Gracias a la llegada de la tecnología, han quedado atrás los días en que la gente utilizaba tinta para firmar en papel duro. Ahora tenemos firmas electrónicas, también conocidas como firmas electrónicas o firmas mecanografiadas. El hecho de que estas firmas lleven un sello de tiempo, sean seguras, se puedan rastrear y ahorren tiempo y dinero las ha convertido en las favoritas de la comunidad empresarial.
Según las estadísticas, las transacciones realizadas con firmas electrónicas se han disparado hasta alcanzar los 754 millones de dólares en los últimos cinco años desde los 89 millones de dólares.
Aunque las firmas mecanografiadas han ayudado a acelerar y mejorar los negocios desde hace unos 20 años, no mucha gente las entiende. En este artículo se explicará el significado de las firmas mecanografiadas y si son legales o no.
Pero siguiendo la definición legal, una firma mecanografiada significa un proceso electrónico, un símbolo o un sonido que se asocia o se adjunta lógicamente a un registro o a un contrato. Según el significado del diccionario de derecho, es una forma de acordar electrónicamente sin usar papeles.
Pero no cualquier firma mecanografiada es legal. Debe cumplir algunos requisitos para ser considerada legal, es decir, que demuestre la legitimidad de su contrato. Al igual que muchas personas, es posible que se esfuerce por saber si las firmas mecanografiadas son legalmente vinculantes o no. Afortunadamente, lo son, pero la ley que rige su legalidad difiere según los países.
La legalidad de las firmas mecanografiadas
Según la Ley de Asociación de Firma y Registros Electrónicos de EE.UU., una firma electrónica se convierte en totalmente legal sólo cuando todas las partes están de acuerdo en utilizarlas. Además, basándose en la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, cada estado debe tener un esquema de cómo debe utilizarse la firma electrónica. Esto también se aplica a la Unión Europea.
Pero aunque existe legislación en varios estados y países, es conveniente hacer una investigación detallada en línea e investigar más. También puede recurrir a los servicios de un asesor jurídico para obtener detalles y aclaraciones. En EE.UU., las firmas mecanografiadas se utilizan para crear leyes. En el Reino Unido, las firmas mecanografiadas fueron aceptadas por la Ley de Firmas Electrónicas en el año 2002. Según esta ley, no es obligatorio que un contrato conste de una firma escrita. Para que un acuerdo sea válido, basta con que todas las partes se pongan de acuerdo mutuamente y entiendan el contrato a fondo. Por lo tanto, una firma mecanografiada constituye una prueba de que todas las partes implicadas han aceptado los términos.
En la UE, las firmas mecanografiadas se aceptaron como legalmente vinculantes a través de una directiva marco comunitaria para la firma electrónica. Según esta directiva, una firma electrónica no puede ser rechazada por el mero hecho de haber sido creada electrónicamente.
Cómo hacer que sus firmas mecanografiadas sean legalmente válidas
Utilizar una firma mecanografiada en su negocio es legal y está aceptado. Pero para que sea legalmente válida, debes cumplir las siguientes normas:
- Demuestra que el firmante quería firmar ofreciendo opciones como «Cancelar». Asegúrese de obtener el consentimiento del firmante antes de firmar para que acepte utilizar una firma mecanizada en sus transacciones comerciales o contratos. Lo mejor es también dar la opción de firmar en papel y permitir que el firmante elija.
- Dar un atributo definitivo de la firma mecanizada del firmante. Registrar un rastro de correo electrónico, un número de teléfono móvil, una marca de tiempo y una dirección IP. Se puede utilizar un sistema de identificación como la identificación en dos pasos para los firmantes. El firmante puede considerarlo un paso adicional, pero ayuda a mejorar el nivel de atribución del firmante.
- Asegúrese de conectar o asociar la firma con el documento firmado.
Si cumple todos los requisitos anteriores, todas sus firmas mecanografiadas se consideran legalmente vinculantes. Pero hay incidencias en las que las firmas mecanografiadas no cuentan. ¿Se pregunta por qué? Considere lo siguiente.
¿Cuándo se consideran inapropiadas las firmas mecanografiadas?
En casos de ceremonias y documentos importantes como certificados de defunción o nacimiento, divorcio y adopción, las firmas mecanografiadas no se consideran. Se requiere un notario o varios testigos. Las firmas mecanografiadas también se rechazan si los firmantes no tienen conocimientos de informática.
Entendiendo las firmas mecanografiadas
No cabe duda de que las firmas mecanografiadas han mejorado los negocios y han ayudado a agilizar las transacciones comerciales. Para que su firma electrónica sea reconocida como legalmente vinculante, debe cumplir las condiciones explicadas anteriormente. Pero para algunos documentos y ocasiones particulares, las firmas mecanografiadas no cuentan.