Cómo escribir y actualizar su manual del empleado para 2021

Actualizado el 17 de febrero de 2021

Manuales del empleado en 2021: La guía definitiva

Un buen manual del empleado es una herramienta valiosa. Sin embargo, muchos empresarios pasan por alto la importancia de un manual del empleado bien redactado.

¿Es su manual una herramienta útil para su empresa? Efectivamente, un buen manual del empleado lo será:

• Establecer las expectativas de los nuevos empleados
• Codificar, organizar y actualizar las políticas de la empresa
• Simplificar la incorporación a la empresa
• Ayudar a los nuevos empleados a tener éxito
• Facilitar la formación y el cumplimiento de las normas
• Protegerle de los problemas de cumplimiento

En este artículo, nos adentramos en los manuales del empleado: qué, por qué y cómo. Para ayudarle a encontrar lo que necesita, hemos organizado esta guía en cinco secciones:

1. ¿Qué es un manual del empleado?
2. ¿Qué está legalmente obligado a incluir en su manual del empleado?
3. Ejemplos de manuales para inspirarse
4. El reto de mantener los manuales al día
5. 20 razones por las que puede necesitar actualizar su manual de empleado

¿Qué es un manual de empleado?

En esta sección, explicamos la importancia de un buen manual. En primer lugar, es esencial para el buen funcionamiento. Debe ser la autoridad de referencia para las políticas. En segundo lugar, es fundamental para algo más que la formación de los nuevos empleados. Por ejemplo, es el primer lugar donde buscar aclaraciones legales. En tercer lugar, puede utilizarlo para mostrar la cultura de su empresa.

¿Qué necesito para un manual del empleado?

Ahora que hemos hablado de su importancia, ¿qué necesita poner en su manual?

En realidad, casi todo. Al fin y al cabo, es un manual de uso para los nuevos empleados, los directivos y la dirección. Ciertamente, si está empezando desde cero, espere hacer varios borradores. Tómese su tiempo y obtenga la opinión de todos.

De hecho, un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SGRH) lo hace más fácil.

Ahora, entremos en materia. La mayoría de las grandes empresas cubren lo siguiente en su manual:

• Políticas de la empresa
• Compensación/beneficios
• Condiciones de empleo
• Deducciones de la nómina
• Disciplina
• Tiempo libre pagado (PTO)
• Viajes de negocios
• Horas extras
• No discriminación
• Conflicto de intereses
• COVID-19-medidas de prevención de infecciones
• Propiedad intelectual
• Retaliación
• Trabajo a distancia
• Código de conducta
• Hora y Asistencia
• Etica
• Código de vestimenta
• Seguridad
• Dispositivos móviles
• Medios de comunicación social
• Cannabis

Importante, un manual del empleado debe ser un documento vivo. Por lo tanto, revíselo a menudo y actualícelo cuando lo necesite. Por ejemplo, cuando se apruebe una nueva ley. De hecho, las actualizaciones proactivas evitan problemas. Por ejemplo, las empresas que crearon una política de medios sociales hace 20 años se ahorraron muchos problemas. Del mismo modo, las empresas que formaron a sus responsables de contratación sobre las preguntas ilegales en las entrevistas evitaron demandas. Además, las que abordaron el acoso sexual se adelantaron a los acontecimientos.

¿Qué debe incluir legalmente su nuevo manual del empleado?

Ahora que hemos hablado del «qué», hablemos del «por qué». ¿Por qué necesita un manual? Además, ¿la ley lo exige? En realidad, el Departamento Federal de Trabajo no le exige tener un manual, per se. Sin embargo, sí le exige que informe a los empleados de sus derechos. Por eso, algunos empresarios renuncian a tener un manual para señalizar el lugar de trabajo. Durante la incorporación, entregan un montón de papeles. Los empleadores inteligentes tienen las señales requeridas en el lugar de trabajo y un buen manual del empleado.

¿Cómo causa problemas un manual incompleto? Considere esta situación descrita en Reddit:

No sabía que tenía que inscribirse antes de mis tres meses para el seguro de salud. Nunca me lo dijeron, simplemente asumí que no podía hasta que pasaran mis tres meses. Empecé a indagar y descubrí que debía hacerlo de antemano al parecer. ¿Hay algo que pueda hacer? Me vendría muy bien la cobertura sanitaria. Reddit

Leyes laborales estatales, federales, locales y sindicales

Antes de empezar a redactar un nuevo manual (o actualizar uno), entienda que hay muchas leyes laborales en juego. Si tiene empleados en más de una ciudad o estado, necesitará secciones específicas para cada lugar, por ejemplo.

