Les 20 meilleurs outils de planification de groupe en 2021

Trouver du temps dans un emploi du temps chargé peut être difficile, surtout lorsque vous essayez de trouver du temps libre dans votre propre emploi du temps ainsi que pour dix autres personnes.

Le meilleur moyen de minimiser le temps superflu passé sur des tâches simples est d’externaliser ce travail à un tiers – dans ce cas, un planificateur de groupe. Un planificateur de groupe vous permettra d’atténuer les courriels aller-retour inutiles et, en fin de compte, de réduire la friction dans votre flux de travail.

Ci-après, nous allons explorer certains des meilleurs outils de planification de groupe que vous pourriez utiliser pour créer un processus de planification plus efficace.

Que rechercher dans un outil de planification de groupe

Avant de commencer à comparer, il est utile de savoir ce qui rend un outil de planification de groupe bon. Le simple fait d’avoir une intégration avec vos applications de calendrier ne suffit pas.

De nos jours, un bon planificateur a des intégrations de vente puissantes. Votre outil devrait pouvoir s’intégrer avec :

La plupart des apps de planification de groupe sont capables de trouver des moments communs pour se réunir, mais certaines ont des caractéristiques supplémentaires telles que l’optimisation des fonctionnalités mobiles, la confidentialité, la vitesse et la transparence.

Puis, explorons nos 19 outils de planification préférés. Les descriptions ci-dessous vous donneront une idée des capacités et de la portée de nos apps préférées.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings simplifie et automatise ce qui était auparavant un processus très ardu et souvent manuel.

Complètement intégrée au CRM gratuit de HubSpot, la fonction Meetings vous permet de :

1. Supprimer les courriels de planification en aller-retour
2. Assurer la transparence et la flexibilité pour que votre équipe ou vos prospects puissent planifier avec vous lorsqu’ils voient que vous êtes libre
3. Formaliser le processus de capture de prospects en posant des questions clés au client avant même que la réunion ait lieu

L’outil peut être intégré à votre site et paramétré pour refléter votre image de marque sur les communications des clients et de l’équipe. Une fois qu’un client a saisi ses informations pour créer une nouvelle réunion, ses données sont collectées dans une base de données, que vous pouvez utiliser pour les contacts futurs avec eux et pour développer votre clientèle au fur et à mesure que vous obtenez plus de connexions.

HubSpot Meetings offre également l’option de liens de réunions de groupe. Vous pouvez modifier les paramètres afin de recevoir des notifications lorsque de nouvelles réunions sont créées et inclure des informations critiques sur la réunion dans le lien, telles que la durée de la réunion, le sujet, etc.

Calendar

Calendar est l’un des outils de planification les plus intuitifs disponibles. Compatible avec les PC et les Mac ainsi que les appareils iOS et Android, Calendar s’appuie sur l’apprentissage automatique pour offrir une capacité de planification intelligente.

Avec Calendar, vous pouvez marquer autant de personnes que vous le souhaitez, et Calendar n’affiche que l’heure à laquelle tout le monde est disponible. Si vous avez besoin de reprogrammer, un clic révèle les horaires qui conviennent à tous les membres de votre équipe.

Le plan gratuit offre une planification illimitée, une connectivité de calendrier (Gmail, Office 365, Outlook et iCloud) et des notifications par e-mail et SMS sur la planification et les changements de calendrier. Les autres plans incluent un accès supplémentaire aux membres de l’équipe, des analyses d’équipe, une intégration CRM et plus encore.

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Doodle est sans doute le meilleur planificateur disponible pour les smartphones sur le marché. Actuellement compatible avec iOS et Android, Doodle s’appuie fortement sur la fonction de sondage pour crowd-source les dates de réunion disponibles.

Doodle vous permet d’abord de configurer une page MeetMe, où vous pouvez afficher vos heures libres et choisir votre marque désignée. Vous pouvez mettre en place un sondage sur vos dates et heures disponibles et laisser les gens voter sur les créneaux horaires qui leur conviennent en leur envoyant un lien par e-mail ou en les dirigeant vers une URL.

