Guía de planificación organizativa: Tipos de planes, pasos y ejemplos

La planificación organizativa es como trazar el camino de su empresa en un mapa. Necesita saber en qué dirección se dirige para seguir siendo competitivo.

¿Pero qué es exactamente la planificación organizativa y cómo se hace de forma eficaz? Esta guía cubrirá:

• Los diferentes componentes o tipos de planes organizativos?
• Los 5 pasos del proceso de planificación organizativa
• Ejemplos de planificación organizativa
• Herramientas de planificación organizativa

¿Qué es la planificación organizativa?

La planificación organizativa es el proceso de definición de la razón de ser de una empresa, el establecimiento de objetivos encaminados a la realización de todo su potencial y la creación de tareas cada vez más discretas para alcanzar esos objetivos.

Cada fase de la planificación es un subconjunto de la anterior, siendo la planificación estratégica la más importante

Hay cuatro fases de un plan organizativo adecuado: estratégica, táctica, operativa y de contingencia. Cada fase de la planificación es un subconjunto de la anterior, siendo la planificación estratégica la más importante.

Tipos de planificación organizativa

Estratégica

Un plan estratégico es el panorama general de la empresa. Define los objetivos de la empresa para un periodo de tiempo determinado, ya sea de un año o de diez, y garantiza que esos objetivos se alineen con la misión, la visión y los valores de la empresa. La planificación estratégica suele implicar a los altos directivos, aunque algunas empresas más pequeñas optan por involucrar a todos sus empleados a la hora de definir su misión, visión y valores.

Estrategia táctica

La estrategia táctica describe cómo implementará una empresa su plan estratégico. Un plan táctico se compone de varios objetivos a corto plazo, que suelen llevarse a cabo en el plazo de un año, y que apoyan el plan estratégico. Por lo general, es responsabilidad de los mandos intermedios establecer y supervisar las estrategias tácticas, como la planificación y ejecución de una campaña de marketing.

Operativos

Los planes operativos abarcan lo que debe ocurrir continuamente, en el día a día, para ejecutar los planes tácticos. Los planes operativos pueden incluir horarios de trabajo, políticas, reglas o reglamentos que establecen normas para los empleados, así como asignaciones de tareas específicas que se relacionan con los objetivos dentro de la estrategia táctica, como un protocolo para documentar y abordar las ausencias del trabajo.

Contingencia

Los planes de contingencia esperan en las alas en caso de una crisis o evento imprevisto. Los planes de contingencia abarcan una serie de posibles escenarios y respuestas adecuadas para cuestiones que van desde la planificación del personal hasta la preparación anticipada para sucesos externos que podrían afectar negativamente a la empresa. Las empresas pueden tener planes de contingencia para cosas como la forma de responder a un desastre natural, el mal funcionamiento del software o la salida repentina de un ejecutivo de nivel C.

Los 5 pasos del proceso de planificación organizativa

El proceso de planificación organizativa incluye cinco fases que, idealmente, forman un ciclo.

La planificación estratégica, táctica, operativa y de contingencia se encuentran dentro de estas cinco etapas.

Desarrollar el plan estratégico

Los pasos de esta etapa inicial incluyen:

• Revisar su misión, visión y valores
• Reunir datos sobre su empresa, como las métricas que indican el rendimiento de su departamento de ventas
• Realizar un análisis DAFO; Haga un balance de los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de su empresa
• Establezca objetivos generales que tengan en cuenta su misión, su visión, sus valores, los datos y el análisis DAFO

Transforme el plan estratégico en pasos tácticos

En este punto, es el momento de crear planes tácticos. Incorpore a los mandos intermedios para que le ayuden a hacer lo siguiente:

• Defina objetivos a corto plazo -los objetivos trimestrales son habituales- que apoyen el plan estratégico de cada departamento, como establecer una cuota para el equipo de ventas de modo que la empresa pueda cumplir su objetivo estratégico de ingresos
• Desarrolle procesos para revisar la consecución de objetivos y asegurarse de que se cumplen los objetivos estratégicos y tácticos, como realizar un informe de CRM cada trimestre y presentarlo al director de ingresos para comprobar que el departamento de ventas está alcanzando su cuota
• Desarrollar planes de contingencia, como qué hacer en caso de que el CRM del equipo de ventas funcione mal o haya una filtración de datos

Planificar las operaciones diarias

Los planes operativos, o los procesos que determinan cómo los empleados individuales pasan su día, son en gran medida responsabilidad de los mandos intermedios y de los empleados que les reportan. Por ejemplo, el proceso que sigue un representante de ventas para encontrar, cultivar y convertir un cliente potencial en un cliente es un plan operativo. Los horarios de trabajo, los flujos de trabajo de atención al cliente o las políticas de GDPR que protegen la información de los clientes potenciales ayudan a un departamento de ventas a alcanzar su objetivo táctico -en este caso, una cuota de ventas-, por lo que caen bajo el paraguas de los planes operativos.