Cláusula de empleo a voluntad

«A voluntad» significa que cualquiera de las partes puede terminar la relación laboral en cualquier momento. En todos los estados, excepto en Montana, usted asume este acuerdo por defecto. Por lo tanto, si tiene empleados en Montana, asegúrese de detallar esto.

Empleo igualitario y contra el acoso

La Comisión de Igualdad de Oportunidades para los Empleados (EEOC) regula esto. Asegúrese de describir con detalle el comportamiento inaceptable. Además, indique a sus empleados qué deben hacer si son objeto de acoso o ven que se lo hacen a un compañero de trabajo. Además, describa lo que hará si un empleado reclama el acoso.

Ley Federal de Licencias Médicas (FMLA)

Además del cartel de la FMLA, la información debe proporcionarse por escrito. Como resultado, si un empleado necesita tomar una licencia, puede ver su manual para obtener instrucciones detalladas.

Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)

Para tener un lugar de trabajo seguro, sus empleados necesitan conocer sus políticas de seguridad. ¿Cómo lo hace? En primer lugar, enséñelas de diferentes maneras. Utilice la formación presencial. Y no olvide los carteles para que los empleados las tengan presentes. Sobre todo, preséntelas en el manual el primer día. Al fin y al cabo, quiere que sus nuevos empleados entiendan su compromiso con la seguridad.

Políticas para un lugar de trabajo libre de drogas

La Ley de Lugares de Trabajo Libres de Drogas de 1988 terminó en 2010. Sin embargo, su estado puede tener un programa similar. Por lo tanto, es una buena idea tener una política de abuso de sustancias, sea o no una ley en su estado. Si haces pruebas de drogas, por ejemplo, tus políticas no deben ser discriminatorias. En resumen, asegúrese de conocer las leyes y de explicarlas en su manual.

El pago final y el PTO no utilizado

Las cuestiones relacionadas con el fin del empleo pueden estar sujetas a una ley federal o estatal dependiendo del lugar donde se viva. Debido a esto, hable con su equipo legal. Algunos estados, por ejemplo, exigen que los empleadores paguen el PTO no utilizado.

COBRA

Su manual debe describir lo que sucede cuando un empleado renuncia o es despedido. Si usted ofrece beneficios de salud, los ex empleados tienen derecho a inscribirse en COBRA. (COBRA es el acrónimo de Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Entre otras cosas, proporciona una cobertura sanitaria continua después de la separación. En la práctica, se refiere al plan de prestaciones ofrecido por la empresa en virtud de COBRA). Los antiguos empleados que soliciten COBRA necesitarán formularios de inscripción. Por lo tanto, si tiene un sistema de gestión de recursos humanos, incluya un enlace a estos formularios en su manual.

Tiempo y asistencia

Recuerde que las leyes sobre salarios y horas están vinculadas al registro de tiempos de los empleados. Por lo tanto, es esencial saber cómo hacer un seguimiento de las horas. Su manual debe explicar cómo los empleados registran sus turnos. Incluya las reglas para las comidas y los descansos, el PTO, el salario mínimo, las horas extras y la semana laboral justa, por ejemplo.

Reclamaciones generales

Puede haber muchos documentos flotando por ahí. Protéjase de las políticas anticuadas o mal redactadas que se crearon antes de las leyes actuales. Indique claramente que el manual sustituye a cualquier otra norma. Esto también te protege de las políticas informales o «asumidas». Ambas podrían contradecir las políticas oficiales o la legislación. Como mínimo, protéjase indicando que las políticas están sujetas a cambios.

Reconocimiento y acuerdo del empleado

Los sistemas de gestión de recursos humanos con firma electrónica simplifican la formación de los empleados. Los empleados pueden leer las políticas en formato digital. A continuación, firman que las entienden y las cumplen. Los empleados, los directivos y el personal administrativo pueden buscar rápidamente en la base de datos cualquier formulario. Los documentos electrónicos simplifican la presentación de informes.

Ejemplos de manuales del empleado para inspirarle

Ahora que hemos hablado de lo que hay que hacer, revisemos algunos ejemplos de manuales del empleado. Vea cómo estos departamentos de RRHH hicieron que su manual del empleado cobrara vida. El manual del empleado de The Motley Fool Nos enorgullece especialmente llamarnos «Foolish», con F mayúscula. Nuestra carta de presentación es ser irreverentes. Instruir y divertir. Y decir la verdad. Así que nuestros Valores Fundamentales pueden resumirse simplemente como «Ser Necio». Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook «Cualquiera en Tesla puede y debe hablar con cualquier otro según lo que crea que es la forma más rápida de resolver un problema en beneficio de toda la empresa. Puedes hablar con tu gerente. También puedes hablar con el jefe de tu jefe. Y puedes hablar directamente con un vicepresidente de otro departamento. Además, puedes hablar con Elon; puedes hablar con cualquiera sin el permiso de nadie». Manual del empleado de Tesla

Los nuevos contratados en Trello reciben un manual organizado en un tablero de Trello. Completado con encantadoras fotos de adorables perros y gatos. Puedes verlo aquí.

