El proceso de 5 pasos de la planificación estratégica

Los planes estratégicos ayudan a identificar lo que una organización se esfuerza por lograr y traza los pasos necesarios para tener éxito.

Antes, los planes estratégicos tenían una duración de diez años, pero hoy en día las organizaciones suelen mirar a 2-3 años vista; algunos sectores sólo planifican año a año.

El desarrollo de un plan estratégico es un proceso de varios pasos y un paso se basa en el otro.

Para comenzar el proceso, la organización debe tener pasión por lo que hace y una idea clara de lo que espera conseguir.

Esta claridad es lo que hace posible el desarrollo de la estrategia.

Proceso de 5 pasos para desarrollar un plan estratégico

Paso 1: Redactar una declaración de visión

Una declaración de visión es una afirmación (normalmente de 2 a 3 frases) que ofrece al lector (y, lo que es más importante, a la organización) una imagen mental de lo que la organización espera llegar a ser o de lo que la organización espera conseguir.

Es importante entender hacia dónde se dirige una organización antes de poder desarrollar un plan estratégico para llegar a ese punto.

El valor de una declaración de visión es que proporciona a la dirección y a los empleados un objetivo compartido.

Para facilitar una sesión de visión:

Reúna a los visionarios en una sala.

Pídales que cierren los ojos y describan la imagen mental que ven cuando la organización haya alcanzado su estado óptimo.

Documentar los pensamientos que describen la imagen en un rotafolio.

Llegar a un acuerdo sobre todo lo descrito.

Tomar algún tiempo para redactar o jugar con la redacción hasta que describa los pensamientos con precisión.

Ejemplo de declaración de visión

«Tintorerías ABC será la principal lavandería profesional
del área metropolitana proporcionando un inigualable
servicio al cliente y servicios de limpieza que superan a la competencia».

Paso 2: Redactar una declaración de misión

Una declaración de misión es una explicación de por qué existe una organización y el camino que seguirá para alcanzar su visión.

Las declaraciones de misión suelen ser más cortas que una declaración de visión, pero no siempre, y son específicas de la organización.

Se trata de una declaración que describe lo que apasiona a la organización y la razón de su existencia.

Para facilitar el proceso de declaración de la misión:

Haga que el grupo vea la declaración de la visión y comience el proceso para hacer una lluvia de ideas sobre la declaración de la misión.

Recorra la sala y haga que todos den una breve descripción (5-7 palabras) que describan sus pensamientos y documenten sus respuestas en un rotafolio.

Una vez que todos hayan anotado sus ideas, busque las similitudes y, por lo general, saldrá una declaración natural.

Recalifique y perfeccione la declaración hasta que todos estén de acuerdo en que refleja la misión de la organización.

Ejemplo de declaración de misión

«Existimos para «ayudar a nuestros clientes a cuidar
y prolongar la vida de su inversión en ropa».

Paso 3: Realizar un análisis de brechas

Un análisis de brechas es un proceso por el que pasa una organización para identificar las brechas entre su estado actual y lo que espera lograr – su visión.

Para hacer un análisis de brechas, simplemente hay que mirar dónde está la organización y compararla con dónde espera estar.

Este proceso normalmente implica un paso de investigación de datos fuera de la organización, así como echar un buen vistazo a los datos dentro de la organización.

Ejemplos de brechas que una organización podría mirar serían:

• Participación en el mercado

• Finanzas

• Procesos/sistemas internos

• Relaciones públicas

• Satisfacción del cliente y calidad de los productos/servicios (también se consideran factores críticos de éxito).

Ejemplo del estado actual de la organización:

1. Puntuación de la satisfacción del cliente de 65;
2. Margen de beneficio 1%
3. 10% de la cuota de mercado
4. 10% de retorno en limpiezas de baja calidad

Paso 4: Escriba objetivos SMART

Escriba objetivos SMART a 2-3 años vista (algunas organizaciones eligen ir más corto o más largo dependiendo de la organización).

Ejemplo de objetivos organizativos:

1. Para el 20xx la Tintorería ABC tendrá una puntuación de satisfacción del cliente del 85
2. Para el 20xx la Tintorería ABC tendrá un margen de beneficio del 5%
3. Para el 20xx la Tintorería ABC tendrá una cuota de mercado del 25%
4. Para el 20xx la Tintorería ABC tendrá menos del 2% de retorno por limpiezas de mala calidad

Ahora, aquí es donde el caucho se encuentra con el camino.

Los objetivos son algo maravilloso, pero a menos que se pongan en práctica, y alguien sea responsable a través de un proceso estructurado de gestión del rendimiento, no son más que palabras en un pedazo de papel.

Para dar a los objetivos algo de fuerza, tienen que ser llevados al departamento y, en última instancia, al nivel de los empleados. Esto significa identificar quién lo hará.

Ejemplo de documento de objetivos

Paso 5: Supervisar el progreso

Los objetivos deben supervisarse al menos trimestralmente.

Esto puede ser tan simple como pedir a la persona responsable que dé una actualización del estado de sus objetivos para el trimestre.

Es muy importante que esto se haga porque todas las organizaciones están tan ocupadas hoy en día que las responsabilidades del día a día pueden a veces interponerse en el camino de completar los objetivos a largo plazo.

Una vez al año el plan estratégico y los objetivos deben ser revisados y actualizados para reflejar las condiciones actuales del mercado y los cambios para asegurar que los objetivos se centran en el estado actual de la organización.

Utilice el documento de objetivos para hacer un seguimiento del estado de finalización de los objetivos.

Hable de los objetivos en cada reunión de personal para asegurarse de que todos entienden su prioridad.

Muchas organizaciones no crean un plan estratégico porque el proceso les intimida.