Mikä on IRS 940 -lomake?

Siitä päivästä lähtien, kun palkkaat ensimmäisen W-2-työntekijäsi ja hoidat yrityksesi palkanlaskentaa, syntyy paljon uusia vastuita ja monimutkaisuuksia. Palkanlaskentalomakkeista työveroihin on paljon selvitettävää – ja jos olet etsinyt selvennystä Internal Revenue Service (IRS) -sivustolta, olet luultavasti lähtenyt sieltä edelleen hämmentyneenä ja epävarmana.

Sentähän varten olemme täällä selventämässä, mitä kaikkea palkanlaskennan pyörittämiseen ja siihen liittyviin veroihin ja lomakkeisiin liittyy.

Tässä selitämme IRS:n lomakkeen 940, työnantajan vuotuisen liittovaltion työttömyysveroilmoituksen (FUTA), mukaan lukien:

• Mikä on lomake 940
• Miksi IRS vaatii työnantajia täyttämään sen
• Miten selvittää, tarvitseeko sinun täyttää lomake 940
• Milloin ja miten lomake 940 täytetään ja täytetään

Mikä on lomake 940?

Jos sinulla on kiire, tässä lyhyesti:

• Mitä lomakkeella 940 ilmoitetaan: Liittovaltion työttömyysvero (FUTA)
• Milloin se jätetään: Vuosittain
• Kenen on täytettävä: Useimmat työnantajat Yhdysvalloissa.

Lyhyesti sanottuna lomake 940 on asiakirja, jonka IRS kerää työnantajilta vuosittain. Lomakkeen tarkoituksena on auttaa sekä pienyrityksiä että IRS:ää pääsemään yhteisymmärrykseen liittovaltion työttömyysverosta (FUTA).

Lomakkeella työnantajat ilmoittavat kokoaikaisille ja osa-aikaisille (W-2) työntekijöille vuoden aikana maksamansa palkat enintään 7 000 dollariin asti työntekijää kohti. Sitten lasketaan vastaava FUTA-vero, jotta saadaan selville, kuinka paljon yritys on velkaa IRS:lle.

Miten lomake 940 eroaa lomakkeesta 941?

Jos ajattelet: ”Juku, tuo kuulostaa paljon lomakkeelta 941”, olet oikeassa. Nämä kaksi IRS:n lomaketta ovat samankaltaisia. Lomake 940 jätetään kuitenkin vuosittain, ja siinä ilmoitetaan vain työnantajan FUTA-verot. Lomakkeella 941 taas ilmoitetaan liittovaltion tuloveron ennakonpidätys ja liittovaltion vakuutusverot (FICA) – ja se jätetään joka vuosineljännes.

Keskeinen ero tässä on se, että lomakkeella 941 ilmoitetaan ennakonpidätys ja jaetut verot (ne, jotka jaetaan 50/50 työntekijän ja työnantajan kesken). Lomakkeella 940 ilmoitetaan FUTA-vero, jonka työnantaja maksaa kokonaan.

Miten lomake 940 eroaa lomakkeesta 944?

Samoin lomake 944 on vaihtoehto lomakkeelle 941. Sitä käyttävät lomakkeen 941 sijasta pienet työnantajat, joiden vuotuinen FICA- ja lähdeverovelvollisuus on alle 1000 dollaria. Kuten lomake 940, se täytetään vain kerran vuodessa, mutta siinä ilmoitetaan FICA- ja lähdeverot – ei FUTA-veroa.

Miksi IRS vaatii työnantajia täyttämään lomakkeen 940

Yhdysvaltalaisten työnantajien on maksettava liittovaltion työttömyyskorvauksia työntekijöilleen. Tämä rahasto antaa työntekijöille mahdollisuuden saada työttömyyskorvausta, jos heidät irtisanotaan tai lomautetaan syistä, jotka eivät liity heidän työsuoritukseensa.