Il offre plusieurs options de réponse – pas seulement le binaire oui/non – et permet aux sélectionneurs de classer ou d’expliquer les réponses. Vous pouvez voir qui a répondu et qui n’a pas répondu et limiter les réponses à un nombre restreint si nécessaire. Il est compatible avec les calendriers les plus couramment utilisés.

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Boomerang Calendar

Boomerang Calendar est une extension Google qui se connecte à votre navigateur Firefox ou Chrome. Une fois installé, il se branche sur votre Google Calendar et Gmail, donc si vous n’utilisez pas ces services de messagerie, ce n’est peut-être pas le choix qu’il vous faut.

Bibi Lauri Raven, fondateur de BibiBuzz, décrit Boomerang Calendar comme suit :

« Il est transparent et n’ajoute pas au « fouillis d’applications ». Il prend également en compte les différents fuseaux horaires et est intégré à Gmail, Chrome et mon Google Calendar. Lorsque je suis en train d’envoyer un e-mail, je peux facilement afficher mon calendrier pour permettre à mes interlocuteurs de choisir le meilleur moment pour m’appeler. Ils ne voient que les heures auxquelles je suis disponible, pas mes autres rendez-vous et activités. »

Comme elle l’a mentionné, c’est un outil qui est très bien intégré à votre courriel et à vos calendriers. Lorsque vous tapez un courriel, vous pouvez intégrer votre agenda dans le corps du texte. Il existe également quelques autres méthodes, mais son principal attrait réside dans le fait qu’il est centralisé et fonctionne entièrement dans votre page de messagerie. L’événement est créé une fois qu’un invité sélectionne une heure, et cette heure est automatiquement enregistrée dans votre calendrier.

Cependant, le plug-in est un peu contradictoire – il est orienté vers la vie privée en ce sens qu’il protège les détails de votre calendrier d’être montrés, mais pour utiliser le service, vous devez lui accorder l’accès à certaines de vos informations privées, y compris votre calendrier, vos contacts et votre courrier électronique.

Ce n’est peut-être pas le service à choisir si vous ou vos invités préférez un certain degré d’anonymat en ligne.

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Mixmax

Mixmax est un programmateur intégré à votre messagerie. Compatible spécifiquement avec Gmail, cette plateforme est particulièrement géniale pour ceux qui travaillent dans la vente. Certaines des fonctionnalités de vente qu’elle inclut sont :

• IntégrationsLinkedIn Sales Navigator
• Fonctions de création automatique de Salesforce
• Dialer de vente
• Mode bête

Mixmax facilite la planification des courriels. Vous pouvez utiliser des modèles personnalisables pour envoyer des emails, suivre les ouvertures et les clics, envoyer des notifications, et utiliser des commandes slash pour que vos clients soient programmés. Vous pouvez même intégrer des liens et d’autres médias dans l’email en utilisant Mixmax.

Voici comment Yura Riphyak, fondateur et chef de produit chez YouTeam, le présente :

« Cet outil de planification se distingue pour une raison simple : il vous permet de planifier des réunions directement dans le corps de votre email. Non seulement cela facilite la conversion dans les campagnes de prospection sortantes, mais cela réduit également les frictions excessives dans tous les points de communication qui mènent à une réunion. »

Austin Mullins, fondateur de Conversion Creatives, utilise également Mixmax. Il apprécie la possibilité de jeter des liens directement dans vos emails – « Puisque les prospects n’ont pas à cliquer pour voir les heures disponibles, cela augmente la probabilité qu’ils choisissent effectivement une heure », dit-il.

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WhenIsGood

WhenIsGood est une option très simpliste, mais elle est efficace pour la planification de groupe. Bien que d’autres options puissent être meilleures pour ceux qui ont besoin d’un service riche en fonctionnalités, c’est une bonne option pour vos besoins de base.

D’abord, vous créez un compte et configurez un calendrier couvrant les jours où vous êtes disponible. Vous pouvez choisir des créneaux horaires en fonction de vos exigences en matière de durée de réunion et sélectionner la fenêtre de temps dans laquelle vous êtes disponible. Une fois que vous avez choisi une fenêtre de temps, vous pouvez ajouter vos informations et créer l’événement.

