¿Alguna vez has formado parte de un proyecto que no salió como estaba previsto?
No se siente bien.
Tiempo perdido, recursos desperdiciados. Es bastante frustrante para todos los involucrados.
Por eso es tan importante crear un plan de gestión de proyectos completo antes de que su proyecto se ponga en marcha.
En esta guía, exploraremos cómo crear y diseñar un plan de gestión de proyectos exitoso.
También mostraremos plantillas fáciles de personalizar que puede crear hoy mismo en nuestro Creador de Planes de Gestión de Proyectos.
- ¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
- ¿Cuáles son las partes de un plan de gestión de proyectos?
- Un plan de gestión de proyectos debe incluir las siguientes secciones:
- ¿Cómo se escribe un plan de proyecto?
- 1. Resalte los elementos clave de su plan de proyecto en un resumen ejecutivo
- Planifique el calendario del proyecto visualmente con un diagrama de Gantt
- Aclarar la estructura de su equipo de proyecto con un organigrama del equipo
- Crea un organigrama con nuestro creador de organigramas.
- Organice los factores de riesgo del proyecto en una estructura de desglose de riesgos
- Racionalice su flujo de trabajo con el software de gestión de procesos empresariales.
- Planifica con antelación: crea informes de estado del proyecto para comunicar el progreso a las partes interesadas
- Plantillas de planes de gestión de proyectos
- Plantilla de propuesta de licitación de construcción
- Plan de gestión de proyectos sencillo
- Plan de comunicación de gestión de proyectos sencillo
- Plan de proyecto de desarrollo comercial
- Lo que hay que saber: las mejores prácticas del plan del proyecto
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es un documento formal que define cómo se va a llevar a cabo un proyecto. Describe el alcance, los objetivos, el presupuesto, el calendario y los resultados de un proyecto, y es esencial para mantener un proyecto en la pista.
Usted escribe un plan de proyecto durante la etapa de planificación del proyecto del ciclo de vida del proyecto, y debe ser aprobado por las partes interesadas antes de que un proyecto pueda pasar a la etapa de ejecución.
Si algunos de estos términos son nuevos para usted, puede ponerse al día con este post sobre términos de gestión de proyectos.
Esto significa que su plan de proyecto debe ser atractivo, organizado y lo suficientemente completo como para obtener el apoyo de los interesados.
Más información: ¿Eres nuevo en la gestión de proyectos? Lea nuestra entrada de blog sobre las 4 etapas del ciclo de vida del proyecto.
¿Cuáles son las partes de un plan de gestión de proyectos?
Antes de empezar a montar su propio plan, debe estar familiarizado con los principales componentes de un plan de proyecto típico.
Un plan de gestión de proyectos debe incluir las siguientes secciones:
- Resumen ejecutivo: Una breve descripción del contenido del informe
- Alcance del proyecto & Entregables: Un esquema de los límites del proyecto, y una descripción de cómo se desglosará el proyecto en entregables medibles
- Calendario del proyecto: Una visión de alto nivel de las tareas e hitos del proyecto (los diagramas de Gantt son útiles para esto)
- Recursos del proyecto: El presupuesto, el personal y otros recursos necesarios para cumplir los objetivos del proyecto
- Plan de gestión de riesgos y problemas: Una lista de factores que podrían descarrilar el proyecto y un plan sobre cómo se identificarán, abordarán y controlarán los problemas
- Plan de gestión de la comunicación: Un plan sobre cómo se gestionará la comunicación con el equipo y las partes interesadas a lo largo del proyecto
Básicamente, un plan de proyecto debe indicar a las partes interesadas lo que hay que hacer, cómo se hará y cuándo se hará.
Dicho esto, una talla no sirve para todos. Cada plan de gestión de proyectos debe adaptarse al sector y a las circunstancias específicas del proyecto.
Por ejemplo, este plan de marketing está orientado al cliente. Está adaptado para vender al cliente la agencia:
Mientras que este plan de desarrollo comercial se centra en objetivos específicos y en un calendario detallado:
Con estos fundamentos fuera del camino, vamos a entrar en algunos consejos para crear un plan de gestión de proyectos que sea tan atractivo como profesional.
Más información: Si quieres crear una propuesta, lee nuestra guía de propuestas de negocios en profundidad. A continuación, pruebe nuestras plantillas de propuestas de trabajo o plantillas de propuestas de negocios.
¿Cómo se escribe un plan de proyecto?
1. Resalte los elementos clave de su plan de proyecto en un resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo es una breve descripción de los contenidos clave de un plan de proyecto.
Por lo general, es lo primero que leerán los interesados, y debe actuar como una versión de Cliff’s-notes de todo el plan.
Puede tocar la propuesta de valor del proyecto, los objetivos, los entregables y los hitos importantes, pero tiene que ser conciso (después de todo, es un resumen). En este ejemplo, un resumen ejecutivo puede dividirse en columnas para contrastar el problema existente con la solución del proyecto:
El formato de dos columnas con encabezados claros ayuda a dividir la información, haciendo que sea extremadamente fácil de leer de un vistazo.
