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Impuestos de nómina y leyes de Pennsylvania

Si usted es un empleador en Pennsylvania, hay muchos impuestos de nómina y las leyes que usted necesita saber. Los impuestos locales sobre la renta, los impuestos federales sobre la nómina y las leyes sobre las bajas por enfermedad son sólo algunas de las cosas que tendrá que tener en cuenta.

¿Le parece mucho? El uso de un sistema de nómina automatizado o la contratación de un contador de nómina con experiencia puede ayudar a facilitar la curva de aprendizaje cuando se trata de impuestos sobre la nómina de Pensilvania y las leyes.

Impuestos sobre la nómina de Pensilvania

Pensilvania tiene muchas capas de impuestos estatales sobre la nómina. Uno de ellos es pagado tanto por los empleados como por los empleadores, y el resto son pagados por los empleados.

Impuestos pagados tanto por los empleados como por los empleadores

Compensación por Desempleo de Pensilvania

En Pensilvania, tanto usted como sus empleados pagan el impuesto de Compensación por Desempleo (UC).

La porción del empleador del impuesto UC se paga sobre los primeros $10,000 de las ganancias de cada empleado cada año. El tipo impositivo es específico para su empresa, y recibirá unFormulario UC-657hacia el final de cada año natural que tiene su tasa para el año siguiente. Las tasas de 2019 oscilan entre el 2,3905% y el 11,0333%.

Los nuevos empleadores de Pensilvania pagan la nueva tasa de UC del empleador durante los primeros dos o tres años antes de que su tasa pueda ser ajustada. Aquellos en el campo de la construcción pagan una tasa de UC de 10,2238% en 2019, mientras que los nuevos empleadores que no son de la construcción pagan una tasa de 3,6890%.

Para la porción del empleado del impuesto UC, debe retener el 0,06% de los salarios de los empleados. A diferencia de la parte del empleador, no hay límite de salario para la parte del empleado. Cada dólar que el empleado gana está sujeto al impuesto UC.

Impuestos pagados por los empleados

Impuesto estatal sobre la renta

De manera similar, no hay límite salarial cuando se trata del impuesto estatal sobre la renta. Sin embargo, la cantidad que retenga de los ingresos de sus empleados puede depender de su lugar de residencia.

Para la mayoría de los empleados que trabajan en Pensilvania, debe retener el 3,07% de sus ganancias para el impuesto sobre la renta estatal. Esta es la tasa de 2019 independientemente de los ingresos de un empleado o el estado de declaración de impuestos.

Sin embargo, si un empleado reside en Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia o Virginia Occidental, usted no retiene el impuesto sobre la renta de Pensilvania. En su lugar, debe retener el impuesto sobre la renta del otro estado y pagar ese impuesto al otro estado.

Para ayudarle a averiguar qué impuesto sobre la renta del estado debe retener, haga que todos los nuevos empleados completen el Certificado de Solicitud de No Retención del Empleado (Formulario REV-419 EX). Los empleados actuales también deben completar el formulario de nuevo cuando se mudan.

Conserve una copia para sus archivos. También se le puede exigir que presente una copia al Departamento de Ingresos de Pensilvania en ciertas situaciones (verResponsabilidades del empleador).

Impuestos locales de Pensilvania

Además del impuesto estatal sobre la renta, los empleados que viven o trabajan en Pensilvania también pueden tener que pagar impuestos salariales locales.

Los impuestos locales de Pensilvania pueden ser confusos, pero hacer que sus empleados completen el formulario de certificación de residencia le ayudará. Le dará la información que necesita para determinar la cantidad correcta de impuestos a retener.

Impuesto salarial de Filadelfia

Por ejemplo, a partir del 1 de julio de 2019, debe retener el 3,8712% de los ingresos de los empleados que viven en Filadelfia. Este Impuesto sobre el Salario de Filadelfia se exige a todos los residentes de Filadelfia, independientemente de dónde trabajen.

A la inversa, si sus empleados trabajan en Filadelfia pero residen en otro lugar, debe retener la tasa de no residentes del 3,4481%.

Impuesto local sobre la renta del trabajo (EIT)

Las empresas con empleados que trabajan en Pensilvania también están obligadas a retener el importe del impuesto local sobre la renta del trabajo de los salarios de los empleados y a remitir el impuesto al recaudador de impuestos local correspondiente.

Compare la tasa de EIT del domicilio de su empleado con la tasa de EIT de su lugar de trabajo para determinar su tasa de retención de EIT. Se cobra el mayor de los dos tipos, pero la retención siempre se paga al recaudador de impuestos del lugar de trabajo.

¿Le parece un poco complicado? Utilice esta herramienta del gobierno para encontrar la tasa de impuesto sobre la renta local apropiada para cada uno de sus empleados.

Impuesto sobre los servicios locales

Luego está el impuesto sobre los servicios locales (LST).

Es un impuesto fijo, lo que significa que todos pagan la misma cantidad sin importar sus ingresos. El importe anual se suele prorratear por el número de períodos de pago en el año y se paga trimestralmente al recaudador de impuestos correspondiente. (La excepción son las LST de 10 dólares o menos. Estas pequeñas cantidades pueden ser retenidas y remitidas en un solo pago al principio del año o cuando un nuevo empleado comienza).