Lasketakseen, kuinka paljon FUTA-veroa työnantaja on velkaa, IRS käyttää lomaketta 940, ja se vaatii suurinta osaa työnantajista täyttämään sen joka vuosi. Lomake auttaa sekä IRS:ää että yksittäisiä työnantajia ymmärtämään ja seuraamaan vuoden aikana maksettavaa ja maksettua FUTA-veroa.

Wait-what-what is FUTA tax anyway?

Taannutaanpa hetkeksi taaksepäin. Saatat ihmetellä, mitä tämä ”FUTA-vero” oikeastaan tarkoittaa. Kun on kyse palkka- ja työveroista, on olemassa kolme pääasiallista verolajia:

• Lähdeverot: Nämä ovat veroja, joita työntekijäsi maksaa tuloistaan – mutta sinä olet vastuussa niiden pidättämisestä työntekijän palkasta ja tallettamisesta oikealle veroviranomaiselle.
• Työnantajan verot: Kuten nimestä käy ilmi, sinä, työnantaja, olet vastuussa näiden verojen maksamisesta kokonaisuudessaan.
• Jaetut verot: Nämä verot jaetaan sinun ja työntekijöidesi kesken. Jälleen sinun vastuullasi on pidättää työntekijän osuus ja tallettaa koko summa (sinun osuutesi ja heidän osuutensa) asianomaiselle veroviranomaiselle.

Federal Unemployment (FUTA) -vero kuuluu tuohon keskimmäiseen luokkaan – työnantajaverot – eli sinä maksat koko veron määrän. FUTA-vero lasketaan (liittovaltion vahvistaman) prosenttiosuuden perusteella kullekin työntekijälle maksamastasi palkasta. Viime vuosina FUTA-veroprosentti on ollut 6 prosenttia.

Maksat kuitenkin FUTA-veroa vain ensimmäisistä 7 000 dollarista, jotka maksetaan kullekin työntekijälle. Sen jälkeen, kun hänen palkkansa ylittää tämän rajan, sinulle ei synny ylimääräistä FUTA-verovelvollisuutta. Toisin sanoen maksamasi FUTA-vero on enintään 420 dollaria (6 % 7 000 dollarista) työntekijää kohti.

Tarvitseeko minun toimittaa lomake 940?

Nyt kun ymmärrät paremmin, mikä lomake 940 on ja miksi sitä käytetään, saatat miettiä, onko sinun täytettävä se. On tärkeää huomata, että kaikki työnantajat Yhdysvalloissa eivät ole velvollisia toimittamaan lomaketta 940… mutta useimmat ovat.

Jos olet:

• Maksanut vähintään 1 500 dollaria palkkaa jollekin W-2-työntekijälle (ei urakoitsijalle) TAI
• Hänellä on ollut yksi tai useampi W-2-työntekijä (kokoaikainen tai osa-aikainen) vähintään 20 viikon ajan kuluneesta vuodesta

Olet velvollinen maksamaan FUTA-veroa ja täyttämään lomakkeen 940.

Yhdysvaltalainen kauppakamari (U.S. Chamber of Commerce) korostaa muutamia poikkeuksia tähän sääntöön ja toteaa, että ”voittoa tavoittelemattomat yhteisöt, uskonnolliset järjestöt ja muut 501(c)(3) -akkreditoidut yritykset ovat vapautettuja tämän veron maksamisesta”. Toinen vapautus koskee yrityksiä, jotka työskentelevät yksinomaan itsenäisten urakoitsijoiden eikä W-2-työntekijöiden kanssa.

Jos tunnet olosi epävarmaksi siitä, onko sinun maksettava FUTA-veroa tai täytettävä lomake 940, on parasta keskustella veroalan ammattilaisen kanssa pienyrityksestäsi ja sen vaatimuksista.