Este es otro ejemplo de resumen ejecutivo de un plan de gestión de proyectos. Este destaca visualmente los puntos clave con fuentes grandes e iconos útiles:
En este caso, los hechos y las cifras resaltadas son particularmente fáciles de escanear (lo que seguramente hará felices a sus interesados).
Pero su resumen ejecutivo no siempre será tan sencillo.
Para los proyectos más grandes, su resumen ejecutivo será más largo y detallado.
Esta plantilla de plan de gestión de proyectos tiene un resumen ejecutivo con mucho texto, aunque los encabezados en negrita y los diferentes colores de fondo evitan que parezca abrumador:
También es una buena idea dividirlo en secciones, con un encabezado dedicado a cada sección:
Independientemente de cómo organice su resumen ejecutivo, debe dar a sus interesados un adelanto de lo que está por venir en el resto del plan de gestión del proyecto.
Planifique el calendario del proyecto visualmente con un diagrama de Gantt
Un calendario del proyecto cuidadosamente planificado es la clave del éxito de cualquier proyecto. Sin él, es probable que su proyecto se desmorone y se convierta en un caos de plazos incumplidos, mala gestión del equipo y desviación del alcance.
Por suerte, las herramientas de planificación de proyectos, como los diagramas de Gantt y los calendarios de proyectos, facilitan la creación de su calendario de proyectos. Puede trazar visualmente cada tarea del proyecto, añadir los principales hitos y, a continuación, buscar cualquier dependencia o conflicto que no haya tenido en cuenta.
Por ejemplo, esta plantilla de diagrama de Gantt esboza las actividades de alto nivel del proyecto a lo largo de todo un trimestre, con las tareas codificadas por colores según el equipo:
Una hoja de ruta de alto nivel como la anterior es probablemente suficiente para su plan de gestión de proyectos. Cada equipo podrá consultar esta línea de tiempo a lo largo del proyecto para asegurarse de que van por el buen camino.
Pero antes de que se inicie el proyecto, tendrá que profundizar y desglosar las responsabilidades del proyecto por cada miembro del equipo, como en este ejemplo de diagrama de Gantt:
En las fases posteriores de ejecución y seguimiento del proyecto, se agradecerá la creación de una hoja de ruta visual y detallada que podrá seguir y ajustar a medida que cambien las cosas.
También puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos para mantener a su equipo organizado.
Más información: Nuestro post con ejemplos de diagramas de Gantt y más consejos sobre cómo utilizarlos para la gestión de proyectos.
Aclarar la estructura de su equipo de proyecto con un organigrama del equipo
Uno de los aspectos más difíciles de la planificación del proyecto es reunir un equipo y alinearlo con la visión del proyecto.
Y alinear a su equipo tiene que ver con la comunicación: comunicar los objetivos del proyecto, comunicar las peticiones de las partes interesadas, comunicar los fundamentos de las grandes decisiones… la lista continúa.
¡Aquí es donde una buena documentación del proyecto es crucial! Necesita crear documentos a los que su equipo y las partes interesadas puedan acceder cuando tengan preguntas o necesiten orientación.
Una cosa fácil de documentar visualmente es la estructura de su equipo, con un organigrama como éste:
En un organigrama debe incluir alguna información básica como la jerarquía del equipo y la información de contacto de los miembros del equipo. De este modo, las partes interesadas tienen toda la información que necesitan al alcance de la mano.
Pero además de eso, puedes indicar las responsabilidades de alto nivel de cada miembro del equipo y los canales de comunicación dentro del mismo (para que tu equipo sepa exactamente de qué es responsable).
Aquí tienes otra plantilla de estructura organizativa sencilla que puedes utilizar como punto de partida:
Crea un organigrama con nuestro creador de organigramas.
Organice los factores de riesgo del proyecto en una estructura de desglose de riesgos
Una gran parte de la planificación del proyecto consiste en identificar los factores que pueden hacer descarrilar su proyecto, y elaborar planes y procesos para hacer frente a esos factores. Esto se conoce generalmente como gestión de riesgos.
El primer paso en la elaboración de un plan de gestión de riesgos es hacer una lista de todos los factores en juego, que es donde una estructura de desglose de riesgos es útil. Una estructura de desglose de riesgos es una representación jerárquica de los riesgos del proyecto, organizada por categorías.
Esta plantilla de estructura de desglose de riesgos, por ejemplo, muestra el riesgo del proyecto desglosado en riesgo técnico, riesgo de gestión y riesgo externo:
Una vez que haya construido su estructura de desglose de riesgos, estará listo para hacer una inmersión profunda en cada riesgo (para evaluar y planificar cualquier desencadenante y resultado).
