Mi az IRS 940-es nyomtatvány?

Attól a naptól kezdve, hogy felveszi az első W-2 alkalmazottját, és bérszámfejtést végez a vállalkozása számára, számos új felelősség és bonyolultság merül fel. A bérszámfejtési nyomtatványoktól a foglalkoztatási adókig sok mindent ki kell találni – és ha az Internal Revenue Service (IRS) weboldalán kereste a tisztánlátást, valószínűleg még mindig zavarodottan és bizonytalanul távozott.

Ezért vagyunk itt, hogy demisztifikáljuk mindazt, ami a bérszámfejtéssel és a vele járó adókkal és nyomtatványokkal kapcsolatos.

Itt elmagyarázzuk az IRS 940-es nyomtatványt, a munkáltató éves szövetségi munkanélküliségi adóbevallását (FUTA), többek között:

• Mi a 940-es nyomtatvány
• Miért írja elő az IRS a munkáltatók számára a benyújtását
• Hogyan derítse ki, hogy be kell-e nyújtania a 940-es nyomtatványt
• Mikor és hogyan kell kitölteni és benyújtani a 940-es nyomtatványt

Mi a 940-es nyomtatvány?

Ha siet, itt a lényeg:

• Mit jelentenek a 940-es nyomtatványon: Szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA)
• Mikor kell benyújtani: Évente
• Kinek kell benyújtania:

Egyszerűen fogalmazva, a 940-es nyomtatvány egy olyan dokumentum, amelyet az IRS évente gyűjt be a munkáltatóktól. A nyomtatvány célja, hogy a kisvállalkozások és az IRS egyezségre jussanak a fizetendő szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA) tekintetében.

A nyomtatványon a munkáltatók jelentik a teljes és részmunkaidős (W-2) alkalmazottaknak az év során kifizetett béreket – alkalmazottanként legfeljebb 7000 dollárig. Ezután kiszámítják a megfelelő FUTA-adót, hogy kiderüljön, mennyivel tartozik a vállalkozás az IRS-nek.

Miben különbözik a 940-es nyomtatvány a 941-es nyomtatványtól?

Ha arra gondol, hogy “Jé, ez nagyon hasonlít a 941-es nyomtatványra”, akkor igaza van. A két IRS nyomtatvány hasonló. A 940-es nyomtatványt azonban évente kell benyújtani, és csak a munkáltató FUTA-adóját jelenti. A 941-es nyomtatvány ezzel szemben a szövetségi jövedelemadó-visszatartást és a szövetségi biztosítási (FICA) adókat jelenti – és ezt minden negyedévben be kell nyújtani.

A legfontosabb különbség itt az, hogy a 941-es nyomtatványon jelenti a forrásadót és a megosztott adókat (azokat, amelyek fele-fele arányban oszlanak meg a munkavállaló és a munkáltató között). A 940-es nyomtatvány a FUTA-adót jelenti, amelyet teljes egészében a munkáltató fizet.

Miben különbözik a 940-es nyomtatvány a 944-es nyomtatványtól?

Hasonlóképpen, a 944-es nyomtatvány a 941-es nyomtatvány alternatívája. Ezt használják a 941-es nyomtatvány helyett azok a kis munkáltatók, akiknek az éves FICA- és forrásadó-kötelezettsége kevesebb, mint 1000 dollár. A 940-es nyomtatványhoz hasonlóan évente csak egyszer kell benyújtani, de FICA- és forrásadót jelent – nem pedig FUTA-t.

Miért követeli meg az IRS a munkáltatóktól a 940-es nyomtatvány benyújtását

A munkáltatók az Egyesült Államokban kötelesek befizetni a szövetségi munkanélküli-ellátásba az alkalmazottaik után. Ez az alap lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy munkanélküli kártérítést kapjanak, ha teljesítményüktől független okokból elbocsátják vagy elküldik őket.

Az IRS a 940-es nyomtatványt használja annak kiszámításához, hogy mennyi FUTA-adóval tartozik egy munkáltató, és a munkáltatók többségének minden évben be kell nyújtania azt. A nyomtatvány mind az IRS-nek, mind az egyes munkáltatóknak segít megérteni és nyomon követni az év során esedékes és befizetett FUTA-adót.

Várjunk csak – mi is az a FUTA-adó?

Várjunk csak egy percet. Talán elgondolkodik azon, hogy mit is jelent ez a “FUTA adó”. A bér- és munkaadót illetően három fő adótípus létezik:

• Forrásadó: Ezek olyan adók, amelyeket az alkalmazottja fizet a jövedelme után – de Ön felelős azért, hogy ezeket a munkavállalói fizetésből visszatartja és a megfelelő adóhatósághoz befizesse.
• Munkáltatói adók: Ahogy a név is jelzi, Ön, a munkáltató felelős ezeknek az adóknak a teljes megfizetéséért.
• Megosztott adók: Ezek az adók megoszlanak Ön és az alkalmazottai között. Ismét az Ön felelőssége, hogy visszatartsa a munkavállaló részét, és a teljes összeget (az Ön és az ő részét) befizesse a megfelelő adóhatósághoz.

A szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA) ebbe a középső kategóriába tartozik – a munkáltatói adók -, ami azt jelenti, hogy Ön fizeti az adó teljes összegét. A FUTA-adót az Ön által az egyes munkavállalóknak kifizetett bérek egy (a szövetségi kormány által meghatározott) százaléka alapján számítják ki. Az elmúlt néhány évben az általános FUTA-adó mértéke 6% volt.

A FUTA-adót azonban csak az egyes munkavállalóknak kifizetett első 7000 dollár után kell fizetni. Miután a fizetésük meghaladja ezt a küszöböt, nem keletkezik további FUTA-kötelezettség. Más szóval, a maximális FUTA-adó, amelyet fizetnie kell, alkalmazottanként 420 $ (7 000 $ 6%-a).

Szükséges a 940-es nyomtatvány benyújtása?

Most, hogy jobban megértette, mi a 940-es nyomtatvány és miért használják, talán azon tűnődik, hogy be kell-e nyújtania. Fontos megjegyezni, hogy nem minden munkáltatónak kell benyújtania a 940-es nyomtatványt az Egyesült Államokban… de a legtöbbnek igen.

Ha:

• 1.500 dollár vagy annál több bért fizetett bármely W-2 alkalmazottnak (nem vállalkozó) VAGY
• Egy vagy több W-2 alkalmazottja volt (teljes vagy részmunkaidős) az elmúlt évből legalább 20 héten keresztül

akkor köteles FUTA-adót fizetni és a 940-es nyomtatványt benyújtani.

Az Egyesült Államok Kereskedelmi Kamarája kiemeli az e szabály alóli néhány kivételt, megjegyezve, hogy “a nonprofit szervezetek, a vallási szervezetek és más 501(c)(3) akkreditált cégek mentesülnek ezen adó megfizetése alól”. A másik mentesség azokra a vállalkozásokra vonatkozik, amelyek kizárólag független vállalkozókkal és nem W-2 alkalmazottakkal dolgoznak.

Ha bizonytalannak érzi magát azzal kapcsolatban, hogy kell-e FUTA-adót fizetnie vagy 940-es nyomtatványt benyújtania, a legjobb, ha beszél egy adószakértővel a kisvállalkozásáról és annak követelményeiről.

Hogyan töltse ki a 940-es nyomtatványt

Föltéve, hogy nem tartozik azon kevés vállalkozások közé, amelyek mentesülnek a 940-es nyomtatvány benyújtása alól, beszéljünk arról, hogyan kell ezt megtennie. Kezdetnek néhány kulcsfontosságú információra lesz szüksége:

• Az aktuális FUTA adókulcs:
• A maximális FUTA-küszöb: Csak az egyes munkavállalóknak kifizetett első 7000 $ után kell megfizetnie a 6%-os FUTA-adót.
• Az alkalmazottak száma, akiket az év során foglalkoztatott
• Az egyes alkalmazottaknak kifizetett teljes bér
• Mennyi állami munkanélküliségi (SUTA) adót fizetett az év során

A FUTA-adó összegének kiszámítása

A 940-es nyomtatvány lényege, hogy kiszámolja az IRS-nek fizetendő FUTA-adó helyes összegét.

A képlet a legegyszerűbben így néz ki:

x x

Tegyük fel, hogy a kisvállalkozása 20 embert foglalkoztatott az év folyamán, és mindegyikük 30 000 dollárt keresett. Az Ön FUTA-kötelezettsége a következőképpen alakulna:

6% x 20 alkalmazott x 7000 $ = 8400 $ tartozás

Az előző év során 8400 $ FUTA-adó megfizetéséért volt felelős. Ebből egyszerűen levonja az év során már teljesített FUTA-fizetéseket (a legtöbb kisvállalkozásnak negyedévente kell befizetnie), hogy megtudja, mennyivel tartozik még.

A befizetett SUTA-adó jóváírása

A FUTA-adó mellett a legtöbb munkáltató az állami munkanélküliségi adó (SUTA) megfizetéséért is felelős. Mielőtt túlterhelődne, tudnia kell a következőket:

A befizetett SUTA-adót általában jóváírásként érvényesítheti a FUTA-adószámláján.

A FUTA-adó mértéke például 6%. Ha 4% SUTA-adót fizet az államának, akkor csak a fennmaradó 2%-ot kell befizetnie a szövetségi kormánynak. A legtöbb munkáltató legfeljebb 5,4%-os SUTA adójóváírásra jogosult, ami azt jelenti, hogy az Ön FUTA adója akár 0,6% is lehet.

A fenti példánkat használva az Ön összes adóköteles FUTA bére:

7 000 $ x 20 alkalmazott = 140 000 $

A 0,6%-os adómértékkel, a SUTA adójóváírással kiigazítva az Ön FUTA adókötelezettsége 8400 $ helyett 840 $ lesz. Sokkal jobb, nem?

