Todo lo que necesita saber sobre la aceptación de pagos ACH

Si está leyendo este artículo para saber más sobre la aceptación de ACH, está en el lugar correcto. Tal vez nos haya visto mencionar los pagos ACH en otros artículos, o haya leído uno de nuestros artículos de introducción a la ACH. O tal vez sólo sepa que aceptar ACH es una buena práctica comercial.

En este artículo, nos sumergiremos más profundamente en el mundo de los pagos ACH, mostrándole dónde encontrar procesadores de pagos, sugiriendo formas en que su empresa puede utilizar los pagos ACH para ahorrar tiempo y dinero, y discutiendo cuál es el precio justo a pagar por el servicio.

Este artículo se centra específicamente en cómo aceptar pagos ACH para las pequeñas empresas. Siga leyendo para saber lo que necesita saber sobre cómo configurar los pagos de la ACH para poder empezar a aceptarlos.

Sin embargo, para aclarar y definir lo que son los pagos de la ACH, tenemos que distinguir los pagos de la ACH de los cheques electrónicos.

Cheques electrónicos VS pagos de la ACH: ¿Cuál es la diferencia?

Los cheques electrónicos y los pagos ACH se confunden a menudo entre sí, pero no son lo mismo. Lea nuestro artículo La guía completa de pagos con cheques para obtener más detalles, pero la respuesta breve es que los cheques electrónicos son sólo versiones/imágenes electrónicas de los cheques de papel. Este no es el caso de los pagos ACH, que no siguen el procedimiento de liquidación de cheques. El procedimiento ACH está completamente automatizado y, en el momento de escribir este artículo, se agrupa y liquida tres veces al día en días laborables para los bancos.

En cuanto a los pagos ACH frente a los cheques electrónicos, a menudo se confunden entre sí porque el procedimiento de cheques electrónicos puede utilizar transferencias ACH en dos puntos diferentes del procedimiento:

1. En el último paso del procesamiento de cheques electrónicos, en el que los bancos se transfieren formalmente dinero entre sí para liquidar los fondos, los bancos suelen utilizar una transferencia ACH. (Hay otro sistema llamado CHIPS que a veces también se utiliza.)
2. Los cheques electrónicos pueden ser convertidos en una transacción de débito ACH por el comerciante y enviados a través del flujo de transacciones ACH en lugar del flujo de transacciones de cheques electrónicos, si el comerciante notifica adecuadamente que el cheque será convertido. El aviso suele utilizar el amplio término de transferencia electrónica de fondos, pero en la práctica real, vemos que los procesadores utilizan un tirón de débito ACH más a menudo.

A pesar de lo anterior, cuando se comparan ACH vs eChecks, sólo recuerde que ACH y eChecks son dos cosas completamente diferentes que se rigen por leyes muy diferentes.

¿Por qué aceptar pagos ACH para su pequeña empresa?

Saber que aceptar ACH no es apropiado para cada tipo de pequeña empresa o para cada situación. Siempre que quiera tener el dinero en sus manos antes de que el cliente salga por la puerta, debe utilizar otro tipo de pago. Sin embargo, si se pregunta cómo recibir pagos de ACH en un programa de pago regular de sus clientes – ya sean suscripciones mensuales o incluso planes de pago a plazos de sólo unos pocos pagos – las transferencias de ACH podrían ser ideales.

Enumeremos los pros y los contras de aceptar pagos de ACH.

