Co je formulář 940 daňového úřadu?

Od chvíle, kdy přijmete prvního zaměstnance s platem W-2 a začnete pro svou firmu vést mzdovou agendu, se objeví spousta nových povinností a složitostí. Od mzdových formulářů až po daně ze zaměstnání je toho hodně, co je třeba vyřešit – a pokud jste se podívali na webové stránky finančního úřadu (IRS), abyste získali jasno, pravděpodobně jste stále odcházeli zmatení a nejistí.

Proto jsme tu my, abychom vám demystifikovali vše, co souvisí s vedením mzdové agendy a s daněmi a formuláři, které jsou s ní spojené.

Vysvětlíme vám formulář IRS 940, roční přiznání zaměstnavatele k federální dani z nezaměstnanosti (FUTA), včetně:

• Co je to formulář 940
• Proč IRS vyžaduje, aby jej zaměstnavatelé podávali
• Jak zjistit, zda musíte vyplnit formulář 940
• Kdy a jak vyplnit a podat formulář 940

Co je to formulář 940?

Pokud spěcháte, zde je podstata:

• Co se ve formuláři 940 uvádí: Federální daň z nezaměstnanosti (FUTA)
• Kdy se podává: Ročně
• Kdo musí vyplnit: Kdo musí vyplnit daň z příjmu fyzických osob?

Zjednodušeně řečeno, formulář 940 je dokument, který daňový úřad každoročně vybírá od zaměstnavatelů. Formulář je určen k tomu, aby pomohl malým podnikům i daňovému úřadu shodnout se na výši dlužné federální daně z nezaměstnanosti (FUTA).

V tomto formuláři zaměstnavatelé uvádějí mzdy, které během roku vyplatili zaměstnancům na plný a částečný úvazek (W-2) – až do výše 7 000 USD na zaměstnance. Poté se vypočítá příslušná daň FUTA, aby se zjistilo, kolik podnik dluží daňovému úřadu.

Jak se formulář 940 liší od formuláře 941?

Pokud si říkáte: „Jé, to zní hodně podobně jako formulář 941,“ máte pravdu. Oba formuláře IRS jsou si podobné. Formulář 940 se však podává každoročně a uvádí se v něm pouze daně FUTA zaměstnavatele. Formulář 941 naproti tomu vykazuje federální daně z příjmu vybírané srážkou a federální daně z pojištění (FICA) – a podává se každé čtvrtletí.

Klíčový rozdíl je v tom, že na formuláři 941 se vykazují srážkové a sdílené daně (ty, které se dělí 50/50 mezi zaměstnance a zaměstnavatele). Formulář 940 vykazuje daň FUTA, kterou celou odvádí zaměstnavatel.

Jak se liší formulář 940 od formuláře 944?

Podobně je formulář 944 alternativou k formuláři 941.

Jak se liší formulář 940 od formuláře 944? Místo formuláře 941 jej používají malí zaměstnavatelé, jejichž roční daňová povinnost FICA a srážková daň je nižší než 1 000 USD. Stejně jako formulář 940 se vyplňuje pouze jednou ročně, ale uvádí se v něm FICA a srážková daň – nikoli FUTA.

Proč IRS vyžaduje, aby zaměstnavatelé vyplňovali formulář 940

Zaměstnavatelé ve Spojených státech jsou povinni platit za své zaměstnance federální dávky v nezaměstnanosti. Tento fond umožňuje zaměstnancům pobírat náhradu v nezaměstnanosti v případě, že budou propuštěni nebo propuštěni z důvodů nesouvisejících s jejich výkonem.

Pro výpočet výše daně FUTA, kterou zaměstnavatel dluží, používá IRS formulář 940 a vyžaduje, aby jej většina zaměstnavatelů každoročně vyplňovala. Formulář pomáhá IRS i jednotlivým zaměstnavatelům pochopit a sledovat dlužnou a zaplacenou daň FUTA v průběhu roku.

Počkat – co je to vlastně daň FUTA?

Vraťme se na chvíli zpět. Možná vás zajímá, co tato „daň FUTA“ vlastně znamená. Pokud jde o daně ze mzdy a ze zaměstnání, existují tři hlavní typy daní:

• Srážkové daně:
• Daně zaměstnavatele: Jedná se o daně, které zaměstnanci odvádějí ze svých příjmů – vy jste však zodpovědní za jejich srážku z výplat zaměstnanců a jejich odvedení správnému finančnímu úřadu:
• Sdílené daně: Tyto daně se dělí mezi vás a vaše zaměstnance. Opět je vaší povinností srazit zaměstnanci jeho část a odvést celou částku (vaši i jejich část) příslušnému finančnímu úřadu.

