A nadie le gusta el cambio, pero a medida que su negocio crece, no tiene más remedio que aceptarlo. Debe considerar la adopción de soluciones eficientes como el EDI para agilizar las transacciones con los socios comerciales. Sin embargo, dada la gran variedad de software y servicios de EDI que existen actualmente en el mercado, puede resultar difícil encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Tanto si es nuevo en el mundo del EDI como si es un usuario veterano, esta guía del comprador le ayudará a entender mejor sus opciones para que pueda encontrar la solución de EDI más adecuada para ofrecer una ventaja estratégica a su empresa.
En concreto, esta guía le proporcionará información sobre los siguientes temas:
¿Qué es el software de EDI?
El software de intercambio electrónico de datos (EDI) es una tecnología robusta que facilita el intercambio de documentos comerciales de un ordenador a otro en un formato electrónico estándar entre los socios comerciales, lo que les permite trabajar juntos de manera eficiente. Miles de documentos comerciales estándar pueden enviarse automáticamente a través del software EDI. Algunos ejemplos comunes son los estados de envío, las facturas, las órdenes de compra, los documentos de inventario y la información aduanera.
La tecnología EDI elimina las comunicaciones manuales B2B, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero en toda la cadena de suministro, aumentar la velocidad de procesamiento, reducir los errores, mejorar la colaboración entre los socios comerciales y aumentar la satisfacción y la fidelidad de los clientes. Dado que el EDI carece totalmente de papel y apenas requiere intervención humana, los documentos comerciales fluyen directamente desde el sistema informático del remitente (por ejemplo, un sistema logístico o un software ERP) hasta el sistema informático del destinatario (por ejemplo, un sistema de gestión de pedidos), un sistema de gestión de pedidos).
Características del software EDI
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Traducción EDI | Identifica los datos necesarios para escribir, recuperar la información necesaria de cualquier sistema correspondiente (ERP o pedido de venta, por ejemplo), organiza los datos en una estructura que el proveedor pueda entender (cumple con el formato de su sistema o con una estructura de pedidos previamente acordada), y envía la solicitud al proveedor |
| Mapping EDI | Traduce la información a un formato que sea más fácil de utilizar en los nuevos entornos. Esto incluye archivos planos, XML y otros. |
| Transacciones seguras | Uso de protocolos como FTP seguro y HTTPS para asegurar la comunicación y mantener sus transacciones entre las partes involucradas. |
Beneficios del software EDI
EDI ha existido desde finales de la década de 1960, y los beneficios siempre han demostrado ser dramáticos. He aquí algunos de los beneficios del software EDI:
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Mejora de la velocidad | Acelera el ciclo comercial en aproximadamente un 61 por ciento. Los mensajes EDI pueden enviarse automáticamente utilizando flujos de trabajo preconfigurados, por lo que las transacciones entre socios comerciales pueden completarse en sólo unos minutos en lugar de días o semanas. |
| Mayor precisión | Procesar las transacciones manualmente tiene un mayor riesgo de error humano, lo que puede afectar en gran medida a su negocio. Los expertos estiman que los problemas de calidad de datos cuestan a las empresas estadounidenses aproximadamente 3 billones de dólares al año. El EDI puede suponer una reducción de entre el 30 y el 40 por ciento de las transacciones con errores. |
| Costes de transacción reducidos | Disminuya sus costes de transacción en aproximadamente un 35 por ciento. Para los compradores que manejan numerosas transacciones, el software EDI permite ahorrar hasta millones de dólares anuales gracias a los descuentos por pago anticipado. |
| Mejor experiencia del cliente | Asegura la sincronización de las expectativas entre el vendedor y el comprador, reduciendo así la ambigüedad entre las partes y logrando mayores niveles de satisfacción del cliente. Algunas estimaciones sugieren que el EDI puede reducir el tiempo del ciclo entre el pedido y el cobro en aproximadamente un 20%, mejorando las transacciones y las relaciones entre los socios comerciales. |
| Mejora de la gestión del inventario | La gestión del inventario es crucial, ya que afecta a todas las áreas de su negocio, desde el almacén hasta la atención al cliente. Al automatizar el proceso de intercambio de documentos comerciales, puede aumentar fácilmente la visibilidad de su cadena de suministro. El EDI tiene una función de seguimiento que le permite determinar fácilmente qué inventario tiene y dónde está. Y como el EDI proporciona actualizaciones en tiempo real, puede asignar eficazmente sus recursos, evitar la escasez y eliminar prácticamente el exceso de inventario. |
¿Qué necesita su empresa?
