Comment rédiger et mettre à jour votre manuel des employés pour 2021

Mise à jour le 17 février 2021

Manuels des employés en 2021 : Le guide définitif

Un bon manuel des employés est un outil précieux. Cependant, de nombreux propriétaires d’entreprises négligent l’importance d’un manuel des employés bien rédigé.

Votre manuel est-il un outil utile pour votre entreprise ? En effet, un bon manuel de l’employé le sera :

• Définir les attentes des nouveaux employés
• Codifier, organiser et mettre à jour les politiques de l’entreprise
• Simplifier l’embarquement
• Aider les nouveaux employés à réussir
• Faciliter la formation et l’application
• Vous protéger des problèmes de conformité

Dans cet article, nous faisons une plongée profonde dans les manuels des employés : quoi, pourquoi et comment. Pour vous aider à trouver ce dont vous avez besoin, nous avons organisé ce guide en cinq sections :

1. Qu’est-ce qu’un manuel des employés ?
2. Qu’êtes-vous légalement tenu d’inclure dans votre manuel des employés ?
3. Des exemples de manuel pour vous inspirer
4. Le défi de maintenir les manuels à jour
5. 20 raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de mettre à jour votre manuel des employés

Qu’est-ce qu’un manuel des employés?

Dans cette section, nous expliquons l’importance d’un bon manuel. Tout d’abord, il est essentiel pour le bon déroulement des opérations. Il doit être l’autorité de référence pour les politiques. Deuxièmement, il est essentiel pour plus que la formation des nouvelles recrues. C’est le premier endroit à consulter pour obtenir des précisions juridiques, par exemple. Troisièmement, vous pouvez l’utiliser pour présenter votre culture d’entreprise.

Qu’est-ce que j’ai besoin pour un manuel des employés?

Maintenant que nous avons discuté de son importance, que devez-vous mettre dans votre manuel ?

En fait, à peu près tout. Après tout, c’est un manuel d’utilisation pour les nouveaux employés, les gestionnaires et les dirigeants. Certes, si vous partez de zéro, attendez-vous à faire plusieurs brouillons. Prenez votre temps et obtenez les commentaires de tout le monde.

En effet, un système de gestion des ressources humaines (SGRH) facilite les choses.

Maintenant, plongeons dans le vif du sujet. La plupart des grandes entreprises couvrent les points suivants dans leur manuel :

• Politiques de l’entreprise
• Rémunération/avantages
• Termes d’emploi
• Déductions de salaire
• Discipline

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• Congés payés (PTO)
• Déplacements professionnels
• Horaires supplémentaires
• Non-discrimination
• Conflit d’intérêts
• COVID-19-mesures de prévention des infections liées au COVID- 19
• Propriété intellectuelle
• Rétorsion
• Travail à distance
• Code de conduite
• Temps et présence
• . Présence
• Éthique
• Code vestimentaire
• Sécurité
• Appareils mobiles
• Médias sociaux
• Cannabis

Important, un manuel de l’employé doit être un document vivant. Par conséquent, révisez-le souvent et mettez-le à jour lorsque vous en avez besoin. Par exemple, lorsqu’une nouvelle loi est adoptée. En effet, les mises à jour proactives permettent d’éviter les problèmes. Par exemple, les entreprises qui ont créé une politique relative aux médias sociaux il y a 20 ans se sont épargné bien des tracas. De même, les entreprises qui ont formé leurs responsables du recrutement aux questions d’entretien illégales ont évité des poursuites judiciaires. En outre, celles qui ont abordé le harcèlement sexuel avaient une longueur d’avance.

Qu’êtes-vous légalement tenu d’avoir dans votre nouveau manuel des employés ?

Maintenant que nous avons discuté du  » quoi « , discutons du  » pourquoi « . Pourquoi avez-vous besoin d’un manuel ? De plus, la loi l’exige-t-elle ? En fait, le ministère fédéral du Travail n’exige pas que vous ayez un manuel, en soi. Cependant, il exige que vous informiez les employés de leurs droits. Par conséquent, certains employeurs renoncent à un manuel pour les panneaux sur le lieu de travail. Lors de l’intégration, ils distribuent une pile de documents. Les employeurs intelligents ont les panneaux requis sur le lieu de travail plus un bon manuel de l’employé.