El reto de mantener los manuales al día

Se necesita un esfuerzo continuo para mantener el manual del empleado actualizado. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas que no cuentan con un director de RRHH. En primer lugar, la persona encargada no siempre tiene tiempo para ocuparse de los detalles. En algunas empresas, redactar y actualizar el manual es una tarea temida. En consecuencia, nadie está dispuesto a asumir la responsabilidad y la responsabilidad pasa de un lado a otro. En segundo lugar, los costes de impresión hunden los presupuestos ajustados. Esto es lamentable. Al fin y al cabo, las pequeñas empresas necesitan un buen manual tanto como las grandes.

Problemas con los manuales de empleados obsoletos

En esta sección, vamos a hablar de los problemas con los manuales obsoletos. Un manual anticuado puede hacer más daño que bien. Especialmente si las políticas no son conformes. Un manual incompleto causa confusión. Además, puede ser particularmente problemático para los nuevos contratados.

Considere este ejemplo: ¿Qué pasa si un nuevo empleado asume que los beneficios de salud comienzan inmediatamente? Suponga que su empresa tiene un período de espera de 60 días. El empleado termina su cobertura anterior antes de que entren en vigor las nuevas prestaciones. Entonces el nuevo empleado tiene un gasto médico importante. Usted va a tener un empleado enojado con una montaña de facturas médicas.

Esa no es manera de comenzar un nuevo trabajo. Aquí hay un escenario mejor: El manual explica claramente el período de espera. Los nuevos contratados reciben por correo electrónico un enlace al manual del empleado en cuanto aceptan la oferta de trabajo. En el correo electrónico, anime a la persona recién contratada a leer pronto el manual. Especialmente la sección sobre las políticas de beneficios. Recursos Humanos puede utilizar el sistema de gestión de recursos humanos para supervisar el progreso y recordar al nuevo empleado que lo termine. Cuando lo haya leído, el empleado recién contratado firma para verificar que entiende y acepta cumplir las normas.

Por qué podría necesitar varias versiones del manual

Si tiene trabajadores en muchos estados, puede necesitar una sección separada para cada estado. Hable con su abogado de negocios o el Departamento de Trabajo del estado. Por ejemplo, si usted tiene su sede en California, puede necesitar una sección separada para los trabajadores en ciudades específicas. California también aprobó recientemente una nueva ley de formación contra el acoso. Además, el estado de Nueva York amplió la licencia calificada más allá de la ley federal.

Su manual representa a su empresa

Cuando su manual del empleado está anticuado, se refleja mal en su empresa. Como resultado, muy pronto todo el mundo lo ignora. Los empleados tienen que preguntar a su jefe o al personal de RRHH cada vez que tienen una duda. La información incorrecta y las políticas informales se extienden por toda la plantilla.

20 razones por las que puede necesitar actualizar su manual del empleado

En este capítulo, analizamos 20 razones específicas por las que puede necesitar actualizar su manual del personal.

Cumplimiento

Mantener su manual del empleado actualizado no es simplemente una cuestión de comodidad. Es necesario para el cumplimiento legal. Es importante recordar que puede y será utilizado como un documento legal. Se le exigirá el cumplimiento de las normas que documente. Si no ha actualizado su manual para la baja por enfermedad de emergencia por coronavirus y la FMLA ampliada, ahora es el momento.

Cuando establezca sus políticas de cumplimiento, considere cómo formar a sus empleados y documentar su comprensión y acuerdo para seguir las normas. Millones de empresas estadounidenses están recurriendo a los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) para una formación asequible y eficaz sobre el cumplimiento de las normas por parte de los empleados.

Legalización de la marihuana

Además, muchos estados han legalizado el cannabis. Sin embargo, el cannabis sigue siendo ilegal a nivel federal. Como resultado, hay confusión sobre lo que esto significa a nivel local. Si su estado ha legalizado la marihuana, claramente, es el momento de actualizar su manual del empleado. Por ejemplo, esto puede afectar a sus políticas de pruebas de drogas. Descubrir THC en una prueba de drogas en un estado que ha legalizado el uso recreativo de la marihuana puede no implicar un delito. Sin embargo, su empresa puede alinearse con las leyes federales.

