Il modulo 941 dell’IRS, la dichiarazione trimestrale dell’imposta federale del datore di lavoro: Istruzioni per la compilazione e suggerimenti da conoscere

A prescindere dal fatto che tu possieda e gestisca una piccola impresa o una società multimiliardaria, se paghi uno stipendio ai dipendenti, devi compilare il modulo 941. L’IRS è diligente nel modo in cui tiene traccia dei salari dei dipendenti e di quanto deve essere preso da quei salari sotto forma di tasse. Il modulo 941 deve essere depositato su base trimestrale (ogni 3 mesi) ogni anno. Tuttavia, se avete dipendenti i cui debiti annuali per le tasse sui salari sono meno di $1,000, potreste essere in grado di presentare il modulo su base annuale piuttosto che trimestrale.

Cos’è il modulo 941?

Ci sono alcune diverse tasse relative al salario che dovete riportare sul modulo 941:

• Tenute: Queste sono le tasse che vengono trattenute dal reddito dei tuoi dipendenti. Sei responsabile di trattenere queste tasse dalle buste paga dei tuoi dipendenti. Quanto trattenete dipende da quante ritenute il dipendente ha richiesto sul suo modulo W-4.

• Tasse del datore di lavoro: Queste sono le tasse pagate da voi.

Tasse condivise: Le tasse FICA includono le tasse trattenute per la sicurezza sociale e Medicaid. Tu tratterrai e rimetterai la parte del dipendente.

Come operatore commerciale, sei tenuto a presentare il modulo 941 su base trimestrale per tutti i tuoi dipendenti. Il modulo di quattro pagine notifica all’IRS il reddito imponibile e la responsabilità dei tuoi dipendenti ogni trimestre, riportando le ritenute per l’imposta federale sul reddito e le tasse di Social Security/Medicare. I dipendenti stagionali non hanno bisogno di presentare il modulo 941 se, e solo se, non lavorano uno o più trimestri. Tutte le aziende devono presentare questo modulo alla fine di aprile, luglio, ottobre e gennaio.

Scadenze del modulo 941

Tutte le aziende devono presentare questo modulo alla fine di aprile, luglio, ottobre e gennaio. Le date di scadenza sono:

• il 30 aprile
• il 31 luglio
• il 31 ottobre
• il 31 gennaio

Se la data di scadenza del modulo 941 cade in un giorno festivo o in un weekend, la data sarà spostata al giorno lavorativo successivo. Per esempio, se la data di scadenza cadesse il 4 luglio, verrebbe spostata al 5 se fosse un giorno non festivo.

Come il modulo 941 è diverso dal modulo 944?

Il modulo 941 e il modulo 944 sono molto simili, poiché entrambi riportano le ritenute FICA e sul reddito. La differenza principale tra i due moduli è l’ammontare delle tasse dovute dalla società che li presenta.

La maggior parte delle piccole imprese presenta il modulo 941 su base trimestrale. Ma le piccole imprese le cui tasse annuali FICA e ritenute sono meno di 1.000 dollari possono presentare il modulo 944. A differenza del modulo 941, il modulo 944 deve essere presentato solo una volta all’anno.

Istruzioni del modulo 941

La compilazione del modulo 941 è un compito relativamente semplice. Ci si aspetta che tu fornisca le seguenti informazioni:

• Il numero di persone che impieghi
• L’ID del dipendente di tutti i tuoi dipendenti
• Il totale dei salari che hai pagato a ciascun dipendente
• L’ammontare delle tasse che hai trattenuto
• I registri del libro paga
• Documentazione per qualsiasi mancia tassabile il rapporto del tuo dipendente
• L’importo totale che devi inviare all’IRS

Calcoli del modulo 941

Qui ci sono alcuni calcoli generali che ti aiuteranno a determinare la tua responsabilità fiscale per i diversi tipi di tasse sul modulo 941.

Ritenuta d’imposta sul reddito

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• Come determinare l’aliquota fiscale di un dipendente: La loro aliquota fiscale è determinata dal loro stato di registrazione e dai loro guadagni annuali
• Come determinare i salari totali pagati per il trimestre: Dividi i salari annuali del tuo dipendente per 4.

Tassa di sicurezza sociale

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Nota che la tassa di sicurezza sociale si applica solo ai primi $132.900 del salario di un dipendente.

Tassa Medicare

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I dipendenti che guadagnano un reddito fisso devono pagare un’ulteriore tassa Medicare dello 0,9% sui guadagni oltre $200.000. Questa tassa extra è pagata dal dipendente, non da voi, e deve essere tolta dai loro salari.