Pros de aceptar pagos de ACH

• Suele costar menos que el procesamiento de tarjetas de débito o crédito: La ACH evita las redes de tarjetas de crédito y, por lo tanto, evita las tasas de intercambio y de evaluación al por mayor. (Lea sobre las tasas de intercambio en nuestra Guía completa de tasas de intercambio.) Esto hace que la ACH sea mucho menos costosa que los pagos con tarjeta de crédito. Mientras que tanto los pagos con tarjeta de débito como los pagos ACH sacan dinero de una cuenta corriente, las transacciones con tarjeta de débito pueden procesarse a través de una red especial de tarjetas de débito o de la red normal de tarjetas de crédito, lo que significa que están expuestas a los mismos tipos de tasas que las tarjetas de crédito.
• Normalmente son gratuitas para los clientes: Aunque esto depende de cada banco, los bancos suelen ofrecer un servicio gratuito de pago de facturas a los clientes. Por lo general, este servicio utiliza transferencias ACH, por lo que no debería ser demasiado difícil para usted animar a sus clientes a pagarle directamente desde su cuenta bancaria.
• Los tiempos de financiación son comparables a los de las tarjetas de crédito: Las transacciones de la ACH se procesan por lotes tres veces al día. Esto significa que es posible recibir el pago de la ACH el mismo día en que se envió (aunque los bancos siguen teniendo control sobre el calendario de pagos final, y a menudo hay costes adicionales en los pagos acelerados). Dado que el procesamiento ACH es el principal mecanismo de transferencia de dinero utilizado por los bancos estadounidenses, cualquier transferencia de fondos de procesamiento de tarjetas de crédito tarda exactamente el mismo tiempo que una transferencia ACH. Sin embargo, hay otros factores que pueden afectar al momento en que se reciben los fondos, factores que discutiremos más adelante.
• Ideal para pagos recurrentes: Sus clientes pueden establecer un pago de débito de ACH una vez y nunca más pensar en ello, y usted puede recibir los pagos a tiempo sin tener que enviar repetidas facturas de recordatorio.
• Conozca el estado de la transacción más rápido: Debido a que ACH es todo electrónico, usted sabrá muy rápidamente si el pago fue rechazado/rechazado, por lo que puede ponerse en contacto con su cliente o incluso detener el envío o pausar el trabajo en el proyecto para que pueda evitar una pérdida de negocio.
• Crear un registro electrónico que puede ser auto-sincronizado: En el ajetreado mundo del propietario de una pequeña empresa con poco tiempo, cualquier automatización ayuda.
• Periodo más corto para el inicio de la devolución de cargos: Los clientes suelen tener sólo 90 días para impugnar un pago ACH, mientras que pueden tener hasta 120 días para impugnar un pago con tarjeta de crédito.
• Las reglas para las reversiones (contracargos) son más estrictas: De hecho, sólo hay tres razones por las que su cliente puede iniciar una anulación de un pago ACH:
  • La transacción nunca fue autorizada o la autorización fue revocada.
  • La transacción se procesó en una fecha anterior a la autorizada.
  • La transacción es por un importe diferente al autorizado.
• Mayor alcance para los consumidores que no pueden o no quieren usar tarjetas de crédito: No todo el mundo puede ser aprobado para una tarjeta de crédito, y algunas personas incluso eligen no tener una. Para ellos, las tarjetas de débito son la opción de pago preferida. De hecho, según un estudio realizado en 2018 por el procesador de tarjetas de crédito TSYS, el uso de las tarjetas de débito supera al de las tarjetas de crédito. Hacer que los pagos ACH estén disponibles para estos consumidores les da una forma adicional de pagar sin usar tarjetas de crédito y podría aumentar sus ventas.
• Adecuado para transacciones B2B: Cuando las empresas pagan a las empresas para comprar artículos de inventario, por ejemplo, el pago a menudo puede llegar a ser bastante grande. El pago ACH puede manejar estos números más grandes. De hecho, a partir del 20 de marzo de 2020, el límite de dólares de la ACH en el mismo día se ha aumentado a 100.000 dólares por día. Estos deberían ser más que suficientes para pagar la mayoría de los artículos de inventario que cualquier negocio podría necesitar.

Cons de aceptar pagos ACH

• Puede esperar varios días para recibir sus fondos: Hemos mencionado que las transferencias de fondos de procesamiento de tarjetas de crédito y las transferencias ACH toman la misma cantidad de tiempo. Sin embargo, en el caso de las tarjetas de crédito, algunos procesadores le adelantarán el dinero para que pueda recibir el «pago» al día siguiente, mientras que, en el caso de los pagos ACH, debe esperar hasta que su banco libere los fondos, lo que puede tardar varios días. Si el tiempo de financiación le preocupa, hable con su banco y con su proveedor de servicios ACH para averiguar qué es posible en su situación.
• Las transferencias ACH sólo se procesan de lunes a viernes: Si intenta iniciar una transferencia ACH en un día de fin de semana, su banco no enviará la solicitud hasta el lunes.

De hecho, nuestra lista de Pros de ACH es mucho más larga que nuestra lista de Contras de ACH.

Esto refleja la realidad de que hay muchas ventajas de aceptar pagos de ACH, mientras que las desventajas se limitan a la lenta velocidad con la que se realizan las transferencias de ACH y al hecho de que los bancos sólo procesan las transferencias de ACH durante los días hábiles.