Esta etapa debe incluir el establecimiento de objetivos y metas que los empleados individuales deben alcanzar durante un período determinado.

Los gerentes pueden optar por establecer algunos planes, como los horarios de trabajo, ellos mismos. Por otro lado, las tareas individuales que componen un plan de ventas pueden requerir la aportación de todo el equipo. Esta etapa también debe incluir el establecimiento de objetivos y metas que los empleados individuales deben alcanzar durante un período determinado.

Ejecutar los planes

Es el momento de poner los planes en acción. En teoría, las actividades realizadas en el día a día (definidas por el plan operativo) deben ayudar a alcanzar los objetivos tácticos, lo que a su vez apoya el plan estratégico global.

Supervisar el progreso y ajustar los planes

Ningún plan está completo sin períodos de reflexión y ajuste. Al final de cada trimestre o del período de objetivos a corto plazo, los mandos intermedios deben revisar si alcanzan o no los puntos de referencia establecidos en el segundo paso, y luego presentar informes respaldados por datos a los ejecutivos de nivel C. Por ejemplo, en este momento el director del departamento de ventas elaboraría un informe en el que se analizara si un nuevo proceso de gestión de la cartera de ventas ha ayudado al equipo a alcanzar su cuota. Un equipo de marketing, por otro lado, podría analizar si sus esfuerzos para optimizar la publicidad y las páginas de destino lograron generar un determinado número de clientes potenciales para el departamento de ventas.

Dependiendo del resultado de esas revisiones, su org podría querer ajustar partes de sus planes estratégicos, tácticos u operativos. Por ejemplo, si el equipo de ventas no cumplió con su cuota, su gerente puede decidir hacer cambios en su plan operativo de canalización de ventas.

Ejemplos de planificación organizativa

Estas plantillas y ejemplos pueden ayudarle a empezar a pensar en cómo formatear su plan organizativo.

Estratégico

Este es un plan estratégico de dos años de una sola página para una corporación ficticia. Observe que las metas enumeradas en la sección «Objetivos estratégicos y metas de la organización» siguen el modelo de metas SMART: Son específicos, medibles, procesables, relevantes y basados en el tiempo.

Planificación de la fuerza de trabajo

Las empresas necesitan utilizar la planificación de la fuerza de trabajo para analizar, prever y planificar el futuro de su personal. La planificación de la fuerza de trabajo ayuda a identificar las brechas de habilidades, las ineficiencias, las oportunidades de crecimiento de los empleados, y para prepararse para las futuras necesidades de personal.

Aquí hay un ejemplo de un organigrama en vivo donde las empresas pueden visualizar su estructura de gestión y planificar el futuro

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Táctico

Este es un plan de acción de dos años para una administración, que también podría describirse como un plan táctico. Los objetivos de toda la organización -o sea, los objetivos estratégicos- que son relevantes para este departamento se enumeran en la sección superior, mientras que los objetivos más tácticos para el gerente de este departamento se enumeran a continuación.

Operativo

Mira esta plantilla de plan estratégico. Observará que las tareas de un empleado individual se incluyen en la planificación operativa. Observe el espacio dentro de cada ítem para que el gerente deje comentarios para el empleado.

Contingencia

Este plan de contingencia cubre cómo proteger la información sanitaria sensible en caso de una emergencia informática. Se describen los detalles, incluyendo el propósito del documento de varias páginas, las normas que deben cumplirse y los pasos para cumplir con esas normas.

La planificación organizativa es vital para un negocio exitoso

Aunque la planificación organizativa es un proceso largo y complejo, es integral para el éxito de su empresa. Por suerte, el proceso se vuelve más automático e intuitivo con reuniones regulares de planificación y revisión.

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