Tono positivo: es cómo lo dices

por Leigh Geraghty

Cuando se les pregunta por los retos de la escritura empresarial, muchos de los participantes en nuestros talleres dicen que tienen problemas con el tono de su mensaje. El tono es la forma de describir la calidad emocional de la escritura. Refleja la actitud del escritor hacia el lector y afecta a la respuesta de éste. Los escritores tienden a esforzarse mucho para parecer competentes y profesionales, pero no siempre están seguros de cómo crear un tono positivo.

Tres opciones de tono

Cuando se trata de tono, tienes tres opciones: positivo, negativo o neutro.

Tono positivo: El tono positivo es siempre tu mejor opción. No se trata sólo de ser amable: el tono positivo es más claro y nos ayuda a hacer las cosas porque su redacción es más sencilla y utiliza menos palabras. Al redactar los mensajes de forma positiva, animas a la gente a aceptar tus ideas y a establecer buenas relaciones para el futuro. El tono positivo es un factor de credibilidad.

Tono negativo: El tono negativo tiende a hacer que el lector se sienta enfadado y a la defensiva, y puede dañar su imagen profesional. Aunque las frases que contienen expresiones negativas pueden llevar a la conformidad, rara vez resultan en una cooperación feliz. El tono negativo también puede hacer que su mensaje sea difícil de entender y recordar.

Tono neutro: El tono neutro es la ausencia de lenguaje positivo o negativo. El tono neutro no tiene sentimientos, sólo los hechos. Aunque esto puede parecer bastante inocente, el tono neutro conlleva el riesgo de ser interpretado negativamente, dependiendo del estado de ánimo del lector. De hecho, el tono neutro puede parecer frío o incluso escalofriante.

En la escritura comercial, el tono positivo es siempre la mejor opción, incluso cuando el mensaje es negativo. Escriba siempre centrado en intentar ayudar al lector y construir la relación, aunque esté molesto.

Cómo crear un tono positivo

El tono se transmite a través de su elección de palabras y frases, de su punto de vista y de la forma en que junta las palabras y las frases. Aquí tienes algunos consejos para escribir en un tono positivo:

1. Evita utilizar palabras desencadenantes negativas como:

argumento malo pero descuido quejarse peligroso deuda defecto

retraso difícil duda esfuerzo error fallo fallo sin embargo

responsabilidad error marcado debe no nunca obvio problema

rechazar tristemente debe dejar terrible desgraciadamente desperdiciar equivocarse

1. Usa en cambio estas palabras positivas:

beneficio bono brillante claro

fácil eficaz energía garantizar

rápido enfocado ahora por favor

poderoso simple fuerte

1. Usa la forma positiva de la frase. En lugar de «No te olvides de reservar una sala de reuniones», transmite el mensaje en positivo: «Acuérdate de reservar una sala de reuniones».

1. En lugar de centrarse en el problema, céntrate en la solución o la acción. Por ejemplo, cambie «Siento que no podamos discutir un tope de precios de venta porque el responsable clave no está disponible hasta el lunes» por «Podemos discutir un tope de precios de venta el lunes, cuando el responsable clave esté disponible»

1. Evite las explicaciones largas y céntrese en la solución. En lugar de «Estaré fuera de la ciudad desde el 13 de febrero hasta el 18 de febrero, y no podré reunirme con usted hasta después», diga simplemente «Puedo reunirme con usted después del 18 de febrero».

1. Use antónimos para eliminar la palabra «no». Por ejemplo:

En lugar de No aceptó la ayuda. La oficina no estará abierta. No estuvieron presentes.

Utilice Rechazó la ayuda. La oficina estará cerrada. Estaban ausentes.

El tono está presente en toda comunicación escrita, ya sea por elección o por accidente. Si eliges un tono positivo, construirás y mantendrás relaciones positivas, proyectarás una imagen profesional y lograrás más fácilmente tus objetivos.

El 9 de enero de 2017 / Coaching profesional, Redacción de correos electrónicos, Habilidades de reunión, Habilidades de presentación, Habilidades de redacción