Opciones de procesamiento de ACH de alto riesgo

Si su negocio es de alto riesgo y quiere aceptar pagos de ACH, es posible que no pueda hacerlo al principio. La creación de una cuenta de procesamiento ACH requiere su propio proceso de suscripción con directrices estrictas, similares a las cuentas comerciales para el procesamiento de tarjetas de crédito. Por ejemplo, las normas de la NACHA dictan que debe mantener su índice de devolución de cargos de ACH por debajo del 0,5% y su índice de devolución de ACH por debajo del 15% o, de lo contrario, se arriesga a que le cierren la cuenta.

Por lo tanto, en el caso de las empresas de alto riesgo, es posible que tenga que empezar aceptando cheques electrónicos.

• Aceptar cheques electrónicos puede acercarle al procesamiento de pagos de ACH: Dado que un eCheck funciona exactamente igual que un cheque de papel desde el punto de vista del procesamiento, es más fácil que le aprueben y que siga aceptando eChecks durante todo el tiempo que desee correr ese riesgo. Y si el historial de su negocio de tener clientes que no rebotan los cheques es bueno, puede usar ese historial para obtener eventualmente una cuenta de procesamiento ACH y tal vez incluso una cuenta de procesamiento de tarjetas de crédito.
• Aceptar ACH beneficiará a su negocio de alto riesgo: Al igual que con cualquier otro negocio, los pagos ACH son la forma más rentable para que un negocio de alto riesgo cargue los pagos en las cuentas bancarias de sus clientes.

Volviendo a los cheques electrónicos, si usted es un negocio de alto riesgo interesado en aceptar cheques electrónicos, tendrá que trabajar con un procesador de alto riesgo. A veces, llaman a este servicio de cheques electrónicos «procesamiento ACH de alto riesgo», pero tenga en cuenta que probablemente se refieran a los cheques electrónicos. Pregunte al procesador en cuestión si no está seguro.

Nuestro artículo ¿Qué negocios &industrias se consideran de alto riesgo? puede ayudarle a determinar si su negocio es de alto riesgo y le explicará las consecuencias en caso de que lo sea.

Cómo aceptar pagos ACH

Poder aceptar pagos ACH puede aumentar sus ingresos y ampliar su base de clientes, sobre todo para los negocios con sede en EE.UU. cuyos clientes hacen compras recurrentes. Si se pregunta cómo aceptar pagos ACH, no busque más: vamos a detallar los pasos necesarios para hacerlo.

1. Elija un procesador ACH
2. Solicite autorización para la facturación ACH a sus clientes
3. Configure y envíe el pago ACH

Paso 1: Elija un procesador ACH

Para procesar las transacciones ACH, necesitará una cuenta de procesamiento ACH dedicada. Los siguientes tipos de empresas pueden ayudarle a empezar a aceptar pagos ACH:

• Proveedor de cuentas comerciales o procesador de tarjetas de crédito
• Proveedor de cuentas bancarias comerciales
• Procesador ACH dedicado
• Procesador todo en uno + pasarela de pagos (e.p. ej. Stripe)
• Proveedor de software de contabilidad

Si ya está suscrito a uno de estos servicios, puede empezar preguntando por la posibilidad de añadir los pagos ACH a su paquete de servicios existente. Tenga en cuenta que es posible que se someta a un proceso de suscripción separado para una cuenta de procesamiento ACH. Si está empezando desde cero, no dude en consultar nuestras tablas comparativas de las mejores cuentas comerciales o software de contabilidad como punto de partida.

Paso 2: Solicite autorización para la facturación ACH a sus clientes

Su proveedor de cuentas ACH debería poder proporcionarle uno o más métodos para procesar los pagos ACH, dependiendo de su tipo de negocio. Sea cual sea el método que utilice, tendrá que recopilar información importante como el nombre del cliente, el nombre del banco, el tipo de cuenta (de cheques o de ahorros), el número de cuenta y el número de ruta del banco para autorizar el pago (para los pagos recurrentes, sólo tendrá que hacerlo la primera vez).

Paso 3: Configurar &Enviar el pago ACH

Una vez que su cliente ha autorizado la transacción ACH y ha proporcionado la información necesaria para autorizar el pago, usted puede procesar la transacción ACH y aceptar el pago. Hay varias maneras de hacer esto, que veremos en la siguiente sección.

También necesitará una manera de verificar la información de la cuenta de sus clientes, particularmente si sus pagos de ACH se producen a través de un sitio web. Un método común es establecer uno o dos microdepósitos para comprobar que la cuenta existe.

