Orientación para nuevos empleados y una lista de comprobación para mantener el rumbo

La orientación para nuevos empleados es la primera experiencia oficial que los nuevos contratados tienen con sus empleadores después de unirse al equipo. Debe proporcionar una buena introducción a la cultura de la empresa, las funciones del trabajo del empleado, y una oportunidad para completar cualquier papeleo requerido. Le recomendamos que utilice una lista de comprobación para asegurarse de que ofrece la mejor experiencia posible.

Hemos proporcionado una lista de comprobación para la orientación de los nuevos empleados que le ayudará a recordar las tareas básicas, como la nómina y el papeleo de cumplimiento, la configuración de la oficina y las insignias de seguridad, y la tarea más importante: hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido.

Descargue la lista de comprobación para la incorporación de nuevos empleados en formato PDF o DOC

Una lista de comprobación para la orientación de nuevos empleados ayuda a su empresa a estar al tanto de las tareas de orientación de los nuevos empleados para asegurarse de que tienen un buen comienzo. Incluye el papeleo de las nuevas contrataciones, como los formularios I-9 y W-4, que deben completarse. También incluye tareas como la configuración de los sistemas informáticos y la preparación del espacio de trabajo del empleado.

Como mínimo, debe incluir lo siguiente en su proceso de orientación para nuevas contrataciones:

• Presentación del empleado al gerente
• Sesión informativa de la empresa (antecedentes, misión, valores)
• Formación en el puesto de trabajo
• Tiempo para firmar el papeleo del nuevo empleado
• Revisión de los procedimientos de seguridad
• Paquete de beneficios
• Paseo por el espacio de trabajo (si procede)

Nuestra lista de comprobación para la orientación de los nuevos empleados puede descargarse, y usted puede modificarla para adaptarla a las necesidades de su empresa. Esto le ayudará a asegurarse de que no se pierda ningún papeleo importante requerido para la nueva contratación durante el proceso de orientación. Incluye todas las tareas básicas de orientación de nuevos empleados, como las presentaciones que deben hacerse, el papeleo que debe completarse y los plazos.

Tendrá que modificar la plantilla para incluir elementos relevantes para su negocio, como las visitas a la oficina, los pases de aparcamiento, el pedido de uniformes o los pasos para obtener fotos para una insignia de empleado o un comunicado de prensa. La descarga de nuestra plantilla le evita tener que crear su propia lista de comprobación desde cero.

Incorporación y orientación durante el proceso de nueva contratación

Una vez que haya completado el proceso de contratación de empleados, pasará a los siguientes pasos: la orientación y la incorporación. El proceso de nueva contratación comienza mucho antes del primer día del empleado. Comienza una vez que el empleado ha aceptado su oferta y continúa durante el primer año con la incorporación y la formación. Por lo general, un nuevo empleado tarda unos ocho meses en el trabajo antes de ser plenamente productivo.

Proporcionar una sólida incorporación como parte de su proceso de orientación de nuevos empleados garantiza que no se pierda el tiempo y que el empleado tenga probabilidades de quedarse. Vea en la imagen siguiente los pasos básicos del proceso de contratación, y observe que la orientación comienza el primer día del empleado.

Proceso de contratación ilustrado en cinco pasos

Todos estos pasos están incluidos en la lista de verificación de contratación anterior. A continuación, entraremos en más detalles sobre algunas de las tareas para que tenga una buena idea de lo que debe hacer y cuándo hacerlo.

Primer día: bienvenida y orientación

El primer día es cuando debe hacer dos cosas importantes con cada nueva contratación. La primera tarea -el papeleo de las nuevas contrataciones- es la más urgente pero no la más importante. Lo más importante es hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido. Al final del primer día, querrá que su nuevo empleado esté convencido de que ha tomado una gran decisión al unirse a su empresa.

Su trabajo en el primer día es inspirarles y motivarles para que vuelvan el segundo día. Puede hacerlo asegurándose de que todo el papeleo está hecho correctamente (lo más urgente) y asegurándose de que se sienten bienvenidos en su negocio (lo más importante).

