Personne n’aime le changement, mais à mesure que votre entreprise se développe, vous n’avez pas d’autre choix que de l’adopter. Vous devez envisager d’adopter des solutions efficaces comme l’EDI pour rationaliser les transactions avec les partenaires commerciaux. Mais étant donné la grande variété de logiciels et de services EDI sur le marché aujourd’hui, il peut être difficile de trouver celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Que vous soyez novice en matière d’EDI ou un utilisateur de longue date, ce guide de l’acheteur vous aidera à mieux comprendre vos choix afin de trouver la solution EDI la mieux adaptée pour offrir un avantage stratégique à votre entreprise.
Spécifiquement, ce guide vous fournira des informations sur les sujets suivants :
Qu’est-ce qu’un logiciel EDI ?
Le logiciel d’échange de données informatisées (EDI) est une technologie robuste qui facilite l’échange de documents commerciaux d’un ordinateur à l’autre dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux, leur permettant de travailler ensemble efficacement. Des milliers de documents commerciaux standard peuvent être envoyés automatiquement par le logiciel EDI. Parmi les exemples courants, citons les statuts d’expédition, les factures, les bons de commande, les documents d’inventaire et les informations douanières.
La technologie EDI élimine les communications B2B manuelles, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent tout au long de la chaîne d’approvisionnement, d’augmenter la vitesse de traitement, de réduire les erreurs, d’améliorer la collaboration entre les partenaires commerciaux et d’accroître la satisfaction et la fidélité des clients. L’EDI étant entièrement dématérialisé et ne nécessitant que peu ou pas d’intervention humaine, les documents commerciaux circulent directement du système informatique de l’expéditeur (par exemple, un système logistique ou un logiciel ERP) vers le système informatique du destinataire (par exemple, un système de gestion des commandes).
Fonctionnalités du logiciel EDI
| Fonctionnalités | Description |
|---|---|
| Traduction EDI | Identifie les données nécessaires à l’écriture, récupère les informations nécessaires à partir de tout système correspondant (ERP ou commande de vente, par exemple), arrange les données dans une structure que le vendeur peut comprendre (répond au format de son système ou à une structure de commande convenue à l’avance), et envoie la demande au vendeur |
| Mappage EDI | Transcrit les informations dans un format plus facilement utilisable dans de nouveaux environnements. Cela inclut les fichiers plats, XML et autres. |
| Sécurisation des transactions | Utilisation de protocoles tels que FTP sécurisé et HTTPS pour sécuriser la communication et garder vos transactions entre les parties impliquées. |
Avantages du logiciel EDI
L’EDI existe depuis la fin des années 1960, et les avantages se sont toujours avérés spectaculaires. Voici un aperçu de certains des avantages des logiciels EDI :
| Avantage | Description |
|---|---|
| Amélioration de la vitesse | Accélération du cycle économique d’environ 61 pour cent. Les messages EDI peuvent être envoyés automatiquement à l’aide de flux de travail préconfigurés, de sorte que les transactions entre les partenaires commerciaux peuvent être réalisées en quelques minutes seulement plutôt qu’en plusieurs jours ou semaines. |
| Une précision accrue | Traiter les transactions manuellement présente un plus grand risque d’erreur humaine, ce qui peut grandement affecter votre entreprise. Les experts estiment que les problèmes de qualité des données coûtent aux entreprises américaines environ 3 000 milliards de dollars par an. L’EDI peut offrir une réduction d’environ 30 à 40 % des transactions comportant des erreurs. |
| Réduction des coûts de transaction | Diminuez vos coûts de transaction d’environ 35 %. Pour les acheteurs qui traitent de nombreuses transactions, les logiciels EDI permettent de réaliser des économies pouvant atteindre des millions de dollars par an grâce aux remises pour paiement anticipé. |
| Une meilleure expérience client | Assurez la synchronisation des attentes entre le vendeur et l’acheteur, réduisant ainsi l’ambiguïté entre les parties et atteignant des niveaux plus élevés de satisfaction client. Certaines estimations suggèrent que l’EDI peut réduire le temps de cycle de la commande à l’encaissement d’environ 20 %, améliorant ainsi les transactions et les relations entre les partenaires commerciaux. |
| Une meilleure gestion des stocks | La gestion des stocks est cruciale, car elle affecte tous les domaines de votre entreprise – de l’entrepôt au support client. En automatisant le processus d’échange de documents commerciaux, vous pouvez facilement augmenter la visibilité de votre chaîne d’approvisionnement. L’EDI dispose d’une fonction de suivi qui vous permet de déterminer facilement quels sont vos stocks et où ils se trouvent. Et comme l’EDI fournit des mises à jour en temps réel, vous pouvez allouer efficacement vos ressources, prévenir les pénuries et pratiquement éliminer les stocks excédentaires. |
De quoi votre entreprise a-t-elle besoin ?