Comment un manuel incomplet cause-t-il des problèmes ? Considérez cette situation décrite sur Reddit:

Je ne savais pas que je devais m’inscrire avant mes trois mois pour l’assurance maladie. On ne me l’a jamais dit, j’ai juste supposé que je ne pouvais pas le faire avant que mes trois mois arrivent. J’ai commencé à fouiller et j’ai découvert que je devais le faire avant apparemment. Y a-t-il quelque chose que je puisse faire ? J’aurais vraiment besoin de cette couverture santé. Reddit

Les lois étatiques, fédérales, locales et syndicales sur le lieu de travail

Avant de commencer à rédiger un nouveau manuel (ou à en mettre un à jour), comprenez que de nombreuses lois sur le lieu de travail sont en jeu. Si vous avez des employés dans plus d’une ville ou d’un état, vous aurez besoin de sections spécifiques à l’emplacement, par exemple.

Clause d’emploi à volonté

« À volonté » signifie que l’une ou l’autre des parties peut mettre fin à la relation de travail à tout moment. Dans tous les États sauf le Montana, vous assumez cette convention par défaut. Par conséquent, si vous avez des employés dans le Montana, assurez-vous de l’expliciter.

Egalité d’emploi et lutte contre le harcèlement

La Commission pour l’égalité des chances des employés (EEOC) réglemente ce point. Veillez à décrire en détail les comportements inacceptables. En outre, dites à vos employés ce qu’ils doivent faire s’ils sont victimes de harcèlement ou s’ils voient un collègue en être victime. De plus, décrivez ce que vous ferez si un employé se plaint de harcèlement.

La loi fédérale sur les congés médicaux (FMLA)

En plus de l’affiche FMLA, les informations doivent être fournies sous forme écrite. Par conséquent, si un employé doit prendre un congé, il peut consulter votre manuel pour obtenir des instructions détaillées.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Pour avoir un lieu de travail sûr, vos employés doivent connaître vos politiques de sécurité. Comment s’y prendre ? Tout d’abord, enseignez-les de plusieurs façons différentes. Utilisez la formation en personne. Et n’oubliez pas les affiches pour que les employés les gardent à l’esprit. Mais surtout, présentez-les dans le manuel dès le premier jour. Après tout, vous voulez que vos nouveaux employés comprennent votre engagement envers la sécurité.

Politiques de lieu de travail sans drogue

La loi sur les lieux de travail sans drogue de 1988 a pris fin en 2010. Cependant, votre État peut avoir un programme similaire. Par conséquent, c’est une bonne idée d’avoir une politique de lutte contre la toxicomanie, qu’il s’agisse ou non d’une loi dans votre État. Si vous effectuez des tests de dépistage de drogues, par exemple, vos politiques ne doivent pas être discriminatoires. Bottom line, assurez-vous de connaître les lois et de les expliquer dans votre manuel.

Final Paycheck and Unused PTO

Les questions de fin d’emploi peuvent être soumises à une loi fédérale ou étatique selon l’endroit où vous vivez. Pour cette raison, parlez-en à votre équipe juridique. Certains États, par exemple, obligent les employeurs à payer les PTO non utilisés.

COBRA

Votre manuel doit décrire ce qui se passe lorsqu’un employé démissionne ou est licencié. Si vous offrez des prestations de santé, les anciens employés ont le droit de s’inscrire à COBRA. (COBRA est l’acronyme de la loi fédérale Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Cette loi prévoit, entre autres, une couverture médicale continue après la séparation. Dans la pratique, il désigne le régime de prestations offert par l’entreprise dans le cadre de COBRA). Les anciens employés qui demandent à bénéficier de COBRA auront besoin de formulaires d’inscription. Par conséquent, si vous avez un SGRH, incluez un lien vers ces formulaires dans votre manuel.

Temps et présence

N’oubliez pas que les lois sur les salaires et les heures sont liées à la comptabilisation du temps des employés. Par conséquent, il est essentiel de savoir comment suivre les heures. Votre manuel doit expliquer comment les employés pointent pour les quarts de travail. Incluez les règles pour les repas et les pauses, les congés payés, le salaire minimum, les heures supplémentaires et la semaine de travail équitable, par exemple.