A 940-es nyomtatvány 1a. és 1b. sorain keresztül igényli a SUTA-adót, beírva minden olyan állam rövidítését, amelybe SUTA-adót fizetett.

A 8. sorban észreveheti, hogy az összes adóköteles FUTA-bérét megszorozzuk 0,6%-kal – így akár 5,4% SUTA-adót is kaphat.

Mikor kell benyújtani a 940-es nyomtatványt

Az IRS 940-es nyomtatványt évente kell benyújtania – ami azt jelenti, hogy évente csak egyszer kell kitöltenie és benyújtania. A kisvállalkozások többsége számára az előző évre vonatkozó nyomtatványt minden év január 31-én kell benyújtani.

Mégis: Fontos megjegyezni, hogy a 940-es nyomtatványt negyedévente kell benyújtani, ha az adott negyedévben (vagy az év során halmozottan) 500 USD vagy annál több FUTA-adóval tartozik.

Ha a negyedéves kötelezettsége 500 USD-nél kevesebb, akkor az egyenleget átviheti a következő negyedévre – mindaddig, amíg a teljes kötelezettség nem haladja meg az 500 USD küszöböt. Ha ez megtörténik, akkor a teljes egyenleget abban a negyedévben kell befizetnie.

A negyedéves fizetési határidők a negyedévet követő hónap utolsó napjára esnek – tehát január 31-ére, április 30-ára, július 31-ére és október 31-ére.

Hogyan nyújtsa be a 940-es űrlapot és fizesse be a FUTA-adót

A 940-es űrlap benyújtása és a FUTA-adó befizetése során a kisvállalkozásoknak több lehetőség közül választhatnak. Lehet:

• E-bejelentheti és befizetheti online
• Elküldheti postán a nyomtatványt és a befizetéseket
• Megbízhat egy fiókot, amely benyújtja Ön helyett
• A fentiek bármely kombinációja

E-bejelentheti és befizetheti online

Az IRS magyarázata szerint az elektronikus benyújtás fő előnyei a következők:

• Gyorsaság
• Biztonság és pontosság
• Az adónyomtatvány elfogadásának visszaigazolása 24 órán belül

A 940-es nyomtatvány (vagy bármely más IRS nyomtatvány) online benyújtásához vagy egy adószoftvert kell használnia, vagy egy felhatalmazott e-file adószakértővel kell együttműködnie. Az IRS rendelkezésre bocsátja a jóváhagyott szoftverek listáját és az engedélyezett e-file szolgáltatók adatbázisát, amelyek közül Ön választhat.

A teljes FUTA adóegyenlegének online befizetéséhez vagy negyedéves befizetések online teljesítéséhez az Elektronikus Szövetségi Adófizetési Rendszert (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS) kell használnia.

Ha adószoftverrel vagy szakemberrel dolgozik, akkor választhatja az elektronikus pénzfelvétellel (Electronic Funds Withdrawal, EFW) történő befizetést is. Ezzel a lehetőséggel egy lépésben végezheti el az elektronikus benyújtást és engedélyezheti a fizetést.

Postán küldje be a nyomtatványt és a fizetést

A kisvállalkozásoknak lehetőségük van arra is, hogy postán küldjék be a 940-es nyomtatványt és a FUTA-adó befizetéseit. Ha azonban FUTA-egyenlege a negyedik negyedévben meghaladja az 500 dollárt, akkor elektronikusan kell fizetnie.

A nyomtatvány és a befizetés postai úton történő beküldéséhez nyomtassa ki a 940-es nyomtatványt és a 940-V nyomtatványt, a befizetési utalványt. Ezeket a befizetéssel együtt postázza az Ön államában megadott címre. A helyes postázási címet a 940-es nyomtatvány útmutatójának 4. és 5. oldalán találja.

Munkálkodjon könyvelővel, aki benyújtja az Ön helyett

A 940-es nyomtatvány benyújtására és a megfelelő befizetések vagy befizetések teljesítésére az utolsó lehetőség, ha könyvelővel vagy más adószakértővel dolgozik, aki a nyomtatványt és a befizetést is benyújtja Ön helyett. Ez általában a fent említett elektronikus pénzfelvételi (EFW) rendszeren keresztül történik.

Összefoglalás

Az alábbiakban összefoglaljuk az alapokat és a legfontosabb tudnivalókat, amelyeket az átlagos kisvállalkozónak és munkáltatónak tudnia kell az IRS 940-es nyomtatványról:

• A 940-es nyomtatvány jelenti a szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA) összegét, amelyet a munkáltatónak kell fizetnie
• A munkáltatóknak, akik 1500 dollárt vagy többet fizettek bármely W-2 alkalmazottnak, VAGY legalább 1 alkalmazottjuk volt az év 20 vagy több hetében, be kell nyújtaniuk a 940-es nyomtatványt

.