¿Qué es una solicitud de compra?

En las adquisiciones, hay términos que son similares pero lo suficientemente diferentes como para causar confusión. Una fuente común de confusión es la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra. Entender la diferencia entre estos dos importantes documentos es esencial para un flujo de trabajo fluido dentro de su empresa.

¿Qué es una solicitud de compra?

Una solicitud de compra es un documento formal que se utiliza cuando un empleado necesita comprar o pedir algo en nombre de su organización. Este documento informa a los directores de departamento o al personal de compras de la decisión para que el departamento de compras pueda iniciar el proceso de compra de los productos o servicios solicitados. El departamento financiero también utilizará la solicitud de compra para coordinar los informes con el departamento de contabilidad.

En qué se diferencia una solicitud de compra de una orden de compra

Las órdenes de compra (PO), por otro lado, se emiten una vez que se ha aprobado una solicitud de compra. El PO sirve como documento legalmente vinculante que se envía al proveedor con una solicitud de bienes o servicios.

«Cuando surge una necesidad de compra, la persona o el departamento que lo necesita creará una solicitud de compra y la enviará al equipo apropiado para su aprobación. Una vez aprobada, esa solicitud puede convertirse en una orden de compra».

Por qué su organización debe utilizar solicitudes de compra en su proceso de aprovisionamiento

En cualquier empresa, siempre hay una necesidad comercial de algo, ya sean suministros básicos de oficina o consumibles, equipos, materias primas o servicios.

Si se permite a los directores de departamento hacer pedidos directamente a los proveedores, aumentan las posibilidades de fraude. Para evitar este problema, muchas empresas cuentan con un departamento de compras que se encarga de buscar y examinar a los proveedores y de supervisar todo el proceso de pedido, desde la solicitud de compra hasta el pedido, pasando por la recepción de la mercancía, para luego pasar todo a cuentas por pagar para el pago de la factura. El departamento de compras crea un flujo de trabajo para garantizar la prevención del fraude, lo que ahorra dinero a la empresa a largo plazo y hace que las compras sigan aportando valor a la empresa.

El formulario de solicitud de compra es un documento interno. Con este documento, el departamento de compras no pide bienes directamente a los proveedores, sino que inicia un proceso formal. La solicitud proviene del departamento en el que se utilizarán los bienes o servicios, y luego pasa por un proceso de aprobación, basado en la necesidad, el presupuesto disponible, etc. Ese proceso es el que proporciona a la empresa el control interno sobre el proceso de compra. Si el proceso de aprobación se sigue correctamente y la solicitud de compra se aprueba, el proceso continúa convirtiendo la solicitud en una orden de compra oficial que se envía al proveedor. Si se deniega por cualquier motivo, la solicitud no se convierte en un pedido oficial y el dinero no cambia de manos.

Por ejemplo, el departamento de TI puede estar interesado en comprar nuevos equipos de servidor para mejorar la seguridad y facilitar un poco su trabajo. El jefe del departamento de TI o el miembro del personal de compras designado utilizará el formulario de solicitud de compra para hacer una petición formal de los servidores. A continuación, se enviará al personal necesario para su aprobación. Cuando se apruebe, el departamento de compras hará un pedido al proveedor de servidores.

Lo mismo ocurre cuando los materiales básicos se están agotando. Un responsable de departamento rellenará una solicitud de compra para indicar qué materiales se necesitan y en qué cantidad. Incluso puede sugerir el proveedor donde deben comprarse los materiales. La solicitud se enviará al departamento de compras, que la revisará y aprobará, modificará o rechazará. Si la solicitud se modifica o se deniega, deben justificar el motivo de la decisión. Si se aprueba, el departamento recibe el visto bueno para crear una orden de compra y solicitar formalmente los artículos al proveedor.

Las solicitudes de compra inician el proceso de compra

Los departamentos de una organización necesitarán cosas de vez en cuando, y este documento iniciará el proceso. El equipo de compras actuará en base al documento para tomar sus decisiones. Si surge algún problema, el documento sirve como prueba de la comunicación.

Las pistas de papel hacen que todos rindan cuentas

Sin un sistema adecuado de controles y equilibrios, cualquier miembro del personal tiene la posibilidad de cometer un fraude, es decir, pedir cosas con el dinero de la empresa para uso personal. El proceso formal de compras impide que esto ocurra y garantiza tanto la precisión como la necesidad. Los directores de departamento lo examinarán antes de enviarlo al departamento de compras para formalizar el pedido con el proveedor.

Esto es importante a efectos de auditoría porque se puede ver quién solicita qué, quién aprueba qué y cuándo, para asegurarse de que no hay problemas de exceso de existencias o artículos innecesarios. Los documentos siempre se pueden consultar para determinar los hechos si alguna vez surge un problema.

La empresa está protegida

Al utilizar solicitudes de compra, hay menos posibilidades de fraude. No es probable que haya una situación en la que los miembros del personal trabajen con los proveedores para robar a la empresa. Los activos de la empresa también están protegidos porque la requisición es la prueba de que los activos fueron ordenados. Se puede hacer un seguimiento del documento para asegurarse de que se ha realizado la entrega. El uso de una requisición de compra hace más fácil rastrear los activos si alguna vez ocurre un problema.

Al tomarse el tiempo para centralizar su sistema de adquisiciones y requerir que todos los empleados usen documentos formales de requisición para solicitar las cosas que necesitan, el flujo de trabajo se vuelve más eficiente y es más fácil de manejar efectivamente. Los compradores también se benefician porque pueden agrupar las compras y aprovechar condiciones más favorables con los proveedores.

PLANERGY facilita que cualquier persona de su equipo pueda crear una solicitud y enviarla para su aprobación. Una vez aprobada, la solicitud se convierte en un pedido y se le asigna un número de orden de compra que está vinculado a la solicitud de compra original, que luego se transfiere fácilmente a una factura para su pago. Todos los documentos están vinculados para que pueda ver la progresión de un artículo a través del flujo de trabajo, y la pista de auditoría muestra quién tomó qué acciones y cuándo.

Aunque una solicitud de compra puede parecer «sólo un documento» tiene un lugar importante en el proceso de adquisición de una organización. Sirve como una herramienta de control, ayuda con la prevención del fraude, y asegura que todas las compras están autorizadas.

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