Dénis de responsabilité généraux

Il se peut qu’il y ait beaucoup de documents qui flottent. Protégez-vous contre les politiques désuètes ou mal écrites qui ont été créées avant les lois actuelles. Indiquez clairement que le manuel prévaut sur toute autre règle. Cela vous donne également une certaine protection contre les politiques informelles ou « supposées ». Ces deux types de politiques peuvent contredire les politiques officielles ou la loi. Au minimum, protégez-vous en indiquant que les politiques sont susceptibles d’être modifiées.

Accusation et accord de l’employé

Le SGH avec signature électronique simplifie la formation des employés. Les employés peuvent lire les politiques sous forme numérique. Puis signer qu’ils les comprennent et les suivront. Les employés, les gestionnaires et le personnel administratif peuvent rechercher rapidement n’importe quel formulaire dans la base de données. Les documents électroniques simplifient les rapports.

Des exemples de manuel des employés pour vous inspirer

Maintenant que nous avons discuté des « choses à faire », examinons quelques exemples de manuel des employés. Découvrez comment ces départements RH ont donné vie à leur manuel de l’employé. The Motley Fool Employee Handbook Nous sommes particulièrement fiers de nous appeler « Foolish » – avec un F majuscule. C’est notre carte de visite d’être irrévérencieux. D’instruire et d’amuser. Et de dire la vérité. Ainsi, nos valeurs fondamentales peuvent être résumées simplement par « Be Foolish ». Motley Fool Employee Handbook

Anti-Handbook des employés de Tesla « N’importe qui chez Tesla peut et doit parler à n’importe qui d’autre en fonction de ce qu’il pense être le moyen le plus rapide de résoudre un problème pour le bénéfice de toute l’entreprise. Vous pouvez parler avec votre responsable. Vous pouvez également parler au responsable de votre responsable. Et vous pouvez parler directement à un vice-président d’un autre département. De plus, vous pouvez parler à Elon – vous pouvez parler à n’importe qui sans la permission de quelqu’un d’autre. » Anti-manuel des employés de Tesla

Manuel des employés de Trello Les nouvelles recrues de Trello ont droit à un manuel organisé en tableau Trello. Complété par de charmantes photos de chiens et de chats adorables. Vous pouvez le voir ici.

Le défi de garder les manuels à jour

Il faut un effort continu pour garder le manuel des employés à jour. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises sans directeur des ressources humaines. Tout d’abord, la personne chargée de cette tâche n’a pas toujours le temps de régler les détails. Dans certaines entreprises, la rédaction et la mise à jour du manuel sont des tâches redoutées. En conséquence, personne n’a envie de s’en charger et la responsabilité est renvoyée aux autres. Deuxièmement, les coûts d’impression grèvent les budgets serrés. C’est regrettable. Après tout, les petites entreprises ont autant besoin d’un bon manuel que les grandes.

Problèmes avec les manuels des employés périmés

Dans cette section, nous allons parler des problèmes avec les manuels périmés. Un manuel obsolète peut faire plus de mal que de bien. Surtout si les politiques ne sont pas conformes. Un manuel incomplet est source de confusion. En outre, il peut être particulièrement problématique pour les nouvelles recrues.

Considérez cet exemple : Que se passe-t-il si un nouvel employé suppose que les prestations de santé commencent immédiatement ? Supposons que votre entreprise ait une période d’attente de 60 jours. L’employé met fin à sa couverture précédente avant que les nouvelles prestations ne démarrent. Ensuite, le nouvel employé doit faire face à des frais médicaux importants. Vous allez avoir un employé en colère avec une montagne de factures médicales.

Ce n’est pas une façon de commencer un nouvel emploi. Voici un meilleur scénario : Le manuel explique clairement la période d’attente. Les nouveaux embauchés reçoivent par courriel un lien vers le manuel de l’employé dès qu’ils acceptent l’offre d’emploi. Dans cet e-mail, encouragez le nouvel employé à lire le manuel rapidement. En particulier la section sur les politiques d’avantages sociaux. Les RH peuvent utiliser le SGRH pour suivre les progrès et rappeler au nouvel employé de le terminer. Lorsqu’il l’a lu, le nouvel embauché signe pour vérifier qu’il comprend et accepte de respecter les règles.

