Cos’è il modulo 940 dell’IRS?

Dal giorno in cui assumi il tuo primo dipendente W-2 e gestisci il libro paga per la tua azienda, sorgono molte nuove responsabilità e complessità. Dai moduli del libro paga alle tasse sull’occupazione, c’è molto da capire, e se hai guardato il sito web dell’Internal Revenue Service (IRS) per chiarezza, probabilmente hai lasciato ancora la sensazione di essere confuso e insicuro.

Ecco perché siamo qui per demistificare tutto ciò che va in esecuzione del libro paga e le tasse e i moduli che vengono con esso.

Qui, stiamo spiegando il modulo 940 dell’IRS, la dichiarazione annuale del datore di lavoro sulla disoccupazione federale (FUTA), incluso:

• Cos’è il modulo 940
• Perché l’IRS richiede ai datori di lavoro di compilarlo
• Come capire se hai bisogno di compilare il modulo 940
• Quando e come compilare e compilare il modulo 940

Cos’è il modulo 940?

Se sei di fretta, ecco il succo:

• Cosa viene riportato sul modulo 940: Imposta federale sulla disoccupazione (FUTA)
• Quando viene compilato: Annualmente
• Chi deve presentarlo: La maggior parte dei datori di lavoro negli Stati Uniti

In poche parole, il modulo 940 è un documento che l’IRS raccoglie annualmente dai datori di lavoro. Il modulo è progettato per aiutare sia le piccole imprese che l’IRS a mettersi sulla stessa pagina circa l’imposta federale di disoccupazione (FUTA) dovuta.

Sul modulo, i datori di lavoro riportano i salari che hanno pagato ai dipendenti a tempo pieno e part-time (W-2) durante l’anno fino a 7.000 dollari per dipendente. Poi, l’imposta FUTA corrispondente viene calcolata per capire quanto l’azienda deve all’IRS.

In che modo il modulo 940 è diverso dal modulo 941?

Se stai pensando, “Gee, questo suona molto simile al modulo 941,” hai ragione. I due moduli IRS sono simili. Tuttavia, il modulo 940 è archiviato annualmente e riporta solo le tasse FUTA del datore di lavoro. Il modulo 941, d’altra parte, riporta le ritenute dell’imposta federale sul reddito e le tasse dell’assicurazione federale (FICA) – ed è archiviato ogni trimestre.

La differenza chiave qui è che il modulo 941 è come si riportano le ritenute e le tasse condivise (quelle che sono divise 50/50 tra il dipendente e il datore di lavoro). Il modulo 940 riporta l’imposta FUTA, che è pagata interamente dal datore di lavoro.

Come è diverso il modulo 940 dal modulo 944?

Similmente, il modulo 944 è un’alternativa al modulo 941. È usato al posto del modulo 941, dai piccoli datori di lavoro il cui debito annuale di FICA e ritenuta alla fonte è inferiore a 1.000 dollari. Come il modulo 940, è archiviato solo una volta all’anno, ma riporta la FICA e le ritenute alla fonte – non la FUTA.

Perché l’IRS richiede ai datori di lavoro di archiviare il modulo 940

I datori di lavoro negli Stati Uniti sono tenuti a pagare le indennità federali di disoccupazione per i loro dipendenti. Questo fondo permette ai dipendenti di riscuotere l’indennità di disoccupazione nel caso in cui vengano licenziati o lasciati andare per motivi non legati alle loro prestazioni.

Per calcolare quanta tassa FUTA deve un datore di lavoro, l’IRS usa il modulo 940 e richiede alla maggior parte dei datori di lavoro di presentarlo ogni anno. Il modulo aiuta sia l’IRS che i singoli datori di lavoro a capire e tenere traccia dell’imposta FUTA dovuta e pagata durante l’anno.

Aspetta-che cos’è l’imposta FUTA comunque?

Facciamo un passo indietro per un minuto. Vi starete chiedendo cosa significa in realtà questa “tassa FUTA”. Quando si tratta di buste paga e tasse sull’occupazione, ci sono tre tipi principali di tasse:

• Ritenute alla fonte: Queste sono tasse che i vostri dipendenti pagano sul loro reddito, ma voi siete responsabili di trattenerle dalle buste paga dei dipendenti e depositarle all’autorità fiscale corretta.
• Tasse del datore di lavoro: Come il nome implica, tu, il datore di lavoro, sei responsabile del pagamento della totalità di queste tasse.
• Tasse condivise: Queste tasse sono divise tra te e i tuoi dipendenti. Di nuovo, è tua responsabilità trattenere la parte del dipendente e depositare l’intero importo (la tua parte e la loro) all’autorità fiscale appropriata.

