Las 20 mejores herramientas de programación de grupos en 2021

Encontrar tiempo en una agenda repleta puede ser un reto, especialmente cuando estás tratando de encontrar tiempo libre en tu propia agenda así como para otras diez personas.

La mejor manera de minimizar el tiempo extra gastado en tareas simples es subcontratar ese trabajo a un tercero – en este caso, un programador de grupos. Un programador de grupo le permitirá mitigar los correos electrónicos innecesarios, y en última instancia, reducir la fricción en su flujo de trabajo.

Aquí, vamos a explorar algunas de las mejores herramientas de programación de grupo que podría utilizar para crear un proceso de programación más eficaz.

Qué buscar en una herramienta de programación de grupo

Antes de empezar a comparar, ayuda a saber lo que hace que una herramienta de programación de grupo sea buena. Simplemente tener integración con sus aplicaciones de calendario no es suficiente.

Hoy en día, un buen programador tiene potentes integraciones de ventas. Su herramienta debe ser capaz de integrarse con:

La mayoría de las aplicaciones de programación de grupos son capaces de encontrar horas comunes para reunirse, pero algunas tienen características adicionales como estar optimizadas para funcionalidades móviles, privacidad, velocidad y transparencia.

A continuación, vamos a explorar nuestras 19 herramientas de programación favoritas. Las descripciones a continuación le darán una idea de las capacidades y el alcance de nuestras aplicaciones favoritas.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings simplifica y automatiza lo que antes era un proceso muy arduo y a menudo manual.

Totalmente integrada con el CRM gratuito de HubSpot, la función Meetings te permite:

1. Acabar con los correos electrónicos de programación de ida y vuelta
2. Ofrecer transparencia y flexibilidad a tu equipo o a los clientes potenciales para que programen contigo cuando vean que estás libre
3. Aliviar el proceso de captación de clientes potenciales haciendo preguntas clave al cliente incluso antes de que se produzca la reunión

La herramienta puede incrustarse en tu sitio y configurarse para que refleje tu marca en las comunicaciones con el cliente y con el equipo. Una vez que un cliente introduce su información para crear una nueva reunión, sus datos se recogen en una base de datos, que puedes utilizar para futuros contactos con ellos y para hacer crecer tu clientela a medida que consigues más conexiones.

HubSpot Meetings también ofrece la opción de enlaces a reuniones de grupo. Puede modificar la configuración para recibir notificaciones una vez que se crean nuevas reuniones e incluir información crítica de la reunión dentro del enlace, como la duración de la reunión, el tema, etc.

Calendario

Calendario es una de las herramientas de programación más intuitivas disponibles. Compatible con PC y Mac, así como con dispositivos iOS y Android, Calendar aprovecha el aprendizaje automático para ofrecer una capacidad de programación inteligente.

Con Calendario, puedes etiquetar a tantas personas como quieras, y Calendario sólo muestra la hora en que todos están disponibles. Si necesitas reprogramar, con un solo clic se revelan las horas que funcionan para todos los miembros de tu equipo.

El plan gratuito ofrece programación ilimitada, conectividad de calendario (Gmail, Office 365, Outlook y iCloud) y notificaciones por correo electrónico y SMS sobre la programación y los cambios de programación. Otros planes incluyen acceso adicional para los miembros del equipo, análisis del equipo, integración con CRM y mucho más.

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Doodle es posiblemente el mejor programador disponible para smartphones del mercado. Actualmente compatible con iOS y Android, Doodle se basa en gran medida en la función de sondeo para multitud de fechas de reunión disponibles.

Doodle primero le permite configurar una página MeetMe, donde puede mostrar sus tiempos libres y elegir su marca designada. Puedes configurar una encuesta con tus fechas y horarios disponibles y dejar que la gente vote por las franjas horarias que les convengan enviándoles un enlace por correo electrónico o dirigiéndoles a una URL.

Ofrece varias opciones de respuesta -no sólo la binaria de sí/no- y permite a los elegidos clasificar o explicar las respuestas. Puede ver quién ha respondido y quién no y mantener las respuestas a un número limitado si es necesario. Es compatible con los calendarios más utilizados.

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Calendario Boomerang

El Calendario Boomerang es una extensión de Google que se conecta con tu navegador Firefox o Chrome. Una vez instalada, se conecta a tu Google Calendar y Gmail, por lo que si no utilizas esos servicios de correo electrónico, puede que esta no sea la opción para ti.