Créer l’événement génère trois liens. Chaque lien a un but :

• Un est pour faire des changements à votre calendrier
• Un est à envoyer avec des invitations à des réunions
• Un est à gérer pour les résultats du sondage

Lorsque vous envoyez le lien pour que les gens choisissent parmi vos disponibilités, ils sélectionnent les heures qui leur conviennent, et cela se synchronise avec votre lien de résultats de sondage. À partir de là, vous pouvez décider des heures de réunion idéales pour toutes les personnes concernées. Il n’a pas le plus d’intégrations, mais il fait l’affaire.

Kaleigh Moore, rédactrice extraordinaire pour les entreprises SaaS et eCommerce, utilise l’outil et décrit ce qu’elle aime à son sujet ici : « Mon planificateur de réunions préféré est un outil très sans fioritures appelé WhenIsGood. La version de base est gratuite et fait tout ce dont j’ai besoin – en plus, elle est extrêmement simple à utiliser. Aucune formation, aucun téléchargement ou quoi que ce soit d’autre n’est requis. Juste un moyen simple de crowdsourcer le temps de réunion optimal pour deux personnes ou plus. »

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YouCanBook.Me

YouCanBook.Me est un autre outil de planification de groupe populaire pour les équipes. C’est un outil simple mais puissant. Il s’intègre à GCal, Office 365 et iCal. De plus, l’outil est bon pour les grandes organisations car vous pouvez utiliser le calendrier pour réserver plusieurs personnes, services ou lieux.

Il est optimisé pour les mobiles et personnalisable – vous pouvez adapter vos couleurs et notifications à vos besoins. Son système de réservation client permet à vos clients de choisir leurs heures spécifiées dans le bon fuseau horaire. Vous pouvez ajouter des tampons entre les rendez-vous et ajuster la durée des rendez-vous.

Ryan Farley, cofondateur de LawnStarter, décrivant pourquoi il aime YouCanBook.Me : « J’aime absolument utiliser YouCanBook.Me pour la planification des calendriers. Sans cela, programmer des réunions peut prendre une demi-douzaine d’emails en aller-retour. Au lieu de cela, j’envoie simplement à quelqu’un mon lien de réservation et je lui dis : « Pour faciliter les choses, vous voulez trouver un créneau qui vous convient ici ? ». De plus, je peux bloquer des heures sur mon agenda et gérer la durée des créneaux horaires que je veux rendre disponibles. »

Jeroen Corthout, cofondateur de Salesflare, fait écho à ce sentiment, même s’il note que « le design n’est pas aussi moderne que certains autres outils, mais il est hautement personnalisable et peut s’adapter à n’importe quel flux de travail que vous voulez construire. »

Dans l’ensemble, c’est un excellent outil pour les équipes et les groupes qui cherchent à raser quelques heures par semaine dans les courriels aller-retour.

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24Sessions

24Sessions est un outil de planification de groupe riche en fonctionnalités qui est un favori parmi les équipes de vente à haut rendement. Il comprend également la vidéo et le partage d’écran, ce qui en fait un excellent outil pour servir la plupart des fonctionnalités de réunion de vente.

Les clients peuvent réserver leurs réunions en fonction de votre disponibilité. Le calendrier tient compte des différences de fuseaux horaires et permet le suivi des données. Il se synchronise avec GCal et Office 365.

Keller Tiemann, fondateur de Leadsurance, décrit pourquoi il aime cet outil :

« Il couvre les choses les plus importantes comme l’intégration d’un calendrier sur notre site Web, ou une page de destination autonome, pour que nos prospects et clients puissent planifier des réunions. Il crée également automatiquement des rendez-vous de calendrier et des rappels pour tout le monde et envoie des liens vers la salle de réunion par chat vidéo. 24Sessions offre des fonctions de numérotation, des enregistrements de réunions, la possibilité d’accueillir plusieurs participants, et beaucoup d’autres fonctions qui nous permettent de l’utiliser pour tout, de la planification de démonstrations à l’assistance à nos clients les plus complexes. Il a rendu la planification et l’hébergement de réunions efficaces et opportunes complètement transparentes pour nous. »

Si vous recherchez un guichet unique riche en fonctionnalités pour les équipes de vente et la planification de groupe, c’est une bonne solution pour vous.