Racionalice su flujo de trabajo con el software de gestión de procesos empresariales.
Planifica con antelación: crea informes de estado del proyecto para comunicar el progreso a las partes interesadas
Como he mencionado antes, la comunicación es fundamental en cualquier proyecto.
Pero aún así, algo que a menudo se pasa por alto por los gestores de proyectos es un plan de gestión de la comunicación: un plan sobre cómo el equipo del proyecto va a comunicarse con las partes interesadas del proyecto. Con demasiada frecuencia, la comunicación del proyecto se reduce a correos electrónicos ad hoc o a reuniones de última hora.
Puede evitarlo planificando con antelación. Comience con una reunión de inicio del proyecto e incluya una plantilla de informe de estado del proyecto como parte de su plan de comunicación.
Aquí hay un ejemplo de un informe de estado del proyecto simple que podría enviar a las partes interesadas semanalmente:
Este tipo de informe es invaluable para comunicar actualizaciones sobre el progreso del proyecto. Muestra lo que se ha logrado en un formato claro y coherente, lo que puede ayudar a señalar los problemas antes de que surjan, construir la confianza con las partes interesadas, y hace que sea fácil de reflexionar sobre el rendimiento del proyecto una vez que haya alcanzado sus objetivos.
También puede incluir un informe de estado más amplio para actualizaciones más grandes sobre una base mensual o trimestral, como éste:
La plantilla anterior le permite informar a las partes interesadas de las actualizaciones más importantes, como los nuevos requisitos presupuestarios, las fechas de finalización revisadas y las calificaciones de rendimiento del proyecto.
Incluso puedes incluir una visualización de los hitos actualizados del proyecto, como en este ejemplo:
¿Quieres más consejos sobre cómo crear elementos visuales para mejorar tus comunicaciones? Lee nuestra guía de comunicación visual para empresas.
Plantillas de planes de gestión de proyectos
Un plan de gestión de proyectos es probablemente el entregable más importante que recibirán de usted sus interesados (además del proyecto en sí).
Contiene toda la información que las partes interesadas utilizarán para determinar si su proyecto sigue adelante o se echa a la calle.
Por eso es una buena idea empezar con una plantilla de plan de gestión de proyectos. El uso de una plantilla puede ayudarle a organizar su información de forma lógica y asegurarse de que es lo suficientemente atractiva como para mantener la atención de las partes interesadas.
Plantilla de propuesta de licitación de construcción
Su propuesta de licitación de construcción probablemente compite con varios otros licitadores. Por lo tanto, es importante hacerla bien.
Empiece con una visión general del proyecto meticulosa, como en la segunda página de esta plantilla:
Aunque piense que este proyecto será similar a otros que ha realizado en el pasado, es importante clavar los detalles.
Esto también le ayudará a entender el alcance del trabajo para que pueda estimar los costes adecuadamente y llegar a un presupuesto que no sea ni demasiado alto ni demasiado bajo. Ontario Construction News tiene grandes consejos sobre este proceso.
Plan de gestión de proyectos sencillo
Esta plantilla de plan de gestión de proyectos sencillo que establece claramente toda la información que necesitarán las partes interesadas:
Plan de comunicación de gestión de proyectos sencillo
Una parte clave de la gestión de proyectos es asegurarse de que todo el mundo está al tanto. Un plan de comunicación del proyecto garantiza que todos sepan cómo, dónde, quién y cuándo se comunicará el equipo durante el transcurso del proyecto.
La clave es averiguar qué tipo de comunicaciones son valiosas para las partes interesadas y cuáles son simplemente abrumadoras y no conducirán a mejores decisiones.
Esta plantilla describe claramente todos estos factores para ayudar a gestionar las expectativas y eliminar la confusión sobre lo que se comunicará y cuándo:
Plan de proyecto de desarrollo comercial
La siguiente plantilla de plan de gestión de proyectos es simple y mínima, pero sigue utilizando un diseño único y visuales simples para crear una visión general del proyecto fácil de leer y escanear.
Esta plantilla es perfecta para la gestión de edificios o construcciones, o para cualquier proyecto técnico:
Cuando elija una plantilla de plan de proyecto, busque una que sea lo suficientemente flexible como para acomodar cualquier cambio que los interesados puedan solicitar antes de aprobar el proyecto. Nunca se sabe lo que puede cambiar en las primeras etapas de planificación del proyecto.
Lo que hay que saber: las mejores prácticas del plan del proyecto
- Utilice encabezados, columnas y resaltados para que su resumen ejecutivo sea fácil de leer
- Planifique su proyecto con un diagrama de Gantt (con las tareas codificadas por colores según el departamento o el miembro del equipo)
- Utilice elementos visuales como organigramas y estructuras de desglose de riesgos para comunicarse con su equipo y con las partes interesadas
- Elija una plantilla flexible que pueda actualizar para alinearse con las peticiones de las partes interesadas