How to fill out Form 940

Edellyttäen, että et ole yksi niistä harvoista yrityksistä, jotka on vapautettu lomakkeen 940 täyttämisestä, puhutaan siitä, miten juuri se tehdään. Aluksi sinulla on oltava valmiina muutama keskeinen tieto:

• Nykyinen FUTA-verokanta:
• FUTA-veroprosentti vuonna 2019 (ja viime vuosina) on 6 %.
• FUTA-veron enimmäismäärä: Maksat 6 prosentin FUTA-veroa vain ensimmäisistä 7 000 dollarista, jotka maksetaan kullekin työntekijälle.
• Työntekijöiden määrä vuoden aikana
• Kullekin työntekijälle maksettu kokonaispalkka
• Paljonko maksoit osavaltion työttömyysveroa (SUTA-veroa) vuoden aikana

Laskelma siitä, kuinka paljon FUTA-veroa olet velkaa

Lomakkeessa 940 on kyse siitä, että se laskee oikean FUTA-veron summan, jonka maksat IRS:lle.

Alkeellisimmillaan kaava näyttää tältä:

x x

Esitettäköön siis, että pienyrityksesi työllisti vuoden aikana 20 henkilöä, joista jokainen ansaitsi 30 000 dollaria. FUTA-verovelvollisuutesi muodostuisi näin:

6 % x 20 työntekijää x 7000 dollaria = 8400 dollaria velkaa

Viime vuoden aikana olit vastuussa 8400 dollarin FUTA-veron maksamisesta. Tästä voit yksinkertaisesti vähentää kaikki FUTA-maksut, jotka olet jo suorittanut vuoden aikana (useimpien pienyritysten on suoritettava neljännesvuosittaiset talletukset), jotta saat selville, mitä olet vielä velkaa.

Hyvitys maksetusta SUTA-verosta

FUTA-veron lisäksi useimmat työnantajat ovat vastuussa myös osavaltioiden työttömyysveron (SUTA) maksamisesta. Ennen kuin hätäilet, tiedä tämä: Voit yleensä vaatia maksamasi SUTA-veron hyvitystä FUTA-verolaskustasi.

Esimerkiksi FUTA-veroprosentti on 6 %. Jos maksat osavaltiollesi 4 % SUTA-veroa, sinun on maksettava liittovaltiolle vain loput 2 %. Useimmat työnantajat ovat oikeutettuja saamaan hyvityksen jopa 5,4 prosentin SUTA-verosta, mikä tarkoittaa, että FUTA-verosi voi olla niinkin alhainen kuin 0,6 prosenttia.

Käyttäen yllä olevaa esimerkkiä, veronalaiset FUTA-palkkasi olivat yhteensä:

7 000 dollaria x 20 työntekijää = 140 000 dollaria

0,6 prosentin verokannalla ja SUTA-veron hyvityksen huomioon ottamisella FUTA-veronmaksuvelvollisuudeksesi muodostuu 840 dollaria 8400 dollarin sijasta. Paljon parempi, eikö?

Verotat SUTA-veroa lomakkeen 940 riveillä 1a ja 1b merkitsemällä kaikkien niiden osavaltioiden lyhenteet, joihin olet maksanut SUTA-veroa.

Rivillä 8 huomaat, että veronalaiset FUTA-palkkasi on kerrottu 0,6 prosentilla, jolloin saat SUTA-veroja jopa 5,4 prosenttia.

Milloin lomake 940 on jätettävä

IRS:n lomake 940 on vuosittainen – eli sinun on täytettävä ja jätettävä se vain kerran vuodessa. Suurimmalle osalle pienyrityksistä edellisen vuoden lomake on täytettävä kunkin vuoden tammikuun 31. päivänä.

Mutta: On tärkeää muistaa, että lomake 940 -verot on maksettava neljännesvuosittain, jos olet velkaa FUTA-veroa vähintään 500 dollaria kyseiseltä vuosineljännekseltä (tai kumulatiivisesti koko vuodelta).

Jos neljännesvuosittainen verovelvollisuutesi jää alle 500 dollarin, voit siirtää loppusumman seuraavalle vuosineljännekselle – kunnes verovelvollisuutesi kokonaismäärältään ylittää tuon 500 dollarin rajan. Kun näin tapahtuu, sinun on maksettava koko saldo kyseisellä vuosineljänneksellä.