Para localizar qué LSTs se aplican a sus empleados y donde los impuestos deben ser remitidos, puede introducir su trabajo y la dirección de su casa aquí.

Impuestos del distrito escolar

Bien, un impuesto local más para repasar.

Algunos distritos escolares de Pennsylvania han promulgado un impuesto sobre los ingresos de sus residentes. Puede utilizar el buscador de tasas de impuestos locales para encontrar qué impuestos del distrito escolar se aplican a sus empleados.

En algunos casos, tanto una ciudad como un distrito escolar pueden imponer un impuesto sobre los ingresos del trabajo al mismo empleado. En esos casos, utilice el buscador de tasas de impuestos locales para determinar cuánto impuesto pagar a la ciudad y cuánto pagar al distrito escolar.

Impuestos federales sobre la nómina a incluir

Al igual que los impuestos sobre la nómina de Pensilvania, los pagos de impuestos federales sobre la nómina se dividen entre los empleadores y los empleados.

Los empleadores y los empleados pagan: FICA

El impuesto de la Ley de Contribuciones del Seguro Federal (FICA) contiene tanto el impuesto de Medicare como el de la Seguridad Social. En 2019, el impuesto total es del 15,3%.

Así es como se desglosa:

• Para el impuesto de la Seguridad Social, los empleadores y los empleados contribuyen cada uno con el 6,2% de los salarios hasta 132.900 dólares.
• Para el impuesto de Medicare, cada uno contribuye con el 1,45% de los ingresos. No hay límite salarial en el impuesto de Medicare.

Los empleadores pagan: FUTA

En 2019, el impuesto federal por desempleo(FUTA) es del 6% sobre los primeros 7.000 dólares de los salarios de cada empleado cada año.

Sin embargo, la mayoría de los empleadores califican para una tasa mucho más baja del 0,6%. Si usted paga sus impuestos estatales por desempleo a tiempo, es probable que obtenga un crédito fiscal federal del 5,4%. Eso hace que su tasa efectiva FUTA 0,6% y reduce su pago máximo por empleado.

Los empleados pagan: impuesto federal sobre la renta y el impuesto adicional de Medicare

El impuesto federal sobre la renta se retiene de los cheques de pago de los empleados sobre la base de su selección de retención en suForm W-4. Asegúrese de que todos los empleados completan un W-4 cuando son contratados.

Por último, el impuesto adicional de Medicare se impone a los empleados que ganan más de una cierta cantidad (varía según el estado de declaración). El tipo impositivo de 2019 es del 0,9% y se retiene de los ingresos de los empleados que superan los 200.000 dólares al año.

Reglas de los cheques de pago de Pensilvania que hay que conocer

Proporcionar talones de pago

Todos los empleadores deben proporcionar talones de pago que detallen:

• El número de horas que el empleado trabajó,
• Cuál fue la tasa de pago,
• Salarios brutos ganados,
• Cualquier deducción de impuestos,
• Cualquier otra deducción autorizada (si es aplicable), y
• Las fechas de inicio y fin del período de pago al que corresponde el talón de pago.

Pago por enfermedad

En todo el estado: No hay ninguna ley de Pensilvania que obligue a los empleadores a proporcionar el pago por enfermedad a menos que el empleador tenga una política o contrato para pagar estos beneficios.

Filadelfia: Bajo la Ordenanza de Promoción de Familias y Lugares de Trabajo Saludables de la Ciudad de Filadelfia, los empleadores con empleados que trabajan en Filadelfia deben proporcionar una hora de tiempo de enfermedad por cada 40 horas trabajadas.

Si tiene diez o más empleados, esto debe ser tiempo de enfermedad pagado. Los empleadores con menos de diez empleados deben proporcionar tiempo de enfermedad no remunerado a la misma tasa.

Pago de horas extras

Debe pagar a los empleados no exentos 1,5 veces su salario por hora para todas las horas trabajadas más allá de 40 horas en una semana.

Y las horas extraordinarias deben pagarse en forma de salario; no se puede ofrecer tiempo libre compensatorio («comp time») en lugar de pagar las horas extraordinarias.

Reglas adicionales de la nómina de Pensilvania a tener en cuenta

Asegúrese de mantener las siguientes reglas importantes en mente:

• Informar de las nuevas contrataciones: Los empleadores deben informar de las nuevas contrataciones a Pennsylvania’sCommonwealth Workforce Development Systemdentro de los 20 días de contratación o recontratación.
• Notificar a los nuevos empleados: Cuando se contrata a un nuevo empleado, debe notificarles la hora y el lugar en que recogen su cheque de pago. También debe informarles de su tarifa salarial y del importe de cualquier beneficio adicional o suplemento salarial que se pague en su nombre (por ejemplo, las cuotas sindicales).
• Pago del tiempo de guardia:Según la situación, es posible que tenga que pagar a los empleados por el tiempo de «guardia». Consulte el sitio web del Departamento de Trabajo de Pensilvania para más detalles.
• Pagar a los contratistas independientes: Si usted paga a un contratista que no vive en Pensilvania al menos 5.000 dólares al año, debe retener el 3,07% de impuesto sobre la renta estatal de sus pagos.
• Envío de cheques de pago final:Cuando un empleado renuncia, es despedido o es despedido, usted tiene hasta la siguiente fecha de pago regular para proporcionar su cheque de pago final.