Actualización de horarios justos, horas extras y FMLA

Ciertamente, las leyes están cambiando todo el tiempo. Por ejemplo, recientemente ha habido cambios significativos en las leyes relacionadas con la programación. Esto incluye las horas extras y el tiempo libre pagado (PTO). La mejor práctica es asignar a un responsable de RRHH el seguimiento de los cambios en la legislación laboral. Además, asegúrese de hablar con su abogado y su empresa de nóminas para que le ayuden en esta área.

Cambios en las leyes estatales sobre discriminación

Hablando de leyes, por ejemplo, más de 20 estados tienen actualmente leyes especiales relacionadas con la discriminación. Además, muchos estados están considerando otras nuevas. Como las leyes evolucionan, es importante mantener el ritmo en su manual del empleado. Por cierto, muchas empresas han adoptado una política más estricta que la federal.

Nueva ubicación

Si su empresa ha abierto una nueva ubicación, es el momento de actualizar su manual del empleado. Los empleados deben poder encontrar la dirección oficial de su nueva ubicación. También debe comunicar el propósito y la función, para que los empleados sepan qué áreas de su empresa son responsables de los asuntos que surjan. El manual es el mejor lugar para enumerar las direcciones oficiales, las funciones del lugar y la información de contacto.

Ofrecer un nuevo producto o servicio

Todos los empleados deben entender su oferta de productos o servicios. Cuando salgan nuevos productos, añádalos a la sección de productos de su manual del empleado. Además, enumere los productos o servicios que ya no se ofrecen. No se limite a eliminarlos, sino etiquételos como descatalogados. Los empleados necesitan un método oficial para la disponibilidad del producto.

Nuevos tipos de empleados

Puede definir los roles de trabajo y los tipos de empleados para aclarar la elegibilidad de los beneficios. Por ejemplo, puede tener contratistas independientes, trabajadores de temporada, temporales o no residentes. Describa las consideraciones especiales o las exclusiones cuando sea necesario. Por ejemplo, los nuevos contratistas independientes pueden no ser elegibles para un beneficio específico.

Políticas de medios sociales

El uso de los medios sociales sigue evolucionando a medida que surgen nuevas plataformas. Algunas generaciones están utilizando los medios sociales como su principal forma de comunicación. Ciertamente, los medios sociales pueden ser una poderosa forma de comunicación, promoción y marketing. Pero también pueden ser un lastre para la productividad. Por lo tanto, aclare su política sobre el uso personal y empresarial de las redes sociales. Sea especialmente específico sobre las consecuencias de las infracciones.

Aumento de la concienciación sobre el acoso sexual e implicaciones legales

Ciertamente, la concienciación sobre el acoso sexual en el lugar de trabajo ha aumentado en los últimos años. Los casos públicos, el activismo y las noticias nocturnas tienen a todo el mundo pensando en ello. Ahora es el momento perfecto para actualizar el manual del empleado sobre las políticas de acoso sexual. Si no es una actualización, tal vez una aclaración. Puede ayudar a los empleados a entender mejor su política. Los empleados tendrán preguntas después de ver las noticias y escuchar las graves consecuencias. Asegúrese de que su manual del empleado es claro y conciso sobre el acoso sexual.

Retaliación

La represalia del empleador es ahora la acusación más frecuentemente presentada ante la EEOC. Las represalias se producen cuando un empleador castiga a un empleado por una acción protegida. Por ejemplo, por denunciar o presentar una queja. Revise sus políticas. Asegure a sus empleados que pueden plantear problemas. Además, explique los procedimientos para informar de los problemas. Si su manual contiene instrucciones, es menos probable que se produzca una situación complicada. Esto ayudará a su personal a abordar los problemas de forma estandarizada.

Política de entrevistas

Muchos estados han prohibido las preguntas sobre el historial salarial durante las entrevistas. De hecho, su equipo de gestión y contratación debe saberlo. La infracción puede llevarte a un costoso litigio. También es un buen momento para pensar en el compromiso de los empleados. No basta con actualizar el manual del empleado con las nuevas leyes. También debe asegurarse de que los empleados se comprometen realmente con el contenido.

Trabajo a distancia

¿Ha empezado su empresa a permitir el trabajo a distancia? Está claro que es el momento de actualizar su manual por muchas razones. Una de las principales es su normativa de tiempo y asistencia. En efecto, el trabajo a distancia requiere su propio conjunto de normas. Lo más importante es que describa cuándo espera que los empleados a distancia estén en el trabajo. Explique los procedimientos de registro de tiempo y asistencia. Del mismo modo, actualice las políticas sobre descansos y tiempo flexible.