Que votre entreprise soit une petite entreprise, une organisation à but non lucratif ou une multinationale, vous devez disposer d’un moyen précis, efficace et opportun d’échanger des documents commerciaux avec vos partenaires commerciaux. Cela signifie l’intégration d’une solution EDI dans votre système de communication B2B actuel. Sans un système basé sur l’EDI, la transmission de commandes et d’autres documents aux partenaires commerciaux est coûteuse, longue et sujette aux erreurs.
Il existe de nombreux types d’EDI, notamment l’EDI direct (également appelé point à point), l’EDI basé sur le Web, un réseau EDI et l’intégration B2B complète. Chaque type d’EDI présente des avantages et des inconvénients en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise.
- Démarrages et autres petites entreprises : Les startups et autres petites entreprises qui cherchent à acheter une solution EDI peuvent généralement s’en sortir avec un EDI basé sur le web, qui peut être accessible et utilisé via des navigateurs web tels que Google Chrome et Firefox. En utilisant les navigateurs web, vous pouvez simplement remplir des formulaires standardisés avec les données commerciales que vous souhaitez partager. L’EDI basé sur le Web est souvent le moyen le plus facile et le plus abordable pour les petites et moyennes entreprises de commencer à échanger des données commerciales avec leurs partenaires commerciaux en utilisant l’EDI. De plus, comme beaucoup de solutions EDI basées sur le Web sont en partenariat avec de grands détaillants comme Target et Walmart, les complexités qui accompagnent une configuration EDI typique sont réduites.
- Utilisateurs EDI existants à la recherche de fonctionnalités supplémentaires : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous vous connectez à davantage de clients, votre logiciel EDI devrait évoluer sans qu’il soit nécessaire d’embaucher du personnel dédié pour gérer vos capacités EDI. Si vos plans de croissance ne sont pas clairs, vous pouvez envisager d’obtenir un EDI basé sur le cloud pour garantir une évolutivité illimitée alliée à des structures de prix gérables et flexibles.
- Grandes entreprises : Les grandes entreprises traitent généralement un grand volume de transactions, elles suivent donc probablement une approche hybride dans laquelle elles combinent différents types d’EDI pour s’assurer qu’elles sont en mesure de travailler efficacement avec tous leurs partenaires commerciaux. De plus en plus, les grandes entreprises cherchent à s’associer à des fournisseurs EDI réputés qui peuvent s’occuper de la gestion quotidienne de leur système EDI.
Meilleur logiciel EDI
Choisir la bonne solution EDI pour votre entreprise est assez difficile, car il existe un large éventail de choix disponibles sur le marché. Alors que certaines organisations préfèrent gérer leur propre système EDI interne, beaucoup cherchent à travailler avec un fournisseur EDI. Quelle que soit la voie que vous choisissez, voici quelques-unes des solutions EDI populaires à considérer:
- TrueCommerce est un système EDI et de commerce électronique qui fournit aux petites et moyennes entreprises une plate-forme unique à partir de laquelle elles peuvent gérer toutes leurs transactions EDI. Conçu pour accélérer les processus de la chaîne d’approvisionnement, TrueCommerce connecte les entreprises à une plateforme commerciale robuste avec un accès à plus de 10 000 détaillants dans le monde.
- B2BGateway est une solution EDI abordable et entièrement gérée qui vous permet d’ajouter des partenaires commerciaux qui ne sont pas compatibles avec l’EDI. L’ajout de vos partenaires commerciaux dans le système est très facile, car ils n’ont qu’à payer un frais unique, plus une petite charge de maintenance mensuelle. De plus, si vous voulez que vos programmes d’EDI et de comptabilité s’interfacent, B2BGateway s’intègre entièrement à Microsoft SBA, QuickBooks et Sage 50c.
Points douloureux communs de l’EDI
Bien que l’EDI soit très prometteur, il y a aussi quelques défis. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants de l’EDI :
- Problèmes de sécurité. Bien que l’EDI soit bien établi et utilisé dans de nombreuses industries et organisations, il existe encore des problèmes concernant le partage d’informations avec des partenaires EDI ou des organisations EDI tierces. Ces problèmes comprennent le manque de confiance, le risque que les informations confidentielles soient exposées en raison de brèches de sécurité, et les problèmes juridiques potentiels dus aux réglementations gouvernementales ou organisationnelles.