Independientemente de que su compañía sea una pequeña empresa, una organización sin ánimo de lucro o una corporación multinacional, debe contar con una forma precisa, eficiente y oportuna de intercambiar documentos comerciales con sus socios comerciales. Esto implica la integración de la solución EDI en su actual sistema de comunicación B2B. Sin un sistema basado en el EDI, la transmisión de pedidos y otros documentos a los socios comerciales es costosa, requiere mucho tiempo y es propensa a errores.
Hay muchos tipos diferentes de EDI, incluyendo el EDI directo (también conocido como punto a punto), el EDI basado en la web, una red de EDI y la integración completa B2B. Cada tipo de EDI tiene sus ventajas e inconvenientes en función del tamaño y las necesidades de su empresa.
- Empresas de nueva creación y otras pequeñas empresas: Las startups y otras pequeñas empresas que buscan comprar una solución EDI normalmente pueden arreglárselas con un EDI basado en la web, al que se puede acceder y utilizar a través de navegadores web como Google Chrome y Firefox. Utilizando los navegadores web, basta con rellenar formularios estandarizados con los datos de la empresa que se desea compartir. El EDI basado en la web suele ser la forma más fácil y asequible para que las pequeñas y medianas empresas empiecen a intercambiar datos empresariales con sus socios comerciales utilizando el EDI. Además, dado que muchas soluciones de EDI basadas en la web se asocian con grandes minoristas como Target y Walmart, se reducen las complejidades que conlleva una configuración típica de EDI.
- Usuarios de EDI existentes que buscan funcionalidades adicionales: A medida que su negocio se expande y se conecta con más clientes, su software de EDI debe escalar sin necesidad de contratar personal dedicado a gestionar sus capacidades de EDI. Si tiene planes de crecimiento poco claros, puede considerar la posibilidad de adquirir un EDI basado en la nube para garantizar una escalabilidad ilimitada aliada a estructuras de precios manejables y flexibles.
- Grandes empresas: Las empresas más grandes suelen manejar un gran volumen de transacciones, por lo que probablemente sigan un enfoque híbrido en el que combinan diferentes tipos de EDI para asegurarse de que son capaces de trabajar eficientemente con todos sus socios comerciales. Cada vez más, las grandes empresas buscan asociarse con proveedores de EDI de confianza que puedan encargarse de la gestión diaria de su sistema de EDI.
El mejor software de EDI
Elegir la solución de EDI adecuada para su empresa es bastante difícil, ya que hay una amplia gama de opciones disponibles en el mercado. Mientras que algunas organizaciones prefieren gestionar su propio sistema EDI interno, muchas buscan trabajar con un proveedor de EDI. Sea cual sea el camino que elija, estas son algunas de las soluciones de EDI más populares a tener en cuenta:
- TrueCommerce es un sistema de EDI y comercio electrónico que proporciona a las pequeñas y medianas empresas una única plataforma desde la que gestionar todas sus transacciones de EDI. Diseñado para acelerar los procesos de la cadena de suministro, TrueCommerce conecta a las empresas con una sólida plataforma comercial con acceso a más de 10.000 minoristas de todo el mundo.
- B2BGateway es una solución EDI asequible y totalmente gestionada que le permite añadir socios comerciales que no tienen capacidad EDI. Añadir sus socios comerciales al sistema es muy fácil, ya que sólo tienen que pagar una cuota única, más un pequeño cargo de mantenimiento mensual. Además, si desea que sus programas de EDI y de contabilidad estén interconectados, B2BGateway se integra completamente con Microsoft SBA, QuickBooks y Sage 50c.
Puntos débiles comunes del EDI
Aunque el EDI es muy prometedor, también presenta algunos retos. Estos son algunos de los problemas más comunes del EDI:
- Problemas de seguridad. Aunque el EDI está bien establecido y se utiliza en muchos sectores y organizaciones, todavía existen problemas relacionados con el intercambio de información con los socios de EDI o las organizaciones de EDI de terceros. Estos problemas incluyen la falta de confianza, el riesgo de que la información confidencial quede expuesta debido a violaciones de la seguridad y los posibles problemas legales debidos a la normativa gubernamental u organizativa.