Las actividades que debe considerar hacer durante la primera semana de orientación son:

• Programar reuniones individuales con los miembros clave del personal con los que trabajará el nuevo empleado
• Ofrecer hojas de ayuda, como la lista de teléfonos de la empresa, el mapa de la oficina, o las instrucciones del buzón de voz
• Ofrecer una lista de quién hace qué en su departamento en caso de que tengan preguntas
• Darles una copia del organigrama y explicarles cómo está estructurada la empresa
• Mostrarles dónde se encuentran los carteles de la legislación laboral y ofrecerse a responder a sus preguntas
• Proveer una visita al edificio para que sepan dónde están las salas de conferencias, descríbales la formación que recibirán y cuándo y dónde se impartirá
• Asegúrese de que saben dónde encontrar los manuales de usuario, los documentos y los materiales de referencia
• Pídales que sigan a un compañero, para que vean cómo es un día en la vida de un compañero de trabajo
• Asegúrese de que tienen todas las herramientas que necesitan para su trabajo: un ordenador, una VPN, tarjetas de identificación, llaves, URLs de sitios web e identificaciones
• Oriéntales la misión, la visión, los valores y el plan estratégico de la empresa
• Programa un tiempo con su supervisor para revisar la descripción de su trabajo y responder a sus preguntas

Asigna diferentes miembros del equipo, gerentes y compañeros para que te ayuden con las tareas anteriores. Incluso si no tiene un programa formal de tutoría, elija a un compañero para que se ponga en contacto con el nuevo empleado cada día durante las primeras semanas. Esa persona puede ser un recurso al que acudir para que el nuevo empleado haga preguntas, tanto sobre cosas relacionadas con el trabajo como sobre cosas no relacionadas con el trabajo, como por ejemplo, cómo enviar un fax y dónde ir a comer.

HR Consejo: Para ayudar a que el empleado se sienta bienvenido y asegurarse de que no se acobarde, considere la posibilidad de pedirle a un compañero que le invite a comer cada día de la primera semana. El primer día, puede incluso cubrir el coste de la comida para que su supervisor o compañero mentor le invite a salir. Utilice esa primera semana para ayudar a su nuevo empleado a establecer relaciones con sus compañeros de trabajo, de modo que empiece a sentir lealtad hacia su empresa y su equipo.

Trámites de la nueva contratación

Los trámites de la nueva contratación son la parte de RRHH más desalentadora para los nuevos propietarios de empresas. Tener una lista de control ayuda a no olvidar nada crucial. Aquí tienes una lista de todos los documentos y formularios que puedes necesitar que el empleado complete, revise y/o firme. A través de los enlaces que aparecen a continuación, encontrará artículos, plantillas o instrucciones para cada uno de estos documentos que le ayudarán a que la incorporación sea más fácil de gestionar.

• I-9: Se utiliza para verificar la elegibilidad para el empleo. Pida al empleado que traiga su identificación el primer día.
• W-4: Se utiliza para recoger las retenciones de impuestos de los empleados. Puede haber una versión de impuestos estatales del W-4 que también debe completarse.
• Manual del empleado: Haga que el empleado revise y firme el manual del empleado.
• Otras políticas de la empresa: Políticas exclusivas de su empresa que no están cubiertas en el manual del empleado; algunos ejemplos son las políticas de acoso sexual, las políticas de licencia por maternidad y las políticas de tiempo libre.
• Empleo a voluntad: Asegúrese de que el empleado entiende su política de empleo a voluntad.
• Formulario de depósito directo: Utilice esto para recopilar información bancaria para la nómina de los empleados si ofrece depósito directo.
• Hoja de datos del empleado con información de contacto de emergencia: En caso de emergencia.
• Carta de oferta firmada: Solicite una copia firmada si aún no la ha recibido.

Consejo de RRHH: Considere la posibilidad de espaciar la revisión del papeleo a lo largo de los primeros días en lugar de entregar al nuevo empleado una pila de documentos y marcharse. Considere la posibilidad de revisar cada elemento con el nuevo empleado para evitar que se sienta abrumado. Por ejemplo, podría completar la documentación de la nómina y el I-9 el primer día, la documentación de los beneficios el segundo día, las políticas el tercer día, el manual el cuarto día, etc.