Cómo configurar los pagos ACH: Lo básico

Como he mencionado, hay varias formas de tomar pagos ACH:

• Terminal virtual: En el caso de los pagos de entrada de datos, como los pedidos telefónicos y los pagos por correo (MOTO), puede introducir la información de la cuenta en su ordenador para procesar el pago ACH. También puede utilizarlo para establecer pagos recurrentes.
• Pagos por Internet: Su proveedor de cuentas puede configurar una pasarela de pago con un formulario web para recoger los pagos ACH dentro de su sitio web. Puede ser necesario animar a sus clientes a buscar sus números de cuenta y de ruta para introducirlos en un formulario en la caja, especialmente cuando están acostumbrados a pagar con servicios como PayPal en unos pocos clics. Pero procesar un pago de 100 dólares con PayPal le cuesta unos 3 dólares y procesarlo con ACH puede costar sólo unos céntimos, así que merece la pena intentar empujar a sus clientes hacia ACH.
• Facturación automática: Incluso si su cliente opta por no establecer pagos recurrentes que le permitan retirar automáticamente de su cuenta de pago ACH designada, usted puede enviarles facturas automáticas que les den la opción de pagar por ACH. Pregunte a su proveedor de facturación automática si ofrece servicios de pago por ACH y, si es así, configure la factura siguiendo sus instrucciones.

Si todo esto le parece mucho, ¡no se preocupe!

Recientemente han surgido servicios y tecnologías que ayudan a automatizar aún más el proceso de autorización ACH y de verificación de cuentas. Su proveedor de cuentas ACH debería poder ponerle en contacto con los servicios e información precisos que necesita. Mientras tanto, los sistemas para aceptar pagos de la ACH mejoran y se agilizan con el tiempo.

¿Cuánto debe pagar por el procesamiento de pagos de la ACH?

El coste de procesar los pagos de la ACH depende de su proveedor de cuentas comerciales, o de la entidad que utilice para procesar los pagos de la ACH. Al igual que con el procesamiento de tarjetas de crédito, las discusiones sobre los precios de la ACH tienden a centrarse en la tarifa. Pero tenga en cuenta que puede haber otros costes dependiendo de su proveedor de servicios.

Tarifas de procesamiento de ACH

Algunos proveedores de pagos ACH cobran una tarifa plana, que suele oscilar entre 0,20 y 1,50 dólares por transacción. Otros cobran una comisión porcentual, que oscila entre el 0,5% y el 1,5%. Estas cifras pueden ser mayores para los comerciantes de alto riesgo. A veces, se cobran tanto un porcentaje como una tarifa plana. Para los comercios con un tamaño medio de transacciones mayor, una comisión por transacción (no por porcentaje) suele ser la opción más barata.

Tenga en cuenta que algunos proveedores de cuentas comerciales pueden incluir el procesamiento ACH como un servicio adicional, e incluso pueden no cobrar ninguna comisión por transacción. En estos casos, es probable que usted ya esté pagando una cuota mensual y/o tasas de transacción por su cuenta comercial para procesar tarjetas de crédito. Tanto mejor si las transacciones ACH se incluyen sin cargo adicional.

Otras tarifas ACH

Cuando hable de las tarifas de la Cámara de Compensación Automatizada & con cualquier proveedor, asegúrese de preguntar por los siguientes cargos ACH además de la tarifa de procesamiento:

• Tarifa de configuración/aplicación: Esté atento a cualquier tarifa de instalación única, especialmente si es la primera vez que trabaja con la empresa. Si ACH va a ser simplemente un servicio adicional para usted, intente que le eximan de cualquier tarifa de instalación.
• Tarifa mensual: Esta puede ser una tarifa separada sólo por usar ACH, o el procesamiento de ACH puede estar incluido como parte de su tarifa mensual para una cuenta comercial. Puede oscilar entre 5 y 30 dólares al mes.
• Cuota mínima mensual: En lugar de una cuota mensual o además de ella, se le puede cobrar una cuota mínima de procesamiento de ACH.
• Cuota de lote: Esta tarifa de ACH se cobra cada vez que las transacciones de ACH se agrupan por lotes, de forma similar a las tarjetas de crédito. Debería ser bastante inferior a 1 dólar por lote.
• Comisión de devolución de ACH: Se cobra si la transacción no se realiza por cualquier motivo. Suele oscilar entre 2 y 5 dólares por devolución.
• Tasa de reversión/devolución de cargo de la ACH: Se cobra si un cliente impugna una transacción. Suele ser más alta que la tasa de devolución, entre 5 y 25 dólares por caso.
• Recargo por ticket alto: La ACH fue concebida originalmente para el procesamiento de transacciones de baja cuantía, y algunos proveedores de cuentas ACH pueden cobrar un recargo por el procesamiento de transacciones de alta cuantía (por ejemplo, de más de 5.000 dólares).
• Cargo por procesamiento acelerado: Mientras que el procesamiento de ACH en el mismo día se está volviendo más común, algunos proveedores todavía pueden cobrar extra por el procesamiento rápido.

