé.
2. Un employé, ou le porte-parole de l’employé (par ex, si l’employé est frappé d’incapacité, son conjoint, son enfant adulte, son parent, son médecin, etc.) doit fournir suffisamment d’informations concernant la raison de la demande de congé de l’employé afin que l’institution UW puisse déterminer si le congé W/FMLA est approprié.
3. Une institution peut demander à un employé de fournir une certification et une recertification périodique soutenant la nécessité du congé.Si un certificat médical est requis, l’employé doit le soumettre à la personne désignée par l’institution dans les 15 jours civils suivant la demande de congé, à moins que cela ne soit pas pratique dans les circonstances. L’approbation est accordée en attendant la réception du certificat médical, si nécessaire. (Note : si le certificat médical est inadéquat, l’employé dispose de 7 jours pour fournir des documents médicaux supplémentaires de clarification).
4. Si un formulaire de certification est requis, il est recommandé que l’un des formulaires de certification suivants, ou l’équivalent, soit rempli par l’employé ou le porte-parole de l’employé.
   • Certification du fournisseur de soins de santé pour l’état de santé grave de l’employé (DOL WH-380-E)
     Note concernant les employés qui prennent un congé WFMLA uniquement – Si un employé prend un congé WFMLA uniquement (l’employé n’est pas admissible au FMLA fédéral), il doit utiliser le formulaire conforme au WFMLA, UWS 82a, pour certifier son propre état de santé grave.
   • Certification d’un fournisseur de soins de santé pour l’état de santé grave d’un membre de la famille (DOL WH-380-F)
     Note concernant les employés qui prennent un congé WFMLA uniquement – Si un employé prend un congé WFMLA uniquement (l’employé ne remplit pas les conditions requises pour le FMLA fédéral et/ou l’employé prend un congé pour s’occuper d’un partenaire domestique ou du parent d’un partenaire domestique), l’employé doit utiliser le formulaire conforme au WFMLA, UWS 83a, pour certifier l’état de santé grave d’un membre de la famille.
   • Certification d’une urgence qualifiante pour un congé pour la famille d’un militaire (DOL WH-384)
   • Certification pour une blessure ou une maladie grave d’un membre du service actuel – pour un congé pour la famille d’un militaire (DOL WH-385) – un employé doit remplir ce formulaire s’il souhaite un congé protégé par la FMLA pour s’occuper d’un membre du service militaire actuel qui est un membre de la famille ou un proche parent et qui est gravement malade ou blessé en raison du service militaire.
   • Certification de blessure ou de maladie grave d’un ancien combattant pour un congé de soignant militaire (DOL WH-385-V) – un employé doit remplir ce formulaire s’il souhaite un congé protégé par la FMLA pour s’occuper d’un ancien combattant militaire qui est un membre de la famille ou un proche parent et qui est gravement malade ou blessé en raison de son service militaire.

(3) Responsabilités de l’institution UW

(a) Avis sur les droits & Responsabilités

L’institution UW doit fournir le formulaire Avis sur l’admissibilité et les droits & Responsabilités (UWS 81), ou l’équivalent, à un employé dans les cinq jours ouvrables (lorsque c’est possible) de sa demande de congé qui peut être couvert par la WFMLA et/ou la FMLA. Si la demande de l’employé n’a pas été soumise avant la prise du congé, le formulaire doit être fourni dans les cinq jours suivant la date à laquelle le congé pouvant être couvert par la WFMLA et/ou la FMLA a été pris pour la première fois (voir la désignation rétroactive ci-dessous).

(b) Avis de désignation

L’institution UW doit fournir un avis de désignation (UWS 86), ou l’équivalent, à l’employé qui a demandé un congé protégé par la W/FMLA pour lui faire savoir si le congé est approuvé et/ou si l’employé doit soumettre des informations supplémentaires avant que le congé puisse être approuvé.