Bibi Lauri Raven, fundadora de BibiBuzz, describe Boomerang Calendar así:

«No tiene fisuras y no añade «desorden de aplicaciones». También tiene en cuenta las diferentes zonas horarias y está integrado en Gmail, Chrome y mi Google Calendar. Mientras estoy enviando correos electrónicos, puedo consultar mi calendario para que la gente elija la mejor hora para llamar. Sólo ven las horas en las que estoy disponible, no mis otras citas y actividades».

Como ella mencionó, es una herramienta que está muy bien integrada con tu correo electrónico y calendarios. Mientras escribes un correo electrónico, puedes incrustar tu agenda en el cuerpo del texto. También hay algunos otros métodos, pero su principal atractivo es que está centralizado y funciona completamente dentro de tu página de correo electrónico. El evento se crea una vez que el invitado selecciona una hora, y esa hora se registra automáticamente en tu calendario.

Sin embargo, el complemento es un poco contradictorio: está orientado a la privacidad en el sentido de que protege los detalles de tu agenda para que no se muestren, pero para utilizar el servicio, tienes que concederle acceso a parte de tu información privada, incluyendo tu calendario, contactos y correo electrónico.

Este podría no ser el servicio a elegir si usted o sus invitados prefieren un cierto grado de anonimato en línea.

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Mixmax

Mixmax es un programador integrado en su correo electrónico. Compatible específicamente con Gmail, esta plataforma es particularmente grande para aquellos que trabajan en las ventas. Algunas de las funciones de ventas que incluye son:

• Integraciones con el navegador de ventas de LinkedIn
• Funciones de creación automática de Salesforce
• Marcador de ventas
• Modo bestia

Mixmax facilita la programación del correo electrónico. Puede utilizar plantillas personalizables para enviar correos electrónicos, realizar un seguimiento de las aperturas y los clics, enviar notificaciones y utilizar comandos de barra para programar a sus clientes. Incluso puede incrustar enlaces y otros medios de comunicación dentro del correo electrónico utilizando Mixmax.

Así es como Yura Riphyak, Fundador y Jefe de Producto de YouTeam, lo expresa:

«Esta herramienta de programación destaca por una sencilla razón: permite programar reuniones directamente en el cuerpo de su correo electrónico. Esto no sólo facilita la conversión en las campañas de difusión, sino que también reduce el exceso de fricción en todos los puntos de comunicación que conducen a una reunión».

Austin Mullins, fundador de Conversion Creatives, también utiliza Mixmax. Aprecia la capacidad de lanzar enlaces directamente en sus correos electrónicos: «Como los clientes potenciales no tienen que hacer clic para ver las horas disponibles, aumenta la probabilidad de que realmente elijan una hora», dice.

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WhenIsGood

WhenIsGood es una opción muy simplista, pero es eficaz para la programación de grupos. Aunque otras opciones podrían ser mejores para aquellos que necesitan un servicio de características intensivas, esta es una buena opción para sus necesidades básicas.

Primero, usted crea una cuenta y establece un calendario que cubre los días que está disponible. Puedes elegir franjas horarias en función de tus requisitos de duración de la reunión y seleccionar la ventana de tiempo en la que estás disponible. Una vez elegida la franja horaria, puedes añadir tu información y crear el evento.

Al crear el evento se generan tres enlaces. Cada enlace tiene un propósito:

• Uno es para hacer cambios en tu calendario
• Uno es para enviar con invitaciones a reuniones
• Uno es para manejar a los resultados de la encuesta

Cuando envías el enlace para que la gente elija entre tu disponibilidad, ellos seleccionan las horas que les funcionan, y se sincroniza con tu enlace de resultados de la encuesta. A partir de ahí, puedes decidir las horas de reunión ideales para todos los implicados. No tiene la mayor cantidad de integraciones, pero cumple con su cometido.

Kaleigh Moore, redactora extraordinaria para empresas de SaaS y comercio electrónico, utiliza la herramienta y describe lo que le gusta de ella aquí: «Mi programador de reuniones favorito es una herramienta muy sencilla llamada WhenIsGood. La versión básica es gratuita y hace todo lo que necesito, además de ser extremadamente fácil de usar. No requiere formación ni descargas ni nada por el estilo. Sólo una forma sencilla de buscar la hora óptima de reunión para dos o más personas».

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YouCanBook.Me

YouCanBook.Me es otra popular herramienta de programación de grupos para equipos. Es una herramienta sencilla pero potente. El sistema se integra con GCal, Office 365 e iCal. Además, la herramienta es buena para grandes organizaciones porque puedes usar el calendario para reservar a varias personas, servicios o lugares.