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TimeTrade

TimeTrade est un outil de planification de groupe solide. Il est optimisé pour les mobiles, et vous pouvez faire correspondre les clients aux employés et aux services. En outre, l’outil vous permet d’activer l’appel vidéo pour les rendez-vous, et vous pouvez connecter TimeTrade à votre CRM pour faciliter le flux de processus.

Paul Granger, fondateur de Website Promoter, aime l’orientation mobile de TimeTrade – « Avec 80% des utilisateurs d’appareils mobiles affirmant ne jamais quitter la maison sans leur téléphone, vous pouvez dire sans risque qu’une des meilleures façons de faire l’automatisation de la planification de groupe serait à travers leur appareil préféré. »

Les notifications sont facilement activées pour vous et vos clients. Vous pouvez définir vos propres règles pour la conception et la disponibilité des réunions, et même vérifier vos analyses en utilisant cet outil.

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Cogsworth

Cogsworth est un service de planification axé sur une expérience client fluide qui s’intègre à Office 365 et GCal. Il est personnalisable en fonction de l’emplacement, de la disponibilité et des services fournis.

À travers un processus de questions étape par étape, vous pouvez planifier vos rendez-vous. Vous devrez saisir :

• Le type de rendez-vous que vous souhaitez (et sa durée)
• Avec qui vous souhaitez vous rencontrer
• Un fuseau horaire, une date, et l’heure
• Votre nom
• Votre numéro de téléphone
• Votre email
• Confirmez votre réunion

Vous pouvez orchestrer des tampons de rendez-vous et des fuseaux horaires dans votre calendrier, envoyer des notifications, traduire du texte et vous assurer que votre calendrier s’intègre à votre site web.

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Skedify

Skedify est une option solide si vous avez une grande organisation avec des besoins de planification vastes et compliqués. Il est plutôt bon pour les équipes ou les franchises car vous pouvez ajouter le temps disponible d’une certaine équipe et synchroniser les calendriers individuels au sein du calendrier maître.

Il vous permet de choisir :

• Le lieu de votre réunion
• L’heure
• Les personnes qui devraient y assister

Skedify offre beaucoup d’intégrations – il vous permet d’assigner des tâches et de suivre l’expérience client, tout en adhérant aux mesures de sécurité nécessaires.

Johan Vandecasteele, cofondateur chez LeadStreet, utilise Skedify avec quelques-uns de ses clients. Comme il le dit,  » cela fonctionne très bien avec les situations complexes. L’un de nos clients possède plus de 100 franchises, et vous pouvez planifier une réunion avec n’importe laquelle d’entre elles directement à partir du site Web. Nous construisons une synchronisation personnalisée avec HubSpot qui fonctionne super bien. »

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MeetingBird

MeetingBird est une extension Chrome créée par les inventeurs de Front, qui agit comme un courriel de groupe pour plusieurs personnes. Votre calendrier s’affiche en même temps que votre courriel. Pour pouvoir utiliser cet outil, vous devez disposer d’Office 365 ou de Gmail.

Il offre beaucoup des mêmes capacités opérationnelles que de nombreuses autres applications de cette liste – afficher votre calendrier aux répondants, créer des événements et des notifications, fournir des modèles de réunion et proposer la génération de sondages.

Cependant, il se distingue de manière unique sur un point – il vous permet de gagner du temps pour vous-même. Et c’est vraiment le but de toutes ces choses de toute façon, n’est-ce pas ?

Baptiste Debever, responsable de la croissance chez Feedier, dit :  » C’est un outil très polyvalent et intégré. Il joue bien avec l’outil G Suite et peut également être intégré à Zoom. Dans l’ensemble, j’aime l’outil, et il alimente la plupart des fonctionnalités dont j’ai besoin, gratuitement. »

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Calendly

Calendly est un choix très commun pour les entrepreneurs de la technologie. Il a une interface très simple et esthétiquement plaisante. Il est convivial et offre une compatibilité inter-logiciels, ce qui en fait un choix populaire pour les clients externes. Il se connecte à Outlook, Microsoft Office 365, iCal et Google Calendar.