Pourquoi vous pourriez avoir besoin de plusieurs versions du manuel

Si vous avez des travailleurs dans de nombreux États, vous pourriez avoir besoin d’une section distincte pour chaque État. Parlez-en à votre avocat d’affaires ou au département du travail de l’État. Par exemple, si vous êtes basé en Californie, vous aurez peut-être besoin d’une section distincte pour les travailleurs de certaines villes. La Californie a également adopté récemment une nouvelle loi de formation contre le harcèlement. En outre, l’État de New York a élargi le congé qualifié au-delà de la loi fédérale.

Votre manuel représente votre entreprise

Lorsque votre manuel de l’employé est obsolète, il reflète mal votre entreprise. Par conséquent, assez rapidement, tout le monde l’ignore. Les employés doivent demander à leur manager ou au personnel des RH chaque fois qu’ils ont une question. Des informations incorrectes et des politiques informelles se propagent au sein de la main-d’œuvre.

20 Raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de mettre à jour votre manuel du personnel

Dans ce chapitre, nous abordons 20 raisons spécifiques pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de mettre à jour votre manuel du personnel.

Compliance

Mettre à jour votre manuel du personnel n’est pas simplement une question de commodité. Il est nécessaire pour la conformité légale. Il est important de se rappeler qu’il peut être et sera utilisé comme un document juridique. Vous serez tenu de respecter les normes que vous documentez. Si vous n’avez pas mis à jour votre manuel pour les congés maladie d’urgence liés au coronavirus et le FMLA élargi, c’est le moment.

Lorsque vous établissez vos politiques de conformité, pensez à la façon de former vos employés et de documenter leur compréhension et leur accord pour suivre les règles. Des millions d’entreprises américaines se tournent vers les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) pour une formation abordable et efficace sur la conformité des employés.

Légalisation de la marijuana

En outre, de nombreux États ont légalisé le cannabis. Cependant, le cannabis reste illégal au niveau fédéral. Par conséquent, il existe une confusion sur ce que cela signifie au niveau local. Si votre État a légalisé la marijuana, il est clair qu’il est temps de mettre à jour votre manuel de l’employé. Par exemple, cela peut affecter vos politiques de dépistage des drogues. La découverte de THC lors d’un test de dépistage dans un État qui a légalisé l’usage récréatif de la marijuana n’implique pas nécessairement un crime. Cependant, votre entreprise peut s’aligner sur les lois fédérales.

Mise à jour de l’horaire équitable, des heures supplémentaires et du FMLA

Certes, les lois changent tout le temps. Par exemple, récemment, des changements importants ont été apportés aux lois relatives à l’ordonnancement. Cela inclut les heures supplémentaires et les congés payés (PTO). La meilleure pratique consiste à charger un responsable des RH de suivre les modifications de la législation du travail. En outre, assurez-vous de parler à votre avocat et à votre société de paie pour obtenir de l’aide dans ce domaine.

Changements dans les lois sur la discrimination des États

En parlant de lois, par exemple, plus de 20 États ont actuellement des lois spéciales liées à la discrimination. En outre, de nombreux États envisagent d’en adopter de nouvelles. Comme les lois évoluent, il est important de maintenir le rythme dans votre manuel de l’employé. Au fait, de nombreuses entreprises ont adopté une politique plus stricte que celle des fédéraux.

Nouveau site

Si votre entreprise a ouvert un nouveau site, il est temps de mettre à jour votre manuel des employés. Les employés doivent pouvoir trouver l’adresse officielle de votre nouveau site. Vous devez également communiquer le but et la fonction, afin que les employés sachent quels secteurs de votre entreprise sont responsables des problèmes qui se présentent. Le manuel est le meilleur endroit pour énumérer les adresses officielles, les fonctions du site et les coordonnées.

Offrir un nouveau produit ou service

Chaque employé doit comprendre votre offre de produits ou de services. Lorsque de nouveaux produits sortent, ajoutez-les à la section sur les produits de votre manuel de l’employé. Dressez également la liste des produits ou services qui ne sont plus proposés. Ne les supprimez pas simplement, mais qualifiez-les de discontinués. Les employés ont besoin d’une méthode officielle pour la disponibilité des produits.