- Las actualizaciones de las aplicaciones pueden provocar la interrupción de los datos. Algunos programas informáticos de empresa pueden interrumpir las conexiones EDI, incluso las que funcionaban bien en el pasado. El software de gestión de relaciones con los clientes, los programas de planificación de recursos empresariales, el software de contabilidad y muchos otros sistemas avanzados pueden recibir actualizaciones o mejoras periódicas que los hagan incompatibles con el software utilizado por sus socios comerciales.
- Problemas de integración de software. Las soluciones de EDI pueden atascar sus recursos informáticos o suponer una gran sobrecarga de formación para la empresa. Sin la formación adecuada y el cumplimiento estricto del nuevo protocolo, la transición del intercambio manual de documentos al EDI puede resultar complicada. Además, como hay varias normas implicadas al implantar el EDI, las pequeñas empresas pueden tener dificultades para intercambiar datos con empresas más grandes que utilizan la última versión de una norma documental.
- Coste de implantación y mantenimiento. Aunque el EDI proporciona enormes beneficios en cuanto a ahorro de costes, el rediseño e implementación de aplicaciones de software para encajar el EDI en el sistema actual puede ser bastante costoso, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. El mantenimiento de un sistema de EDI también puede ser costoso, especialmente si el volumen de datos que se maneja crece rápidamente.
Tendencias del mercado de software de EDI
- Aumento del uso de EDI basado en la nube. A medida que la computación en la nube se abre paso en un espectro más amplio de actividades empresariales, se espera que el sistema EDI basado en la nube aumente su uso, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas. Cada vez son más las empresas que buscan migrar las conexiones, las aplicaciones, los datos y la integración a la nube. La computación en la nube está cambiando las reglas de implementación de la tecnología EDI y los modelos de consumo de servicios.
- EDI móvil. Los dispositivos móviles, como los teléfonos inteligentes y las tabletas, están cambiando la forma en que las empresas interactúan con sus socios comerciales. Algunas empresas están empezando a desarrollar aplicaciones para ayudar a movilizar su cadena de suministro. Dado que las aplicaciones corporativas se están haciendo populares, es sólo cuestión de tiempo que se pueda descargar una aplicación móvil relacionada con el EDI desde las tiendas de aplicaciones.
Cómo elegir los servicios y el software de EDI
Entender el flujo de los documentos de EDI es clave para considerar las diferentes ofertas de servicios y software disponibles en el mercado:
- Un documento comercial se crea en su sistema de contabilidad o ERP.
- El documento comercial se traduce desde su formato nativo, el del sistema de contabilidad, a un archivo de documento EDI.
- El nuevo documento EDI se envía al proveedor de EDI VAN (red de valor añadido).
- El proveedor de EDI VAN entrega electrónicamente el documento al buzón de correo EDI del destinatario
- El destinatario del documento vuelve a traducir el documento EDI en un documento comercial legible y lo procesa.
Dado el número de pasos del flujo de documentos EDI, no es de extrañar que haya proveedores que se centren en cada paso. También hay proveedores de soluciones integrales. De hecho, algunos sistemas ERP incluyen el EDI como un módulo integrado que forma parte del sistema subyacente.
El primer paso del flujo de documentos EDI es convertir un documento comercial en un archivo EDI. Muchas soluciones de software en el mercado proporcionan la traducción de EDI. Una consideración importante al revisar el software de traducción EDI es la compatibilidad con su software de contabilidad/ERP. La interoperabilidad es la principal preocupación al evaluar las ofertas de traducción de EDI.
Los proveedores de VAN de EDI se encargan de la entrega del documento de EDI. El proveedor de VAN asignará el documento a los estándares del destinatario, proporcionará servicios de prueba y garantizará la entrega correcta del archivo.
Una de las consideraciones más importantes a la hora de adquirir una solución EDI es la amplitud del servicio. Tanto si busca un software de traducción, un proveedor de VAN con el que asociarse o una solución ERP completa que incorpore capacidades de EDI, hay un gran número de opciones disponibles para que su empresa las tenga en cuenta. Si quiere descubrir las que son apropiadas para su negocio, considere utilizar nuestro servicio gratuito de búsqueda de software.