Federální daň z nezaměstnanosti (FUTA) spadá do této prostřední kategorie – daně zaměstnavatele – to znamená, že platíte celou částku daně. Daň FUTA se vypočítává na základě procenta (stanoveného federální vládou) ze mzdy, kterou vyplácíte každému zaměstnanci. V posledních několika letech činí standardní sazba daně FUTA 6 %.

Daň FUTA však platíte pouze z prvních 7 000 USD vyplacených každému zaměstnanci. Poté, co jejich mzda překročí tuto hranici, vám nevznikne žádná další povinnost FUTA. Jinými slovy, maximální daň FUTA, kterou můžete zaplatit, je 420 USD (6 % ze 7 000 USD) za každého zaměstnance.

Musím podat formulář 940?

Teď, když už lépe rozumíte tomu, co je formulář 940 a proč se používá, vás možná zajímá, zda ho musíte podat. Je důležité si uvědomit, že ne všichni zaměstnavatelé v USA jsou povinni formulář 940 podávat… ale většina ano.

Pokud jste:

• vyplatili 1 500 USD nebo více ve mzdě jakémukoli zaměstnanci W-2 (nikoli dodavateli) NEBO
• Měli jste jednoho nebo více zaměstnanců W-2 (na plný nebo částečný úvazek) po dobu alespoň 20 týdnů z uplynulého roku

Pak jste povinni zaplatit daň FUTA a podat formulář 940.

Obchodní komora USA upozorňuje na několik výjimek z tohoto pravidla a uvádí, že „neziskové organizace, náboženské organizace a další firmy akreditované podle 501(c)(3) jsou od placení této daně osvobozeny“. Další výjimka se týká podniků, které pracují výhradně s nezávislými dodavateli, nikoli se zaměstnanci W-2.

Pokud si nejste jisti, zda jste povinni platit daň FUTA nebo vyplňovat formulář 940, je nejlepší poradit se s daňovým odborníkem o vašem malém podniku a jeho požadavcích.

Jak vyplnit formulář 940

Předpokládáme, že nejste jedním z mála podniků osvobozených od povinnosti vyplnit formulář 940, pojďme si říci, jak to udělat. Pro začátek budete potřebovat mít připraveno několik klíčových informací:

• Aktuální sazba daně FUTA: Pro rok 2019 (a několik posledních let) činí sazba daně FUTA 6 %.
• Maximální hranice daně FUTA: Daň FUTA ve výši 6 % zaplatíte pouze z prvních 7 000 USD vyplacených každému zaměstnanci.
• Počet zaměstnanců, které jste měli v průběhu roku
• Celková mzda vyplacená každému zaměstnanci
• Kolik jste za rok zaplatili na státní dani z nezaměstnanosti (SUTA)

Výpočet výše daně FUTA, kterou dlužíte

Když to shrneme, právě o tom je formulář 940 – o výpočtu správné výše daně FUTA, kterou máte zaplatit finančnímu úřadu.

V nejzákladnější podobě vypadá vzorec takto:

x x

Řekněme, že vaše malá firma zaměstnávala v průběhu roku 20 lidí a každý z nich vydělal 30 000 USD. Vaše daňová povinnost FUTA by vyšla takto:

6 % x 20 zaměstnanců x 7 000 USD = 8 400 USD dlužná daň

Za celý předchozí rok jste byli povinni zaplatit 8 400 USD na dani FUTA. Odtud jednoduše odečtete všechny platby FUTA, které jste již během roku provedli (většina malých podniků je povinna provádět čtvrtletní zálohy), a zjistíte, kolik ještě dlužíte.

Zápočet zaplacené daně SUTA

Kromě daně FUTA je většina zaměstnavatelů odpovědná také za placení státní daně z nezaměstnanosti (SUTA). Dříve, než budete zahlceni, vězte toto:

Například sazba daně FUTA činí 6 %. Pokud zaplatíte 4 % daně SUTA svému státu, zbývající 2 % budete muset zaplatit pouze federální vládě. Většina zaměstnavatelů má nárok na odpočet daně SUTA až do výše 5,4 % – to znamená, že vaše daň FUTA může činit pouhých 0,6 %.