Si l’institution UW exige que l’employé présente un certificat d’aptitude au travail pour être réintégré dans l’emploi, l’institution doit fournir un avis de cette exigence avec l’avis de désignation. L’institution UW doit inclure une liste des fonctions essentielles du poste de l’employé et doit indiquer dans l’avis de désignation que l’attestation doit porter sur la capacité de l’employé à exécuter ces fonctions essentielles.

Si les informations fournies par l’institution à l’employé dans l’avis de désignation changent (par ex, l’employé épuise son droit au congé W/FMLA), l’établissement doit fournir un avis écrit du changement dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du premier avis de besoin de congé de l’employé postérieur à tout changement.

L’établissement doit informer l’employé de la quantité de congé imputée sur son droit au congé W/FMLA. S’il n’est pas possible de déterminer à l’avance le montant du congé, alors l’organisme doit fournir un avis du montant du congé imputé sur le droit au congé W/FMLA de l’employé à la demande de l’employé, mais pas plus d’une fois dans une période de 30 jours au cours de laquelle le congé a été pris. La notification du nombre de jours de congé W/FMLA pris peut être orale ou écrite. S’il est oral, il doit être confirmé par écrit, au plus tard le jour de paie suivant qui survient au moins une semaine après. L’avis écrit peut prendre n’importe quelle forme.

Si le congé peut être considéré à la fois comme un congé pour s’occuper d’un membre du service actuel ou d’un ancien combattant au cours d’une seule période de 12 mois et comme un congé pour s’occuper d’un membre de la famille ayant un grave problème de santé, le congé est désigné et compté comme un congé pour s’occuper d’un membre du service actuel, et non comme un congé pour s’occuper d’un membre de la famille ayant un grave problème de santé.

Désignation rétroactive : Si l’institution ne désigne pas le congé en temps opportun, l’institution doit désigner rétroactivement le congé comme un congé W/FMLA avec un avis approprié à l’employé SAUF si le défaut de l’employeur de désigner le congé en temps opportun cause un préjudice ou un dommage à l’employé. Dans tous les cas, un employeur et un employé peuvent convenir mutuellement que le congé soit désigné rétroactivement comme un congé W/FMLA.

H. Conclusion du congé

Les congés disponibles au cours de l’année civile doivent être utilisés au cours de cette année civile. Les congés disponibles au cours d’une seule période de 12 mois pour prendre soin d’un membre du service actuel ou d’un ancien combattant doivent être utilisés au cours de cette seule période de 12 mois. S’il n’est pas utilisé, le droit de l’employé à ce congé expire à la fin de la période de 12 mois au cours de laquelle le congé a été acquis. Le droit d’un employé à un congé de naissance ou d’adoption expire 12 mois après la date de la naissance ou du placement en vue de l’adoption.

Si un employé a été embauché pour une durée déterminée ou uniquement pour effectuer un travail sur un projet discret, l’institution n’a pas l’obligation de rétablir l’employé si la durée de l’emploi ou le projet est terminé et que l’agence n’aurait pas autrement continué à employer l’employé.

I. FMLA et indemnisation des travailleurs

Lorsqu’un grave problème de santé résulte d’une blessure subie par un employé au travail, le droit de l’employé à la FMLA court en même temps que toute indemnité d’accident du travail. Si le prestataire de soins de santé qui traite l’employé pour l’accident du travail certifie que l’employé est capable de reprendre un « travail léger », mais qu’il est incapable de reprendre le même emploi ou un emploi équivalent, l’employé peut refuser l’offre d’un travail léger. En conséquence, l’employé peut perdre les paiements d’indemnisation des travailleurs, mais a le droit de rester en congé FMLA non rémunéré jusqu’à ce que le droit de 12 semaines soit épuisé.

Toute période pendant laquelle un employé est absent du travail alors qu’il est en congé d’indemnisation des travailleurs ne doit pas être comptée comme du temps utilisé en vertu de la WFMLA.