Neljännesvuosimaksujen määräajat osuvat kutakin vuosineljännestä seuraavan kuukauden viimeiseen päivään eli tammikuun 31. päivään, huhtikuun 30. päivään, heinäkuun 31. päivään ja lokakuun 31. päivään.

Lomakkeen 940 toimittaminen ja FUTA-veronmaksun suorittaminen

Lomakkeen 940 toimittamisen ja FUTA-veronmaksun suorittamisen osalta pienyrityksillä on muutama vaihtoehto, joista valita. Voit:

• Sähköisesti jättää ja maksaa verkossa
• Postittaa lomakkeen ja maksut
• Työskennellä tilin kanssa, joka tekee hakemuksen puolestasi
• Jokainen edellä mainittujen yhdistelmä

Sähköisesti jättää ja maksaa verkossa

Virasto IRS:n selityksessä sähköisen jättämisen tärkeimpiä etuja ovat:

• Nopeus
• Turvallisuus ja tarkkuus
• Vahvistus verolomakkeen hyväksymisestä 24 tunnin kuluessa

Lomakkeen 940 (tai minkä tahansa muun IRS:n lomakkeen) jättäminen verkossa edellyttää joko vero-ohjelmiston käyttämistä tai työskentelyä valtuutetun sähköisen sähköisen arkistoinnin ammattilaisen kanssa. IRS tarjoaa luettelon hyväksytyistä ohjelmistoista ja tietokannan valtuutetuista e-file-palveluntarjoajista, joista voit valita.

Maksaaksesi koko FUTA-verosaldosi tai tehdessäsi neljännesvuosittaisia talletuksia verkossa käytät sähköistä liittovaltion veronmaksujärjestelmää (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS).

Jos työskentelet vero-ohjelmiston tai veroalan ammattilaisen kanssa, voit myös valita, haluatko suorittaa maksusi sähköisen varainsiirron (Electronic Funds Withdrawal, EFW) avulla. Tämän vaihtoehdon avulla voit sekä tehdä sähköisen veroilmoituksen että valtuuttaa maksun yhdessä vaiheessa.

Postita lomake ja maksu

Pienyrityksillä on myös mahdollisuus lähettää lomake 940 ja FUTA-veromaksut postitse. Jos FUTA-saldosi on kuitenkin yli 500 dollaria neljännen vuosineljänneksen aikana, sinun on maksettava se sähköisesti.

Jos haluat lähettää lomakkeen ja maksun postitse, tulosta sekä lomake 940 että lomake 940-V, maksukuitti. Postita nämä yhdessä maksun kanssa osavaltiosi osoitteeseen. Löydät oikean postiosoitteen lomakkeen 940 ohjeiden sivuilta 4 ja 5.

Työskentele kirjanpitäjän kanssa, joka tekee lomakkeen puolestasi

Viimeinen vaihtoehtosi lomakkeen 940 täyttämiseen ja vastaavien maksujen tai talletusten tekemiseen on työskennellä kirjanpitäjän tai muun veroalan ammattilaisen kanssa, joka voi tehdä sekä lomakkeen että maksun puolestasi. Tyypillisesti tämä tapahtuu edellä mainitsemamme EFW-järjestelmän (Electronic Funds Withdrawal) kautta.

Päättely

Kiinnittääkseni tähän, nämä ovat perusasiat ja tärkeimmät asiat, jotka keskimääräisen pienyrittäjän ja työnantajan on tiedettävä IRS 940 -lomakkeesta:

• Lomakkeella 940 ilmoitetaan liittovaltion työttömyysveron (FUTA) määrä, joka työnantajan on maksettava
• Työnantajien, jotka ovat maksaneet 1 500 dollaria tai enemmän jollekin W-2-työntekijälle TAI joilla on ollut vähintään yksi työntekijä 20 tai useamman viikon ajan vuoden aikana, on täytettävä lomake 940

.