L’imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) rientra in quella categoria intermedia – le tasse del datore di lavoro – il che significa che tu paghi l’intero importo della tassa. L’imposta FUTA è calcolata sulla base di una percentuale (stabilita dal governo federale) dei salari che pagate ad ogni dipendente. Negli ultimi anni, l’aliquota fiscale FUTA standard è stata del 6%.

Tuttavia, si paga l’imposta FUTA solo sui primi 7.000 dollari pagati a ciascun dipendente. Dopo che la loro paga supera quella soglia, non si incorre in alcuna responsabilità FUTA aggiuntiva. In altre parole, la massima imposta FUTA di cui puoi essere responsabile è di 420 dollari (6% di 7.000 dollari) per dipendente.

Ho bisogno di presentare il modulo 940?

Ora che hai una migliore comprensione di cosa sia il modulo 940 e perché è usato, potresti chiederti se devi presentarlo. È importante notare che non tutti i datori di lavoro negli Stati Uniti sono tenuti a presentare il modulo 940… ma la maggior parte lo sono.

Se hai:

• Pagato $1,500 o più in salari a qualsiasi dipendente W-2 (non un appaltatore) O
• Ha avuto uno o più dipendenti W-2 (a tempo pieno o part-time) per almeno 20 settimane dell’anno scorso

Allora sei tenuto a pagare la tassa FUTA e presentare il modulo 940.

La Camera di Commercio degli Stati Uniti evidenzia le poche eccezioni a questa regola, notando che “le organizzazioni non profit, le organizzazioni religiose e altre aziende accreditate 501(c)(3) sono esenti dal pagare questa tassa”. L’altra esenzione è per le imprese che lavorano esclusivamente con appaltatori indipendenti e non con dipendenti W-2.

Se vi sentite insicuri sul fatto che siate o meno tenuti a pagare l’imposta FUTA o presentare il modulo 940, è meglio parlare con un professionista delle tasse sulla vostra piccola impresa e i suoi requisiti.

Come compilare il modulo 940

Assumendo che tu non sia una delle poche imprese esentate dal compilare il modulo 940, parliamo di come fare proprio questo. Per iniziare, è necessario avere alcune informazioni chiave a portata di mano:

• L’attuale aliquota fiscale FUTA: Per il 2019 (e gli ultimi anni), l’aliquota fiscale FUTA è del 6%.
• La soglia massima FUTA: Pagherai solo quella tassa FUTA del 6% sui primi 7.000 dollari pagati a ciascun dipendente.
• Il numero di impiegati che hai avuto durante l’anno
• Lo stipendio totale pagato ad ogni impiegato
• Quanto hai pagato in tassa statale sulla disoccupazione (SUTA) per l’anno

Calcolando quanta tassa FUTA devi

Quando si riduce, questo è ciò che il modulo 940 è tutto circa-calcolare la corretta quantità di tassa FUTA da pagare all’IRS.

Nella sua forma più elementare, la formula assomiglia a questa:

x x

Perciò diciamo che la tua piccola impresa ha impiegato 20 persone nel corso dell’anno e ciascuna ha fatto 30.000 dollari. La tua responsabilità FUTA funzionerebbe così:

6% x 20 dipendenti x $7.000 = $8.400 dovuti

Per tutto l’anno precedente, sei stato responsabile di pagare $8.400 in tasse FUTA. Da lì, devi semplicemente sottrarre qualsiasi pagamento FUTA che hai già fatto durante l’anno (la maggior parte delle piccole imprese sono tenute a fare depositi trimestrali) per trovare quello che devi ancora.

Credito per l’imposta SUTA pagata

Oltre all’imposta FUTA, la maggior parte dei datori di lavoro sono anche responsabili di pagare l’imposta statale sulla disoccupazione (SUTA). Prima di essere sopraffatti, sappiate questo: Puoi tipicamente rivendicare qualsiasi imposta SUTA pagata come un credito fuori dalla tua fattura fiscale FUTA.

Per esempio, l’aliquota fiscale FUTA è del 6%. Se paghi il 4% in tasse SUTA al tuo stato, dovrai pagare solo il restante 2% al governo federale. La maggior parte dei datori di lavoro sono idonei a ricevere credito per un massimo del 5,4% dell’imposta SUTA, il che significa che la tua imposta FUTA potrebbe essere bassa come lo 0,6%.