Podle našeho výše uvedeného příkladu činila vaše celková zdanitelná mzda FUTA:

7 000 USD x 20 zaměstnanců = 140 000 USD

Při sazbě 0,6 % upravené o odpočet daně SUTA činí vaše daňová povinnost FUTA 840 USD místo 8 400 USD. Mnohem lepší, že?“

Daň SUTA uplatníte prostřednictvím řádků 1a a 1b formuláře 940 tak, že uvedete zkratku všech států, kterým jste daň SUTA zaplatili.

Na řádku 8 si všimnete, že vaše celková zdanitelná mzda FUTA je vynásobena 0,6 % – čímž získáte až 5,4 % daně SUTA.

Kdy podat formulář 940

Formulář 940 IRS je roční – to znamená, že jej musíte vyplnit a podat pouze jednou ročně. Pro většinu malých podniků je formulář za předchozí rok splatný 31. ledna každého roku.

Je však důležité mít na paměti, že daně z formuláře 940 je nutné platit čtvrtletně, pokud za dané čtvrtletí (nebo kumulativně za rok) dlužíte na dani FUTA 500 USD nebo více.

Pokud je vaše čtvrtletní povinnost nižší než 500 USD, můžete tento zůstatek převést do následujícího čtvrtletí – dokud celková povinnost nepřekročí hranici 500 USD. Jakmile se tak stane, musíte v daném čtvrtletí zaplatit celý zůstatek.

Kvartální termíny plateb připadají na poslední den měsíce následujícího po každém čtvrtletí – tedy 31. ledna, 30. dubna, 31. července a 31. října.

Jak podat formulář 940 a provést platby daně FUTA

Pokud jde o podání formuláře 940 a provedení plateb daně FUTA, mají malé podniky na výběr několik možností. Můžete:

• Podat elektronické podání a zaplatit online
• Pošlete formulář a platby poštou
• Spolupracovat s účtem, který za vás podá daňové přiznání
• Jakákoli kombinace výše uvedených možností

Podat elektronické podání a zaplatit online

Jak vysvětluje IRS, hlavní výhody elektronického podání jsou následující:

• Rychlost
• Bezpečnost a přesnost
• Potvrzení o přijetí daňového formuláře do 24 hodin

Chcete-li podat formulář 940 (nebo jakýkoli jiný formulář IRS) online, musíte buď použít daňový software, nebo spolupracovat s autorizovaným daňovým odborníkem pro elektronické podání. IRS poskytuje seznam svých schválených softwarů a databázi autorizovaných poskytovatelů e-file, z nichž si můžete vybrat.

Chcete-li zaplatit celý zůstatek daně FUTA nebo provádět čtvrtletní zálohy online, použijete elektronický federální systém pro placení daní (Electronic Federal Tax Payment System, neboli EFTPS).

Pokud pracujete s daňovým softwarem nebo profesionálem, můžete se také rozhodnout provést platby prostřednictvím elektronického výběru peněz (Electronic Funds Withdrawal, neboli EFW). Díky této možnosti můžete v jednom kroku podat elektronické podání i autorizovat platbu.

Pošlete formulář a platbu poštou

Malé podniky mají také možnost zaslat formulář 940 a platby daně FUTA poštou. Pokud je však váš zůstatek daně FUTA během čtvrtého čtvrtletí vyšší než 500 USD, budete muset zaplatit elektronicky.

Chcete-li formulář a platbu zaslat poštou, vytiskněte si formulář 940 i formulář 940-V, platební poukaz. Pošlete je spolu s platbou na adresu uvedenou pro váš stát. Správnou poštovní adresu najdete na stranách 4 a 5 pokynů k formuláři 940.

Spolupracujte s účetním, který za vás formulář vyplní

Vaší poslední možností, jak vyplnit formulář 940 a provést příslušné platby nebo zálohy, je spolupracovat s účetním nebo jiným daňovým odborníkem, který za vás formulář i platbu vyplní. Obvykle se tak děje prostřednictvím systému Electronic Funds Withdrawal (EFW), který jsme zmínili výše.

Závěr

Na závěr zde uvádíme základy a hlavní poznatky, které potřebuje průměrný majitel malé firmy a zaměstnavatel vědět o formuláři 940 IRS:

• Formulář 940 uvádí výši federální daně z nezaměstnanosti (FUTA), kterou musí zaměstnavatel zaplatit
• Zaměstnavatelé, kteří vyplatili 1 500 USD nebo více jakémukoli zaměstnanci W-2 NEBO měli alespoň 1 zaměstnance po dobu 20 nebo více týdnů v roce, musí podat formulář 940

.