Pour utiliser l’outil, il vous suffit d’entrer vos disponibilités dans Calendly, qui vous fournit ensuite un lien vers votre calendrier. Lorsque vous communiquez avec des personnes avec lesquelles vous devez organiser une réunion, il suffit de leur envoyer votre lien, et il leur montrera les heures auxquelles vous êtes disponible.

Ils peuvent ensuite choisir un nom de réunion, une heure, une durée et un lieu. Cela générera une réunion sur votre calendrier, et une notification sera envoyée pour vous rappeler, ainsi qu’à vos invités, avant le début de la réunion.

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ScheduleOnce

ScheduleOnce est un bon outil pour les équipes de vente. Il donne la priorité à la connexion facile entre les prospects de vos entreprises et l’équipe de vente pour alimenter directement l’entonnoir.

Il est facilement intégré à votre site Web, au marketing et aux campagnes de marketing par courriel, de sorte que plutôt que de simplement permettre la capture de prospects, votre prospect peut immédiatement planifier dès son premier point de contact.

Il distribue ensuite automatiquement les informations de réunion aux membres de l’équipe appropriés. Ces événements seront synchronisés sur tous les calendriers des participants.

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Acuity Scheduling

Les fonctionnalités d’Acuity Scheduling sont très étendues, mais plus vous payez, plus vous bénéficiez du service.

Tous les plans payants sont compatibles avec Google Apps, Office 365, Exchange et Outlook. La vidéoconférence est également mise en avant, de sorte que Zoom, GoToMeeting et Join.me sont intégrés.

L’outil ne sert pas simplement à intégrer un planificateur dans votre site, bien qu’il vous permette de le faire. Il vous permet également de contrôler la facturation, la comptabilité, les paiements et l’envoi d’e-mails en masse. Vos clients peuvent voir votre planning et réserver leur propre rendez-vous. L’accès facile rend plus simple la reprogrammation et le paiement en ligne.

D’une certaine manière, c’est le couteau suisse des planificateurs.

Voici comment John Doherty, fondateur de Credo, décrit leur décision de passer à Acuity : « Nous avons essayé la plupart des outils de planification existants, et nous avons récemment décidé que nous allions transférer toute notre planification à Acuity Scheduling parce qu’il nous donne la capacité API de faire des intégrations personnalisées pour notre plate-forme, permet toujours des redirections personnalisées pour le suivi des objectifs, et nous permet d’ajouter plusieurs utilisateurs à plusieurs types de réunions selon les besoins. »

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Rallly (Web)

Contrairement à la fonction Boomerang Calendar mentionnée plus tôt dans cette liste, Rallly est la meilleure option pour ceux qui s’inquiètent de l’exposition de leurs informations privées.

Il a cependant des inconvénients – tels que le manque d’intégration généralisée du courrier électronique, l’incapacité de choisir les heures et une pénurie générale de capacités de personnalisation profondes.

Il est basé sur le sondage comme beaucoup d’autres applications et plugins dans cette liste, mais contrairement aux autres, Rallly permet à ses répondants au sondage de conserver leur anonymat, même s’ils décident de s’engager dans la partie discussion. Après avoir créé votre sondage, vous pouvez inviter des personnes en partageant le lien ou en leur envoyant un e-mail.

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FreeBusy

FreeBusy est souvent une option préférée des entreprises B2B, spécifiquement parce qu’elle s’intègre à tant de services différents. Il fonctionne comme une extension Chrome ou un plugin pour la messagerie Outlook.

Voici les calendriers qu’il prend en charge :

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce

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• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (pour les appels vidéo)

Lorsque vous vous inscrivez, vous obtenez une URL unique qui héberge votre calendrier. Vous pouvez envoyer ce lien aux personnes qui veulent planifier avec vous, et ils peuvent s’inscrire sur votre page, ou vous pouvez ajouter des participants à une réunion que vous créez et offrir l’un de vos temps disponibles.

