Cuando llega el momento de que el propietario de un negocio complete los formularios de impuestos comerciales, puede ser un poco confuso al tratar de entender cómo manejar el equipo y los suministros comprados para fines comerciales. Estos dos tipos de compras se consideran de manera diferente para fines contables y fiscales.
Algunas compras, especialmente las de menor cuantía, se pueden contabilizar como gastos, mientras que otras compras, generalmente de equipos, deben depreciarse (repartirse a lo largo del tiempo).
- Equipos y suministros para uso exclusivo de la empresa
- Consignación de gastos frente a depreciación
- Deducir gastos de suministros
- Depreciar el gasto de equipo
- ¿Qué son los suministros para empresas?
- ¿Qué es el equipamiento empresarial?
- Impuestos sobre las ventas de equipos de la empresa
- Nueva forma de deducir el equipo de menor costo
Equipos y suministros para uso exclusivo de la empresa
En primer lugar, tenga en cuenta que estas compras son sólo para fines empresariales, no para uso personal.
Los suministros, como el papel de impresora, no pueden utilizarse para fines personales. Aunque esto no parece una distinción importante, una auditoría del IRS podría considerar que estas compras no son deducibles si usted no puede demostrar su uso como un gasto de negocios.
El equipo de negocios que puede ser utilizado tanto para fines personales como de negocios se llama propiedad listada. Usted puede ser capaz de deducir un cierto porcentaje del costo de los equipos de negocios si usted puede demostrar la cantidad de uso del negocio.
Utilice su tarjeta de crédito de negocios o cuenta bancaria cuando usted compra equipos de negocios y suministros. Sin embargo, el método de compra por sí solo no demuestra su uso como un gasto de la empresa.
Consignación de gastos frente a depreciación
Lo más importante que hay que recordar sobre la diferencia entre los suministros de la empresa y el equipo de la empresa es que los suministros son un activo a corto plazo o corriente y el equipo es un activo a largo plazo.
Los activos corrientes son aquellos activos que se utilizan en un año (más o menos), mientras que los activos a largo plazo se utilizan durante varios años. Sí, el papel de copia puede permanecer en un estante durante más de un año, pero esto es sólo una pauta general para clasificar los activos a efectos fiscales.
Deducir gastos de suministros
Dado que los suministros se consumen supuestamente en el año de su compra, el coste de los suministros como activos circulantes se incluye como un gasto en la cuenta de resultados de su empresa (P&L) y se toma como una deducción en los impuestos de su empresa en el año en que se compran.
Depreciar el gasto de equipo
Dado que el equipo puede ser utilizado durante un período de tiempo más largo, el valor de este equipo se clasifica como un activo a largo plazo en el balance, y el costo se deprecia con el tiempo (tomado como una deducción en incrementos durante la vida útil del equipo).
El IRS tiene diferentes nombres para deducir y depreciar. En lugar de «deducir» dicen «expensar», lo que significa tomar una deducción por un gasto. En lugar de «depreciar», dicen «capitalizar», lo que significa repartir el coste de los activos de capital como el equipo a lo largo del tiempo.
¿Qué son los suministros para empresas?
Los suministros empresariales son artículos que se compran y que normalmente se consumen durante el año. Los tipos más comunes de suministros comerciales son los suministros de oficina, incluidas las grapadoras, las notas adhesivas, los marcadores fluorescentes y los suministros utilizados para hacer funcionar las fotocopiadoras, las impresoras y otras máquinas de oficina.
Si está comprando suministros para utilizarlos en productos que fabrica o vende, incluidos los suministros de embalaje y envío, estos suministros se manejan de manera diferente a efectos contables y fiscales.
Los suministros para fabricar, enviar y empaquetar productos se cuentan como inventario y forman parte del cálculo del Costo de los bienes vendidos. Al final de un año, se hace un inventario de estos suministros como parte de este cálculo.
Para fines contables, los suministros del negocio se consideran activos corrientes. Las compras de suministros empresariales se deducen en la declaración de impuestos de su empresa en la sección de «Gastos» o «Deducciones».
¿Qué es el equipamiento empresarial?
El equipamiento empresarial es la propiedad tangible utilizada en un negocio. El equipo se considera más permanente y duradero que los suministros, que se agotan rápidamente. El equipo incluye la maquinaria, el mobiliario, las instalaciones, los vehículos, los ordenadores, los dispositivos electrónicos y las máquinas de oficina. El equipo no incluye el terreno o los edificios propiedad de una empresa.
La compra de equipo no se contabiliza como un gasto en un año, sino que el gasto se reparte a lo largo de la vida del equipo. Esto se llama depreciación. Desde un punto de vista contable, los equipos se consideran activos de capital o activos fijos, que son utilizados por la empresa para obtener un beneficio.
Impuestos sobre las ventas de equipos de la empresa
Las ganancias o pérdidas en las ventas de activos de capital, incluidos los equipos, se manejan de manera diferente, tanto desde el punto de vista fiscal como contable, de los ingresos regulares de una empresa por las ventas. La ganancia o pérdida en la venta está sujeta a los impuestos sobre las ganancias de capital, que se gravan a una tasa diferente a la de los ingresos. El tipo depende del tiempo que se haya vendido el activo, pero no suele ser superior al 15%. Usted debe reportar las ganancias de capital en su Anexo D de su declaración de impuestos.
Nueva forma de deducir el equipo de menor costo
Aunque el equipo de negocios, al igual que otras propiedades de la empresa, por lo general debe ser depreciado, usted puede ser capaz de deducir el costo total del equipo de negocios en algunas circunstancias. Esta deducción se llama un puerto seguro de minimis, lo que significa que es una excepción para pequeñas cantidades. Aquí están los requisitos:
Si su negocio tiene lo que el IRS llama un «estado financiero aplicable», usted puede tomar una deducción de impuestos de negocios en el año en que compró el equipo para las cantidades pagadas por el equipo de negocios hasta $ 5,000 por artículo, con una factura.
Si su negocio no tiene un estado financiero aplicable, puede tomar una deducción de impuestos de negocios por $ 2,500 por artículo, con una factura, en el año que compró el equipo.
También debe notificar al IRS en su declaración de impuestos que está tomando esta deducción.
Las cuestiones fiscales son siempre complicadas, y la depreciación y las ganancias de capital encabezan la lista. Este artículo es una visión general, no un asesoramiento fiscal o legal. Obtenga ayuda de un profesional de los impuestos para la depreciación de equipos o la declaración de impuestos sobre las ganancias de capital.