Comprobación de antecedentes penales

Hay nuevas leyes estatales sobre la comprobación de antecedentes. Esta es un área a la que hay que prestar atención, especialmente si usted realiza comprobaciones de antecedentes penales de forma rutinaria. Por lo tanto, actualice su manual del empleado para incluir instrucciones, políticas de privacidad y prácticas aceptables. Además, asegúrese de que sus directivos están al día. De hecho, si se produce un error, esto puede ponerle en aprietos. Además, hable con su asesor legal para saber cómo se maneja su estado.

Leyes de comidas y descansos a nivel estatal

Revise y actualice sus leyes de comidas y descansos con frecuencia. Porque no comunicarlas a sus empleados puede dar lugar a multas. Ciertamente, es un área importante a la que hay que prestar atención.

Aclaraciones legales

Si su empresa tiene políticas «no escritas» o «asumidas», se encuentra en un terreno legal delicado. Ciertamente, no son políticas en un sentido legal y no serán defendibles. En consecuencia, podrían socavar la integridad de todo su manual del empleado.

Por ejemplo, ¿hay un lenguaje ambiguo? ¿O circunstancias implícitas? Si es así, está abriendo la puerta a la interpretación. Ciertamente, la interpretación puede ir por un millón de caminos diferentes. Tómese el tiempo de revisar su manual del empleado en busca de lenguaje ambiguo. Actualícelo para aclarar su posición. No deje ninguna piedra sin remover (o sin editar). De hecho, cuando los empleados tienen un punto de apoyo, hay espacio para la disputa.

Políticas de equidad

Su manual del empleado debe contener políticas de equidad. En concreto, las que definen las interacciones entre la dirección, los empleados y la empresa. De hecho, revise su manual del empleado para asegurarse de que sus políticas son equitativas. Del mismo modo, asegúrese de que los directivos entienden las políticas. Si un directivo muestra favoritismo, el manual del empleado queda en entredicho. Por lo tanto, revise su manual y modifique las áreas que no estén claras. Sobre todo, asegúrese de que todas las políticas son iguales y se aplican de forma equitativa.

Acceso a la nube

¿Está aprovechando el acceso a la nube para su manual del empleado? Si no es así, este es el momento perfecto para empezar. Los manuales del personal basados en la nube son de fácil acceso y están disponibles siempre y en cualquier lugar. Además, puede actualizarlos en tiempo real cuando sea necesario. No hay nada mejor que eso. Como resultado, no necesitará reimprimirlo ni repartir secciones adicionales.

Identificación de los roles de trabajo

Sus empleados deben poder revisar siempre los roles de trabajo actualizados. Por lo tanto, cada rol de trabajo debe incluir las responsabilidades y expectativas básicas. En un sistema basado en la nube, puede dar acceso según sea necesario. De esta manera, sólo los empleados con ese rol pueden verlos.

Agilice el onboarding

Como se ha comentado anteriormente, los manuales basados en la nube mejoran el onboarding. Su manual del empleado es la mejor manera de establecer las expectativas. En consecuencia, dé a los nuevos contratados acceso a su manual inmediatamente. A continuación, puede leer el progreso en su sistema de gestión de recursos humanos.

Hitos de crecimiento

Es posible que recientemente haya quedado sujeto a las normas de «gran empresa». Estas son federales en la mayoría de los casos y están relacionadas principalmente con las leyes de discriminación y la Ley de Asistencia Asequible (ACA). Sus obligaciones, sin embargo, dependen del número de empleados que tenga. En primer lugar, si tiene al menos un empleado, debe ofrecer la misma remuneración por el mismo trabajo a los empleados masculinos y femeninos. (Debería hacerlo de todos modos.) En segundo lugar, si tiene entre 15 y 19 empleados, está cubierto por las leyes que prohíben la discriminación. Por motivos de raza, color, religión, sexo (incluidos el embarazo, la orientación sexual o la identidad de género). Además del origen nacional, la discapacidad y la información genética (incluidos los antecedentes médicos familiares). Además, está sujeto a la ley que requiere que los empleadores proporcionen igual salario por igual trabajo.

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Estratega de contenidos y bloguero corporativo (2000+ posts). Su trabajo ha aparecido en G2’s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys y en más de 500 sitios web de negocios. Toca la mandolina bluegrass y le gusta ir de excursión a la selva de roca roja del sur de Utah. Conéctate conmigo en LinkedIn

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