Está optimizada para móviles y es personalizable: puedes adaptar los colores y las notificaciones a tus necesidades. Su sistema de reserva de clientes permite a tus clientes elegir sus horas especificadas en la zona horaria correcta. Usted puede agregar topes entre las citas y ajustar la duración de las mismas.

Ryan Farley, cofundador de LawnStarter, describe por qué le gusta YouCanBook.Me: «Me encanta usar YouCanBook.Me para programar el calendario. Programar reuniones sin él puede suponer media docena de correos electrónicos de ida y vuelta. En cambio, sólo tengo que enviar a alguien mi enlace de reserva y decirle: «Para facilitar las cosas, ¿quieres encontrar un hueco que te venga bien aquí?». Además, puedo bloquear horarios en mi agenda y gestionar la duración de las franjas horarias que quiero que estén disponibles.»

Jeroen Corthout, cofundador de Salesflare, se hace eco de ese sentimiento, aunque señala que «el diseño no es tan moderno como el de otras herramientas, pero es altamente personalizable y puede adaptarse a cualquier flujo de trabajo que quieras construir.»

En general, es una gran herramienta para los equipos y grupos que buscan recortar unas cuantas horas a la semana en correos electrónicos de ida y vuelta.

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24Sessions

24Sessions es una herramienta de programación de grupos con muchas características que es una de las favoritas entre los equipos de ventas de alto funcionamiento. También incluye vídeo y pantalla compartida, lo que la convierte en una gran herramienta para la mayoría de las reuniones de ventas.

Los clientes pueden reservar sus reuniones en función de su disponibilidad. El calendario tiene en cuenta las diferencias de zona horaria y permite el seguimiento de los datos. Se sincroniza con GCal y Office 365.

Keller Tiemann, fundador de Leadsurance, describe por qué le encanta la herramienta:

«Cubre las cosas más importantes como la integración de un calendario en nuestro sitio web, o una página de destino independiente, para que nuestros prospectos y clientes puedan programar reuniones. También crea automáticamente citas en el calendario y recordatorios para todo el mundo y envía enlaces a la sala de reuniones del videochat. 24Sessions ofrece funciones de acceso telefónico, grabaciones de reuniones, la posibilidad de alojar a varios participantes y muchas otras funciones que nos permiten utilizarlo para todo, desde la programación de demostraciones hasta el apoyo a nuestros clientes más complejos. Ha hecho que la programación y la celebración de reuniones eficientes y oportunas sean completamente fluidas para nosotros».

Si está buscando una ventanilla única con muchas funciones para los equipos de ventas y la programación de grupos, esta es una buena solución para usted.

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TimeTrade

TimeTrade es una sólida herramienta de programación de grupos. Está optimizada para móviles, y puedes emparejar clientes con empleados y servicios. Además, la herramienta le permite habilitar las videollamadas para las citas, y puede conectar TimeTrade a su CRM para facilitar el flujo de procesos.

Paul Granger, fundador de Website Promoter, le encanta el enfoque móvil de TimeTrade – «Con el 80% de los usuarios de dispositivos móviles afirmando que nunca salen de casa sin su teléfono, se puede decir con seguridad que una de las mejores maneras de automatizar la programación de grupos sería a través de su dispositivo favorito».

Las notificaciones se habilitan fácilmente tanto para usted como para sus clientes. Puedes establecer tus propias reglas para el diseño y la disponibilidad de las reuniones, e incluso comprobar tus analíticas utilizando esta herramienta.

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Cogsworth

Cogsworth es un servicio de programación con un enfoque en la experiencia del cliente sin problemas que se integra con Office 365 y GCal. Es personalizable en función de la ubicación, la disponibilidad y los servicios prestados.

A través de un proceso de preguntas paso a paso, puedes programar tus citas. Tendrás que introducir:

• Qué tipo de reunión quieres (y de qué duración)
• Con quién quieres reunirte
• Una zona horaria, fecha, y hora
• Tu nombre
• Tu número de teléfono
• Tu correo electrónico
• Confirma tu reunión

Puedes orquestar topes de citas y zonas horarias en tu calendario, enviar notificaciones, traducir texto y asegurarte de que tu calendario se incrusta en tu sitio web.

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Skedify

Skedify es una opción sólida si tienes una organización grande con necesidades de programación vastas y complicadas. Es bastante bueno para los equipos o franquicias, ya que puedes añadir el tiempo disponible de un determinado equipo y sincronizar los calendarios individuales dentro del calendario maestro.

