Paystub Excel Template

Aunque todos los empleados disfrutan de recibir su cheque de pago, el talón de pago que acompaña al dinero también es esencial. Este Paystub Excel Template proporciona detalles de su pago del período de pago. Y aunque los talones de pago no son obligatorios por las regulaciones federales, más de la mitad de los estados requieren registros de talones de pago. De ellos, once estados requieren que los empleadores proporcionen una copia física de un talón de pago, en lugar de una digital.

Pero, incluso si usted no opera su negocio en uno de esos estados, la Ley de Normas Laborales Justas requiere que usted mantenga registros precisos de las horas trabajadas y los pagos realizados. De hecho, la ley enumera catorce registros básicos diferentes que el empleador debe mantener para cada trabajador no exento.

Estos registros son la información que suele contener un talón de pago. Por tanto, aunque no entregue a sus empleados una copia de los mismos, debe mantener un registro. Eso significa que necesita un sistema para el seguimiento de la paga del empleador, las deducciones y las horas trabajadas.

Esta calculadora de nóminas de Excel puede ayudarle a agilizar el proceso de mantenimiento de registros con una sencilla base de datos. Y, si desea crear talones de pago para imprimirlos y entregarlos a sus empleados, hay un método directo para hacerlo.

Aunque Excel es principalmente una hoja de cálculo, también tiene la capacidad de ser utilizado como una simple base de datos. La clave para que esta plantilla excel de base de datos de empleados funcione correctamente está en esas características de la base de datos. Entonces, el talón de pago utiliza VLOOKUP para extraer los datos de la base de datos.

Contenido de la plantilla

Cuando descargue el archivo ZIP para esta plantilla excel de base de datos de empleados, recibirá dos hojas de cálculo diferentes:

• Plantilla Excel de talón de pago con base de datos por nombre de empleado
• Plantilla Excel de talón de pago con base de datos por ID de empleado

Ambas hojas de cálculo contienen múltiples hojas de trabajo. En cada descarga de plantillas de recibos de sueldo, encontrará:

• Direcciones de uso,
• Una hoja de configuración para personalizar su plantilla,
• Una base de datos de sueldos de empleados para introducir los registros de los empleados, y
• Una plantilla de recibos de sueldo para que pueda imprimir los recibos de sueldo de cada empleado

La única diferencia entre los dos archivos está en la plantilla de recibos de sueldo. Son casi idénticos en su uso, pero una diferencia clave los diferencia.

En la Plantilla de Excel de Talones de Pago con Base de Datos por Nombre de Empleado, usted crea los talones de pago de los empleados basándose en el nombre del empleado.

En la Plantilla de Excel de Talones de Pago con Base de Datos por ID de Empleado, usted los crea utilizando el número de ID del empleado.

Usted tendrá que decidir cuál tiene más sentido para su sistema de gestión de base de datos de empleados. Una vez que lo decida, puede empezar a personalizar la plantilla y ponerla en práctica.

Direcciones

Al final de cada plantilla, encontrará una hoja de trabajo con instrucciones de uso. Estas hojas de trabajo contienen una versión simplificada de estas instrucciones escritas.

Hay instrucciones breves para la hoja de trabajo de configuración, el libro de trabajo de la hoja de salario y la hoja de trabajo de la base de datos. También encontrará algunas notas útiles sobre las tres, para que pueda utilizar las hojas de trabajo de manera más eficiente.

La plantilla de recibos de sueldo viene con datos de muestra para que le resulte más fácil ver cómo funciona la plantilla y cómo puede crear recibos de sueldo utilizando sus propios datos. Simplemente borre los datos de muestra para crear un formulario en blanco.

Después de descargar y descomprimir la plantilla, puede escanear rápidamente estas instrucciones. Así tendrá una mejor idea de lo que hará para preparar los talones de pago de sus empleados.

Configuración de la plantilla

Una vez que haya leído la hoja de trabajo de Cómo usarla, puede navegar a la página de Configuración. Aquí es donde se personalizan las fechas, los títulos y las categorías.

La plantilla de talones de pago cubre un período de doce meses, con un cheque de pago cada mes. Puede ajustar los nombres de los meses y las fechas de transferencia para satisfacer las necesidades de su empresa. La fecha de transferencia es la fecha en que su empresa envía el dinero a sus empleados. Por lo general, esto será de uno a tres días hábiles antes de que el dinero se agregue a las cuentas bancarias de sus empleados con un depósito directo.