J. Droit de l’employé à la réintégration

Au retour d’un congé W/FMLA, un employé a généralement le droit d’être réintégré dans le même poste que celui qu’il occupait au début du congé, ou dans un poste équivalent avec des avantages, un salaire et d’autres conditions d’emploi équivalents. Un employé a droit à cette réintégration même s’il a été remplacé ou si son poste a été restructuré pour tenir compte de son absence. Toutefois, un employé n’a pas plus de droit à la réintégration ou à d’autres avantages et conditions d’emploi que s’il avait été employé de manière continue pendant la période de congé FMLA. Un employeur doit être en mesure de démontrer qu’un employé n’aurait pas été employé autrement au moment où la réintégration est demandée afin de refuser le rétablissement de l’emploi.

K. Avis affichés obligatoires de la WFMLA et du FMLA

(1) WFMLA

Conformément à la Wis. Stat. § 103.10(14), chaque institution de l’UW doit afficher dans un ou plusieurs endroits bien en vue où les avis aux employés sont habituellement affichés un avis sous la forme approuvée par le DWD exposant les droits des employés de l’État en vertu de la WFMLA.

(2) FMLA

Conformément à 29 C.F.R. § 825.300, chaque institution de l’UW doit afficher dans un ou plusieurs endroits bien en vue où les avis aux employés sont habituellement affichés un avis exposant les droits des employés en vertu de la FMLA. Cet avis doit être affiché en anglais et en espagnol.

L. Tenue de dossiers

Les institutions de l’UW doivent tenir des dossiers pendant au moins trois ans de tous les congés pris en vertu de la WFMLA et du FMLA. Les dossiers qui doivent être conservés comprennent :

• Les données de base sur la paie et l’identification des employés, y compris le nom, l’adresse et la profession ; le taux de rémunération et les modalités de rémunération (c’est-à-dire le salaire par rapport à l’heure) ; les heures quotidiennes et hebdomadaires travaillées par période de paie ; les ajouts ou les déductions au salaire ; et la rémunération totale versée.
• Dates auxquelles les congés FMLA sont pris par les employés. Le congé doit être désigné dans les dossiers comme un congé FMLA.
• Les heures du congé, si le congé FMLA est pris par tranches de moins d’une journée complète.
• Copies des avis de congé des employés fournis à l’agence en vertu du FMLA et copies de tous les avis donnés aux employés comme l’exige le FMLA. Ces copies peuvent être conservées dans le dossier personnel de l’employé.
• Tous les documents (y compris les documents écrits et électroniques) décrivant les avantages sociaux des employés ou les politiques et pratiques de l’agence concernant la prise de congés payés et non payés.
• Paiement des primes des avantages sociaux des employés.
• Dossiers de tout différend entre l’agence et un employé concernant la désignation d’un congé comme congé FMLA, y compris toute déclaration écrite de l’agence ou de l’employé sur les raisons de la désignation et du désaccord.
• Dossiers et documents relatifs à la certification médicale, aux recertifications ou aux antécédents médicaux des employés ou des membres de la famille des employés, créés aux fins du FMLA, doivent être conservés comme des dossiers médicaux confidentiels dans des dossiers distincts des dossiers personnels habituels. Si l’ADA est également applicable, ces dossiers doivent être conservés conformément aux exigences de confidentialité de l’ADA, sauf que :
  • Les superviseurs et les gestionnaires peuvent être informés des restrictions nécessaires au travail ou aux tâches d’un employé et des aménagements nécessaires.
  • Le personnel de premiers soins et de sécurité peut être informé, le cas échéant, si l’état physique ou médical de l’employé pourrait nécessiter un traitement d’urgence.
  • Les fonctionnaires qui enquêtent sur le respect du FMLA doivent recevoir les informations pertinentes sur demande.

