Lorsque vient le temps pour un propriétaire d’entreprise de remplir les formulaires d’impôt d’entreprise, cela peut devenir un peu confus lorsqu’on essaie de comprendre comment gérer l’équipement et les fournitures achetés à des fins commerciales. Ces deux types d’achats sont considérés de manière différente à des fins comptables et fiscales.
Certains achats, notamment ceux d’un montant moindre, peuvent être passés en charges, tandis que d’autres achats, généralement des équipements, doivent être amortis (étalés dans le temps).
- Équipement et fournitures à usage professionnel uniquement
- Dépenser contre amortir
- Déduire les dépenses de fournitures
- Amortir les dépenses d’équipement
- Que sont les fournitures d’entreprise ?
- Qu’est-ce que le matériel d’entreprise ?
- Les impôts sur les ventes d’équipement d’entreprise
- Nouvelle façon de déduire les équipements à faible coût
Équipement et fournitures à usage professionnel uniquement
Premièrement, notez que ces achats sont destinés à des fins professionnelles uniquement, et non à un usage personnel.
Les fournitures, telles que le papier pour imprimante, ne peuvent pas être utilisées à des fins personnelles. Bien que cette distinction ne semble pas importante, un audit de l’IRS pourrait juger ces achats non déductibles si vous ne pouvez pas prouver leur utilisation en tant que dépense professionnelle.
Le matériel professionnel qui peut être utilisé à la fois à des fins personnelles et professionnelles est appelé bien répertorié. Vous pouvez être en mesure de déduire un certain pourcentage du coût de l’équipement d’entreprise si vous pouvez prouver le montant de l’utilisation commerciale.
Utilisez votre carte de crédit d’entreprise ou votre compte bancaire lorsque vous achetez de l’équipement et des fournitures d’entreprise. Cependant, la méthode d’achat seule ne prouve pas leur utilisation en tant que dépense d’entreprise.
Dépenser contre amortir
La chose la plus importante à retenir concernant la différence entre les fournitures d’entreprise et l’équipement d’entreprise est que les fournitures sont un actif à court terme ou courant et que l’équipement est un actif à long terme.
Les actifs courants sont les actifs utilisés dans un délai d’un an (plus ou moins), tandis que les actifs à long terme sont utilisés sur plusieurs années. Oui, le papier à copier peut rester sur une étagère pendant plus d’un an, mais ce n’est qu’une ligne directrice générale pour catégoriser les actifs à des fins fiscales.
Déduire les dépenses de fournitures
Puisque les fournitures sont censées être utilisées dans l’année de leur achat, le coût des fournitures en tant qu’actif à court terme est inscrit comme une dépense sur votre état des résultats de l’entreprise (P&L) et pris comme une déduction sur vos impôts d’entreprise dans l’année où ils sont achetés.
Amortir les dépenses d’équipement
Puisque l’équipement peut être utilisé sur une plus longue période de temps, la valeur de cet équipement est classée comme un actif à long terme sur le bilan, et le coût est amorti au fil du temps (pris comme une déduction par incréments sur la durée de vie utile de l’équipement).
L’IRS a différents noms pour déduire et amortir. Au lieu de « déduire », ils disent « expensing », ce qui signifie prendre une déduction pour une dépense. Au lieu de « amortir », ils disent « capitaliser », ce qui signifie répartir le coût des immobilisations comme l’équipement dans le temps.
Que sont les fournitures d’entreprise ?
Les fournitures d’entreprise sont des articles achetés et généralement utilisés au cours de l’année. Les types les plus courants de fournitures d’entreprise sont les fournitures de bureau, notamment les agrafeuses, les notes autocollantes, les stylos surligneurs et les fournitures utilisées pour faire fonctionner les photocopieurs, les imprimantes et autres machines de bureau.
Si vous achetez des fournitures destinées à être utilisées dans des produits que vous fabriquez ou vendez, notamment des fournitures d’emballage et d’expédition, ces fournitures sont traitées différemment à des fins comptables et fiscales.
Les fournitures destinées à la fabrication, à l’expédition et à l’emballage des produits sont comptabilisées comme des stocks et entrent dans le calcul du coût des marchandises vendues. À la fin d’une année, un inventaire de ces fournitures est effectué dans le cadre de ce calcul.
Pour la comptabilité, les fournitures d’entreprise sont considérées comme des actifs courants. Les achats de fournitures d’entreprise sont déduits sur votre déclaration d’impôt sur les sociétés dans la section « Dépenses » ou « Déductions ».
Qu’est-ce que le matériel d’entreprise ?
L’équipement d’entreprise est un bien corporel utilisé dans une entreprise. L’équipement est considéré comme plus permanent et plus durable que les fournitures, qui s’épuisent rapidement. L’équipement comprend les machines, le mobilier, les installations, les véhicules, les ordinateurs, les appareils électroniques et les machines de bureau. L’équipement ne comprend pas les terrains ou les bâtiments appartenant à une entreprise.
L’achat d’équipement n’est pas comptabilisé comme une dépense en une année ; la dépense est plutôt répartie sur la durée de vie de l’équipement. C’est ce qu’on appelle la dépréciation. D’un point de vue comptable, l’équipement est considéré comme des immobilisations ou des actifs fixes, qui sont utilisés par l’entreprise pour réaliser un profit.
Les impôts sur les ventes d’équipement d’entreprise
Les gains ou les pertes sur les ventes d’immobilisations, y compris l’équipement, sont traités différemment, d’un point de vue fiscal et comptable, du revenu régulier d’une entreprise provenant des ventes. Le gain ou la perte sur la vente est soumis à l’impôt sur les gains en capital, imposé à un taux différent de celui du revenu. Ce taux dépend de la durée de la vente de l’actif, mais ne dépasse généralement pas 15 %. Vous devez déclarer les gains en capital sur l’annexe D de votre déclaration de revenus.
Nouvelle façon de déduire les équipements à faible coût
Bien que les équipements d’entreprise, comme les autres biens d’entreprise, doivent généralement être amortis, vous pouvez être en mesure de déduire le coût total des équipements d’entreprise dans certaines circonstances. Cette déduction est appelée « de minimis safe harbor », ce qui signifie qu’il s’agit d’une exception pour les petits montants. Voici les conditions requises :
Si votre entreprise dispose de ce que l’IRS appelle un « état financier applicable », vous pouvez bénéficier d’une déduction de la taxe professionnelle l’année où vous avez acheté l’équipement pour les montants payés pour l’équipement d’entreprise jusqu’à 5 000 $ par article, avec une facture.
Si votre entreprise n’a pas d’état financier applicable, vous pouvez bénéficier d’une déduction de la taxe professionnelle pour 2 500 $ par article, avec une facture, dans l’année où vous avez acheté l’équipement.
Vous devez également informer l’IRS sur votre déclaration de revenus que vous bénéficiez de cette déduction.
Les questions fiscales sont toujours compliquées, et l’amortissement et les gains en capital sont en tête de liste. Cet article est un aperçu général, et non un conseil fiscal ou juridique. Demandez l’aide d’un professionnel de la fiscalité pour amortir les équipements ou déclarer les impôts sur les plus-values.