- Les mises à jour des applications peuvent entraîner une perturbation des données. Certains logiciels d’entreprise peuvent perturber les connexions EDI, même celles qui fonctionnaient bien par le passé. Les logiciels de gestion de la relation client, les programmes de planification des ressources d’entreprise, les logiciels de comptabilité et de nombreux autres systèmes avancés peuvent obtenir des mises à jour ou des améliorations régulières qui les rendent incompatibles avec les logiciels utilisés par vos partenaires commerciaux.
- Problèmes d’intégration des logiciels. Les solutions EDI peuvent enliser vos ressources informatiques ou imposer à l’entreprise des frais de formation importants. Sans une formation adéquate et un respect strict du nouveau protocole, la transition du partage manuel des documents vers l’EDI peut devenir désordonnée. De plus, étant donné que plusieurs normes sont impliquées dans la mise en œuvre de l’EDI, les petites entreprises peuvent avoir du mal à échanger des données avec les grandes entreprises qui utilisent la dernière version d’une norme documentaire.
- Coût de la mise en œuvre et de la maintenance. Bien que l’EDI offre d’énormes avantages en termes d’économies, la reconception et la mise en œuvre d’applications logicielles pour intégrer l’EDI dans le système actuel peuvent être assez coûteuses, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. La maintenance d’un système EDI peut également être coûteuse, surtout si le volume de données que vous traitez augmente rapidement.
Tendances du marché des logiciels EDI
- Utilisation accrue de l’EDI basé sur le cloud. Comme l’informatique en nuage fait son chemin dans un spectre plus large d’activités d’entreprise, le système EDI basé sur le nuage devrait augmenter dans l’utilisation, en particulier parmi les petites et moyennes entreprises. De plus en plus d’entreprises cherchent aujourd’hui à migrer les connexions, les applications, les données et l’intégration vers le cloud. Le cloud computing est en train de changer les règles de mise en œuvre de la technologie EDI et les modèles de consommation de services.
- EDI mobile. Les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes changent la façon dont les entreprises interagissent avec leurs partenaires commerciaux. Certaines entreprises commencent à développer des applications pour aider à mobiliser leur chaîne d’approvisionnement. Comme les applications d’entreprise deviennent maintenant populaires, ce n’est qu’une question de temps avant que vous puissiez télécharger une application mobile liée à l’EDI sur les magasins d’applications.
Choisir des services et des logiciels EDI
Comprendre le flux de documents EDI est essentiel pour considérer les différentes offres de services et de logiciels qui vous sont proposées sur le marché :
- Un document commercial est créé dans votre système comptable ou ERP.
- Le document commercial est traduit de son format natif, celui du système comptable, en un fichier de document EDI.
- Le nouveau document EDI est envoyé au fournisseur de RVA (réseau à valeur ajoutée) EDI.
- Le fournisseur de RVA EDI livre électroniquement le document à la boîte aux lettres EDI du destinataire prévu
- Le destinataire du document retraduit le document EDI en un document commercial lisible et le traite.
Étant donné le nombre d’étapes du flux de documents EDI, il n’est pas surprenant qu’il existe des fournisseurs qui se concentrent sur chaque étape. Il existe également des fournisseurs de solutions de bout en bout. En fait, certains systèmes ERP incluent l’EDI comme un module intégré qui fait partie du système sous-jacent.
La première étape du flux de documents EDI est la conversion d’un document commercial en un fichier EDI. De nombreuses solutions logicielles sur le marché fournissent la traduction EDI. Une considération importante lors de l’examen d’un logiciel de traduction EDI est la compatibilité avec votre logiciel de comptabilité/ERP. L’interopérabilité est la principale préoccupation lors de l’évaluation des offres de traduction EDI.
Les fournisseurs RVA EDI s’occupent de la livraison du document EDI. Le fournisseur RVA fera correspondre le document aux normes du destinataire, fournira des services de test et assurera la livraison correcte du fichier.
L’une des considérations les plus importantes lors de l’achat d’une solution EDI est l’étendue du service. Que vous soyez à la recherche d’un logiciel de traduction, d’un fournisseur de RVA avec lequel établir un partenariat, ou d’une solution ERP complète qui intègre des capacités EDI, il existe un grand nombre d’options à considérer pour votre entreprise. Si vous cherchez à découvrir celles qui conviennent à votre entreprise, pensez à utiliser notre service gratuit de recherche de logiciels.