Documents connexes

Formulaires de l’employé

Demande de congé familial et/ou médical de l’employé (UWS 80)
Certification du fournisseur de soins de santé pour la condition de santé grave de l’employé (DOL WH-.380-E)
Certification d’un fournisseur de soins de santé pour l’état de santé grave de l’employé – WFMLA seulement (UWS 82a)
Certification d’un fournisseur de soins de santé pour l’état de santé grave d’un membre de la famille (DOL WH-380-F)
Certification d’un fournisseur de soins de santé pour l’état de santé grave d’un membre de la famille – WFMLA uniquement (UWS 83a)
Certification d’une urgence admissible pour un congé pour la famille d’un militaire (DOL WH-384)
Certification d’une blessure ou d’une maladie grave d’un membre du service actuel – pour un congé pour la famille d’un militaire (DOL WH-385)
Certification de blessure ou de maladie grave d’un ancien combattant pour un congé pour soins militaires (DOL WH-385-V)

Formulaires de l’employeur

Avis d’admissibilité et de droits &responsabilités (UWS 81)
Avis de désignation (UWS 86)

Documents du système UW

SYS 1210, Vacances, banques de congés payés et paiements en espèces des vacances
SYS 1211, Congé personnel &Administration des congés légaux
SYS 1212, Congé de maladie
SYS 1214, Programme de congé catastrophique
SYS 1215, Congé payé pour le don de moelle osseuse et d’organes humains

Information sur le WFMLA de l’État et le FMLA fédéral

Comparaison des lois fédérales et du Wisconsin sur le congé familial et médical
Département du travail – Congé familial et médical
Wisconsin HR Handbook Chapitre 724 – Congé familial et médical

Historique de la politique

Révisé par le Conseil des régents, 10 avril 2015

Annexe A

Avis aux administrateurs de la FMLA dans les institutions de l’UW
L’avis de la loi sur la non-discrimination en matière d’information génétique (GINA) présenté ci-dessous doit être inclus dans toutes les demandes de renseignements médicaux adressées aux fournisseurs de soins de santé. La déclaration peut être incluse sur le formulaire de certification médicale ou le formulaire d’aptitude au travail, ou elle peut être fournie dans une lettre ou un mémo qui accompagne la demande de renseignements médicaux.

La fourniture d’un avis GINA donne une « sphère de sécurité » lorsque des renseignements génétiques sont acquis par inadvertance qui peuvent ne pas être nécessaires pour une certification médicale complète en vertu du FMLA.

Notification de la loi de 2008 sur la non-discrimination en matière d’information génétique
La loi de 2008 sur la non-discrimination en matière d’information génétique (GINA) interdit aux employeurs et aux autres entités couvertes par le titre II de la GINA de demander ou d’exiger des informations génétiques d’un individu ou d’un membre de la famille de l’individu, sauf dans les cas spécifiquement autorisés par cette loi, y compris, mais sans s’y limiter, lorsque l’employé demande un congé pour l’état de santé d’un membre de la famille pour (1) documenter l’utilisation appropriée du congé de maladie ; et (2) lorsque les « antécédents médicaux familiaux » sont requis dans la mesure nécessaire pour rendre la certification médicale complète et suffisante en vertu du FMLA et du WFMLA.

Pour se conformer à cette loi, nous vous demandons de ne pas fournir d’informations génétiques lorsque vous répondez à cette demande d’informations médicales, à moins qu’elles ne répondent aux exceptions relatives aux membres de la famille mentionnées ci-dessus.

Les « informations génétiques », telles que définies par la GINA, comprennent les antécédents médicaux familiaux d’un individu, les résultats des tests génétiques d’un individu ou d’un membre de sa famille, le fait qu’un individu ou un membre de sa famille ait demandé ou reçu des services génétiques, et les informations génétiques d’un fœtus porté par un individu ou un membre de sa famille ou d’un embryon détenu légalement par un individu ou un membre de sa famille recevant des services de reproduction assistée.