Guide de la planification organisationnelle : Types de plans, étapes et exemples

La planification organisationnelle, c’est comme tracer le chemin de votre entreprise sur une carte. Vous devez savoir dans quelle direction vous vous dirigez pour rester compétitif.

Mais qu’est-ce que la planification organisationnelle exactement et comment la faire efficacement ? Ce guide couvrira :

• Les différentes composantes ou types de plans organisationnels?
• Les 5 étapes du processus de planification organisationnelle
• Exemples de planification organisationnelle
• Outils de planification organisationnelle

Qu’est-ce que la planification organisationnelle ?

La planification organisationnelle est le processus qui consiste à définir la raison d’être d’une entreprise, à fixer des objectifs visant à réaliser son plein potentiel et à créer des tâches de plus en plus discrètes pour atteindre ces objectifs.

Chaque phase de la planification est un sous-ensemble de la précédente, la planification stratégique étant la plus importante

Il y a quatre phases d’un plan organisationnel approprié : stratégique, tactique, opérationnelle et d’urgence. Chaque phase de planification est un sous-ensemble de la précédente, la planification stratégique étant la plus importante.

Types de planification organisationnelle

Stratégique

Un plan stratégique est la grande image de l’entreprise. Il définit les objectifs de l’entreprise pour une période donnée, que ce soit un an ou dix, et veille à ce que ces objectifs soient conformes à la mission, à la vision et aux valeurs de l’entreprise. La planification stratégique implique généralement les cadres supérieurs, bien que certaines petites entreprises choisissent d’emmener tous leurs employés lors de la définition de leur mission, de leur vision et de leurs valeurs.

Tactique

La stratégie tactique décrit comment une entreprise va mettre en œuvre son plan stratégique. Un plan tactique est composé de plusieurs objectifs à court terme, généralement réalisés dans un délai d’un an, qui soutiennent le plan stratégique. Généralement, il incombe aux cadres intermédiaires de définir et de superviser les stratégies tactiques, comme la planification et l’exécution d’une campagne de marketing.

Opérationnel

Les plans opérationnels englobent ce qui doit se produire continuellement, au jour le jour, afin d’exécuter les plans tactiques. Les plans opérationnels pourraient inclure des horaires de travail, des politiques, des règles ou des règlements qui établissent des normes pour les employés, ainsi que des affectations de tâches spécifiques qui se rapportent aux objectifs de la stratégie tactique, comme un protocole pour documenter et traiter les absences au travail.

Contingency

Les plans de contingence attendent dans les coulisses en cas de crise ou d’événement imprévu. Les plans d’urgence couvrent un éventail de scénarios possibles et de réponses appropriées pour des questions variant de la planification du personnel à la préparation avancée d’événements extérieurs qui pourraient avoir un impact négatif sur l’entreprise. Les entreprises peuvent avoir des plans d’urgence pour des choses comme la façon de répondre à une catastrophe naturelle, un logiciel défectueux ou le départ soudain d’un cadre de niveau C.

Les 5 étapes du processus de planification organisationnelle

Le processus de planification organisationnelle comprend cinq phases qui, idéalement, forment un cycle.

La planification stratégique, tactique, opérationnelle et d’urgence s’inscrit dans ces cinq étapes.

Élaborer le plan stratégique

Les étapes de cette phase initiale comprennent :

• Revoir votre mission, votre vision et vos valeurs
• Recueillir des données sur votre entreprise, comme les métriques indiquant la performance de votre département des ventes
• Faire une analyse SWOT ; faites le point sur les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre entreprise
• Définissez des objectifs globaux qui tiennent compte de votre mission, de votre vision, de vos valeurs, des données et de l’analyse SWOT

Transcrivez le plan stratégique en étapes tactiques

À ce stade, il est temps de créer des plans tactiques. Faites appel à des cadres intermédiaires pour vous aider à faire ce qui suit :

• Définir des objectifs à court terme – les objectifs trimestriels sont courants – qui soutiennent le plan stratégique pour chaque département, comme fixer un quota pour l’équipe de vente afin que l’entreprise puisse atteindre son objectif stratégique de revenus
• Développer des processus d’examen de la réalisation des objectifs pour s’assurer que les objectifs stratégiques et tactiques sont atteints, comme l’exécution d’un rapport CRM chaque trimestre et sa soumission au Chief Revenue Officer pour vérifier que le département des ventes atteint son quota
• Développer des plans d’urgence, comme ce qu’il faut faire en cas de dysfonctionnement du CRM de l’équipe de vente ou de violation des données

Planifier les opérations quotidiennes

Les plans opérationnels, ou les processus qui déterminent comment les employés individuels passent leur journée, sont en grande partie la responsabilité des cadres intermédiaires et des employés qui leur rendent des comptes. Par exemple, le processus que suit un représentant commercial pour trouver, entretenir et convertir un prospect en client est un plan opérationnel. Les horaires de travail, les flux de travail du service client ou les politiques GDPR qui protègent les informations des clients potentiels aident tous un service commercial à atteindre son objectif tactique – dans ce cas, un quota de vente – et relèvent donc des plans opérationnels.

