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Recientemente exploramos la forma en que se puede utilizar el pensamiento visual en Conceptboard, así que ahora vamos a dar un paso más allá y veremos cómo se puede utilizar el pensamiento visual para resolver problemas de forma colaborativa utilizando una metodología pionera de Toyota y actualmente utilizada en todo el mundo por los practicantes de lean sigma: la plantilla de resolución de problemas A3.
El pensamiento visual es una gran manera de liberar el potencial creativo. La capacidad de nuestro cerebro para retener elementos visuales es enorme, así que cuando empiezas a pensar visualmente eres capaz de aprovechar un amplio recurso que se siente sin esfuerzo. Y nos atrevemos a decir que es divertido.
De igual modo, resolver problemas en equipo permite aprovechar colectivamente los conocimientos, la experiencia y las ideas de todo el equipo. Al aprovechar este conocimiento colectivo para sacarlo a relucir, unes al equipo en una experiencia compartida. Trazar visualmente los problemas nos ofrece la posibilidad de ver todas las posibilidades, en lugar de centrarnos ciegamente en las más obvias o más comunes. Esto ayuda a identificar la causa raíz del problema, no sólo los síntomas.
Descubre la colaboración visual
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La plantilla A3 de resolución de problemas para impulsar la mejora continua
Hay cientos de formas de resolver problemas, desde los mapas mentales, hasta el pensamiento de diseño o el mapa del recorrido del cliente. Pero la sencilla eficacia de la plantilla A3 es difícil de superar.
La base de la plantilla de resolución de problemas A3 consiste en trazar colectivamente un diagrama de flujo para desglosar los procesos complejos y destacar los fallos del sistema. A partir de ahí, los equipos deben rehacer el diagrama y destacar los cambios clave que deben realizar para mejorar el sistema. A continuación, crear un plan de ataque para aplicar esos cambios. Es una forma sencilla de poner a todo el mundo en sintonía para resolver visualmente los problemas. Los equipos remotos o ubicados en el mismo lugar pueden colaborar fácilmente en tiempo real en una plantilla A3 utilizando la sencilla plantilla de Conceptboard, que presenta un espacio rectangular dividido en cuatro cuadrantes.
Para empezar, reserva un tiempo de reunión (al menos una hora) para tu equipo y envíales un enlace al tablero colaborativo. A continuación, lleve a cabo la sesión de resolución de problemas en cuatro sencillos pasos:
- Detalle el problema que intenta resolver en el cuadrante superior izquierdo.
- En el siguiente cuadrante inferior, como equipo, ilustre el problema como un sistema que incluya pasos y enlaces. Podéis hacerlo utilizando el bolígrafo, notas adhesivas, gráficos o imágenes. A continuación, hablen de cada paso en grupo y den a cada paso una calificación general sobre su funcionamiento. Esto debería dar lugar a un marco de referencia del estado actual del sistema.
- En el tercer cuadrante, de nuevo en equipo, dibuje un mapa visual del estado objetivo: es decir, cómo sería el sistema ideal. Podéis destacar las áreas en las que queréis intentar hacer las cosas de forma diferente y cuáles serán los resultados previstos.
- Comparando estos dos mapas visuales, ahora deberíais ser capaces de evaluar qué acciones hay que llevar a cabo para alcanzar el estado objetivo. Enumérelas en el cuadrante final.
Para asegurarse de que la lista es procesable, detalle Quién, hará QUÉ, para CUÁNDO.
Una vez que haya completado los cuatro cuadrantes y una lista procesable, asegúrese de enviar el enlace al archivo compartido a todas las partes interesadas o a los miembros del equipo involucrados. También puedes exportarlo en formato PDF e imprimirlo en una hoja A3 una vez que hayas terminado de rellenarlo.
La metodología A3 es extremadamente poderosa, ya que te permite sintetizar diferentes puntos de vista en un enfoque manejable. Esto creará una comprensión compartida del problema, así como los efectos que tiene en los diferentes departamentos de la empresa. Si quieres saber más sobre cómo se puede utilizar el pensamiento visual colectivo, mira esta magnífica charla TED de Tom Wujec.
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