Permite elegir:

• El lugar de la reunión
• La hora
• Las personas que deben asistir

Skedify ofrece un montón de integraciones: permite asignar tareas y hacer un seguimiento de la experiencia de los clientes, respetando las medidas de seguridad necesarias.

Johan Vandecasteele, cofundador de LeadStreet, utiliza Skedify con algunos de sus clientes. En su opinión, «funciona muy bien en situaciones complejas. Un cliente tiene más de 100 franquicias y puede programar una reunión con cualquiera de ellas directamente desde el sitio web. Construimos una sincronización personalizada con HubSpot que funciona súper bien.»

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MeetingBird

MeetingBird es una extensión de Chrome creada por los inventores de Front, que actúa como un correo electrónico de grupo para múltiples personas. Su calendario se muestra junto con el correo electrónico. Para usar esta herramienta, debes tener Office 365 o Gmail.

Ofrece muchas de las mismas capacidades operativas que muchas otras aplicaciones de esta lista: mostrar su calendario a los encuestados, crear eventos y notificaciones, proporcionar plantillas de reuniones y ofrecer la generación de encuestas.

Sin embargo, destaca de forma única en un aspecto: le permite ahorrar tiempo para usted. Y ese es realmente el objetivo de todas estas cosas, ¿no?

Baptiste Debever, jefe de crecimiento de Feedier, dice: «Es una herramienta muy versátil e integrada. Funciona muy bien con la herramienta G Suite y también se puede integrar con Zoom. En general, me gusta la herramienta, y potencia la mayor parte de las funciones que necesito, de forma gratuita».

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Calendly

Calendly es una opción muy común para los empresarios tecnológicos. Tiene una interfaz muy sencilla y estéticamente agradable. Es fácil de usar y ofrece compatibilidad con todo tipo de software, por lo que es una opción popular para los clientes externos. Se conecta con Outlook, Microsoft Office 365, iCal y Google Calendar.

Para utilizar la herramienta, basta con introducir tu disponibilidad en Calendly, que luego te proporciona un enlace a tu calendario. Cuando te comuniques con personas con las que necesites concertar una reunión, sólo tienes que enviarles tu enlace y les mostrará las horas en las que estás disponible.

A continuación, pueden elegir el nombre de la reunión, la hora, la duración y el lugar. Esto generará una reunión en su calendario, y se enviará una notificación para recordarle a usted y a sus invitados antes de que comience la reunión.

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ScheduleOnce

ScheduleOnce es una buena herramienta para los equipos de ventas. Prioriza la fácil conexión entre los prospectos de sus empresas y el equipo de ventas para alimentar directamente el embudo.

Se incrusta fácilmente en su sitio web, el marketing y las campañas de marketing por correo electrónico, por lo que en lugar de simplemente permitir la captura de plomo, su perspectiva puede programar inmediatamente desde su primer punto de contacto.

A continuación, distribuye automáticamente la información de la reunión a los miembros del equipo apropiado. Estos eventos se sincronizarán a través de los calendarios de todos los participantes.

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Acuity Scheduling

La funcionalidad de Acuity Scheduling es amplia, pero cuanto más se paga, más se obtiene del servicio.

Todos los planes de pago son compatibles con Google Apps, Office 365, Exchange y Outlook. También se hace hincapié en las videoconferencias, por lo que se integran Zoom, GoToMeeting y Join.me.

La herramienta no es simplemente para incrustar un programador en tu sitio, aunque te permite hacerlo. También le permite controlar la facturación, la contabilidad, los pagos y el envío masivo de correos electrónicos. Sus clientes pueden ver su agenda y reservar su propia hora para verle. El fácil acceso hace que sea más sencillo reprogramar y pagar en línea.

En cierto modo, es la navaja suiza de los programadores.

Así es como John Doherty, fundador de Credo, describe su decisión de cambiar a Acuity: «Hemos probado la mayoría de las herramientas de programación que existen, y recientemente hemos decidido que vamos a trasladar toda nuestra programación a Acuity Scheduling porque nos da la capacidad de la API para hacer integraciones personalizadas para nuestra plataforma, sigue permitiendo redireccionamientos personalizados para el seguimiento de objetivos, y nos permite añadir múltiples usuarios a múltiples tipos de reuniones según sea necesario.»

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Rallly (Web)

En contraste con la función de Boomerang Calendar mencionada anteriormente en esta lista, Rallly es la mejor opción para aquellos que se preocupan de que su información privada quede expuesta.

Sin embargo, tiene inconvenientes, como la falta de integración generalizada con el correo electrónico, la imposibilidad de elegir las horas y una escasez general de capacidades de personalización profundas.