Può essere lungo e noioso fare tutti questi calcoli, specialmente se avete diversi dipendenti per i quali dovete farli. Un professionista delle tasse può aiutarvi a fare questi calcoli e pagamenti trimestrali.

Responsabilità del datore di lavoro

Come datore di lavoro, la responsabilità di presentare il modulo 941 nel modo più accurato possibile e fornire tutti i dettagli necessari ricade sulle vostre spalle. Tutti i dati inclusi nel modulo 941 dovrebbero riflettere ciò che i vostri dipendenti dichiareranno o registreranno sul loro modulo IRS W-2. Non riuscire a fornire all’IRS informazioni accurate riguardo ai salari e alle ritenute potrebbe risultare in un controllo da parte dell’IRS.

Il datore di lavoro è anche responsabile di fare un pagamento aggiuntivo all’IRS che corrisponde alla quantità di denaro trattenuto per Medicare e le tasse di sicurezza sociale per tutti i loro dipendenti. A partire dal 2015, il datore di lavoro deve trattenere un’ulteriore tassa Medicare dai salari pagati in eccesso di 200.000 dollari durante ogni anno fiscale, così come qualsiasi altra tassa trattenuta.

Evitare le sanzioni e stare in cima alle scadenze

Se si vuole evitare multe e sanzioni da parte dell’IRS, è meglio presentare il modulo 941 in tempo. In caso contrario, si può incorrere in una penalità del 5% dell’imposta dovuta per ogni mese o parte del mese in cui si è in ritardo. Tuttavia, questa penalità non può superare il 25%. Inoltre, ci sarà una penalità separata per il sottopagamento di queste tasse; l’IRS addebiterà al datore di lavoro il 2-15% del sottopagamento, a seconda di quanti giorni si è in ritardo sul pagamento dell’importo corretto. Alla fine dell’anno fiscale, gli importi totali che riporti sul modulo 941 devono essere uguali al totale di tutti gli importi che hai riportato sui W-2 dei tuoi dipendenti e sui loro W-3.

Se vuoi prevenire una situazione in cui ti trovi di fronte a sanzioni e un potenziale controllo da parte dell’IRS, è consigliabile che tu usi servizi professionali di libro paga per gestire tutte le tasse relative ai tuoi dipendenti e al tuo business. Un professionista fiscale autorizzato o un CPA non solo terrà voi e la vostra azienda fuori dall’acqua calda con l’IRS, ma può anche essere in grado di trovare modi per risparmiare denaro sulle vostre tasse.

Uno dei molti modi in cui le aziende falliscono è quello di rimanere indietro con le loro tasse e le sanzioni che ne derivano. Se non vuoi essere tra le molte piccole imprese che non hanno successo nei loro primi tre anni, è estremamente importante che tu stia in cima alle scadenze e alle sanzioni.

Può il modulo 941 essere compilato elettronicamente?

Puoi compilare il modulo 941 elettronicamente se scegli di farlo. È possibile presentare il modulo 941 online tramite il sito web dell’IRS, e si deve usare il servizio EFTPS.gov per trasferire i fondi elettronicamente. Un professionista delle tasse può aiutare la tua azienda con il deposito online.

Dove spedire il modulo 941

Una volta compilato il modulo e scritto un assegno al “United States Treasury”, assicurati di includere il tuo EIN (se non ne hai già uno, puoi richiederlo online). Ci sono due diversi indirizzi di posta 941:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005-questo indirizzo è usato per tutte le imprese che desiderano archiviare senza un pagamento allegato.
• Internal Revenue Service PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-questo indirizzo è per le aziende che desiderano includere un pagamento con il loro modulo fiscale 941.

In uno sforzo per ridurre la quantità di carta usata per archiviare le tasse e i moduli, l’IRS vi permetterà di archiviare i vostri moduli fiscali 941 online. L’IRS può richiedere copie di registrazioni elettroniche del software di contabilità, quindi assicuratevi di averle a portata di mano se scegliete di archiviare online. Se non usate servizi di contabilità digitale, ci possono essere certi documenti e prove di dettagli di archiviazione che l’IRS vi chiederà di spedire (anche se archiviate online).

Presentare il modulo 941 con un professionista

Per tutte le esigenze di archiviazione e fiscali della vostra azienda, Community Tax è qui per aiutarvi. Il nostro personale dedicato e qualificato è qui per aiutarvi a presentare le vostre tasse correttamente e in tempo. Scoprite perché le aziende di tutto il paese si affidano a Community Tax per tutte le loro archiviazioni e i servizi di libro paga dei dipendenti. Chiamate oggi stesso al 888.684.5798 e noi imposteremo un modo facile e conveniente per voi di pagare i vostri dipendenti mentre noi ci prendiamo cura dei dettagli mentre voi vi concentrate sul vostro business.

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