Nouveaux types d’employés

Vous pouvez définir des rôles d’emploi et des types d’employés pour clarifier l’admissibilité aux avantages sociaux. Par exemple, vous pouvez avoir des entrepreneurs indépendants, des travailleurs saisonniers, des intérimaires ou des non-résidents. Soulignez les considérations spéciales ou les exclusions si nécessaire. Par exemple, les nouveaux entrepreneurs indépendants peuvent être inéligibles à un avantage spécifique.

Politiques relatives aux médias sociaux

L’utilisation des médias sociaux continue d’évoluer à mesure que de nouvelles plateformes apparaissent. Certaines générations utilisent les médias sociaux comme leur principal moyen de communication. Il est certain que les médias sociaux peuvent être une forme puissante de communication, de promotion et de marketing. Ils peuvent aussi être un frein à la productivité. Par conséquent, clarifiez votre politique sur l’utilisation personnelle et professionnelle des médias sociaux. Soyez particulièrement précis sur les conséquences des violations.

Sensibilisation accrue au harcèlement sexuel et implications juridiques

Il est vrai que la sensibilisation au harcèlement sexuel sur le lieu de travail a augmenté au cours des dernières années. Les affaires publiques, le militantisme et les reportages de nuit font que tout le monde y pense. C’est le moment idéal pour mettre à jour votre manuel de l’employé sur les politiques de harcèlement sexuel. Si ce n’est pas une mise à jour, peut-être une clarification. Cela peut aider les employés à mieux comprendre votre politique. Les employés se poseront des questions après avoir vu des reportages et entendu parler de conséquences désastreuses. Assurez-vous que votre manuel de l’employé est clair et concis sur le harcèlement sexuel.

Rétorsion

Les représailles de l’employeur sont maintenant la charge la plus fréquemment déposée auprès de l’EEOC. On parle de représailles lorsqu’un employeur punit un employé pour une action protégée. Par exemple, une dénonciation ou le dépôt d’une plainte. Revoyez vos politiques. Assurez à vos employés qu’ils peuvent soulever des problèmes. En outre, expliquez les procédures de signalement des problèmes. Si votre manuel contient des instructions, vous risquez moins de vous retrouver dans une situation désordonnée. Cela aidera votre personnel à traiter les problèmes de manière standardisée.

Politique d’entretien

De nombreux États ont interdit les questions sur l’historique salarial lors des entretiens. En effet, votre équipe de gestion et d’embauche doit le savoir. Une violation peut vous faire atterrir dans un litige coûteux. C’est aussi le bon moment pour penser à l’engagement des employés. Il ne suffit pas de mettre à jour votre manuel de l’employé avec les nouvelles lois. Vous devez également vous assurer que les employés s’engagent réellement avec le contenu.

Télétravail

Votre entreprise a commencé à autoriser le travail à distance ? Il est clair qu’il est temps de mettre à jour votre manuel pour de nombreuses raisons. L’une des principales concerne vos règles de temps et de présence. En effet, le télétravail nécessite son propre ensemble de règles. Plus important encore, indiquez quand vous attendez des employés à distance qu’ils soient au travail. Expliquez les procédures d’enregistrement du temps et des présences. De même, mettez à jour les politiques sur les pauses et le temps flexible.

Vérification des antécédents criminels

Il existe de nouvelles lois étatiques sur la vérification des antécédents. C’est un domaine à surveiller, surtout si vous faites des vérifications d’antécédents criminels de façon routinière. Par conséquent, mettez à jour votre manuel de l’employé pour y inclure les instructions, les politiques de confidentialité et les pratiques acceptables. En outre, assurez-vous que vos responsables sont au courant. En effet, en cas d’erreur, cela peut vous mettre dans l’eau chaude. En outre, parlez avec votre conseiller juridique pour savoir comment votre État les traite.

Les lois sur les repas et les pauses au niveau de l’État

Révisez et mettez à jour vos lois sur les repas et les pauses souvent. Car ne pas les communiquer à vos employés peut entraîner des amendes. Certainement, c’est un domaine important à surveiller.