La conclusión importante aquí es que las tarifas de las transacciones ACH & pueden establecerse con todo tipo de estructuras de precios diferentes. Asegúrese de buscar la mejor oferta en general, no sólo la mejor tasa de procesamiento de ACH.

¿Existe el procesamiento gratuito de pagos ACH?

Si usted tiene una cuenta de cheques de negocios y quiere aceptar pagos ACH gratis, alguna forma de procesamiento de pagos ACH gratis existe para usted. Sin embargo, si desea aceptar pagos automáticos de gran volumen para, por ejemplo, suscripciones (es decir, débito ACH), entonces tendrá que buscar la configuración de los pagos ACH con un procesador de pagos que ofrezca cuentas ACH y pagar las tarifas de procesamiento ACH para habilitar esta funcionalidad.

Con la mayoría de los bancos, el depósito móvil y el pago de facturas son características gratuitas de una cuenta corriente comercial. Cuando usted hace un depósito móvil de un cheque, en realidad está convirtiendo el cheque de papel en un cheque electrónico que, eventualmente, será retirado como un pago único de débito ACH. Cuando realiza el pago de facturas, suele utilizar un pago de crédito ACH para autorizar un pago único, aunque a veces el banco puede optar por enviar un cheque electrónico en su lugar.

La mayoría de los bancos no cobran nada extra por estos servicios, además de las comisiones de servicio mensuales asociadas con el mantenimiento de la propia cuenta corriente (que a menudo pueden eximirse si se cumplen ciertos criterios de depósito). Normalmente hay un límite de transferencia diario o mensual asociado a estos servicios gratuitos, así que asegúrese de leer la letra pequeña de su banco antes de aprovechar estas transferencias gratuitas.

Sin embargo, si desea recibir pagos ACH a una escala más masiva, con quizás cientos o miles de clientes pagando a través de ACH cada mes, entonces querrá establecer una cuenta ACH formal con un procesador y aceptar pagos ACH en línea y/o en persona.

Aceptación de pagos ACH: Preguntas frecuentes

Cómo saber si los pagos ACH son adecuados para su negocio

Ya sea que realice la mayoría de sus transacciones comerciales en línea, por teléfono, por correo postal o en persona, considere la posibilidad de aceptar pagos ACH que transfieren fondos electrónicamente desde la cuenta corriente de un cliente. A continuación encontrará algunas preguntas que le ayudarán a determinar si el procesamiento ACH es adecuado para usted. Si responde «sí» aunque sea a un par de ellas, piense en buscar un proveedor de pagos ACH.

• ¿Tengo ya clientes de facturación recurrente?
• ¿Tengo clientes que podrían configurarse con facturación recurrente?
• ¿Puedo convertir algunos de mis usuarios de facturación recurrente con tarjeta de crédito en pagos ACH recurrentes?
• ¿Las tarifas de procesamiento de ACH se compensan con el dinero que me ahorro en tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito?
• ¿Sirvo a un grupo demográfico que desconfía del uso de tarjetas de crédito y débito, especialmente para los pagos en línea?
• ¿Sirvo a un grupo demográfico que no puede usar tarjetas de crédito?
• ¿Ya acepto muchos cheques en papel?
• ¿Proceso transacciones B2B?
• ¿Soy una empresa de alto riesgo que actualmente no puede aceptar tarjetas de crédito y débito?

Para algunos comerciantes, ACH puede acabar siendo el método de aceptación de pagos más utilizado, mientras que otros simplemente añadirán ACH como una opción más en una amplia variedad de opciones de pago disponibles para sus clientes.

Aquí hay algunos artículos adicionales que podrían ayudarle a decidir si aceptar ACH es adecuado para su negocio:

• Procesadores de ACH en línea
• Métodos de pago alternativos
• Zelle para empresas

Decida lo que decida, le deseamos buena suerte y esperamos que encuentre el equilibrio perfecto de métodos de aceptación de pagos para su negocio.