Cette étape doit inclure la définition des objectifs et des cibles que les employés individuels doivent atteindre pendant une période donnée.

Les managers peuvent choisir de définir eux-mêmes certains plans, tels que les horaires de travail. En revanche, les tâches individuelles qui composent un plan de vente peuvent nécessiter la contribution de toute l’équipe. Cette étape devrait également inclure la fixation d’objectifs et de cibles que chaque employé devrait atteindre pendant une période donnée.

Exécuter les plans

Il est temps de mettre les plans en action. Théoriquement, les activités menées au jour le jour (définies par le plan opérationnel) doivent permettre d’atteindre les objectifs tactiques, ce qui soutient à son tour le plan stratégique global.

Suivre les progrès et ajuster les plans

Aucun plan n’est complet sans périodes de réflexion et d’ajustement. À la fin de chaque trimestre ou de la période d’objectifs à court terme, les cadres intermédiaires doivent examiner s’ils ont atteint ou non les repères établis à l’étape deux, puis soumettre des rapports étayés par des données aux dirigeants de niveau supérieur. Par exemple, c’est à ce moment que le responsable du département des ventes produira un rapport analysant si un nouveau processus de gestion du pipeline des ventes a aidé ou non l’équipe à atteindre son quota. Une équipe de marketing, d’autre part, pourrait analyser si ses efforts pour optimiser la publicité et les pages de destination ont réussi ou non à générer un certain nombre de prospects pour le département des ventes.

Selon le résultat de ces examens, votre org peut souhaiter ajuster certaines parties de ses plans stratégiques, tactiques ou opérationnels. Par exemple, si l’équipe de vente n’a pas atteint son quota, son responsable peut décider d’apporter des modifications à son plan opérationnel de pipeline de vente.

Exemples de planification organisationnelle

Ces modèles et exemples peuvent vous aider à commencer à réfléchir à la façon de formater votre plan organisationnel.

Stratégique

Il s’agit d’une seule page de plan stratégique sur deux ans pour une société fictive. Remarquez que les objectifs énumérés dans la section « Objectifs stratégiques et buts de l’organisation » suivent le modèle des objectifs SMART : Ils sont spécifiques, mesurables, actionnables, pertinents et basés sur le temps.

Planification de la main-d’œuvre

Les entreprises doivent utiliser la planification de la main-d’œuvre pour analyser, prévoir et planifier l’avenir de leur personnel. La planification des effectifs permet d’identifier les lacunes en matière de compétences, les inefficacités, les possibilités de croissance des employés et de se préparer aux futurs besoins en personnel.

Voici un exemple d’organigramme en direct où les entreprises peuvent visualiser leur structure de gestion et planifier l’avenir

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Tactique

Il s’agit d’un plan d’action sur deux ans pour une administration, qui pourrait également être décrit comme un plan tactique. Les objectifs à l’échelle de l’organisation, c’est-à-dire les objectifs stratégiques, qui sont pertinents pour ce service sont énumérés dans la section supérieure, tandis que les objectifs plus tactiques pour le gestionnaire de ce service sont énumérés ci-dessous.

Opérationnel

Regardez ce modèle de plan stratégique. Vous remarquerez que les tâches pour un employé individuel relèvent de la planification opérationnelle. Notez l’espace dans chaque élément pour que le gestionnaire puisse laisser des commentaires à l’employé.

Contingency

Ce plan d’urgence couvre la façon de protéger les informations de santé sensibles en cas d’urgence informatique. Les détails sont décrits, y compris l’objectif du document de plusieurs pages, les normes qui doivent être respectées et les étapes pour répondre à ces normes.

La planification organisationnelle est vitale pour une entreprise prospère

Bien que la planification organisationnelle soit un processus long et complexe, elle fait partie intégrante du succès de votre entreprise. Heureusement, le processus devient plus automatique et intuitif avec des réunions régulières de planification et de révision.

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