En la otra sección, usted puede rastrear los ingresos y las deducciones. Esta base de datos puede rastrear hasta ocho de ellos.

En la columna «Títulos Salariales», usted puede documentar qué ganancias y deducciones necesitan ser contabilizadas. Luego, en la columna «Categoría salarial», utilice el menú desplegable para indicar si cada título salarial en particular es una ganancia o una deducción.

Cualquier cambio que realice en el formulario de configuración se reflejará en la base de datos de Excel y en el generador de talones de pago de los empleados.

Base de datos salarial de los empleados

Una vez que tenga los meses correctos, las fechas de transferencia, los títulos salariales y las categorías salariales, habrá completado el proceso de configuración inicial. Ahora puede comenzar a trabajar en la base de datos del personal.

Una visión general

Cuando abre la base de datos por primera vez, puede ser un poco abrumador. Dado que este formulario está pensado para hacer un seguimiento de la paga de los empleados durante todo un año, hay doce secciones mensuales diferentes para registrar la paga. También hay una sección para añadir información básica sobre cada empleado. Aquí hay una imagen ampliada de parte de esta enorme base de datos.

Esta plantilla tiene espacio para 50 empleados. Puedes añadir filas adicionales, pero tendrás que hacerlo antes de la última fila de la base de datos. De esta manera las fórmulas se añaden automáticamente también.

Si no necesitas 50 filas, también puedes eliminar filas de la base de datos. Siga las instrucciones de este post para insertar o eliminar filas:

Insertar o eliminar filas y columnas

Congelar paneles para ver siempre las cabeceras de las columnas y filas

Dado que esta hoja de trabajo es tan grande, puede resultar beneficioso congelar los paneles. Esto bloquea las filas y columnas que seleccione, para que siempre estén visibles, incluso cuando se desplace. Congelar los paneles puede ayudarle a agilizar la entrada de datos, ya que no tendrá que recordar para qué sirve cada celda ni tendrá que volver a desplazarse hasta los encabezamientos.

Para bloquear los paneles, siga las instrucciones de este artículo:

Congelar paneles para bloquear filas y columnas

Cabezales de colores

Para ayudarle a organizarse y distinguir cada sección de la base de datos, hay colores en la fila del encabezamiento. La sección en púrpura es para registrar la información de los empleados. Luego, cada mes alterna entre el verde azulado y el marrón, para ayudarle a ver fácilmente dónde termina cada uno y comienza el siguiente.

Minimizar y maximizar los grupos de meses

Para que la hoja de cálculo de Excel sea más accesible, también puede minimizar los meses que no esté utilizando. Encima de cada sección mensual, en la fila del título de la columna, hay signos de más (+) y menos (-). Haga clic en ellos para expandir o minimizar cada grupo.

Cómo usar

Una vez que haya congelado los paneles y minimizado los meses con los que no esté trabajando, estará listo para empezar a introducir información en la sección morada del formulario.

Para cada empleado, usted registra su:

• Identificación del empleado
• Nombre
• Título
• Departamento
• Dirección/Gerente
• Nombre del banco
• Nombre de la cuenta bancaria
• Número de cuenta bancaria

Deberá tener cuidado al introducir esta información, para asegurar una entrada de datos precisa.

A continuación, puede navegar hasta el grupo de meses para el mes actual. Aquí, introducirá todos los números de la paga y los beneficios de sus empleados. Hay una columna para cada uno de los ingresos y deducciones que incluyó en la página de Configuración. Si necesita hacer algún cambio en los encabezados de estas columnas, cámbielos en la página de Configuración. De esta manera, los cambios se reflejan en toda la base de datos y no sólo en el mes actual.

Una vez que introduzca todos los datos para el período de pago, puede comenzar a generar las nóminas de los empleados.

Ficha de salario

La hoja de trabajo de la ficha de salario está diseñada para ser utilizada como una plantilla de talón de nómina y le permite imprimir un talón de nómina de empleado personalizado para cada miembro de su equipo.

Así es como se ve la plantilla de recibo de sueldo:

Desea actualizar la celda que dice, «La página de la hoja de cálculo» en la esquina superior izquierda para mostrar el nombre de su empresa. Puede escribirlo directamente o subir un logotipo.