Utilizzando il nostro esempio sopra, i tuoi salari totali imponibili FUTA erano:

$7.000 x 20 dipendenti = $140.000

Con il tasso dello 0,6%, aggiustato per il credito d’imposta SUTA, la tua responsabilità fiscale FUTA diventa $840 invece di $8.400. Molto meglio, giusto?

Richiederai l’imposta SUTA tramite le linee 1a e 1b sul modulo 940, inserendo l’abbreviazione di qualsiasi e tutti gli stati in cui hai pagato l’imposta SUTA.

Sulla linea 8, noterete che i vostri salari totali imponibili FUTA sono moltiplicati per lo 0,6%, accreditandovi fino al 5,4% di tasse SUTA.

Quando presentare il modulo 940

Il modulo 940 dell’IRS è annuale, il che significa che devi compilarlo e presentarlo solo una volta all’anno. Per la maggior parte delle piccole imprese, il modulo per l’anno precedente è dovuto il 31 gennaio di ogni anno.

Tuttavia: è importante ricordare che il modulo 940 deve essere pagato trimestralmente se dovete 500 dollari o più in tasse FUTA per quel trimestre (o cumulativamente per l’anno).

Se il vostro debito trimestrale è inferiore a 500 dollari, potete riportare quel saldo al trimestre successivo – fino a quando il debito totale supera la soglia di 500 dollari. Una volta che questo accade, dovrai pagare l’intero saldo in quel trimestre.

Le scadenze di pagamento trimestrali cadono l’ultimo giorno del mese che segue ogni trimestre, quindi il 31 gennaio, il 30 aprile, il 31 luglio e il 31 ottobre.

Come presentare il modulo 940 e fare i tuoi pagamenti FUTA

Quando si tratta di presentare il modulo 940 e fare i tuoi pagamenti FUTA, le piccole imprese hanno alcune opzioni da scegliere. Puoi:

• E-file and pay online
• Mail in your form and payments
• Work with an account to file for you
• Any combination of the above

E-file and pay online

Come spiega l’IRS, i principali benefici dell’e-filing sono:

• Velocità
• Sicurezza e accuratezza
• Riconoscimento dell’accettazione del modulo entro 24 ore

Per compilare il modulo 940 (o qualsiasi altro modulo IRS) online, dovrai usare un software fiscale o lavorare con un professionista fiscale autorizzato. L’IRS fornisce una lista dei suoi software approvati e un database di fornitori di e-file autorizzati tra cui scegliere.

Per pagare l’intero saldo fiscale FUTA o fare depositi trimestrali online, userai il sistema di pagamento elettronico dell’imposta federale (o EFTPS).

Se stai lavorando con un software fiscale o un professionista, puoi anche scegliere di fare i tuoi pagamenti via Electronic Funds Withdrawal (o EFW). Con questa opzione, puoi sia archiviare elettronicamente che autorizzare il pagamento in un solo passo.

Spedisci il tuo modulo e il pagamento

Le piccole imprese hanno anche la possibilità di spedire il modulo 940 e i loro pagamenti dell’imposta FUTA. Tuttavia, se il tuo saldo FUTA è più di $500 durante il quarto trimestre, dovrai pagare elettronicamente.

Per spedire il tuo modulo e il pagamento, stampa sia il modulo 940 che il modulo 940-V, il voucher di pagamento. Spediscili, insieme al tuo pagamento, all’indirizzo elencato per il tuo stato. Puoi trovare l’indirizzo postale corretto alle pagine 4 e 5 delle Istruzioni per il Modulo 940.

Lavora con un commercialista che archivi per te

La tua ultima opzione per archiviare il Modulo 940 e fare i pagamenti o depositi corrispondenti è quella di lavorare con un commercialista o altro professionista delle tasse che possa archiviare sia il modulo che il pagamento per te. In genere, questo viene fatto tramite il sistema di prelievo elettronico di fondi (EFW) che abbiamo menzionato sopra.

Concludendo

Per concludere, queste sono le basi e i principali takeaway che il proprietario medio di una piccola impresa e il datore di lavoro devono sapere sul Modulo 940 dell’IRS:

• Il modulo 940 riporta l’ammontare della Federal Unemployment Tax (FUTA) che un datore di lavoro deve pagare
• I datori di lavoro che hanno pagato $1,500 o più a qualsiasi dipendente W-2 O hanno avuto almeno 1 dipendente per 20 o più settimane dell’anno devono presentare il modulo 940