Si más de un nuevo empleado comienza el mismo día, puede programar un tiempo con ellos para revisar políticas importantes como evitar el acoso sexual o repasar todo el manual del empleado, permitiéndoles hacer preguntas. Los elementos que no se utilizan de inmediato, como el formulario de gastos del empleado, pueden esperar y ser revisados una vez que el empleado programe su primer viaje de negocios.

Ayudar a su nuevo empleado a sentirse bienvenido

Como se mencionó, esta es la parte más valiosa de la experiencia de orientación del nuevo empleado, ya que le ayuda a sentirse bienvenido. Pueden conocer a su equipo, aprender las prioridades de su supervisor, entender la misión de la empresa y sentirse parte de ella.

Un nuevo empleado también puede sentirse perdido sobre cómo encaja en el panorama general de la empresa. Pingboard le permite crear un organigrama que puede compartir con todos sus empleados para ver dónde encaja su trabajo dentro de la empresa. Es gratuito para un máximo de 50 empleados, se actualiza automáticamente mediante la integración con ADP, BambooHR, Google G Suite, y otro software de recursos humanos, y convierte su organigrama en una base de datos de empleados accesible a través de la aplicación Pingboard.

Visita Pingboard

Incorporación-Primera semana en el trabajo

La primera semana en el trabajo es angustiosa para la mayoría de los nuevos contratados. Su trabajo es hacer que se sientan bienvenidos, animarles a que sean capaces de aprender los procesos, el sistema y la cultura de su empresa, y asegurarse de que tienen una persona a la que acudir para ayudarles con sus preguntas durante esos primeros días.

Quién debe hacer el onboarding es una pregunta que se hacen muchos empleadores. Aunque RRHH tiene un papel importante, resulta que los nuevos contratados quieren una mezcla de personas involucradas. La dirección es la más importante. No es de extrañar que los empleados quieran saber lo que los líderes de la empresa esperan de ellos en su nuevo trabajo. Así que los líderes empresariales, consideren la posibilidad de programar un tiempo con sus nuevos contratados.

El 33% de los nuevos contratados prefiere que el equipo directivo lleve a cabo su orientación. Fuente: BambooHR

Preguntas frecuentes sobre la orientación de nuevos empleados

¿Cuál es la diferencia entre orientación y onboarding?

La orientación de los empleados y el onboarding son muy similares; sin embargo, la orientación tiene lugar cuando el empleado empieza a trabajar; en algunas empresas dura un día y en otras una semana o más. Suele estar estructurada -a veces se lleva a cabo en un formato de clase- y consiste en dar la bienvenida y presentar a los empleados a la empresa, así como en rellenar el papeleo necesario, como la nómina o los beneficios.

La incorporación es más bien un proceso continuo para poner al empleado al corriente de los procesos y ayudarle a comprometerse más; normalmente continúa hasta que el trabajador está más establecido dentro de la empresa.

¿Puedo llevar a cabo varias orientaciones de empleados a la vez?

Puede llevar a cabo varias orientaciones a la vez; de hecho, debería esforzarse por hacerlo siempre que sea posible. Le ahorrará tiempo al no tener que llevar a cabo la misma sesión varias veces y también dará a los nuevos contratados la oportunidad de conectarse con personas como ellos que son nuevas en la empresa. Siempre que siga un formato estructurado que funcione para todos los puestos (siempre puede establecer minisesiones separadas para una formación específica), debería funcionar bien.

¿Qué temas deberían tratarse en un programa de orientación para empleados?

Debería dar una cálida bienvenida además de repasar la información sobre los procedimientos de la empresa (tareas relacionadas con la seguridad y no relacionadas con la seguridad), los beneficios y la compensación, el papeleo de los nuevos empleados, el tiempo libre remunerado, la formación, la distribución del edificio, etc. Tendrá que personalizar el programa para su empresa, pero ésta es una información general que puede aplicarse a cualquier empresa.

Finalidad

Los empleados son un activo para su empresa si son capaces de realizar el trabajo para el que los ha contratado. Para garantizarlo, asegúrese de que sus nuevos empleados tengan un buen comienzo. Nuestra lista de comprobación para la orientación de los nuevos empleados hace algo más que asegurarse de que gestiona todo el papeleo de las nuevas contrataciones. Si la utiliza, le ayudará a reducir la rotación de personal, a comprometer a sus nuevos empleados y a reducir el tiempo que les lleva ser productivos.