Una vez que cambie esa celda, el talón de pago está listo para usarse. Extrae toda la información de pago que introdujo para este empleado y crea un recibo de sueldo confidencial.

Esto incluye:

• Ingresos (salario, comidas, transporte, subsidio de salud, etc.),
• Deducciones (seguros, impuestos, etc.),
• Salario bruto (la plantilla utiliza un salario fijo, no un salario por hora),
• Salario neto,
• Período de pago (por defecto es mensual pero puede personalizar la plantilla para que se ajuste a un período de pago quincenal si es necesario),
• Fecha de transferencia (la fecha en que se hizo el depósito directo de la paga),
• Detalles bancarios, y
• Detalles de la posición (su título, departamento y gerente).

Tendrá que generar un talón de pago separado para cada empleado, e imprimirlos de uno en uno. Este es un proceso sencillo, que sólo requiere una entrada manual.

Para comenzar a imprimir los talones de pago, necesita saber qué versión del libro de trabajo de procesamiento de nóminas está utilizando.

Generar un Talón de Pago por Nombre de Empleado

Si está utilizando la Plantilla Excel de Talón de Pago con Base de Datos por Nombre de Empleado, verá una flecha desplegable junto al campo Nombre de Empleado:

Simplemente seleccione el empleado correcto de las opciones desplegables, y todo el resto de la información de esta persona se completará automáticamente. Entonces este formulario está listo para imprimir.

A continuación, seleccione un nuevo nombre e imprima el siguiente recibo de sueldo. Repetirá este proceso de selección e impresión para cada empleado de la empresa.

Generar un talón de pago por número de identificación de empleado

Si está utilizando la plantilla de Excel de talón de pago con base de datos por identificación de empleado, verá una flecha desplegable junto al campo de identificación de empleado:

Simplemente seleccione el número de identificación de empleado que desea ver y luego imprima el formulario. Puede hacer esto para cada empleado.

Agregar la información de pago del empleado cada mes

Una vez que termine de imprimir los talones de nómina para cada empleado, puede minimizar el mes que acaba de completar. Luego, cuando sea el momento de ejecutar la plantilla de nómina de nuevo, puede maximizar el siguiente mes.

Para preparar la nómina cada mes, necesita:

• Actualizar cualquier información personal o de pago de los empleados,
• Actualizar el período de pago,
• Añadir cualquier empleado nuevo,
• Introducir todas las deducciones y gastos,
• Generar un talón de pago para cada empleado, e
• Imprimir un talón de pago para cada empleado.

Al mantener un año completo de registros en esta única base de datos, usted puede fácilmente volver atrás y responder a cualquier pregunta sobre el pago de los empleados. Tendrá la información que necesita fácilmente disponible.

Mantenga el formulario confidencial

Como se trata de un registro oficial del salario de los empleados, necesita mantener su base de datos segura. No es algo en lo que quiera que cualquiera haga cambios.

Para asegurarse de que no se realicen cambios no autorizados, puede considerar la posibilidad de proteger el documento con una contraseña y permitir el acceso sólo a su personal de nóminas. Para crear una hoja de trabajo protegida, siga las instrucciones de este post:

Proteger una hoja de trabajo

Proteger una hoja de trabajo impedirá que la gente haga cambios. Pero aún podrán abrir el archivo y ver la información confidencial. Para evitar que el personal no autorizado abra la hoja, puede proteger el documento de Excel a nivel de archivo.

Dependiendo del sistema tecnológico que haya configurado, puede considerar:

• Encriptar el archivo,
• Requerir una contraseña para abrir el archivo, o
• Restringir el acceso al archivo con permisos de Gestión de Derechos de Información.

Para más detalles sobre la seguridad de las hojas de cálculo de Excel, puede leer este post:

Protección y seguridad en Excel

Seguimiento de la paga de sus empleados

Una vez que tenga configuradas sus protecciones, tendrá una forma confidencial de seguir la paga de sus empleados. Esto le ayudará a cumplir con las leyes laborales estatales y locales, y a registrar los detalles de pago de cada empleado.

Cada año, puede comenzar una nueva plantilla, y dar a los empleados la oportunidad de actualizar su información de pago. A continuación, puede comenzar a utilizar la plantilla para generar talones de pago para cada persona en la nómina.