Si cela ne fonctionne pas, ils peuvent référencer votre URL. Vous pouvez également inclure des temps tampons autour de vos réunions, afin de ne pas être bousculé. En outre, vous êtes en mesure de restreindre certaines personnes de demander des temps de réunion.

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Vyte.in

Vyte.in est un planificateur qui fonctionne mieux avec iOS. C’est un système basé sur un sondage qui permet aux utilisateurs de voter sur les heures et les dates de réunion suggérées une fois qu’ils ont reçu un courriel de votre part avec l’information.

Vyte.in se souvient de la disponibilité du répondant et vous suggère ensuite des heures de réunion. Il enregistre l’heure de la réunion dans votre calendrier une fois que tout le monde est d’accord sur les détails. Bien sûr, les répondants peuvent aussi simplement consulter votre calendrier avec l’URL personnalisée que Vyte.in génère.

La fonction Pro est celle où il brille vraiment – Pro vous permet de construire des tampons (un peu comme FreeBusy) entre les réunions et vous empêche de vous surbooker en vous permettant d’écrire des dates même si elles sont provisoires.

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Meetin.gs

Meetin.gs est un planificateur personnel compatible avec les applications Google et Office 365. Il fonctionne mieux via les appareils mobiles qui fonctionnent sous Android et iOS. Comme de nombreuses autres applications, elle vous permet de créer votre propre page – avec une URL unique que vous pouvez envoyer – consacrée à votre calendrier. Vous pouvez personnaliser la durée, le lieu et le style de réunion que vous souhaitez, puis envoyer des invitations.

Cette application permet à l’utilisateur de voir toutes ses réunions sur une ligne de temps et prend des notes d’agenda ou de réunion dans l’application pour que tout le monde puisse y accéder. La fonction de crowd-sourcing et de partage facilite la transmission de notes ou d’ordres du jour à vos employeurs ou employés.

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X.ai

X.ai est sans doute l’une des applications les plus uniques de cette liste, car elle est entièrement gérée par une intelligence artificielle. Encore une fois, si la confidentialité est votre préoccupation, ce n’est peut-être pas le service qu’il vous faut, mais si vous préférez l’efficacité, c’est une bonne option.

Il est compatible avec les applications Google, Okta et Outlook. Lorsque vous enregistrez votre compte, vous autorisez l’accès à toutes vos informations pertinentes – calendrier, contacts, email, identifiants, etc.

Lorsque vous mettez en place un événement, envoyez un email à l’invité et mettez en CC l’adresse email de votre bot, qui vous sera donnée lors de la mise en place. Dans l’email, vous écrivez le nom du bot, puis les instructions de l’événement. Si des précisions sont nécessaires, le robot peut envoyer un e-mail à l’invité en lui indiquant vos disponibilités et il pourra alors régler les détails. Une fois qu’une réunion est convenue, une invitation sera envoyée à toutes les parties concernées.

Max Benz, fondateur d’EasyContent, explique pourquoi cet outil est particulièrement utile : « Vous pourriez penser que le terme « IA » est utilisé trop souvent, et vous auriez peut-être raison, mais cet outil a définitivement résolu mon point sensible. L’outil me permet d’organiser des réunions par e-mail ou par Slack. X.ai me permet de créer directement des réunions, mais il prend également en charge la conversation pour trouver une date et une heure convenables pour une réunion si nécessaire. En gros, il agit comme mon assistant « IA » personnel… ce qui était un peu bizarre au début (mais les résultats parlent d’eux-mêmes). »

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En définitive, les options sont infinies pour les outils de planification de groupe. C’est à vous de choisir celui qui correspond à votre flux de travail personnel. Que vous accordiez de l’importance à la confidentialité, à l’efficacité ou à la transparence, n’importe lequel de ces services mériterait d’être étudié pour votre entreprise.

Si vous cherchez un moyen rapide et facile de planifier des réunions ou des rendez-vous, consultez HubSpot Meetings.

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