Se basa en las encuestas, como muchas de las otras aplicaciones y plugins de esta lista, pero a diferencia de los otros, Rallly permite a sus encuestados mantener su anonimato, incluso si deciden participar en la parte de la discusión. Después de crear su encuesta, puede invitar a la gente compartiendo el enlace o enviándoles un correo electrónico.

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FreeBusy

FreeBusy es a menudo una opción favorita para las empresas B2B, específicamente porque se integra con muchos servicios diferentes. Funciona como una extensión de Chrome o un plugin para el correo electrónico de Outlook.

Aquí están los calendarios que soporta:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (para videollamadas)

Cuando se registra, obtienes una URL única que aloja tu calendario. Puedes enviar ese enlace a las personas que quieran programar contigo y que se apunten en tu página, o puedes añadir participantes a una reunión que crees y ofrecer uno de tus horarios disponibles.

Si eso no funciona, pueden hacer referencia a tu URL. También puedes incluir tiempos de amortiguación alrededor de tus reuniones, para que no tengas prisa. Además, puedes restringir que ciertas personas soliciten horas de reunión.

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Vyte.in

Vyte.in es un programador que funciona mejor con iOS. Es un sistema basado en encuestas que permite a los usuarios votar sobre las horas y fechas de reunión sugeridas una vez que reciben un correo electrónico de usted con la información.

Vyte.in recuerda la disponibilidad del encuestado y luego le sugiere horas de reunión. Registra la hora de la reunión en su calendario una vez que todos están de acuerdo con los detalles. Por supuesto, los encuestados también pueden mirar su calendario con la URL personalizada que Vyte.in genera.

La función Pro es donde realmente brilla – Pro le permite construir en los buffers (al igual que FreeBusy) entre las reuniones y le impide overbooking usted mismo por lo que le permite escribir las fechas, incluso si son tentativas.

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Meetin.gs

Meetin.gs es un programador personal compatible con las aplicaciones de Google y Office 365. Funciona mejor a través de dispositivos móviles que funcionan con Android e iOS. Como muchas otras aplicaciones, te permite hacer tu propia página -con una URL única que puedes enviar- dedicada a tu calendario. Puedes personalizar la duración, el lugar y el estilo de la reunión que quieras, y luego enviar invitaciones.

Esta app permite al usuario ver todas sus reuniones en una línea de tiempo y toma notas de la agenda o de la reunión dentro de la aplicación para que todo el mundo pueda acceder a ellas. La función de crowd-sourcing y de compartir hace que sea fácil pasar notas o agendas a tus jefes o empleados.

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X.ai

X.ai es, sin duda, una de las apps más singulares de esta lista, ya que está gestionada completamente por inteligencia artificial. Una vez más, si la privacidad es su preocupación, este puede no ser el servicio para usted, pero si prefiere la eficiencia, esta es una buena opción.

Es compatible con las aplicaciones de Google, Okta y Outlook. Cuando registras tu cuenta, permites el acceso a toda tu información pertinente: calendario, contactos, correo electrónico, identificaciones, etc.

Cuando configuras un evento, envías un correo electrónico al invitado y CC a la dirección de correo electrónico de tu bot, que se te dará al configurarlo. En el correo electrónico, escribe el nombre del bot y luego las instrucciones del evento. Si se necesitan más aclaraciones, el bot puede enviar un correo electrónico a la persona invitada con tu disponibilidad de horario y a partir de ahí se pueden concretar los detalles. Una vez acordada la reunión, se enviará una invitación a todas las partes implicadas.

Max Benz, fundador de EasyContent, explica por qué la herramienta es especialmente útil: «Puede que piense que el término «IA» se utiliza con demasiada frecuencia, y puede que tenga razón, pero esta herramienta ha resuelto definitivamente mi punto débil. La herramienta me permite organizar reuniones a través del correo electrónico o de Slack. X.ai me permite crear reuniones directamente, pero también se encarga de la conversación para encontrar una fecha y hora adecuadas para una reunión si es necesario. Básicamente, actúa como mi asistente personal de ‘IA’… lo cual fue un poco extraño al principio (pero los resultados hablan por sí mismos).»

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En definitiva, las opciones son infinitas para las herramientas de programación de grupos. La elección depende de usted para que se adapte a su flujo de trabajo personal. Tanto si valoras la privacidad, la eficiencia o la transparencia, vale la pena investigar cualquiera de estos servicios para tu negocio.

Si buscas una forma rápida y sencilla de programar reuniones o citas, echa un vistazo a HubSpot Meetings.