Les clarifications légales

Si votre entreprise a des politiques « non écrites ou « supposées », vous êtes sur un terrain juridique mince. Certes, ce ne sont pas des politiques au sens juridique et elles ne seront pas défendables. Par conséquent, elles pourraient miner l’intégrité de l’ensemble de votre manuel des employés.

Par exemple, y a-t-il un langage ambigu ? Ou des circonstances implicites ? Si c’est le cas, vous ouvrez la porte à l’interprétation. Il est certain que l’interprétation peut aller dans un million de directions différentes. Prenez le temps d’examiner votre manuel de l’employé pour y déceler tout langage ambigu. Mettez-le à jour pour clarifier votre position. Ne négligez aucun détail (ou aucune modification). En effet, lorsque les employés ont un point de levier, il y a de la place pour les disputes.

Politiques équitables

Votre manuel de l’employé devrait contenir des politiques équitables. Plus précisément, celles qui définissent les interactions entre la direction, les employés et l’entreprise. En effet, révisez votre manuel de l’employé pour vous assurer que vos politiques sont équitables. De même, assurez-vous que les managers comprennent les politiques. Vous compromettez votre manuel de l’employé si un manager fait preuve de favoritisme. Par conséquent, examinez votre manuel et révisez tous les points qui ne sont pas clairs. Surtout, assurez-vous que toutes les politiques sont égales et appliquées de manière équitable.

Accès au cloud

Profitez-vous de l’accès au cloud pour votre manuel des employés ? Si ce n’est pas le cas, c’est le moment idéal pour commencer. Les manuels du personnel basés sur le cloud sont faciles d’accès, et disponibles toujours et partout. De plus, vous pouvez les mettre à jour en temps réel si nécessaire. Il n’y a rien de mieux que cela. Par conséquent, vous n’aurez pas besoin de le réimprimer ou de distribuer des sections supplémentaires.

Identification des rôles professionnels

Vos employés doivent toujours être en mesure de consulter les rôles professionnels mis à jour. Par conséquent, chaque rôle d’emploi devrait inclure les responsabilités et les attentes de base. Dans un système basé sur le cloud, vous pouvez donner l’accès selon les besoins. De cette façon, seuls les employés ayant ce rôle peuvent les voir.

Streamline Onboarding

Comme discuté précédemment, les manuels basés sur le cloud améliorent l’onboarding. Votre manuel de l’employé est le meilleur moyen de définir les attentes. Par conséquent, donnez aux nouvelles recrues un accès immédiat à votre manuel. Ensuite, vous pouvez lire les progrès dans votre SGRH.

Jalons de croissance

Vous avez peut-être récemment été soumis aux règles des  » grands employeurs « . Celles-ci sont fédérales dans la plupart des cas et sont principalement liées aux lois sur la discrimination et à l’Affordable Care Act (ACA). Vos obligations dépendent toutefois du nombre d’employés que vous avez. Tout d’abord, si vous avez au moins un employé, vous devez offrir un salaire égal pour un travail égal aux employés masculins et féminins. (Vous devriez le faire de toute façon.) Deuxièmement, si vous avez entre 15 et 19 employés, vous êtes couvert par les lois qui interdisent la discrimination. Fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l’orientation sexuelle ou l’identité de genre). Plus l’origine nationale, le handicap et l’information génétique (y compris les antécédents médicaux familiaux). En outre, vous êtes soumis à la loi qui exige que les employeurs fournissent un salaire égal pour un travail égal.

WorkforceHub pour les manuels des employés

En conclusion, nous voulons vous présenter le SGRH WorkforceHub de Swipeclock. WorkforceHub vous aide à gérer efficacement votre manuel des employés. Pour plus d’informations, programmez une démonstration dès aujourd’hui.

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Stratège de contenu et blogueur d’entreprise (2000+ posts). Son travail a été présenté sur le Learning Hub de G2, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys et plus de 500 sites Web d’entreprise. Elle joue de la mandoline bluegrass et aime faire de la randonnée dans les roches rouges sauvages du sud de l’Utah. Connectez-vous avec moi sur LinkedIn

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