Aunque las máquinas de fax tradicionales están siendo rápidamente sustituidas por el correo electrónico y los servicios de fax por Internet, sigue siendo importante saber cómo utilizar este caballo de batalla del lugar de trabajo. A continuación, te ofrecemos algunas instrucciones básicas para enviar y recibir un fax.
Enviar un fax:
Anuncio
Anuncio
- Asegúrese de que la máquina de fax está conectada a una fuente de alimentación y también a una toma telefónica que funcione.
- Encienda la máquina de fax.
- Obtenga el número de fax de la máquina de fax de destino.
- Reúna los documentos que desea enviar y póngalos en el orden que desea que se reciban.
- Rellene una hoja de papel separada llamada portada con el nombre del destinatario, el número de fax/teléfono, su nombre, su número de teléfono, un mensaje breve y el número de páginas (incluida la portada).
- Coloque los documentos boca arriba en la bandeja de alimentación de la máquina de fax con la carátula encima
- Marque el número de fax del destinatario (instrucciones de marcación para llamadas internacionales)
- Pulse el botón «fax» o «enviar», según el modelo de máquina de fax
Ahora la máquina de fax escaneará cada una de las páginas del documento en su memoria. Una vez escaneadas todas las páginas, oirás una serie de tonos de fax. Estos tonos señalan el «apretón de manos» entre las máquinas de fax emisoras y receptoras, estableciendo un enlace de comunicaciones. Espere unos minutos mientras se envía el fax. Si la máquina de fax tiene una pequeña pantalla, busca una confirmación de que el fax se ha enviado. Algunas máquinas de fax también imprimen un breve informe de confirmación.
Así es como se recibe un fax:
- Asegúrese de que la máquina de fax está enchufada, encendida y conectada a una toma de teléfono que funcione. Esta toma de teléfono puede ser una línea telefónica normal o una línea de fax dedicada. Lo importante es que el remitente tenga el número correcto.
- Asegúrese de que la máquina de fax tiene suficiente tinta en su cartucho de tóner. Los cartuchos de tóner suelen tener algún tipo de indicador cuando el tóner está bajo. La mayoría de las máquinas de fax modernas también le avisarán cuando el tóner esté bajo.
- Asegúrese de que hay suficiente papel de impresora cargado en la bandeja de papel de la máquina de fax. Airee el papel (pase el pulgar por la parte inferior, separando las páginas individuales) para evitar atascos de papel en la máquina.
- Si hay un teléfono en la máquina de fax, el teléfono sonará. No lo coja.
- Espere a los tonos de «apretón de manos» que indican que la máquina de fax está hablando con la máquina del remitente.
- La máquina de fax empezará a imprimir automáticamente cada página del fax.
- Compruebe la portada para asegurarse de que ha recibido tantas páginas como las enviadas.
- Si se trata de un documento importante, es un protocolo de oficina llamar o enviar un correo electrónico al remitente para confirmar que ha recibido el fax.
En la siguiente página, hablaremos de cómo solucionar los problemas más comunes de las máquinas de fax.